FAQ: Regole di Validazione
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Cos'è una regola di validazione in Zoho CRM e perché è necessaria?
In questo mondo basato sui dati, è fondamentale garantire la validità e l'accuratezza dei propri dati. I dati possono entrare nel sistema CRM attraverso vari canali, come pubblicità, moduli web, campagne, email, pagine web e altro. Un set di dati mal gestito può costare a un'azienda in diversi modi: può rallentare le operazioni, portare a report inaccurati e risultare frustrante poiché si è costretti a verificare manualmente i dettagli di ogni record, distogliendo l'attenzione da attività più importanti.
Prima che i dati diventino un record ufficiale, devono essere sottoposti a validazione, e le regole di validazione svolgono un ruolo fondamentale in questo processo. In sostanza, si definiscono i valori accettabili per un campo all'interno di una regola di validazione. Se il valore di un campo inserito per un record corrisponde ai criteri definiti nella regola, il sistema CRM attiverà un avviso e consentirà il salvataggio del record. È possibile impostare valori definiti dall'amministratore per determinare se i dati inseriti soddisfano i criteri e possono essere salvati nel CRM oppure se non soddisfano i criteri e devono essere rifiutati con un avviso per l'utente.
Si ha la flessibilità di personalizzare gli avvisi sia per i dati corrispondenti che per quelli non corrispondenti. Ciò significa che è possibile adattare i messaggi alle proprie esigenze specifiche. Ad esempio, si possono stabilire diversi messaggi di errore basati su criteri, come assicurarsi che gli sconti per gli USA non superino il 10%, consentendo al contempo sconti per il Regno Unito fino al 15%. In questo caso, si imposterebbero condizioni ramificate per i campi sconto e si specificherebbero i messaggi di errore appropriati di conseguenza.
Si noti che la regola di validazione non verrà eseguita se il campo è impostato come di sola lettura per qualsiasi profilo utente.
Come si configura una regola di validazione per i moduli del CRM?
Un utente con il permesso di profilo Personalizzazione Moduli può creare regole di validazione in Zoho CRM.
Per configurare una regola di validazione nel proprio account CRM:
- Navigare su Setup(
) > Customization > Modules and Fields. - Selezionare il modulo dall'elenco per il quale si desidera creare le regole di validazione.
- Fare clic su Validation Rules nella pagina dei moduli.
- Scegliere il layout a cui appartiene il campo che si desidera validare.
- Fare clic sul pulsante Create New Validation Rule .
- Selezionare il campo da validare dal menu a tendina e scegliere il tipo di validazione.
- Fare clic su Next.
Nel Validation Rule Editor, specificare i criteri per validare il campo.
Selezionare un'opzione Execute rule dal menu a tendina.
- Nel Validation Rule Editor, inserire il messaggio di avviso che deve essere mostrato per i record che soddisfano la condizione.
Ad esempio: "Il numero di cellulare deve avere 10 cifre" - Per creare più condizioni, passare il mouse sull'icona More e fare clic su Edit.
- Per A quali record si desidera applicare la regola? selezionare Choose based on specific conditions.
- Definire ogni condizione e specificare il messaggio di errore appropriato.
Fare clic su Add another option per modificare il valore del campo principale e configurare diversi messaggi di avviso secondo necessità.
Fare clic su Save.
È possibile validare i dati per tutti i campi dei propri record?
I dati di tutti i campi definiti dal sistema possono essere validati utilizzando una regola di validazione. Tuttavia, al momento, i campi creati personalizzati non possono essere validati tramite le regole di validazione.
Qual è l'ordine di esecuzione quando tutte le regole di automazione sono configurate nel proprio account CRM?
In Zoho CRM, se tutte queste configurazioni di automazione sono impostate, seguiranno questo specifico ordine di esecuzione:
- Assignment Rules: Il primo passaggio prevede l'assegnazione di un proprietario a qualsiasi record che entra nel sistema CRM.
- Review Process: Se i record in entrata soddisfano le condizioni del processo di revisione, devono essere sottoposti a revisione da parte di un revisore autorizzato prima di procedere ulteriormente nel CRM.
- Scoring Rules: Successivamente, le regole di punteggio vengono applicate al record.
- Workflow Rules: Eventuali regole di workflow configurate entrano in gioco in questa fase.
- Approval Process: Il record entra nel processo di approvazione in base ai criteri predefiniti.
Questi cinque processi avvengono in sequenza. Se sono configurate ulteriori regole di workflow, si attiveranno in base ai rispettivi criteri di esecuzione. Ad esempio, se è stata impostata una regola di workflow per cui se lo stato del lead è "Ready to be engaged", verrà inviata un'email di benvenuto. In questo caso, l'email verrà attivata non appena lo stato corrisponde a questo criterio, indipendentemente dalle altre automazioni.
- Blueprint: Dopo i passaggi precedenti, il Blueprint entra in vigore.
- Scoring Rules (Ripetizione): Le regole di punteggio vengono applicate nuovamente in questo ciclo per garantire che il punteggio venga aggiornato dopo l'esecuzione delle azioni.
- CommandCenter: Infine, viene avviato il processo CommandCenter, completando il flusso di lavoro di automazione completo all'interno di Zoho CRM.
La Timeline mostrerà l'ordine in cui ogni processo è stato eseguito nel proprio account CRM.
Come si può validare il formato di un numero di cellulare in Zoho CRM?
È possibile stabilire regole per validare il conteggio dei caratteri per i numeri di cellulare. Ad esempio, si può stabilire che devono esserci esattamente 10 cifre affinché il sistema accetti e salvi un numero di cellulare. In alternativa, quando il paese è specificato come India, si può richiedere che il numero inizi con "+91" per validarlo di conseguenza. Queste regole consentono una validazione precisa dei numeri di cellulare in base ai rispettivi criteri.
È possibile aggiungere più condizioni nelle regole di validazione?
Sì, è possibile aggiungere più condizioni nelle regole di validazione.
È possibile riordinare le condizioni configurate per le regole di validazione?
Sì, è possibile riordinare le condizioni configurate per le regole di validazione, consentendo di riorganizzare i criteri per l'esecuzione delle regole.
Ci auguriamo che questo elenco di domande frequenti sulle regole di validazione sia stato informativo. Se ha ancora domande che non sono state affrontate, ce lo faccia sapere qui. Saremo lieti di discuterne con i nostri esperti in materia e di aggiungerle in futuro. E non dimentichi di condividere la Sua valutazione qui sotto!
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