Configurazione del componente aggiuntivo Zoho Writer

Zoho Writer è un elaboratore di testi online che consente di creare e condividere documenti online. Utilizzando il componente aggiuntivo Zoho Writer in Zoho CRM, è possibile creare modelli online e utilizzare i dati del CRM (Lead, Account, Contatti e Trattative) per creare documenti di stampa unione come Moduli, Lettere, Etichette per indirizzi, Buste ecc. al volo. È possibile utilizzare questa funzione senza scaricare e installare alcun software.

Nota

• Con il componente aggiuntivo Zoho Writer, è possibile creare i documenti di stampa unione utilizzando i dati dai moduli Lead, Account, Contatti e Trattative solamente.
  

• Non richiede installazione poiché è possibile creare modelli online utilizzando Zoho Writer.
• Utilizzare le credenziali di accesso di Zoho CRM per accedere a Zoho Writer (Single Sign On).
• Inviare documenti di stampa unione via email ai lead, account, contatti, trattative, proprietari dei record o utenti.
• Risparmiare tempo nella creazione di documenti multipli.
• Generare documenti di stampa unione con informazioni aggiornate sui clienti.
• Accedere ai modelli in qualsiasi momento e modificarli online.

 Creare documenti di stampa unione

La creazione di documenti di stampa unione con Zoho Writer prevede tre passaggi:

• Creare modelli di stampa unione in Zoho Writer
• Selezionare l'elenco dei destinatari della stampa unione
• Creare documenti di stampa unione

 Parte 1 - Creare modelli di stampa unione in Zoho Writer

Per creare modelli di stampa unione

1. Andare su Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Writer.
   In alternativa, è possibile andare su Setup > Customization > Templates > Mail Merge Templates, e passare al punto 3.
2. Nella pagina Zoho Writer Add-on, fare clic su Open Mail Merge Templates, se si dispone già di modelli di stampa unione.
   È necessario fare clic su Create Your First Template, se non si dispone di modelli di stampa unione.
3. Nella pagina Mail Merge Templates, fare clic su Create Template in Zoho Writer.
4. Nel pop-up Create Templates in Zoho Writer, specificare i seguenti dettagli: 
   
   • Inserire il Template Name.
   • Inserire la Description per il modello.
   • Selezionare la Folder dall'elenco a discesa. Il modello verrà salvato nella cartella selezionata.
   • Selezionare il Module per il quale si desidera creare il modello.
     I campi di unione nel modello saranno basati sul modulo selezionato.
     
     
     
     
5. Fare clic su Create.
   Un documento verrà aperto in Zoho Writer.
6. Fare clic su MailMerge > Insert Merge Fields e selezionare i campi che si desidera inserire.
   I campi verranno inseriti nella posizione specificata nel modello di Writer.
7. Salvare il documento modello di Writer.

 Parte 2 - Selezionare l'elenco dei destinatari della stampa unione

Dopo aver creato il modello di stampa unione, è necessario selezionare i record che verranno utilizzati per creare i documenti di stampa unione. È possibile unire i dati solo dai moduli Lead, Account, Contatti e Trattative.

Per selezionare i dati da unire

1. Fare clic sulla [Modulo] scheda.
2. Nella pagina Home, selezionare la vista elenco per filtrare i record necessari.
3. Selezionare le caselle di controllo dei record.
4. Fare clic su More Actions > Mail Merge.
   
   
   
   
5. Nella finestra pop-up Mail Merge, procedere come segue: 
   
   • Scegliere il modello dall'elenco a discesa. Verranno elencati solo i modelli creati per il tipo di record specifico.
     Ad esempio, se si selezionano i record dei lead da unire, nell'elenco a discesa verranno elencati solo i modelli creati per i lead.
     
     
     
     
   • Scegliere Zoho Writer o Microsoft Word per aprire il modello.
6. Fare clic su Merge.
   Il modello verrà aperto in Zoho Writer o Microsoft Word come selezionato.

Nota

• Sarà possibile scegliere l'opzione Zoho Writer solo se si dispone dell'edizione Professional o Enterprise e se l'autorizzazione del componente aggiuntivo Zoho Writer è abilitata.
• Sarà possibile scegliere l'opzione Microsoft Word solo se è stato acquistato l'Office Plug-in e attivato per l'utente corrispondente. Inoltre, questa opzione non sarà disponibile in altri browser ad eccezione di Internet Explorer 6 e versioni successive.
  

 Parte 3 - Creare documenti di stampa unione e inviarli via email

Dopo aver aperto il modello in Zoho Writer, è necessario unire i dati da Zoho CRM. Dopo l'unione, è possibile stampare i documenti uniti o inviarli via email.

1. Nel modello di Zoho Writer, fare clic su Tools > Mail Merge > Complete Merge.
   
   I dati verranno uniti e i documenti saranno disponibili.
   
   
   
   
   
   
   • Fare clic su Complete Merge > Preview per visualizzare un'anteprima dei documenti.
   • Fare clic su Complete Merge > Email per inviare i documenti come email. Selezionare il campo di unione email dall'elenco To.
     In alternativa, è possibile anche stampare i documenti uniti. Non è possibile salvare i documenti uniti.
   • Fare clic su Complete Merge > Edit per modificare i documenti.

Nota

• È possibile fare clic su Show Template per visualizzare il modello e modificare i dettagli, se necessario.
• Non è possibile unire i dati durante la modifica del modello.
  

 Modificare i modelli di stampa unione in Zoho Writer

Per modificare i modelli di stampa unione

1. Andare su Setup >Marketplace > Zoho > Zoho Writer.
   In alternativa, è possibile andare su Setup > Customization > Templates > Mail Merge Templates, e passare al punto 3.
2. Nella pagina Zoho Writer Add-on, fare clic su Open Mail Merge Templates, se si dispone già di modelli di stampa unione.
3. Nella pagina Mail Merge Templates, fare clic su uno qualsiasi dei modelli dall'elenco.
   Il modello verrà aperto utilizzando Zoho Writer.
4. Modificare il modello e salvare.

Zoho Writer è un elaboratore di testi online che consente di creare e condividere documenti online. Utilizzando il componente aggiuntivo Zoho Writer in Zoho CRM, è possibile creare modelli online e utilizzare i dati del CRM (Lead, Account, Contatti e Trattative) per creare documenti di stampa unione come Moduli, Lettere, Etichette per indirizzi, Buste ecc. al volo. È possibile utilizzare questa funzione senza scaricare e installare alcun software.

Nota

• Con il componente aggiuntivo Zoho Writer, è possibile creare i documenti di stampa unione utilizzando i dati dai moduli Lead, Account, Contatti e Trattative solamente.