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Gestione dei bounce email

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Un avviso di bounce indica che una o più delle Sue email sono state rifiutate dal server email del destinatario. Ciò può essere causato da una varietà di fattori, tra cui un indirizzo email non valido, una casella di posta piena o un dominio bloccato. È importante comprendere la causa del bounce e adottare misure per evitare che si ripeta. Questo può includere l'aggiornamento della lista contatti per rimuovere gli indirizzi email non validi, assicurarsi che le email non vengano contrassegnate come spam ed evitare di inviare troppe email in un breve periodo di tempo. Inoltre, Zoho CRM fornisce strumenti per aiutarLa a monitorare il tasso di bounce e adottare azioni correttive. Con questi strumenti, può identificare e risolvere rapidamente eventuali problemi che causano il bounce delle Sue email.
Attenzione a un tasso di bounce elevato   
Il "tasso di bounce" si riferisce alla percentuale di destinatari email che non hanno ricevuto le email da Lei inviate. Sebbene un piccolo numero di bounce sia prevedibile nell'invio massivo di email, verrà emesso un avviso quando il tasso di bounce supera un certo limite. Come riferimento, un tasso di bounce inferiore al 5% in Zoho CRM è accettabile. Qualsiasi valore superiore richiede un intervento immediato.
Continui a leggere per saperne di più su come evitare i bounce email.

Evitare i bounce email 

Le Sue email possono subire bounce per molteplici ragioni. A seconda della ragione, i bounce possono essere classificati in hard bounce e soft bounce.
  1. Gli indirizzi email vengono classificati come hard bounce quando Zoho CRM determina che le email non possono essere consegnate permanentemente a tali indirizzi. Di conseguenza, questi indirizzi email verranno bloccati, impedendo qualsiasi futura email da Zoho CRM.
  2. Gli indirizzi email vengono classificati come soft bounce quando Zoho CRM determina che le email non possono essere temporaneamente consegnate a tali indirizzi.
In Zoho CRM, i bounce email sono divisi in due tipi: Temporanei e Permanenti. I bounce temporanei includono i soft bounce e alcuni tipi di hard bounce. Se un indirizzo email è temporaneamente bloccato, può sbloccarlo direttamente. Tuttavia, gli hard bounce sono generalmente permanenti e non possono essere sbloccati all'interno del CRM.

Se ritiene che un indirizzo email con bounce permanente sia ora raggiungibile, può richiedere assistenza al nostro team di supporto all'indirizzo support@zohocrm.com con i dettagli pertinenti e adotteremo le misure necessarie per inserire nella whitelist di Zoho CRM.

Verificare i dettagli degli indirizzi email con bounce

È possibile trovare i dettagli del tipo e della categoria di bounce per gli indirizzi email che hanno subito bounce nelle seguenti sezioni del CRM:
  1. Pagina dettagli del record
    Se un indirizzo email nella pagina dettagli del record subisce un bounce, verrà visualizzata un'icona di avviso. Passi il mouse sull'icona di avviso per visualizzare i dettagli relativi alla categoria di bounce.

  2. Elenco correlato Email
    Se un'email non può essere consegnata, l'elenco correlato email mostrerà il suo stato insieme alle informazioni sul tipo di bounce.

  3. Vista modulo/Vista elenco
    Quando applica il filtro al campo email bloccate nella pagina vista modulo/vista elenco dei record, vedrà icone di avviso simili per i diversi tipi di bounce. 

Comprendere i diversi tipi e categorie di bounce 

La tabella seguente presenta vari messaggi di avviso di bounce che possono essere riscontrati per gli indirizzi email bloccati. Prima di risolvere le email con bounce, Le consigliamo di esaminare gli approcci suggeriti per i bounce temporanei e permanenti.

Categorie di soft bounce e hard bounce temporanei

Categoria 
Definizione 
Raccomandazioni 
Errore temporaneo del dominio

 
Impossibile trovare il dominio collegato a questo indirizzo email.
Alcuni motivi per cui non è possibile trovare un dominio sono la scadenza o la cessazione della registrazione del dominio, i record DNS del dominio incompleti o il nome del dominio scritto in modo errato nell'indirizzo email. Per risolvere questo problema, Le consigliamo di verificare che il dominio email sia valido, quindi contattare il destinatario tramite altri mezzi di comunicazione per verificare lo stato del suo dominio.

