Sincronizzazione di riunioni, contatti e attività con Office 365
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Sincronizzare le riunioni di Zoho CRM con Office 365
Quando si abilita la sincronizzazione delle riunioni per Office 365, si avrà la possibilità di scegliere un calendario dall'elenco dei calendari disponibili nel proprio account Office 365 per configurare la sincronizzazione. Una volta abilitata la sincronizzazione, le riunioni dal calendario Office 365 selezionato appariranno automaticamente in Zoho CRM e qualsiasi riunione creata in questo calendario verrà sincronizzata con Zoho CRM. Solo le riunioni di cui si è proprietari nel CRM verranno sincronizzate con Office 365. Inoltre, si avrà la possibilità di scegliere tra sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale durante la configurazione.
Autorizzazione richiesta:
- Per abilitare la sincronizzazione Microsoft nel proprio CRM, è necessario disporre dell'autorizzazione a livello di profilo. Contattare il rispettivo amministratore per abilitare le autorizzazioni di sincronizzazione per il proprio profilo.
- Per impostazione predefinita, tutti i profili Amministratore e Standard definiti dal sistema (originali) hanno queste autorizzazioni abilitate.
Per maggiori dettagli, fare riferimento qui
Se un lead o un contatto La invita a una riunione e Lei accetta l'invito, tale riunione può essere aggiunta anche al calendario Office 365 selezionato. È possibile configurare questa funzionalità abilitando la casella di controllo 'Verifica le email di invito alle riunioni dei clienti e aggiungile come Riunioni in Zoho CRM'. Questa funzionalità si estende oltre i lead e i contatti; se la persona invitata a una riunione è anche un utente Zoho CRM, tali riunioni verranno sincronizzate nel sistema CRM.
Inoltre, è possibile contrassegnarsi automaticamente come non disponibile all'interno del CRM in base agli eventi nei calendari di propria scelta da Office 365. Questo può essere configurato abilitando la funzionalità di blocco automatico del tempo e selezionando i calendari richiesti durante la configurazione della sincronizzazione con Office 365.
Per abilitare la sincronizzazione delle riunioni di Zoho CRM con Office 365
- Andare su Setup > Marketplace > Microsoft.
- Nella scheda Office 365, fare clic su Enable sotto Meetings.
Si verrà reindirizzati a Microsoft per accedere con le proprie credenziali Office 365. - Nel pop-up di configurazione della sincronizzazione, procedere come segue:
- Abilitare la sincronizzazione.
- Selezionare il calendario Office 365 che si desidera sincronizzare.
- Scegliere una delle opzioni di sincronizzazione:
- Two-Way Sync
- One-Way: Zoho CRM Calendar verso Office365 Calendar
- One-Way: Office365 Calendar verso Zoho CRM Calendar
- Abilitare blocca automaticamente il tempo nel calendario Zoho CRM in base alle riunioni nel calendario Office365 se necessario.
È possibile selezionare fino a 5 calendari da considerare per il blocco del tempo.
Le riunioni pianificate in Zoho CRM o nel calendario Office365 verranno ora sincronizzate tra loro.
Al termine della configurazione della sincronizzazione e dopo aver abilitato l'opzione per bloccare gli slot in base a questi calendari, verrà indicato che non si è disponibili durante lo specifico intervallo di tempo, fornendo informazioni sulla riunione.
Gli altri utenti all'interno della propria organizzazione potranno visualizzare la non disponibilità ma non avranno accesso ai dettagli della riunione.
Nota
- Se l'ID utente è lo stesso per Office 365 e Zoho CRM, la sincronizzazione verrà abilitata immediatamente. Se l'ID utente di accesso è diverso per Zoho CRM e Office 365, è necessario accedere al proprio account Office 365 per abilitare la sincronizzazione. Questo è richiesto quando si abilita per la prima volta.
- I partecipanti aggiunti a una riunione in Zoho CRM non verranno sincronizzati con Office 365.
- Se l'opzione Verifica le email di invito alle riunioni dei clienti e aggiungile come Riunioni in Zoho CRM è abilitata, tenere presente quanto segue:
- La riunione verrà sincronizzata da My Calendar in Office 365 a Zoho CRM se l'organizzatore della riunione è un lead/contatto nel proprio account CRM. Oltre ai Lead/Contatti, anche se la persona invitata (alla riunione) è un utente CRM, tali riunioni verranno sincronizzate in Zoho CRM.
- L'utente che abilita l'opzione Verifica le email di invito alle riunioni dei clienti e aggiungile come Riunioni in Zoho CRM sarà per impostazione predefinita l'organizzatore della riunione poiché un utente in Zoho CRM può essere solo l'organizzatore.
- Se più utenti hanno configurato l'opzione Verifica le email di invito alle riunioni dei clienti e aggiungile come Riunioni in Zoho CRM e se tutti sono invitati a una riunione, la riunione verrà creata individualmente per tutti gli utenti e non come un'unica riunione comune.
