Integrazione del servizio di messaggistica WhatsApp con Zoho CRM  

Per aiutare le aziende a interagire con i propri clienti tramite messaggi aziendali dall'account CRM, nonché per mantenere un registro di queste interazioni, Zoho CRM offre un'integrazione semplice con WhatsApp. Solo un amministratore può avviare questa integrazione.

Per integrare WhatsApp Business con Zoho CRM

1. Andare su Setup > Channels > Business Messaging.
   

2. Sotto WhatsApp fare clic su Details > Integrate.
   

3. Nella pagina di richiesta di accesso a WhatsApp, accedere con le credenziali di Facebook Business Manager.
   

4. Fare clic su Get Started.
   

5. Fare clic su Continue per concedere l'autorizzazione.
   

6. Creare un nuovo account Facebook Business o selezionare un account esistente dalle opzioni.
   
7. Creare un nuovo account WhatsApp Business o selezionare account esistenti dalle opzioni.
   

8. Fare clic su Continue.
   

9. Creare un nuovo profilo WhatsApp Business o selezionare un profilo esistente dalle opzioni.
   

10. Fare clic su Continue.

11. Verificare il proprio numero WhatsApp Business.
    

12. Fare clic su Ok nella schermata successiva.
    

13. Nel pop-up Configure WhatsApp Business Profile in CRM:
    

1. Fornire un nickname per il profilo WhatsApp Business in CRM.
   

2. Selezionare un numero di telefono da associare al profilo WhatsApp Business.
   
   Tutti i numeri associati al profilo WhatsApp Business Manager saranno elencati qui. Se un numero non soddisfa le condizioni indicate nei Prerequisiti, non sarà possibile associare quel numero specifico.

14. Fornire un nickname per il profilo WhatsApp Business in CRM e fare clic su Next.
    

12. Fornire le preferenze dell'account scegliendo dalle opzioni del menu a tendina.
    Scegliere se aggiungere come Lead o Contatti

13. Assegnare a utenti, gruppi o ruoli
    

14. Scegliere gli utenti, i gruppi o il ruolo.
    

15. Fare clic su Save .

L'account di messaggistica WhatsApp Business è stato attivato.

Note:

• Una volta verificata la Sua azienda, verrà esaminata per la conformità ai Termini di Servizio di WhatsApp e alla Politica Commerciale di WhatsApp.

• Se ha effettuato il rebranding del dominio (account con mappatura del dominio), è necessario abilitare i cookie di terze parti nel browser prima di avviare l'integrazione.

• Non è possibile utilizzare numeri di telefono WhatsApp già in uso su altri prodotti. Solo i numeri non utilizzati possono essere usati per l'integrazione.
  

• La migrazione di numeri di telefono esistenti non è ancora supportata.

Costi dei messaggi aziendali, acquisto crediti e ricarica automatica

I messaggi inviati dall'azienda sono a pagamento. È possibile acquistare crediti in base alla frequenza di utilizzo, in modo che gli addebiti vengano automaticamente detratti. Dopo l'acquisto iniziale dei crediti, è possibile utilizzare l'opzione di ricarica automatica per evitare di esaurire il saldo, impostando il numero minimo di crediti che devono essere mantenuti nel proprio account in qualsiasi momento. È inoltre possibile specificare il numero di crediti da acquistare quando il limite viene raggiunto.  

Per acquistare crediti

1. Andare su Setup > Channels > Business Messaging.
   
2. Fare clic su Buy Credits.
   Questa opzione sarà disponibile solo dopo che il numero di telefono è attivo.
3. Inserire il valore.
   
