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Contrassegnare i campi personali

In Zoho CRM, sotto Setup > Security Control > Compliance Settings > Preferences, è necessario aver selezionato i moduli che contengono le informazioni personali degli interessati e che devono essere conformi al GDPR. L'opzione Manage Personal Fields sarà disponibile solo in quei moduli nella sezione Data Privacy. Quando i campi vengono contrassegnati come personali, i dati di tali campi non verranno trasferiti o condivisi nelle seguenti circostanze: esportazione dei dati, utilizzo delle API e integrazioni con altri servizi di Zoho (Books, Finance, Campaigns, ecc.).

Alert
Il GDPR è supportato per Leads, Contacts, Vendors e moduli personalizzati.


Gestire i campi personali

È possibile contrassegnare i campi come personali da due posizioni.

  • Dalla pagina dell'elenco dei Moduli.
  • Durante la modifica di un Layout

Per gestire i campi personali dalla pagina dei Moduli

  1. Fare clic su Setup > Customization > Modules and Fields.
  2. Posizionare il puntatore del mouse sul modulo che contiene le informazioni personali degli interessati.
  3. Fare clic su Manage Personal Fields dall'elenco delle opzioni.
    Questa opzione sarà disponibile solo nei moduli selezionati in Setup > Security Control > Compliance Settings > Preferences.
  4. Nella sezione Personal Fields, fare clic su Mark Personal Field.
  5. Nel popup, selezionare un campo dall'elenco a discesa.
    I campi di tipo Auto-Number, Formula, User e Lookup non possono essere contrassegnati come personali e pertanto non saranno disponibili nell'elenco a discesa.
  6. Selezionare Normal o Sensitive per specificare il tipo di dati contenuti nel campo.
  7. Fare clic su Add Field per contrassegnare altri campi come personali.
    È possibile contrassegnare fino a 30 campi personali per modulo.
  8. Fare clic su Done.

Per gestire i campi personali dalla pagina dei Layout

  1. Fare clic su Setup > Customization > Modules and Fields.
  2. Fare clic su un modulo che contiene le informazioni personali degli interessati.
  3. Scegliere un layout.
  4. Nella pagina Layout Editor, fare clic sull'icona More per il campo che si desidera contrassegnare come campo personale.
    I campi di tipo Auto-Number, Formula, User e Lookup non possono essere contrassegnati come personali.
  5. Fare clic su
    Edit Properties.
    • Nel popup [Field] Properties, selezionare la casella Contains Personal Data.
    • Selezionare Normal o Sensitive per specificare il tipo di dati.
    • Fare clic su Done.
  6. Fare clic su Save per salvare le modifiche apportate al layout.
Notes
Nota
  • Tipi di campo supportati:
    • Single line
    • Multiline
    • Email
    • Phone
    • Picklist
    • Multi-Select
    • Date
    • Date/Time
    • Number
    • Currency
    • Decimal
    • Percent
    • Long Integer
    • Checkbox
    • URL
    • File Upload
    • Image Upload
  • I campi di tipo Auto-Number, Formula, User e Lookup non possono essere contrassegnati come personali.
  • È possibile contrassegnare un campo come personale anche nei sottomoduli.
  • In un sottomodulo, durante l'aggiunta di campi aggregati, si prega di notare che i campi Aggregate e Formula non possono essere contrassegnati come personali. Invece, sotto New Fields, Number, Currency e Decimal possono essere contrassegnati come personali.
    Notes
  • Elementi associati - Durante l'utilizzo di webhook, funzioni, modelli e-mail e integrazioni con Zoho CRM, esiste la possibilità che i dati dei campi personali vengano condivisi al di fuori del CRM. Per evitare tali casi, è possibile fare clic sull'icona Informazioni per vedere dove viene utilizzato il campo specifico. Questo aiuterà a decidere e intraprendere le azioni necessarie.
    Notes

Visualizzare i campi personali nella sezione Data Privacy

La sezione Data Privacy di un record contiene anche i dettagli sui campi personali. Elenca il numero di campi contrassegnati come Sensitive e quelli contrassegnati come Normal.