-
Gli eventi contrassegnati come "Libero" dall'utente non vengono sincronizzati con Zoho CRM. Questo comportamento garantisce che solo gli eventi contrassegnati come "Occupato" o con altri stati vengano inclusi nel processo di sincronizzazione.
Disabilitare la sincronizzazione delle riunioni
Per disabilitare la sincronizzazione delle riunioni
- Nel proprio account Zoho CRM, fare clic su Setup > Marketplace > Microsoft.
- Nella sezione Meetings , fare clic su Disable.
La sincronizzazione del calendario tra Office 365 e Zoho CRM verrà ora disabilitata.
In alternativa, è possibile disabilitare la sincronizzazione eliminando il calendario Zoho CRM nel proprio account Office 365.
Nota
- Quando si disabilita la sincronizzazione o si elimina il calendario Zoho CRM da Office 365, le riunioni sincronizzate verranno eliminate da Office 365. Le riunioni rimarranno tuttavia intatte in Zoho CRM.
- Le riunioni ricorrenti non possono essere sincronizzate con Office 365
Sincronizzare i contatti di Zoho CRM con Office 365
È possibile sincronizzare i contatti di Zoho CRM con Office 365 in modo da poter lavorare con i propri contatti in modo efficiente da entrambe le piattaforme, senza dover passare da un'applicazione all'altra. La sincronizzazione dei contatti può essere abilitata da qualsiasi utente in Zoho CRM tra il proprio account Zoho CRM e l'account Office 365. Una volta abilitata la sincronizzazione, la cartella Zoho CRM Contacts viene creata in Office 365. Quando i contatti vengono aggiunti a questa cartella in Office 365, vengono automaticamente acquisiti nel modulo Contatti di Zoho CRM. Solo i contatti di proprietà dell'utente verranno sincronizzati con Office 365.
Per abilitare la sincronizzazione dei contatti di Zoho CRM con Office 365
- Nel proprio account Zoho CRM, fare clic su Setup > Marketplace > Microsoft.
-
Nella sezione Contacts , fare clic su Enable.
- Nel popup di configurazione, mappare i campi Microsoft con quelli di Zoho CRM. È già disponibile una mappatura predefinita - è possibile modificarla se necessario.
- Selezionare la casella di controllo se si desidera eliminare i contatti di Zoho CRM quando vengono eliminati in Office 365.
Si noti che i campi dei contatti Microsoft non supportati tramite API non saranno disponibili per la mappatura in questo popup di Configuration.
La sincronizzazione dei contatti tra Office 365 e Zoho CRM verrà ora abilitata. Si vedrà una cartella Zoho CRM Contacts nel proprio account Office 365.
I contatti creati in una delle due applicazioni verranno ora sincronizzati tra loro. Si noti che i contatti sincronizzati saranno visibili nei contatti di Zoho CRM e non in altri contatti.
Punti da ricordare:
- Quando l'integrazione dei contatti Office 365 è abilitata, verranno sincronizzati un massimo di 10.000 contatti.
- Se gli utenti utilizzano una struttura a categorie anziché cartelle, è necessario categorizzare i propri contatti sotto "Zoho CRM Contacts - Nome Org Utente". Questa è una categoria creata specificamente da Zoho CRM quando la funzionalità MS Contact Sync viene abilitata. Categorizzando i contatti in questo modo, gli utenti possono facilitare la sincronizzazione dei contatti tra O365 e Zoho CRM.
Disabilitare la sincronizzazione dei contatti
Per disabilitare la sincronizzazione dei contatti di Zoho CRM con Office 365
- Nel proprio account Zoho CRM, fare clic su Settings > Setup > Marketplace > Microsoft.
- Nella sezione Contacts , fare clic su Disable.
La sincronizzazione dei contatti tra Office 365 e Zoho CRM verrà ora disabilitata.
In alternativa, è possibile disabilitare la sincronizzazione eliminando la cartella Zoho CRM Contacts nel proprio account Office 365.
Nota
- Quando si disabilita la sincronizzazione, la cartella Zoho CRM Contacts verrà eliminata da Office 365. I contatti rimarranno tuttavia intatti in Zoho CRM.
Sincronizzare le attività di Zoho CRM con Office 365
Le attività create in Zoho CRM possono essere sincronizzate con Office 365 e viceversa, consentendo di tenere traccia di tutte le proprie attività da un unico punto. Una volta abilitata la sincronizzazione, viene creata una cartella denominata Zoho CRM Tasks nell'account Office 365 dove verranno visualizzate tutte le attività dal CRM. Quando le attività vengono create in Office 365, verranno immediatamente acquisite nel modulo Attività di Zoho CRM.
Per abilitare la sincronizzazione delle attività di Zoho CRM con Office 365
- Andare su Setup > Marketplace > Microsoft.
- Nella scheda Office 365, sotto Tasks, fare clic su Enable.
