FAQ: Report

I report sollevano sempre le stesse domande, e quasi sempre nello stesso ordine: chi può vederli, perché due persone che aprono lo stesso report vedono numeri diversi, come si filtra per zona e come si fa arrivare l'analisi ogni lunedì senza che nessuno debba generarla.

Sono domande operative, che compaiono appena il primo report esce dalla fase di prova. Questa pagina raccoglie le risposte che diamo nei progetti, con le implicazioni pratiche che il manuale non spiega.

Perché due utenti vedono numeri diversi

È la segnalazione più frequente e quasi mai è un errore del report. I report di Zoho CRM rispettano le regole di visibilità dei record: ogni utente vede i dati a cui il suo ruolo dà accesso. Un agente che apre il report vendite vede le proprie trattative, il direttore commerciale le vede tutte, e i totali divergono di conseguenza.

Prima di sospettare un difetto, conviene sempre verificare con quale utenza è stato aperto il report. Nei nostri progetti questa singola verifica risolve la maggioranza delle segnalazioni.

Lo stesso vale per i campi: se un profilo non ha il permesso di lettura su un campo, quel campo non compare nel report, anche se il report è stato costruito da un amministratore che lo vede.

Limitare i report a determinati utenti

La leva corretta sono le cartelle di report e le loro impostazioni di condivisione, non i permessi sui singoli report. La struttura che usiamo nella maggior parte delle aziende:

• Cartella operativa condivisa con tutta la rete commerciale: pipeline, attività, scadenze.
• Cartella direzione condivisa solo con chi ha responsabilità di margine: marginalità, sconti concessi, redditività per cliente.
• Cartelle personali per le analisi in corso di elaborazione, che non sono ancora pronte per essere lette da altri.

Definire le cartelle insieme alla struttura dei ruoli, e non dopo, evita la situazione tipica in cui un report sui margini diventa visibile a tutta l'azienda perché è stato salvato nella cartella sbagliata.

Filtrare per regione o territorio

Sì, ed è una richiesta ricorrente nelle aziende italiane con agenti di zona. Il filtro può basarsi su un campo geografico dell'account, per esempio provincia o regione, oppure sul territorio assegnato se la gestione per territori è attiva.

La condizione perché funzioni è che il dato geografico sia normalizzato. Se la provincia è un campo di testo libero, i report per zona restituiranno decine di varianti della stessa provincia e il raggruppamento sarà inutilizzabile. Nei progetti che seguiamo il campo geografico è sempre un elenco a discesa, mai testo libero.

Programmare l'invio periodico

I report possono essere inviati automaticamente via email con la frequenza desiderata. È la funzione che trasforma un report da strumento che qualcuno deve ricordarsi di aprire a informazione che arriva.

Due accorgimenti pratici:

1. Programmi pochi invii e utili. Un responsabile che riceve otto report settimanali smette di leggerli tutti entro un mese.
2. Verifichi con quale utenza viene generato l'invio programmato, perché determina quali record entrano nei totali. Un report programmato da un amministratore mostrerà dati che il destinatario non vedrebbe aprendolo da solo.

Costruire report che qualcuno usa

La differenza tra un report utile e uno ignorato non sta nella complessità, ma nel fatto che risponda a una domanda che qualcuno si pone davvero. Il metodo che applichiamo nei progetti è chiedere al responsabile commerciale quali tre domande vuole vedere risolte ogni lunedì mattina, e costruire solo quei report.

Tutto il resto può essere creato su richiesta. Una libreria di quaranta report di cui se ne aprono quattro è un costo di manutenzione senza contropartita, e rende più difficile trovare quelli che contano.

Quando il report rivela un problema di dati

Capita spesso, ed è uno dei motivi per cui vale la pena costruirli presto. Un report per fonte lead che mostra quindici varianti della stessa fonte non ha un difetto: sta rivelando che il campo non è normalizzato. Lo stesso vale per i report che mostrano importi a zero o date di chiusura nel passato.

In questi casi la correzione non va fatta sul report ma sul modello dati e sulle regole di compilazione. Nei nostri audit il primo report costruito è quasi sempre quello che fa emergere il lavoro di pulizia necessario.