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FAQ: Report

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

1. Cosa sono i report in Zoho CRM?

Man mano che un'organizzazione cresce, i suoi dati diventano sempre più complessi. Questi dati contengono informazioni preziose sui clienti, i dipendenti, i profitti, le vendite, le opportunità e altri aspetti della propria attività. È importante poter ricavare informazioni utili da questi dati per monitorare le ultime tendenze, i progressi e la crescita della propria organizzazione e per pianificare il budget.
I report sono un modo per combinare dati rilevanti verso un obiettivo, ad esempio un report mensile per visualizzare i lead acquisiti di recente in un mese.

2. Come posso creare report in Zoho CRM?

I report possono essere creati e condivisi in diversi formati da CEO, manager, rappresentanti commerciali e altri utenti del CRM, e vengono costruiti utilizzando i dati di uno o più moduli del CRM. I report possono essere creati per un modulo specifico e i dati ad esso associati in un altro modulo, ad esempio account e i relativi contatti oppure trattative e i relativi preventivi.

3. Quali sono i diversi tipi di report disponibili in Zoho CRM?

Esistono tre tipi di report in Zoho CRM:

    • Il Report Tabulare visualizza i dati come un elenco di record in formato tabella. Ad esempio, il report della mailing list dei contatti.

    • Il Report di Riepilogo è simile al Report Tabulare, ma i record sono in un elenco con subtotali, raggruppamenti e altre informazioni di riepilogo. Ad esempio, un report sui ricavi in cui il ricavo totale viene sommato in una colonna.

    • Il Report a Matrice visualizza i dati riepilogati in un formato a griglia utilizzando sia le colonne orizzontali che verticali. Ad esempio, una concessionaria auto genera due report giornalieri: vendite raggruppate per venditore e poi per prodotto, e vendite raggruppate per prodotto e poi per venditore. Questi due report possono essere combinati utilizzando un report a matrice. 

4. Perché non riesco a vedere alcuni campi nei Report?

Potrebbe non essere possibile visualizzare alcuni campi nei report se l'amministratore li ha disabilitati. È possibile visualizzare solo i campi mostrati nel layout della pagina. È possibile vedere tutti i dati per i quali si dispone dell'accesso in Lettura/Scrittura, inclusi i record di propria proprietà e quelli condivisi da altri utenti.

5. Posso pianificare i miei report e inviarli periodicamente ai colleghi?

Sì, è possibile pianificare la consegna dei report e inviarli ai colleghi, alla direzione esecutiva e agli utenti non-Zoho CRM programmandone l'invio giornaliero, settimanale, mensile o annuale.  
Una volta configurato il pianificatore di Report, i report specificati vengono consegnati agli indirizzi email dei destinatari come allegato email (formato XLS) con un link al report specifico dal modulo Report di Zoho CRM. È inoltre possibile inviare il documento PDF ai destinatari.
Per maggiori informazioni, consultare Pianificazione dei Report.

6. Posso archiviare tutti i miei report personali in una cartella?

Sì, è possibile archiviare tutti i propri report personali in una cartella, che può essere visualizzata solo da Lei e dagli utenti con privilegi di Amministratore. È inoltre possibile rendere le cartelle dei report pubblicamente visibili agli altri utenti della propria organizzazione.

7. Come si elimina una cartella nei report?

Prima di eliminare una cartella, assicurarsi che tutti i report al suo interno siano stati spostati in un'altra cartella o eliminati. È possibile eliminare una cartella solo quando è vuota.

  1. Fare clic su Recently Deleted.
  2. Selezionare i report eliminati di recente e fare clic su Delete Permanently.
  3. Passare il mouse sulla cartella che si desidera eliminare e fare clic su Delete.


8. I membri del mio team possono vedere i campi a cui normalmente non hanno accesso quando li condivido tramite un report?

Sì, i membri del team a cui è impedito visualizzare determinati campi all'interno di un record possono vederli se sono presenti in un report condiviso con loro. 

Ad esempio, se il permesso del campo per il numero di account è impostato su "Non mostrare" per i rappresentanti commerciali e si condivide con loro un report che contiene questo campo, i rappresentanti potranno visualizzare il numero di account indipendentemente dal permesso del campo.

