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Strumenti di amministrazione per la gestione delle configurazioni

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Scopo e ambito

L'amministrazione del CRM è un compito impegnativo che consiste principalmente nel mappare i problemi della propria organizzazione alle soluzioni CRM, seguita dall'esecuzione efficiente o "configurazione" delle soluzioni scelte. A questo punto, un fattore chiave da ricordare è che è responsabilità dell'amministratore non solo creare queste configurazioni utili, ma anche monitorarne periodicamente l'utilizzo, per tutta la durata del proprio incarico come amministratore. Potrebbero esserci workflow obsoleti, modelli che non richiamano i rispettivi campi di unione e report che non sono più validi.

Inoltre, nel caso di più amministratori CRM, potrebbero verificarsi scenari in cui l'Amministratore A ha configurato impostazioni per esigenze occasionali che vengono abbandonate quando lascia l'incarico. In tali casi, è ancora più importante fare periodicamente il punto su quali di queste impostazioni CRM siano ancora utili e quali non siano più necessarie. Se non si eliminano queste configurazioni obsolete, si potrebbe incorrere nei seguenti inconvenienti.
  1. un sistema che non funziona più come previsto
  2. raggiungimento dei limiti per ciascuna configurazione (ad esempio, workflow, modelli, campi).
  3. interruzioni nelle funzioni dei team
È quindi essenziale eliminare le configurazioni inutilizzate/obsolete nel proprio sistema CRM, ed è qui che entrano in gioco gli Strumenti di amministrazione. Gli Strumenti di amministrazione offrono un'interfaccia migliore per visualizzare un elenco completo delle configurazioni ed eliminare quelle non più necessarie. 

Come funzionano gli Strumenti di amministrazione

Gli Strumenti di amministrazione attualmente consentono di eliminare modelli, viste personalizzate, regole workflow, report, ruoli, profili e moduli web in Zoho CRM.


Una volta effettuato l'accesso agli Strumenti di amministrazione, verrà visualizzato un elenco completo di tutte le configurazioni disponibili nella funzionalità e nel modulo selezionati. 
Ad esempio, ecco un elenco completo di tutte le viste personalizzate nel modulo Lead.



È possibile eliminare le viste personalizzate inutilizzate in due modi. 
  1. Selezione manuale delle configurazioni 
    Questo metodo è ideale quando si sa esattamente quali configurazioni si desidera eliminare. Ad esempio, se sono state create un paio di viste personalizzate con criteri errati per errore. In questo caso, invece di eliminare manualmente ogni vista dalla sezione Viste personalizzate, è possibile accedere agli Strumenti di amministrazione ed eliminare queste viste specifiche selezionando le voci e cancellandole. 
  2. Filtraggio delle configurazioni tramite criteri
    Questo metodo è ideale quando si desidera eliminare un insieme di configurazioni che soddisfano determinati criteri, ma non si è sicuri dei nomi delle impostazioni o del loro numero. Ad esempio, se si desidera eliminare tutte le configurazioni create in una data specifica o da una persona specifica. In tal caso è possibile utilizzare i criteri per filtrare queste configurazioni ed eliminare le impostazioni in blocco. 

Selezione manuale delle configurazioni 

  1. Andare su Setup > Data Administration > Admin Tools. 
  2. Fare clic su Get Started. 
  3. Selezionare la funzionalità in cui si desidera visualizzare ed eliminare le configurazioni e il modulo applicabile. Ad esempio, Viste personalizzate nel modulo Lead. 
  4. Selezionare quelle non più necessarie e fare clic su Delete Custom Views per eliminarle definitivamente 

Filtraggio delle configurazioni tramite criteri 

    1. Nella pagina Admin Tools, dopo aver selezionato la funzionalità e il modulo, fare clic su Add Criteria. 
    2. Inserire i criteri e i valori appropriati. Ad esempio, se si desidera filtrare le Viste personalizzate a cui non si accede da un anno.
      In tal caso è possibile utilizzare la data di Last Accessed come parte dei criteri. È sufficiente scegliere "La data di ultimo accesso è precedente a un determinato valore di data."
    3. Fare clic su Show Result. Questa azione recupererà l'elenco completo delle viste personalizzate a cui è stato effettuato l'ultimo accesso prima dell'11 marzo 2021, come da questo esempio. 