Fuori ufficio
Il destinatario non è disponibile per controllare le email o è in vacanza.
Quando il destinatario ha configurato un'impostazione 'fuori ufficio' nella propria casella di posta, riceverà un messaggio di bounce automatico che menziona la sua assenza. Le consigliamo di attendere che il destinatario sia nuovamente disponibile oppure di contattare un'altra persona menzionata nella risposta automatica per ulteriori domande.
Errore di autenticazione
L'email ha subito bounce o è stata bloccata a causa delle restrizioni delle policy del server del destinatario o dei Suoi server di relay email.
Se non ha autenticato i domini di invio email in Zoho CRM tramite i protocolli SPF, DKIM o entrambi, qualsiasi email inviata utilizzando domini non autenticati potrebbe subire bounce per motivi legati alle policy. Questo problema potrebbe verificarsi anche quando la policy email impostata dall'organizzazione del destinatario rifiuta i Suoi IP o domini. Si assicuri di aver completato l'autenticazione dei domini all'interno di Zoho CRM, oppure contatti i destinatari e chieda loro di verificare lo stato delle proprie policy e, preferibilmente, di inserire nella whitelist gli IP del mittente utilizzati dal Suo account per inviare email (sia gli indirizzi IP predefiniti di Zoho CRM menzionati nella sezione successiva, sia i Suoi indirizzi IP se la Sua organizzazione ha configurato server di relay email).
Casella di posta piena
La casella di posta del destinatario ha raggiunto il limite di archiviazione.
Quando la casella di posta del destinatario ha raggiunto il limite di archiviazione o è molto vicina a raggiungerlo, o quando il destinatario riceve email con allegati di grandi dimensioni che il suo provider email non supporta, le Sue email potrebbero tornare indietro con il motivo 'Casella di posta piena'. Le consigliamo di contattare il destinatario e chiedergli di liberare spazio di archiviazione. Può anche verificare se le email inviate contengono allegati di grandi dimensioni di cui si potrebbe fare a meno.

Errore di rete temporaneo
 
Il Suo server di relay email non è riuscito a inviare l'email alla casella di posta prevista.
Il relaying si riferisce al processo di trasferimento delle email da un server di posta a un altro per consegnarle al destinatario. Se si verificano problemi durante l'esecuzione di questa azione tramite i server di relay email configurati in Zoho CRM, l'email potrebbe subire bounce con il motivo 'Errore di rete temporaneo'. Le consigliamo di verificare il funzionamento del server di relay email configurato e di contattare anche il destinatario per chiedere se i suoi provider email, domini o sistemi interni hanno recentemente subito modifiche o interruzioni significative.

Relativo al contenuto
Questa email è stata contrassegnata come spam dal server email del destinatario.
Quando un'email è stata segnalata manualmente come spam dal destinatario, o se viene automaticamente filtrata dai filtri antispam del server del destinatario, tali email potrebbero subire bounce con il motivo 'Relativo al contenuto'. Le consigliamo di controllare la Sua email per capire i motivi per cui potrebbe essere stata contrassegnata come spam. Questo include il contenuto inviato, gli URL nell'email, il tipo di allegati che sta cercando di inviare e così via. Inoltre, si assicuri di aver autenticato i domini collegati ai Suoi indirizzi email tramite SPF, DKIM o entrambi tramite Zoho CRM, per ridurre la possibilità che le Sue email finiscano nello spam.

Altri
La casella di posta del destinatario non è raggiungibile per motivi sconosciuti.
Quando il motivo del bounce email non rientra in nessuna delle categorie sopra elencate, verrà contrassegnato come 'Altri'. Una delle possibili soluzioni è chiedere all'organizzazione del destinatario di inserire nella whitelist gli indirizzi IP che il Suo account Zoho CRM utilizza per inviare email. Questo include gli indirizzi IP predefiniti, come mostrato nella sezione seguente, ma potrebbe anche includere i Suoi indirizzi IP se ha configurato server di relay email.
Le consigliamo di risolvere il problema con i destinatari prima di sbloccarli all'interno di Zoho CRM per l'invio futuro di email. Continui a monitorare le email inviate a tali destinatari per evitare blocchi futuri che avranno anche un impatto sulla Sua deliverability.