9. Gli utenti possono vedere campi o record a cui non hanno accesso nei moduli padre o figlio? 
 Sì.

  • In un report, gli utenti potranno vedere tutti i record a cui hanno accesso nel modulo primario

  • Se questo modulo primario è collegato a moduli padre e/o figlio e i campi di quei moduli padre/figlio sono inclusi nel report

  • Allora gli utenti potranno vedere quei campi e record, anche se non hanno accesso a quei campi o record nel modulo padre/figlio.

Un report con i contatti come modulo primario, gli account come modulo padre e le trattative come modulo figlio contiene campi da tutti e tre i moduli. Un utente possiede un record contatto ma non ha accesso al record account del contatto o al record trattativa del contatto. Quando questo utente apre il report, può:

  • Visualizzare i record nel modulo Contatti a cui l'utente ha accesso

  • Visualizzare i record dal record trattativa correlato (figlio) o dal record account (padre) a cui l'utente non ha accesso.

Questo si applica quando hanno accesso ai moduli ma non ai record specifici. Se l'utente non ha accesso al modulo padre o figlio nel proprio profilo, non sarà in grado di visualizzare il report.

10. Perché alcuni moduli non sono disponibili durante la creazione di un report?

I report possono essere creati per moduli standard e personalizzati. Ci sono due motivi principali per cui i moduli potrebbero non essere visibili durante la creazione dei report:
  1. L'amministratore ha limitato l'accesso al modulo. 
    Per abilitare l'accesso a quei moduli: 

    1. Accedere a Zoho CRM con privilegi di amministratore.

    2. Navigare in Setup > Customization > Modules and Fields.

    3. Fare clic sull'icona more accanto al modulo desiderato. 

    4. Fare clic su Module permissions.

    5. Selezionare il profilo che necessita dell'accesso a quel modulo.

    6. Fare clic su Save.

  2. Il modulo è stato disabilitato dall'amministratore. 
    I moduli disabilitati non appariranno nell'elenco dei moduli disponibili durante la creazione di un report. Ad esempio, se si desidera creare report per gli Account, è necessario assicurarsi che il modulo Account sia abilitato. Per abilitare qualsiasi modulo, 

    1. Accedere a Zoho CRM con privilegi di amministratore.

    2. Andare in Setup > Customization > Modules and Fields.

    3. Nella pagina List of Modules, fare clic su Organize Modules.

    4. Selezionare il modulo che si desidera abilitare.

    5. Fare clic su Save.

Ora è possibile trovare il modulo nell'elenco dei moduli disponibili per la creazione di report. 

11. Come posso condividere i report con altri utenti?

I report forniscono informazioni utili e preziose che aiutano la direzione a decidere su budget, attività di marketing, e tasso di crescita e a migliorare il processo decisionale complessivo. Pertanto, è importante poter condividere i report con altri utenti. Zoho CRM offre due modi per condividere i report:

Esportazione e condivisione dei report con gli utenti: Utilizzare questa opzione se si desidera conservare una copia del report nell'archivio locale. Ogni report può essere esportato come file Excel, CSV o PDF. 
Per esportare i report:
  1. Fare clic sulla scheda Reports.
  2. Selezionare il report dal modulo desiderato nella pagina Reports Home. Ad esempio, Lead by Source dal modulo Leads.
  3. Fare clic su Export e selezionare una delle seguenti opzioni:
    1. Export to Excel: Per salvare il report in formato XLS
    2. Export to CSV: Per salvare il report in formato CSV
    3. Export to PDF: Per esportare il report come PDF
Condivisione della cartella dei report con gli utenti: Le cartelle dei report aiutano a mantenere i report organizzati in modo da poterli condividere facilmente con altri utenti. Un report può essere spostato da una cartella all'altra. Per condividere i report:
  1. Fare clic sulla scheda Reports.
  2. Fare clic sull'icona dell'ingranaggio accanto alla cartella del report nella pagina Reports Home.
  3. Fare clic su Edit.
  4. Scegliere Share with everyone o utenti selezionati in base alle proprie esigenze.