Per visualizzare i campi personali

  1. Aprire il record dell'interessato nel proprio account CRM.
    Il record potrebbe trovarsi nel modulo Leads, Contacts, Vendors o in qualsiasi altro modulo personalizzato per il quale è abilitata la conformità GDPR.
  2. Fare clic su Data Privacy.
    Nella sezione Personal Data, sono disponibili i dettagli sul numero di campi Sensitive e Normal.
  3. Posizionare il cursore sul numero per visualizzare i campi con i relativi valori per il record selezionato.

Gestione dei dati personali

Alcuni dati personali potrebbero essere stati contrassegnati come normali e altri come sensibili. Zoho CRM offre la possibilità di decidere quale tipo di dati personali si desidera impedire che vengano accessibili tramite API o altre applicazioni integrate con Zoho CRM. Le seguenti opzioni sono disponibili per proteggere i dati personali degli interessati dalla condivisione con altri sub-responsabili del trattamento.

Limitare il trasferimento dei dati alle app Zoho e alle app di terze parti

Per gestire la propria attività, è possibile utilizzare diversi strumenti, dai fornitori di servizi e-mail, ai sistemi di gestione delle relazioni con i clienti, fino alle piattaforme di collaborazione. Spesso queste applicazioni sono strettamente integrate e i dati dei clienti vengono condivisi tra queste piattaforme. È essenziale che anche questi responsabili del trattamento di terze parti siano direttamente e legalmente obbligati alla conformità con il GDPR. Per proteggere i dati dei clienti, Zoho CRM offre la possibilità di limitare la condivisione dei dati personali alle app Zoho e alle applicazioni di terze parti integrate con il proprio account CRM.

La tabella seguente fornisce i dettagli sulle varie integrazioni e le implicazioni quando i dati personali sono limitati. Ci sono alcuni campi obbligatori per un'integrazione. Ad esempio, per l'integrazione con Zoho Projects, l'e-mail è un campo obbligatorio. Se si contrassegna l'e-mail come campo personale, i dati non verranno inviati dal CRM a Projects. Ulteriori dettagli sono disponibili nelle tabelle seguenti.

*Si prega di notare che Nome e Cognome non possono essere contrassegnati come campi personali.

Integrazioni con le app Zoho

Integrazioni con le app Zoho
Campi obbligatori per l'integrazione
Cosa succede quando i dati personali sono limitati?
Zoho Desk
Last Name ed Email
I dati non verranno inviati da Zoho CRM.
Zoho Projects
Email
L'utente client non verrà aggiunto tramite la creazione o l'associazione del progetto.
Zoho Finance Suite
Last Name ed Email
I dati non verranno inviati da Zoho CRM.
Zoho Campaigns
Email
I dati non verranno inviati da Zoho CRM.
Zoho Recruit
Email
I dati non verranno inviati da Zoho CRM.
Zoho Cliq
N/D
I dettagli diversi da quelli dei campi personali verranno condivisi tramite Zoho Cliq.
Zoho Analytics
N/D
Se uno dei campi precedentemente sincronizzati viene limitato, i report basati su tali campi verranno eliminati.
Zoho Writer
N/D
N/D
Zoho Motivator
N/D
N/D
Zoho Creator
N/D
N/D
Zoho Mail
N/D
N/D
Zoho Calendar
N/D
N/D
Zoho Social
N/D
N/D
Zoho Sales IQ
N/D
N/D
Zoho Survey
N/D
N/D

Integrazioni con app di terze parti

Integrazioni con altre app
Campi obbligatori per l'integrazione
Cosa succede quando i dati personali sono limitati?
Microsoft Office 365
First Name
Poiché First Name non può essere contrassegnato come campo personale, l'integrazione funzionerà normalmente.
Microsoft Outlook 
First Name
Poiché First Name non può essere contrassegnato come campo personale, l'integrazione funzionerà normalmente.
Google Contacts
First Name
Poiché First Name non può essere contrassegnato come campo personale, l'integrazione funzionerà normalmente.
Slack
N/D
I dettagli diversi da quelli dei campi personali verranno condivisi tramite Slack.
Riconoscimento vocale Android o iOS (Zia Voice)
N/D
Solo la chiamata all'azione Zia verrà disabilitata, l'opzione di chat con Zia funzionerà normalmente.