Info
IP predefiniti di Zoho CRM

US
135.84.80.0/24

EU
185.20.211.0/24
31.186.226.0/24

IN
103.117.158.0/24

CN
163.53.94.0/27

JP
103.163.153.0/25

AU
103.138.129.0/24

Categorie di hard bounce permanenti

Categoria 
Definizione 
Mittente rifiutato
Non è possibile inviare email a questo indirizzo, poiché il dominio del mittente è stato bloccato dal destinatario.

Dominio non valido
L'indirizzo email del destinatario contiene un dominio che non esiste o non è più attivo.

Casella di posta non valida
L'indirizzo email del destinatario non esiste o non è più attivo.

Relativo alle policy
Impossibile inviare email a questo indirizzo a causa di restrizioni del server del destinatario o dei Suoi server di relay email.

Errore di protocollo
Impossibile inviare email a questo indirizzo a causa di problemi tecnici nei protocolli di invio email e/o nei server SMTP.

Relay vietato
Impossibile inviare email a questo indirizzo poiché i server di relay email configurati non La riconoscono come utente autenticato.

Errore di routing
Non è possibile inviare email a questo indirizzo, poiché il destinatario ha problemi con la configurazione del proprio server email.

Potenziale spam
Questo si verifica quando un'email viene identificata come spam dal server email del destinatario.

Altro
La casella di posta del destinatario non è disponibile, oppure vengono ricevuti motivi di bounce che non possono essere spiegati con le categorie sopra elencate.

Sblocco degli indirizzi email con bounce 

Per gli indirizzi email primari e secondari che subiscono bounce per motivi temporanei, è possibile sbloccarli direttamente dal CRM.
È possibile sbloccare le email con bounce dai seguenti punti:
  1. Pagina dettagli del record
  2. Vista modulo/Vista elenco
  3. Azione massiva per lo sblocco delle email
Per sbloccare le email con bounce dalla pagina dettagli del record:
  1. Vada al campo email per il quale l'indirizzo email ha subito bounce.
  2. Passi il mouse sull'icona informativa per i dettagli sul tipo di bounce.
  3. Faccia clic su Sblocca indirizzo email.

  4. Selezioni la casella di conferma che il motivo del blocco è stato risolto.
  5. Faccia clic su Conferma.
Per sbloccare le email con bounce dalla pagina vista elenco:
  1. Vada alla vista elenco del modulo.
  2. Applichi i filtri per le email bloccate:
    1. Selezioni Temporaneo, Permanente o Entrambi.
    2. Può inoltre applicare filtri per il tipo specifico di bounce o filtrare per qualsiasi tipo.

  3. Passi il mouse sul simbolo di avviso accanto all'email con bounce e segua i passaggi come per lo sblocco delle email con bounce dalla pagina Dettagli del record. 

Per sbloccare le email con bounce tramite azione massiva:
  1. Selezioni i record da sbloccare.
  2. Sul pulsante azioni, faccia clic su Sblocca indirizzo email.

  3. Selezioni la casella di conferma dopo aver risolto il motivo del bounce.
  4. Faccia clic su Conferma.
Se sia l'indirizzo email primario che quello secondario hanno subito bounce temporaneo, può scegliere se sbloccare l'indirizzo email primario, quello secondario o entrambi durante l'azione massiva.


Sblocco periodico basato su condizioni
 
È stata istituita una revisione periodica ogni sei mesi in cui il sistema sbloccherà automaticamente gli indirizzi email precedentemente bloccati se i problemi che hanno causato il blocco sono stati risolti.
 
Ad esempio, gli indirizzi bloccati per motivi relativi alle policy verranno ripristinati se è possibile confermare una corretta autenticazione email.

Best practice per evitare i bounce email

Indipendentemente dal tipo di bounce email, è buona prassi seguire i suggerimenti menzionati di seguito per continuare a inviare email da Zoho CRM senza problemi.