12. Cosa significano FY e FQ?

FY sta per anno fiscale (financial year) e FQ sta per trimestre fiscale (financial quarter). Un anno fiscale (FY) è un periodo di un anno e un trimestre fiscale (FQ) è un periodo di tre mesi che un'organizzazione utilizza nei budget e nei report. In Zoho CRM, si incontreranno questi termini durante il filtraggio dei record nei report. Ad esempio: si desidera un report delle trattative perse nell'ultimo anno. È necessario impostare i criteri appropriati e utilizzare il filtro Records created in Last FY.

13. Come si visualizzano i report?

I report sono elenchi dettagliati e informativi di record. Zoho CRM fornisce più di 40 report standard diversi ed è inoltre possibile creare report personalizzati per soddisfare le proprie esigenze. Per visualizzare sia i report standard che quelli personalizzati, fare clic sulla scheda Reports e si vedrà un pannello con un elenco di cartelle che contengono diversi report. Basta fare clic su un report per visualizzarlo. In alternativa, se si conosce il nome del report, è possibile utilizzare l'opzione di ricerca nel modulo Reports.

14. Posso creare un report basato sull'Ora di Creazione della Nota o sull'Ora di Modifica della Nota?

Sì, è possibile creare un report basato sull' Note Creation Time o sul Note Modification Time. È possibile farlo specificando il criterio Note Creation Time o Note Modification Time criteria durante la creazione dei report.

15. Come posso suddividere le prestazioni dei singoli rappresentanti commerciali per mese, invece di avere solo un confronto annuale?

È possibile ottenere questo risultato generando un report a matrice nel modulo Deals.
Seguire questi passaggi per creare un report a matrice:
  • Andare al modulo Reports.
  • Fare clic su Create Report.
  • Selezionare il modulo Deals come modulo primario.
  • In Report Type, selezionare Matrix Report.
  • Selezionare Deal Owner come intestazione di riga e Closing Date come intestazione di colonna. 
  • Raggruppare le date per Mese e Anno.
  • Scegliere Amount in Columns to Total.
  • Eseguire il report.
Leggere maggiori dettagli sulla generazione e personalizzazione dei report qui.

16. Come posso monitorare quali attrezzature aziendali, strumenti e computer ha in possesso ogni dipendente?

È possibile visualizzare i moduli con valori come attrezzature aziendali, strumenti e computer generando un report per essi. 
Seguire questi passaggi per generare un report:
  • Andare a Create Report.
  • Selezionare il modulo per il report.
  • Scegliere il Report Type come Summary.
  • Aggiungere le colonne desiderate all'elenco Selected Columns.
  • Nella colonna Groupings, raggruppare le informazioni per proprietario.
  • Eseguire il report.
Scoprire come generare report in modo più dettagliato qui.

17. Come posso estrarre le email da diversi campi in un file .CSV ed evitare i duplicati?

È possibile creare report separati per i moduli Leads e Accounts. Una volta fatto, aggiungere il campo email come colonna nel report ed esportarlo. In questo modo è possibile evitare i duplicati.

18. Posso scaricare tutti i lead e i contatti e includere il campo settore per ciascun lead e contatto?

È possibile farlo generando report separati per lead e contatti. 
Per creare i report:
  • Andare al modulo Reports.
  • Scegliere il modulo Leads e aggiungere il campo Industry.
  • Generare un report ed esportarlo.
È possibile seguire gli stessi passaggi anche per il modulo Contacts.     

19. Come posso monitorare lo stato delle email inviate dal CRM?

È possibile monitorare lo stato delle email inviate dal CRM e da SalesInbox utilizzando il Report Email Analytics. Il report fornisce un riepilogo degli stati delle email in base a data, modello email, modulo e utente. Per visualizzare l'analisi delle email, Email Insights deve essere abilitato nel proprio account.
Per visualizzare l'analisi delle email: 
  1. Fare clic sul modulo Reports.
  2. Selezionare la cartella Email Reports.
  3. Fare clic su Email Analytics nella cartella Email Reports.
  4. Scegliere i parametri in base ai quali si desidera filtrare le statistiche email . Ad esempio, Intervallo di Date, Gruppo o Utenti.