4. Fare clic su Next.
   
5. Fare clic su Make a payment.
   

Per la ricarica automatica

1. Andare su Setup > Channels > Business Messaging.
   
2. Fare clic su Auto recharge.
   
3. Attivare Enable Auto recharge.
   
4. Inserire il saldo minimo di crediti da mantenere.
   
5. Inserire il numero di crediti da aggiungere quando il saldo è al minimo.
   
6. Fare clic su Save.
     

Anziché addebitare al cliente ogni singolo messaggio inviato, le aziende vengono ora addebitate per conversazione in base alle nuove politiche. Ogni conversazione ha una finestra di messaggistica di 24 ore durante la quale i clienti possono inviare messaggi illimitati. Per saperne di più sui prezzi basati sulle conversazioni per WhatsApp Business e consultare le varie tariffe fare clic qui.

Messaggistica tramite l'integrazione WhatsApp for Business

Dopo aver integrato con successo WhatsApp for Business con Zoho CRM, è possibile iniziare a inviare e ricevere messaggi con i propri lead e contatti.

Invio di messaggi WhatsApp:

A differenza delle chat personali, la messaggistica aziendale tramite WhatsApp è strutturalmente definita. Ovvero, come azienda, non è possibile avviare una chat casuale e individuale con un potenziale cliente o un cliente; è possibile inviare solo modelli di messaggio approvati ai propri clienti.

1. Creare un modello di messaggio
   
2. Ottenere l'approvazione da WhatsApp/Meta
   

1. Aggiungere come azioni per le automazioni
   
2. Attivare messaggi da un record
   

1. Andare su Setup > Automation > Actions.
   
2. Fare clic sulla scheda WhatsApp Notification e selezionare la sezione WhatsApp Templates.
   
3. Fare clic su +New WhatsApp Template.
   
4. Nella pagina WhatsApp Message Template, procedere come segue:
   
1. Fornire un nome per il modello di messaggio. In futuro, durante l'invio dei messaggi, il messaggio verrà identificato tramite questo nome.
   
2. Selezionare il modulo a cui questo messaggio sarà correlato. È possibile selezionare sia moduli standard che personalizzati.
   
3. Selezionare la lingua in cui si desidera inviare il messaggio.
   
4. In base al tipo di messaggio, selezionare la categoria del messaggio: Utility o Marketing.
   
5. Inserire il messaggio. È possibile utilizzare i campi di unione (#merge fields) per rendere la comunicazione contestuale.
   Solo i campi del modulo selezionato verranno utilizzati come campi di unione.
5. Fare clic su Save.
   

I messaggi WhatsApp Business di un record non saranno influenzati anche se un utente disabilita l'integrazione WhatsApp Business dal CRM. Solo se il record viene eliminato, verranno eliminati anche i messaggi.

Note:

1. Al momento del salvataggio, il modello verrà inviato per la revisione da parte di Meta.
   
2. È possibile inviare o aggiungere solo i messaggi approvati da Meta.
   
3. I tempi di approvazione possono dipendere dal contenuto e dalla lingua utilizzata.
   
4. Un modello non può essere modificato mentre è in revisione e una volta approvato.
   
5. Per saperne di più sulle linee guida di Facebook per i modelli di messaggio WhatsApp Business, fare clic qui.
   
6. La selezione del modulo dal passaggio 4b (la possibilità di scegliere un modulo standard o personalizzato) si applica solo al popolamento dei dati. Ovvero, è possibile utilizzare i dati di quei moduli per costruire i modelli di messaggio. I messaggi, tuttavia, possono essere inviati solo a un lead o a un contatto.

Journey Builder:

Invio di messaggi WhatsApp a un singolo record:

1. Andare al record desiderato.
   
2. Fare clic sul menu a tendina accanto al pulsante Send Email > Send WhatsApp Template. Selezionare il numero a cui si desidera inviare il messaggio.
   
3. Nella pagina dei modelli WhatsApp, selezionare il modello approvato desiderato disponibile per questo modulo e fare clic su Send.
   

Ricezione dei messaggi in arrivo:

Solo un cliente o un potenziale cliente può avviare chat individuali. Possono essere nuovi messaggi o una risposta a una conversazione esistente, e queste risposte vengono ricevute e possono essere gestite nel modulo Messages.