Evitare problemi di formattazione durante l'importazione di un elenco in Zoho CRM   
Spesso, quando importa lead e contatti in Zoho CRM, potrebbero esserci errori di formattazione nel foglio di importazione che Le sono sfuggiti. Si assicuri di verificare i seguenti punti durante l'importazione di un elenco:
  1. Nel foglio di importazione, trovi e rimuova eventuali caratteri aggiuntivi nel campo Indirizzo email, come virgole, virgolette, spazi e così via.
  2. Si assicuri che ogni colonna sia intitolata correttamente, secondo i rispettivi nomi dei campi. Ad esempio, Nome, Cognome, Indirizzo email e così via.
Evitare di inviare email a elenchi di email vecchi e obsoleti   
Uno dei motivi più comuni per i bounce email potrebbe essere che la lista contatti è obsoleta.
Quando diciamo "elenco obsoleto", potrebbe significare uno dei seguenti casi:
  1. Gli indirizzi email non sono più validi
  2. I contatti non ricevono email da Lei da molto tempo (ad esempio più di sei mesi).
  3. I Suoi lead e contatti hanno cambiato il loro indirizzo email tempo fa.
  4. I Suoi contatti non utilizzano il loro account email da troppo tempo, quindi l'account ha smesso di funzionare e ha iniziato a restituire bounce.
  5. I domini email dei destinatari sono scaduti.
In ognuno di questi casi, c'è una buona probabilità che le Sue email subiscano bounce. È buona prassi controllare e aggiornare l'elenco di lead e contatti a intervalli regolari. Se è passato troppo tempo dall'ultimo invio di un batch di email, riconfermi la lista contatti prima di inviare un'altra serie di email.

Evitare di utilizzare un indirizzo di dominio pubblico come indirizzo "Da"   
Le Sue email hanno alta probabilità di subire bounce se ha utilizzato un indirizzo webmail pubblico come indirizzo "Da".

I domini web gratuiti hanno policy rigorose per evitare lo spam. Tuttavia, quando utilizza un tale indirizzo email per inviare le Sue email tramite Zoho CRM, le Sue email hanno alta probabilità di subire bounce. Ad esempio, se invia email tramite Zoho CRM utilizzando example-id@yahoo.com, i server riceventi identificheranno che l'email non proviene direttamente da Yahoo, ma tramite un'altra piattaforma. In questo caso, i server potrebbero rifiutare le email, causando un bounce email.

Per questo motivo, Le consigliamo vivamente di utilizzare il Suo indirizzo email basato su dominio privato in Zoho CRM per inviare email massive ai clienti.

Evitare di acquistare indirizzi email da fonti illegittime   
Se gli indirizzi email dei Suoi lead e contatti sono stati raccolti in momenti diversi da fonti non affidabili, è probabile che siano falsi o non validi. È meglio non inviare email a liste acquistate o raccolte in modo improprio. Si consiglia vivamente di verificare e confermare l'interesse dei Suoi lead e contatti a ricevere le email prima di inviare email massive.

Rimuovere gli indirizzi email non validi   
Per assicurarsi che le liste contatti non diventino obsolete, verifichi gli indirizzi email a intervalli regolari. Con il tempo, è probabile che alcuni indirizzi email vengano disattivati per inattività prolungata e diventino non validi. Si assicuri di eliminare tali indirizzi email non validi.

Per controllare i bounce email, Zoho CRM offre un report Bounce email predefinito. Questo report è accessibile da Reports > Email Reports > Bounce Report.

Un avviso di bounce indica che una o più delle Sue email sono state rifiutate dal server email del destinatario. Ciò può essere causato da una varietà di fattori, tra cui un indirizzo email non valido, una casella di posta piena o un dominio bloccato. È importante comprendere la causa del bounce e adottare misure per evitare che si ripeta. Questo può includere l'aggiornamento della lista contatti per rimuovere gli indirizzi email non validi, assicurarsi che le email non vengano contrassegnate come spam ed evitare di inviare troppe email in un breve periodo di tempo. Inoltre, Zoho CRM fornisce strumenti per aiutarLa a monitorare il tasso di bounce e adottare azioni correttive. Con questi strumenti, può identificare e risolvere rapidamente eventuali problemi che causano il bounce delle Sue email.
Attenzione a un tasso di bounce elevato   
Il "tasso di bounce" si riferisce alla percentuale di destinatari email che non hanno ricevuto le email da Lei inviate. Sebbene un piccolo numero di bounce sia prevedibile nell'invio massivo di email, verrà emesso un avviso quando il tasso di bounce supera un certo limite. Come riferimento, un tasso di bounce inferiore al 5% in Zoho CRM è accettabile. Qualsiasi valore superiore richiede un intervento immediato.
Continui a leggere per saperne di più su come evitare i bounce email.

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