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Gestione delle Email

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Nota:

  • Selezionare la casella Interrompi l'elaborazione degli altri filtri se si desidera che solo il filtro in questione sia attivo.

Gestire le Cartelle in Zoho SalesInbox

Le cartelle aiutano a classificare le email aziendali in base alla fonte e alla priorità. Per risparmiare tempo e aumentare la produttività, è possibile creare cartelle per i clienti principali e le opportunità importanti. Le cartelle predefinite disponibili in SalesInbox sono:

  1. Mine
  2. Inbox
  3. Drafts
  4. Scheduled
  5. Sent
  6. Spam
  7. Trash
  8. Unread
Per facilitare l'avvio, vengono offerte due ulteriori cartelle nel contesto del CRM. È inoltre possibile creare cartelle aggiuntive in base alle proprie esigenze.
  1. Deals Closing This Month
  2. Customers
Nota:

  1. La cartella Mine visualizza tutte le email indirizzate direttamente a Lei. Ovvero, le email in cui i campi A/CC contengono il Suo indirizzo email.
  2. La cartella Inbox, d'altra parte, visualizza le email indirizzate ai Suoi alias email e ai gruppi email di cui fa parte.
  3. Se desidera visualizzare tutte queste email in un unico posto, può scegliere la vista Tutti i Messaggi.
  4. La cartella Scheduled contiene tutte le email che sono state programmate per un orario di consegna specifico. Vedere anche: Composizione, Organizzazione e Configurazione delle Email
  5. Vedere anche: Viste Email
Creare una nuova cartella
Per creare una nuova cartella

  1. Nella scheda SalesInbox, fare clic su Impostazioni.
  2. Nella pagina Impostazioni Email, fare clic sull'icona Aggiungi accanto a Cartelle nel pannello sinistro. In alternativa, fare clic sull'icona Aggiungi accanto a Cartelle nel riquadro sinistro.
  3. Nella pagina Crea Cartella, procedere come segue:
    1. Inserire il Nome della Cartella.
    2. Scegliere una Sottocartella, se necessario.
    3. Aggiungere Filtri Suggeriti o Aggiungere un Nuovo Filtro secondo necessità.
  4. Fare clic su Salva. È inoltre possibile creare una cartella durante la creazione/modifica di un filtro.

Rinominare una cartella
Per rinominare una cartella
  1. Andare su Cartelle nel pannello sinistro.
  2. Fare clic con il tasto destro sulla cartella e selezionare Rinomina.
  3. Rinominarla e fare clic su Salva.


Svuotare una cartella
Per svuotare una cartella
  1. Andare su Cartelle nel pannello sinistro.
  2. Fare clic con il tasto destro sulla cartella e selezionare Svuota.
  3. Fare clic su OK nel pop-up di conferma.

Eliminare una cartella
Per eliminare una cartella
  1. Fare clic su Impostazioni nel pannello sinistro.
  2. Nella pagina Impostazioni Email, posizionare il cursore sulla cartella che si desidera eliminare.
  3. Fare clic sull'icona Elimina che appare sulla destra.
  4. Nel pop-up di conferma, fare clic su OK.
In alternativa, è possibile eliminare una cartella selezionando Elimina facendo clic con il tasto destro sulla cartella dal pannello sinistro.


Gestire le Attività in Zoho SalesInbox

Un'attività è una funzione assegnata a un filtro, che consente di ricevere notifiche riguardo qualsiasi attività di follow-up relativa alle email che passano attraverso quel filtro. Ad esempio, è possibile impostare un'attività per ricordare/notificare di contattare un cliente importante riguardo una demo del prodotto due giorni dopo aver ricevuto la sua email.

Creare un'attività

È possibile creare attività singolarmente in modo che possano essere associate a uno o più filtri, oppure creare un'attività durante la creazione di un filtro.

Per creare un'attività

  1. Fare clic su Impostazioni nel pannello sinistro.
  2. Nella schermata Impostazioni Email, fare clic su Attività.
  3. Fare clic sull'icona Aggiungi accanto ad Attività.
  4. Nella schermata Nuova Attività Workflow Email, inserire i dettagli richiesti e scegliere se ricevere notifiche e/o promemoria dell'attività, e quando.
  5. Fare clic su Salva.
    In alternativa, è possibile creare un'attività facendo clic su Nuova Attività durante la creazione o modifica di un filtro.

Nota:

  • Il limite massimo di attività che è possibile creare è 100.
Assegnare un'attività

È possibile assegnare un'attività a un nuovo filtro o a un filtro esistente.

Per assegnare un'attività
  1. Fare clic su Impostazioni nel pannello sinistro.
  2. Fare clic su Filtri nella schermata Impostazioni Email.
  3. Fare clic sull'icona Modifica sul filtro a cui si desidera assegnare un'attività.
    In alternativa, è possibile creare un nuovo filtro e assegnare attività ad esso.
    Nel campo Assegna Attività, selezionare un'attività esistente o crearne una nuova.
  4. Fare clic su Salva.

