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Configurazione delle regole di condivisione dei dati

Per impostazione predefinita, i diritti di accesso ai record del CRM sono impostati come privati, in modo che il proprietario del record e il suo responsabile possano supervisionare i dati del CRM. Tuttavia, utilizzando le Regole di condivisione dei dati, è possibile estendere i diritti di accesso agli utenti appartenenti ad altri ruoli e gruppi. Una volta configurate le regole di condivisione dei dati, gli utenti associati ad altri ruoli e gruppi possono ottenere un accesso aggiuntivo ai record che appartengono ad altri utenti. 

Funzionalità principali

  • Per impostazione predefinita, tutti i moduli hanno un'opzione Privato.
  • Se il permesso a livello di organizzazione è impostato come Public Read/Write/Delete o Public Read/Write, tutti possono accedere e aggiornare i dati di tutti gli utenti. La Gerarchia dei ruoli e le Regole di condivisione non verranno applicate in questo caso.
  • Se il permesso a livello di organizzazione è impostato come Public Read Only, tutti possono solo visualizzare i record degli altri utenti. In questo caso gli altri utenti non possono modificare i record del proprietario.
  • Se il permesso a livello di organizzazione è impostato come Private, la Gerarchia dei ruoli e le Regole di condivisione possono essere applicate.
  • Non è possibile limitare l'accessibilità impostata nei permessi predefiniti dell'organizzazione scrivendo le Regole di condivisione. È possibile solo estendere la visibilità aggiuntiva dei dati.
  • Nella Cronologia importazioni, i record che appartengono a Lei e ai Suoi subordinati (se presenti) verranno sempre mostrati.
  • Tutti gli Allegati, le Note e i Concorrenti appartenenti a un record sono accessibili, se si è in grado di visualizzare quel record.
  • Le Previsioni saranno sempre private.

Gestione del processo predefinito di condivisione dei dati

È possibile fornire i seguenti tipi di livelli di accesso agli utenti nei moduli di Zoho CRM:

  • Private: Solo il proprietario del record e il suo superiore possono visualizzare il record.
  • Public Read only: Gli utenti possono visualizzare i record degli altri ma non possono modificarli o eliminarli.
  • Public Read/Write: Gli utenti possono visualizzare e modificare i record degli altri ma non possono eliminarli.
  • Public Read/Write/Delete: Gli altri utenti possono visualizzare, modificare ed eliminare i record.
Disponibilità
Permesso richiesto
Gli utenti con il permesso Manage Data Sharing possono accedere a questa funzionalità.

 
Notes
Nota
  • Per impostazione predefinita, i diritti di accesso ai record del CRM sono impostati come privati, in modo che il proprietario del record e il suo responsabile possano supervisionare i dati del CRM.
  • Il modello di condivisione dei dati a livello di organizzazione non è ancora implementato per i moduli Note, Report e Dashboard.

Per gestire i permessi predefiniti

  1. Andare su Setup > Security Control > Roles and Sharing > Data Sharing Settings.
  2. Fare clic sulla scheda Default Organization Permissions e navigare al modulo specifico che si desidera modificare.
  3. Fare clic sul pulsante a discesa per modificare l'Accesso predefinito per il modulo:
    1. Private
    2. Public Read Only
    3. Public Read/Write
    4. Public Read/Write/Delete

Condivisione dei dati per le email

Per le email inviate da Zoho CRM - incluse le email individuali, le email inviate utilizzando l'indirizzo email dell'organizzazione, le email di massa, i workflow e altro - il tipo di condivisione predefinito sarà impostato su Public Read/Write/Delete. È inoltre possibile scegliere tra Private, Public Read Only o Public Read/Write come tipo di accesso predefinito.
  1. Read: Consente di visualizzare l'email.
  2. Write: Consente di rispondere o inoltrare l'email e di modificare le bozze o le email programmate.
  3. Delete: Consente agli utenti di eliminare le bozze o le email programmate.
Ecco come funzionano i diversi tipi di accesso per le email:
  1. Quando il tipo di accesso è impostato su Private, solo il proprietario del record email (la persona che invia l'email) può visualizzare e rispondere alle email, oltre a qualsiasi utente superiore nella gerarchia dei ruoli. Questo garantisce che chi si trova ai livelli superiori dell'organizzazione possa comunque accedere alle email quando necessario, anche se il tipo di accesso è impostato su Private.
  2.  Con il tipo di accesso Public Read Only, ogni utente dell'organizzazione può visualizzare le email inviate dagli altri. Azioni aggiuntive, come rispondere, inoltrare, modificare bozze o eliminare email, sono disponibili solo per il proprietario dell'email e per chi si trova sopra di lui nella gerarchia dei ruoli. Gli utenti allo stesso livello o inferiori al proprietario possono solo visualizzare le email e non possono eseguire queste azioni.
  3. Con l'impostazione Public Read/Write, ogni utente nel CRM può vedere tutte le email, oltre a rispondere, inoltrare e modificare sia le bozze che le email programmate. Tuttavia, gli utenti non possono eliminare le email.
  4. L'impostazione Public Read/Write/Delete fornisce il livello di accesso più ampio per le email. Tutti gli utenti dell'organizzazione possono visualizzare e rispondere a tutte le email, oltre a modificare ed eliminare bozze o email programmate.