      Ad esempio, in questo esempio si vedono alcune viste "senza titolo" e alcune con nomi casuali. Potrebbero essere impostazioni inutili create durante un test e successivamente ignorate. Tuttavia, la presenza di queste impostazioni potrebbe ostacolare i processi e interferire con i limiti delle funzionalità. Ora, dopo aver filtrato queste viste utilizzando il criterio "ultimo accesso", è possibile selezionare tutte le viste o selezionare quelle desiderate e fare clic su Delete Custom Views. 

    Criteri negli Strumenti di amministrazione - Esempi e suggerimenti 

    I criteri disponibili per filtrare le configurazioni da eliminare variano in base alla scelta della funzionalità e del modulo.
    Ad esempio, i criteri disponibili per i Modelli sono diversi da quelli delle Viste personalizzate. 
    Di seguito sono riportate le funzionalità e i criteri associati tra cui è possibile scegliere. 


    Strumenti fase 1:
    Templates 
    Custom Views
    Workflows
    Reports

    1. Creato da
    2. Data di creazione
    3. Nome cartella
    4. Ultima modifica
    5. Ultimo utilizzo
    6. Modificato da
    7. Oggetto 
    8. Nome modello

    1. Creato da
    2. Ultimo accesso
    3. Ultima modifica
    4. Modificato da
    5. Ultimo utilizzo
    6. Nome vista

    1. Creato da
    2. Data di creazione
    3. Esegui il
    4. Ultima esecuzione
    5. Ultima modifica
    6. Modificato da
    7. Nome regola 
    8. Stato

    1. Creato da
    2. Data di creazione
    3. Descrizione
    4. Nome cartella
    5. Ultimo accesso
    6. Ultima modifica
    7. Modificato da
    8. Nome report
    9. Tipo

    Strumenti fase 2: 
    Roles
    Profiles
    Webforms
    1. Creato da
    2. Data di creazione
    3. Descrizione
    4. Ultima modifica
    5. Modificato da
    6. Numero di utenti
    7. Nome ruolo
    1. Creato da
    2. Data di creazione
    3. Descrizione
    4. Ultima modifica
    5. Modificato da
    6. Numero di utenti
    7. Nome profilo
    1. Creato da
    2. Data di creazione
    3. Nome modulo
    4. Ultimo invio
    5. Percentuale di creazione record
    6. Stato
    7. Percentuale di invio

    A seconda delle proprie esigenze specifiche, è possibile scegliere i criteri preferiti per filtrare il giusto insieme di configurazioni da eliminare. Di seguito sono riportati alcuni esempi in questo contesto che possono spesso risultare utili per qualsiasi amministratore CRM.  

    a) Criteri basati sul tempo

    In qualsiasi account CRM, sarà necessario utilizzare criteri basati sul tempo per filtrare le configurazioni inutilizzate. Qualsiasi elemento che non è stato utilizzato da molto tempo è un buon candidato per la rimozione dal sistema. Il fattore temporale "Ultimo utilizzo" può essere utilizzato frequentemente per tutte le impostazioni - Viste personalizzate, Report, Workflow e Modelli. 

    a) Criteri basati sulle persone

    In un altro scenario, potrebbe essere necessario filtrare le impostazioni effettuate da un utente specifico. Ad esempio, supponiamo che un utente chiamato Amelia Burrows stia lasciando l'organizzazione e sia necessario eliminare tutte le Viste personalizzate create da Amelia. È possibile utilizzare il filtro "Creato da" e scegliere l'utente. Le Viste personalizzate che corrispondono ai criteri indicati verranno visualizzate. È possibile selezionarle tutte ed eliminarle.


    Allo stesso modo, è possibile utilizzare il set di criteri più adatto per filtrare le configurazioni desiderate ed eliminarle. "Ultima esecuzione il", "Nome vista" e "Cartelle" sono un buon set di criteri rispettivamente per workflow, viste personalizzate e modelli. 

    Cronologia delle eliminazioni

    È inoltre possibile visualizzare la cronologia di tutte le eliminazioni effettuate tramite lo strumento di amministrazione per funzionalità e per data.


    Nota:
    1. Questa funzionalità verrà rilasciata in modo graduale, a partire da questa settimana (22 marzo 2022). 
    2. Edizione Enterprise e superiori. Non disponibile nelle Edizioni di prova.
    3. Le configurazioni rimosse tramite gli Strumenti di amministrazione vengono eliminate definitivamente.
    4. Le configurazioni definite dal sistema non verranno visualizzate negli Strumenti di amministrazione per l'eliminazione. 
    5. Solo gli ultimi 500.000 log saranno disponibili per la consultazione. Eventuali log successivi verranno eliminati definitivamente.

     


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