Nota:

  • È possibile assegnare un massimo di 5 attività a un singolo filtro.
Modificare un'attività

Per modificare un'attività

  1. Fare clic su Impostazioni nel pannello sinistro.
  2. Nella schermata Impostazioni Email, fare clic su Attività.
  3. Fare clic sull'attività che si desidera modificare.
  4. Nella vista dettagli, fare clic sull'icona blu Modifica.
  5. Apportare le modifiche necessarie e fare clic su Salva.
Eliminare un'attività

Per eliminare un'attività

  1. Fare clic su Impostazioni nel pannello sinistro.
  2. Nella schermata Impostazioni Email, fare clic su Attività.
  3. Fare clic sull'attività che si desidera eliminare.
  4. Nella vista dettagli, fare clic sull'icona blu Elimina.
  5. Fare clic su OK nel pop-up di conferma.

Nota:

  • Le attività in SalesInbox non sono associate alle attività in Zoho CRM. Le attività di SalesInbox sono relative esclusivamente alle email e all'esecuzione di attività di follow-up relative alla posta ricevuta.

Automatizzare la creazione di lead/contatti

Spesso può essere necessario aggiungere un gruppo di mittenti email come lead o contatti in Zoho CRM. Ad esempio, se si è partecipato a una fiera e si ricevono numerose email da molte persone che hanno partecipato alla fiera. Se si desidera aggiungere tutti come lead nel CRM, è necessario dedicare molto tempo e impegno.

In Zoho SalesInbox, questo può essere fatto in un attimo. È possibile automatizzare l'aggiunta dei mittenti delle email come lead e contatti nel CRM. Tutto ciò che serve è creare una regola workflow per ottenere questo risultato.

Configurare le regole workflow per le email

Per aggiungere automaticamente un mittente email come lead/contatto in Zoho CRM

  1. Nel proprio account Zoho CRM, andare su Configurazione > Automazione > WorkflowAutomazione.
  2. Nella sezione Regole Workflow, fare clic su Crea Regola.
  3. Nel popup Crea Nuova Regola, selezionare il Modulo come Email, inserire un Nome Regola e una Descrizione.
  4. Fare clic su Avanti.
  5. Il componente Quando è precompilato per impostazione predefinita come Quando si riceve un'email da un indirizzo email che non è presente nel CRM...
    Questo perché è l'unica circostanza in cui la regola verrà eseguita.
  6. Per la sezione Quali Email, inserire un criterio per definire quali email devono essere filtrate affinché i mittenti vengano aggiunti come lead/contatti.
  7. In Applica questa Regola a, selezionare Sconosciuto.
    Solo scegliendo Sconosciuto verrà visualizzata l'opzione per creare un record.
  8. Fare clic su Avanti.
  9. Fare clic su Azioni Istantanee e fare clic su Crea Record. 
    L'unica azione istantanea disponibile è la creazione di un record.
  10. Nel popup Crea Record, specificare il Tipo di Record come Lead o Contatto.In questo modo, ogni volta che si ricevono email che soddisfano i criteri specificati nella sezione Quali Email, il mittente di quelle email verrà aggiunto come lead o contatto come specificato qui.
  11. Specificare il Proprietario del Record per i lead/contatti così creati. È possibile scegliere tra Utente e Ruolo.
    È obbligatorio selezionare uno o più utenti a cui assegnare questi record.
  12. È inoltre possibile assegnare i record in base alla regione/paese. Per fare questo, selezionare l'opzione Assegna in base al paese dall'elenco a discesa.
  13. Nella sezione Paesi, selezionare il paese e selezionare l'Utente/Ruolo corrispondente per quel paese.
  14. Fare clic su Associa.
  15. Una volta verificata la regola e certi dei criteri e delle azioni, fare clic su Salva.


Gestire le Etichette in Zoho SalesInbox

Le etichette possono essere assegnate alle email per contrassegnarle e categorizzarle per la propria comodità.

Creare un'etichetta

Per creare una nuova etichetta

  1. Nel pannello sinistro di SalesInbox, fare clic sull'icona Aggiungi accanto a Etichetta.
  2. Assegnare un nome all'etichetta e scegliere un colore tra le opzioni disponibili.
  3. Fare clic su Crea.
Assegnare un'etichetta

Per assegnare un'etichetta

  1. Scegliere un'etichetta dall'elenco Etichette nel pannello sinistro di SalesInbox.
  2. Fare clic sull'etichetta che si desidera assegnare, trascinarla sull'email desiderata e rilasciarla.
    In alternativa, è possibile assegnare etichette come azione durante la creazione o modifica di un filtro, nonché dalla pagina Dettagli Email.
Modificare un'etichetta

Per modificare un'etichetta

  1. Nel pannello sinistro, sotto Etichetta, andare all'etichetta che si desidera modificare.
  2. Fare clic con il tasto destro sull'etichetta e selezionare Modifica.
  3. Apportare le modifiche necessarie e fare clic su Aggiorna.
Rimuovere un'etichetta

Per rimuovere un'etichetta

  1. Aprire l'email da cui si desidera rimuovere l'etichetta.
  2. Appena sotto l'oggetto dell'email, si noterà l'etichetta assegnata.
  3. Fare clic sull'icona Rimuovi.
Eliminare un'etichetta

Per eliminare un'etichetta

  1. Nel pannello sinistro, andare all'etichetta che si desidera eliminare, sotto Etichetta.
  2. Fare clic con il tasto destro sull'etichetta e selezionare Elimina.
  3. Fare clic su OK nel pop-up di conferma.

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