Le attività di vendita sono spesso distribuite in diverse aree del CRM - attività in Attività, approvazioni nei flussi di lavoro, record tra i moduli e messaggi attraverso canali integrati. Questa frammentazione può rendere difficile tenere sotto controllo il lavoro critico.

Workqueue fornisce uno spazio di lavoro centralizzato che riunisce tutti gli elementi importanti in un unico posto. È possibile visualizzare, dare priorità e agire su attività, riunioni, chiamate, approvazioni e liste di lavoro specifiche per record da un'unica schermata. Per i responsabili, Workqueue offre anche visibilità sulle code del proprio team, facilitando il monitoraggio e il coordinamento.

Workqueue è disponibile come scheda fissa, posizionata accanto alla scheda Home in Zoho CRM.

Vantaggi principali

• Acceda a tutti gli elementi di lavoro - attività, approvazioni, code di record personalizzate e comunicazioni - da un'unica schermata.
• Esegua azioni di follow-up direttamente dalla coda senza navigare tra i moduli.
• Crei code personalizzate utilizzando filtri per modulo, criteri o intervalli di date.
• Visualizzi gli elementi scaduti e ad alta priorità evidenziati per un'attenzione rapida.
• I responsabili possono monitorare e gestire le code del team in tempo reale.
  

Sezioni in Workqueue

Workqueue è suddiviso in tre sezioni principali per tutti gli utenti. Esaminiamole una per una.

1. Le mie attività aperte

Questa sezione raggruppa tutte le attività aperte assegnate a Lei, tra cui:

• Attività
  
• Riunioni
  
• Chiamate
  
• Appuntamenti

È possibile filtrare le attività in base allo stato, ad esempio se sono programmate per oggi o se sono scadute in base alle Sue esigenze. Può rimanere aggiornato su ciò che è programmato per la giornata, su ciò che è in sospeso e avere un'anteprima di ciò che verrà, in modo da preparare le Sue proposte commerciali o ottenere informazioni prima della chiamata, riunione o attività.

Gli elementi sono codificati per colore in base allo stato:

• Rosso - Scaduto
• Verde - In arrivo

È possibile modificare o eliminare un'attività in base alle necessità direttamente dall'elenco delle attività aperte.

Può anche contrassegnarla come completata cliccando direttamente sul segno di spunta verde.

Note:

• È possibile utilizzare i filtri intelligenti per filtrare i record elencati sotto ciascuna attività.
• È inoltre possibile gestire le colonne visualizzate per ciascuna attività dall'opzione di gestione colonne.
  

2. Le mie Workqueue

Questa sezione fornisce viste personalizzate dei record in base alle Sue esigenze. È possibile visualizzare e gestire i record assegnati a Lei dai moduli definiti dal sistema e personalizzati. Ad esempio, i Lead assegnati a Lei nelle ultime 3 ore o nell'ultima settimana. In definitiva, semplifica la navigazione necessaria all'interno di Zoho CRM e migliora la Sua efficienza riunendo tutto in un unico spazio.

• Importi viste di modulo esistenti.
• Applichi filtri basati sulla data (ad es. Contatti creati oggi).
• Definisca filtri basati su criteri (ad es. Fatturato annuale > $100.000).

Gli elementi sono categorizzati come:

• I miei record - Record di Sua proprietà e condivisi con Lei.
• Record di altri utenti - Record di proprietà dei Suoi utenti subordinati ma visibili a Lei.

Azioni come l'aggiornamento dei campi, l'invio di email, il follow-up o la conversione dei lead possono essere eseguite direttamente dalla coda.

Creazione di nuove Workqueue

1. Clicchi sul pulsante + accanto a Le mie Workqueue.
2. Nel pop-up delle code suggerite, può selezionare qualsiasi coda definita dal sistema suggerita e cliccare Add to Queue.
   
3. Se desidera creare una coda personalizzata, clicchi il pulsante Create Queue nel pop-up e segua i passaggi seguenti:

1. Selezioni il modulo.
2. Scelga la categorizzazione della coda: Vista personalizzata, Campo data, Criteri
3. Per vista personalizzata:

1. Selezioni la vista personalizzata.
2. Aggiunga il nome della vista.
   

4. Per campo data:

1. Selezioni il campo data specifico che desidera considerare.
2. Aggiunga il comparatore.
3. Selezioni il valore in giorni o settimane.
   
4. Può anche utilizzare i filtri temporali unici In the Last e Due In per filtrare i record creati nelle ultime sette ore, tre giorni o una settimana, oppure per trovare attività in scadenza nelle prossime ore, giorni o settimane specifiche.
   

5. Per criteri:

1. Selezioni i criteri desiderati per la coda, come fatturato annuale maggiore o uguale a 10000 per lead di alto valore.
   

6. Selezioni chi deve poter accedere alla coda.
   
   

È inoltre possibile creare una coda per un modulo specifico direttamente dalla sezione code:

Gestione delle Workqueue

Per gestire le Workqueue:

1. Clicchi sull'icona dell'ingranaggio di configurazione accanto all'elenco My Workqueues.
2. Nel pop-up, può trascinare per riordinare le code come preferito, nonché selezionare o deselezionare una coda.
   
3. Può effettuare questo riordinamento sia nella Vista per categoria che nella Vista elenco.
   

3. I miei lavori

Questa sezione elenca tutti gli elementi che richiedono la Sua approvazione o decisione. Alcuni esempi includono:

• Processi di approvazione
• Processi di revisione
• Azioni Blueprint
• Validazione immagini (tramite Zia Vision)

Da qui, può approvare, rifiutare o delegare richieste con un singolo clic.

Vista Manager

Nota: Questa funzionalità è supportata per le edizioni Enterprise e superiori.

I responsabili possono accedere a una vista dedicata per monitorare le code del proprio team. Questo include:

• Visibilità in tempo reale sugli elementi di lavoro dei subordinati
• Monitoraggio dei progressi e delle attività scadute
• Assegnazione o escalation del lavoro
• Avvio di comunicazioni dirette (chat, email, chiamata) dall'interno della coda

Questo aiuta i responsabili a mantenere il controllo sulla produttività del team e garantisce follow-up tempestivi.

Accesso a Workqueue

• Workqueue è disponibile come modulo fisso, visualizzato accanto alla scheda Home.