20. Perché il numero di email Aperte varia quando viene visualizzato tramite filtro intelligente rispetto al report?
Se si filtrano i record in base allo stato dell'email tramite un filtro intelligente (filtro vista elenco) o i report, si otterranno risultati diversi. Questo perché, quando si utilizza un filtro intelligente per visualizzare le email "Aperte", verranno mostrati tutti i record che hanno email aperte, aperte e cliccate o aperte e con risposta. Pertanto, il filtro intelligente considererà i record con email di tutte queste categorie.
 
Tuttavia, nel caso dei report, quando si filtrano i record che hanno uno stato email come "aperto", sarà possibile visualizzare solo le email aperte; gli altri stati come aperto e cliccato o aperto e con risposta non saranno considerati. 

21. Posso limitare i report solo a determinati utenti selezionati?
Sì. È possibile limitare i report solo a determinati utenti, ruoli o gruppi selezionati. È possibile farlo creando una Cartella Report e concedendo l'accesso agli utenti, ruoli o gruppi. Seguire i passaggi indicati di seguito per creare una cartella report con accesso limitato:
  1. Fare clic sulla scheda Reports .
  2. Scegliere tra i report esistenti e fare clic su Create Report Folder.
     
  3. Nella pagina Create Report Folder, seguire questi passaggi:
  • Inserire il Folder Name.
  • Inserire la Folder Description.
  • In Accessibility Details, scegliere tra queste opzioni: 
  • Only Me: Selezionare se si desidera abilitare l'accesso alla cartella solo per sé stessi.
  • Everyone: Selezionare se si desidera rendere la cartella pubblica.
  • Selected Users: Selezionare gli utenti o i ruoli utente che possono accedere alla cartella.
      4. Fare clic su Save and Move.

22. I report possono essere filtrati per regione? Ad esempio, possono essere filtrati per codice postale?
Non è possibile filtrare i report in base alla regione senza inserire i dettagli all'interno del record, manualmente o tramite importazione. Una volta che questi campi sono stati compilati nel record (città, stato/provincia), è possibile filtrare i record e visualizzarli. 

23. Desidero generare un report sullo stato dei lead per visualizzare i lead che sono rimasti in una fase particolare per un certo numero di giorni. È possibile?

Blueprint in Zoho CRM è una funzionalità di automazione dei processi che aiuta a ottimizzare il processo di vendita. Utilizzando i Report Blueprint è possibile vedere esattamente per quanto tempo un record è rimasto in un determinato stato.   

Inoltre, se si desidera generare un nuovo report per vedere tutti i lead che sono rimasti in un determinato stato per un certo numero di giorni, di seguito viene presentata una semplice alternativa che utilizza le regole del flusso di lavoro. 

Obiettivo: 
Generare un report per vedere tutti i lead che sono rimasti in un determinato stato per un certo periodo - ad esempio 20 giorni o più. 

Soluzione: 
Per prima cosa, creare un campo personalizzato di tipo Data nel modulo Leads. Chiamarlo "Status Last Modified". Questo memorizzerà la data in cui lo stato del lead è stato modificato l'ultima volta. 

Quindi creare una regola del flusso di lavoro per aggiornare automaticamente il campo Status Last Modified alla data in cui il Lead Status viene modificato. Il report Lead Status può quindi essere generato utilizzando il campo Status Last Modified.

Seguire i passaggi seguenti per creare la regola del flusso di lavoro sopra menzionata: 
  1. Nella pagina della nuova regola del flusso di lavoro, in When, scegliere Record action, selezionare Field Update e scegliere il campo Lead Status. 
  2. In Which, scegliere All records. 
  3. Associare un'Azione Istantanea a questa regola: Field Update. 
    Impostare l'aggiornamento come Status Last Modified = Execution Day 

Ora il campo Status Last Modified verrà automaticamente aggiornato alla data in cui si modifica il campo Lead Status. Utilizzando questo campo, è possibile generare un report con il criterio "Status Last Modified >= 20" 



Quando si esegue questo report, ad esempio il Report Lead Inattivi, si vedranno tutti i lead che sono rimasti in un determinato stato per più di 20 giorni. 

Nota: 
Potrebbe sembrare che Status Last Modified sia simile alla Data Ultima Modifica di un record. Tuttavia, la differenza è che, mentre la Data Ultima Modifica include qualsiasi modifica apportata al record - Status Last Modified si riferirà solo alla data in cui il Lead Status è stato aggiornato. 

     



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