Ricevere notifiche per i nuovi messaggi:

Se sono stati abilitati gli avvisi per la messaggistica aziendale in arrivo, per ogni messaggio ricevuto si riceverà una notifica dall'icona della campanella nella barra di utilità rapida di Zoho CRM.

Dalla pagina dei segnali, è possibile visualizzare l'anteprima dei messaggi, eseguire azioni rapide come la creazione di attività, riunioni, chiamate e appuntamenti.

Rispondere ai messaggi aziendali 

Nota:

1. Gli utenti del CRM possono rispondere a un messaggio entro 24 ore dalla ricezione. Dopo questo tempo, la finestra di messaggistica WhatsApp verrà chiusa.
   
2. WhatsApp consente solo al cliente finale di avviare una conversazione inviando un messaggio all'azienda. Un utente non è autorizzato ad avviare una conversazione con lead o contatti tramite WhatsApp. Questa restrizione è imposta da WhatsApp.
   

Per rispondere a un messaggio aziendale

1. Fare clic sulla notifica per visualizzare il messaggio.
   In alternativa, è possibile andare alla scheda Messages e fare clic sul record.
2. Digitare il messaggio o fare clic su Predefined text e selezionare un testo.
   
3. Fare clic su Send per rispondere.
   

1. Risposte a domande frequenti come: qual è il costo della cover per cellulare? Il mio ordine è in ritardo, può aiutarmi a tracciarlo?
   
2. Saluti, come: Salve, $[Leads.First Name] come sta? Come posso aiutarLa?
   

1. Andare alla scheda Messages, fare clic su un messaggio.
   
2. Accanto alla barra di digitazione, fare clic su New Predefined Text.
   In alternativa, fare clic su Manage e + New Predefined Text.
3. Nel popup New Predefined Text, assegnare un nome al testo (ad es., Saluti)
   
4. Inserire il messaggio di testo.
   È possibile utilizzare anche i campi di unione.
5. Fare clic su Save.

Nota: Non è possibile modificare il modulo durante la modifica di un testo predefinito. Questo serve a prevenire errori nel caso in cui siano stati utilizzati campi di unione nei testi predefiniti.

Per gestire i testi predefiniti

1. Andare alla scheda Messages e fare clic su Predefined Text dall'area di testo.

2. Fare clic su Manage dall'elenco a tendina.

3. In Manage Predefined Text, passare il mouse su un testo e fare clic sull'icona Edit o Delete. 

Invio di allegati tramite messaggi aziendali 

Gli utenti del CRM possono inviare allegati tramite messaggi di testo. Possono allegare fino a 5 file utilizzando:

• Caricare un file dal proprio computer.

• Allegare file dall'Inventario come ordini di vendita, preventivi, ordini di acquisto e fatture.

• Allegare file da servizi cloud supportati come Google Drive, Sky Drive, Evernote e Dropbox.

L'utente può selezionare un preventivo associato al potenziale cliente, creare un nuovo preventivo o inviare uno dei preventivi disponibili a seconda delle esigenze e del tipo di attività.

Ogni scheda di visualizzazione della conversazione è divisa in due schede: Messages e Attachments dove vengono archiviate le rispettive informazioni. È possibile visualizzare l'anteprima e scaricare tutti gli allegati da qui o dai messaggi.

Gestione delle conversazioni: Lavorare con il modulo Messages

Nel modulo Messages gli utenti possono utilizzare i seguenti filtri e impostare criteri per trovare rapidamente un messaggio:

• Senza risposta da x giorni/settimane/mesi

• Con risposta da x giorni/settimane/mesi

• Ora del messaggio in x giorni/settimane/mesi

• Il proprietario del record è l'utente x o l'utente connesso

• Risposta dall'utente x o dall'utente connesso 

 

Gli utenti possono anche impostare una visualizzazione per il modulo per vedere i messaggi senza risposta, tutti i messaggi inviati oggi, tutti i messaggi senza risposta, ecc.