Per limitare il trasferimento dei dati alle applicazioni Zoho

  1. Fare clic su Setup > Security Control > Compliance Settings > Preferences.
  2. Nella sezione Personal Data Handling, attivare Restrict Data Transfer to Zoho Apps per abilitarlo.
  3. Esaminare le implicazioni e fare clic su Restrict Personal Data per procedere.
  4. Selezionare una delle seguenti opzioni dal menu a discesa Data Type:
    • Only Sensitive data - I valori di tutti i campi personali sensibili non verranno trasferiti attraverso le integrazioni di terze parti.
    • Normal and Sensitive data - I valori di entrambi i campi personali normali e sensibili non verranno trasferiti attraverso le integrazioni di terze parti.
  5. Fare clic su Save.

Per limitare il trasferimento dei dati alle applicazioni di terze parti

  1. Fare clic su Setup > Security Control > Compliance Settings > Preferences.
  2. Nella sezione Personal Data Handling, attivare Restrict Data Transfer to Third-party Apps per abilitarlo.
  3. Selezionare una delle seguenti opzioni dal menu a discesa Data Type:
    • Only Sensitive data - I valori di tutti i campi personali sensibili non verranno trasferiti attraverso le integrazioni di terze parti.
    • Normal and Sensitive data - I valori di entrambi i campi personali normali e sensibili non verranno trasferiti attraverso le integrazioni di terze parti.
  4. Selezionare le integrazioni dal menu a discesa Apps per le quali si desidera limitare il trasferimento dei dati.
  5. Fare clic su Save.

Limitare l'accesso ai dati tramite API

Tramite le API, altre applicazioni possono connettersi al proprio account CRM e i dati possono essere trasferiti. Quando i dati vengono trasferiti tramite API, è necessario assicurarsi che i dati personali dei clienti non vengano condivisi senza uno scopo preciso. Per la sicurezza dei dati, Zoho CRM offre la possibilità di limitare la condivisione dei dati personali tramite API.

Quando i dati sono limitati, non è possibile condividere i dati al di fuori del sistema tramite le API.

Per limitare l'accesso ai dati tramite API

  1. Fare clic su Setup > Security Control > Compliance Settings > Preferences.
  2. Nella sezione Personal Data Handling, attivare Restrict Data access through API per abilitarlo.
  3. Selezionare una delle seguenti opzioni dal menu a discesa Data Type:
    • Only Sensitive data - I valori di tutti i campi personali sensibili non saranno accessibili tramite le API.
    • Normal and Sensitive data - I valori di entrambi i campi personali normali e sensibili non saranno accessibili tramite le API.
  4. Fare clic su Save.

Limitare i dati nell'esportazione

Potrebbero verificarsi situazioni in cui è necessario esportare i dati e, per motivi di sicurezza, non si desidera che i dati personali vengano esportati. In tali casi, è possibile limitare l'esportazione dei dati personali (normali e sensibili). Questo include l'esportazione dei report e l'aggiornamento dei dati utilizzando la vista Zoho Sheet. Si prega di notare quanto segue quando si limitano i dati personali per l'azione di esportazione.

  • Nella vista Zoho Sheet, i campi personali non saranno disponibili.
  • Quando si esporta un report, tutti i dati dei campi verranno esportati ad eccezione di quelli nei campi personali. Lo stesso vale per i report pianificati.
  • I report a matrice richiedono campi per righe e colonne. Se uno dei campi è un campo personale (che non può essere esportato), il report a matrice non fornirà dati accurati. Pertanto, i report a matrice con campi personali possono essere creati ma non verranno esportati. Lo stesso vale per i report a matrice pianificati.
  • Quando un report non verrà esportato:
    • Se un campo personale viene utilizzato per l'opzione Columns to Total.
    • In un report di riepilogo, se i campi personali vengono utilizzati nelle colonne di raggruppamento.
    • In un report a matrice, se i campi personali vengono utilizzati nella colonna o riga Subtotal By.

Per limitare i dati nell'esportazione

  1. Fare clic su Setup > Security control > Compliance Settings > Preferences.
  2. Nella sezione Personal Data Handling, attivare Restrict Data in Export per abilitarlo.
  3. Esaminare le implicazioni e fare clic su Restrict Personal data per procedere.
  4. Selezionare una delle seguenti opzioni dal menu a discesa Data Type:
    • Only Sensitive data - I valori di tutti i campi personali sensibili non saranno accessibili nei dati esportati.
    • Normal and Sensitive data - I valori di entrambi i campi personali normali e sensibili non saranno accessibili nei dati esportati.
  5. Fare clic su Save.

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