Creazione delle regole di condivisione dei dati

Questa funzionalità consente di creare regole per fornire l'accesso o limitare gli utenti dalla visualizzazione dei dati nei vari moduli.

Disponibilità
Permesso richiesto
Gli utenti con il permesso Manage Data Sharing possono accedere a questa funzionalità.

 

Per creare regole di condivisione dei dati

  1. Andare su Setup > Security Control > Data Sharing Settings.
  2. Nella pagina Data Sharing Settings, fare clic su New Sharing Rule per il modulo corrispondente.
  3. Nella pagina New Sharing Rule, eseguire le seguenti operazioni:
    1. Sharing Rule Name - Specificare il nome della regola.

    2. Sharing Type - Selezionare come vengono condivisi i record.
    3. Per Based on Record Owner: 
      Records Shared From - Selezionare i ruoli, i ruoli e subordinati, oppure i gruppi da cui condividere i record.

      Ad esempio, la preferenza sopra indicata condividerebbe tutti i record di proprietà degli utenti con il ruolo Sales Reps.
    4. Per Based on Criteria:
      Impostare i criteri specifici per soddisfare i requisiti di condivisione dei dati.
      Fare clic sul pulsante + per aggiungere criteri aggiuntivi.
      Fare clic su AND per cambiare la condizione del filtro in OR e viceversa (è anche possibile modificare la condizione dei criteri utilizzando l'opzione Edit Pattern)

      Ad esempio, il set di criteri sopra indicato condividerebbe i record che hanno India come paese di fatturazione e rientrano nel settore Real Estate.
    5. Records Shared To - Selezionare Roles, Roles and Subordinates, Groups o All Users con cui condividere i record. 
      Ad esempio, Records Shared To - Roles and Subordinates - Marketing Associate condividerebbe i record con tutti gli utenti che hanno il ruolo Marketing Associate e i loro subordinati.

    6. Permission - Scegliere il tipo di accesso: Read Only, Read/Write o Read/Write/Delete.
    7. Superiors Allowed - Selezionare questa casella per consentire l'accesso ai record condivisi anche ai superiori del ruolo o del gruppo specifico con cui i record sono condivisi. 
  4. Fare clic su Save. 

Notes
Nota:
  1. Una volta creata una regola di condivisione dei dati, gli utenti non potranno modificare la regola fino al completamento dell'esecuzione.

  2. Se un modulo ha 4.000.000 o più record e il 60% di essi corrisponde ai criteri della regola impostata, i record esistenti non verranno condivisi al salvataggio della regola. I clienti devono contattare il supporto per condividere tutti i record esistenti che corrispondono ai criteri. Tuttavia, i record nuovi e aggiornati che corrispondono ai criteri verranno condivisi.
Alert
Le regole di condivisione dei dati basate su criteri non sono supportate per gli utenti esistenti con il modulo Activities. Tuttavia, gli utenti con il modulo Activities suddiviso in Tasks, Calls, e Meetings, possono utilizzare le regole di condivisione dei dati basate su criteri.
Ultimo aggiornamento: 14 agosto 2023


Per impostazione predefinita, i diritti di accesso ai record del CRM sono impostati come privati, in modo che il proprietario del record e il suo responsabile possano supervisionare i dati del CRM. Tuttavia, utilizzando le Regole di condivisione dei dati, è possibile estendere i diritti di accesso agli utenti appartenenti ad altri ruoli e gruppi. Una volta configurate le regole di condivisione dei dati, gli utenti associati ad altri ruoli e gruppi possono ottenere un accesso aggiuntivo ai record che appartengono ad altri utenti. 

Funzionalità principali

  • Per impostazione predefinita, tutti i moduli hanno un'opzione Privato.
  • Se il permesso a livello di organizzazione è impostato come Public Read/Write/Delete o Public Read/Write, tutti possono accedere e aggiornare i dati di tutti gli utenti. La Gerarchia dei ruoli e le Regole di condivisione non verranno applicate in questo caso.
  • Se il permesso a livello di organizzazione è impostato come Public Read Only, tutti possono solo visualizzare i record degli altri utenti. In questo caso gli altri utenti non possono modificare i record del proprietario.
  • Se il permesso a livello di organizzazione è impostato come Private, la Gerarchia dei ruoli e le Regole di condivisione possono essere applicate.
  • Non è possibile limitare l'accessibilità impostata nei permessi predefiniti dell'organizzazione scrivendo le Regole di condivisione. È possibile solo estendere la visibilità aggiuntiva dei dati.
  • Nella Cronologia importazioni, i record che appartengono a Lei e ai Suoi subordinati (se presenti) verranno sempre mostrati.
  • Tutti gli Allegati, le Note e i Concorrenti appartenenti a un record sono accessibili, se si è in grado di visualizzare quel record.
  • Le Previsioni saranno sempre private.

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