- Nella pagina di Configuration, mappare i campi in Microsoft Office 365 con Zoho CRM.
- Fare clic su Next.
- Mappare i valori dei campi aggiuntivi presenti in Zoho CRM con Microsoft Office 365.
- Fare clic su Enable.
È anche possibile fare clic su Edit Sync Options e modificare la mappatura dei campi se necessario.
Nota
- Per sincronizzare Zoho CRM e Office 365, l'utente deve disporre delle autorizzazioni di Creazione, Modifica ed Eliminazione per il modulo Attività.
- Le attività ricorrenti e i promemoria non possono essere sincronizzati tra Zoho CRM e Office 365.
- Se il proprietario dell'attività viene modificato in Zoho CRM, l'attività verrà eliminata da Office 365.
- Se l'attività viene spostata dalla cartella Zoho CRM Tasks in Office 365 a un'altra cartella, verrà eliminata da Zoho CRM.
- Se un'attività viene eliminata in uno dei servizi: Zoho CRM o Office 365, verrà automaticamente eliminata dall'altro servizio.
Disabilitare la sincronizzazione delle attività
La disabilitazione della sincronizzazione delle attività con Office 365 eliminerà la cartella Zoho CRM Tasks da Office 365 insieme alle attività sincronizzate. Tuttavia, le attività create da Zoho CRM verranno mantenute così come sono.
Nota
- La sincronizzazione verrà disabilitata se si elimina manualmente la cartella Zoho CRM Tasks da Office 365.
Per disabilitare la sincronizzazione
- Andare su Setup > Marketplace > Microsoft.
- Nella scheda Office 365, nella sezione Meetings, fare clic su Disable.
Invitare utenti da Office 365
Una volta abilitato Zoho CRM per Office 365, è possibile invitare utenti dal proprio account Office 365 come utenti in Zoho CRM. L'invito degli utenti comprende i seguenti casi.
Nota
- Gli utenti da Office 365 possono essere aggiunti a Zoho CRM solo se l'ID utente di accesso è lo stesso per entrambi gli account. Se è diverso, non sarà possibile aggiungere utenti da Office 365 a Zoho CRM.
Caso #1: Amministratore che invia un invito utente a un altro utente Office 365
In questo caso, un amministratore invia un invito a un utente Office 365 e l'utente a sua volta accetta l'invito.
Per invitare utenti dal proprio account Office 365
- Nel proprio account Zoho CRM, fare clic su Settings > Setup > Users & Control > Users.
- Nella pagina Users , fare clic su Office 365 user.
L'opzione New User viene utilizzata per invitare un nuovo utente, che non necessariamente utilizza Office 365, nel proprio account Zoho CRM. - Nel popup Add User , selezionare l'utente richiesto dall'elenco e fare clic su Save.
Verrà inviata un'email di invito all'utente selezionato.
Per accettare un invito Zoho CRM
- Fare clic sul link di invito nell'email ricevuta dall'amministratore del proprio account Office 365.
In alternativa, nel proprio account Office 365, cercare e fare clic sull'app Zoho CRM dalla sezione App - Nella pagina di accesso di Zoho CRM, accettare i termini e le condizioni per unirsi all'account CRM della propria organizzazione.
Se si desidera associare un account Zoho CRM esistente registrato con un altro indirizzo email, fare clic su Associate My Account e accedere utilizzando le proprie credenziali Zoho CRM esistenti. Si noti che in questo caso non si entrerà nell'account per il quale è stato inviato l'invito, ma nell'altro account Zoho CRM di cui si è già parte.
Caso #2: Un utente Office 365 richiede di unirsi a Zoho CRM
In questo caso, un utente Office 365 richiede all'amministratore di aggiungerlo all'account CRM e l'amministratore approva la richiesta.
Per richiedere di unirsi all'account dell'organizzazione Zoho CRM
Se non si è stati invitati a unirsi all'account CRM della propria organizzazione, ma si desidera farlo, è possibile inviare una richiesta di adesione.
- Nel proprio account Office 365, fare clic sull'icona Apps .
- Cercare e fare clic sull'app Zoho CRM.
Nella pagina Zoho CRM, si verrà informati che la propria organizzazione dispone già di un account Zoho CRM. - Fare clic su Request to Join.
Verrà inviata una richiesta via email a tutti gli utenti che hanno l'autorizzazione Manage Users abilitata nel proprio profilo utente Zoho CRM.
Per approvare la richiesta di un utente Office 365 di unirsi al proprio account Zoho CRM
- Fare clic sul link di approvazione fornito nell'email di richiesta ricevuta dall'utente Office 365.
Si verrà portati direttamente alla sezione Utenti in Zoho CRM.
Si noti che sarà possibile aggiungere un utente solo se si dispone dell'autorizzazione Manage Users abilitata nel proprio profilo utente Zoho CRM. - Nel popup Add New User , fare clic su Approve & Add.
L'utente Office 365 verrà ora aggiunto come utente Zoho CRM.
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