Creare un sottomodulo

Il sottomodulo serve quando un record deve contenere più righe dello stesso tipo: le voci di un preventivo, i macchinari installati presso un cliente, le persone a carico di un dipendente, i lotti di una fornitura. È una tabella dentro il record, non un modulo separato.

La domanda che riceviamo non è quasi mai "come si crea", perché la procedura è guidata. È "sottomodulo, modulo o relazione?", e sbagliare quella scelta significa rifare il modello dati mesi dopo, con i dati già dentro.

Il criterio di scelta

Nei progetti Svennis decidiamo con tre domande.

Le righe hanno senso fuori dal record padre? Le voci di un preventivo no: esistono solo dentro quel preventivo. I macchinari installati sì: hanno una manutenzione, una garanzia, uno storico proprio anche se il contratto che li ha venduti è chiuso da anni. Il primo caso è un sottomodulo, il secondo è un modulo con una relazione.

Serve cercare le righe autonomamente? Se qualcuno deve poter aprire un elenco filtrabile di quelle righe, per esempio tutti i macchinari in garanzia in scadenza, serve un modulo. Le righe di un sottomodulo si vedono dal record che le contiene, non si interrogano come entità indipendenti allo stesso modo.

Ogni riga ha un proprio ciclo di vita? Se una riga può cambiare stato, essere assegnata a una persona o generare attività proprie, è un'entità, non un dettaglio.

Quando le risposte indicano il sottomodulo, è quasi sempre la scelta giusta: più semplice da compilare, visibile in un colpo d'occhio e senza il costo di permessi e layout di un modulo aggiuntivo.

Casi tipici nelle aziende italiane

Gli scenari in cui lo usiamo più spesso:

• Righe di preventivo e d'ordine: prodotto, quantità, sconto, prezzo. È l'uso classico, e nelle aziende con listini articolati è il punto in cui il CRM smette di essere un'agenda e diventa uno strumento commerciale.
• Referenze e contatti multipli collegati a una pratica, tipico nel settore immobiliare e nei servizi alle imprese.
• Dettagli tecnici di una fornitura: misure, materiali, lavorazioni, dove ogni riga è una specifica e non un oggetto autonomo.
• Rate e scadenze di pagamento concordate su una trattativa, quando la pianificazione va tracciata prima che il gestionale emetta le fatture.

Limiti da conoscere prima

Il sottomodulo ha vincoli che è meglio scoprire in fase di progetto e non in produzione. Il numero di righe per record è limitato, così come il numero di sottomoduli per modulo e i tipi di campo utilizzabili al loro interno; i valori esatti dipendono dall'edizione, quindi vanno verificati sulla propria.

Due implicazioni pratiche che ricorrono nei progetti:

1. La reportistica sulle righe è meno flessibile di quella sui moduli. Se l'obiettivo è analizzare le righe in modo trasversale, per esempio quale prodotto compare più spesso nei preventivi persi, verifichi che i report disponibili rispondano alla domanda prima di scegliere il sottomodulo.
2. L'importazione è più delicata. Caricare record con righe multiple richiede un tracciato preciso e conviene sempre provarlo su poche righe prima di una migrazione massiva.

Progettare le colonne

Vale la stessa disciplina dei campi personalizzati, con un vincolo in più: lo spazio orizzontale è limitato e ogni colonna in più rende la tabella meno leggibile su schermi piccoli.

La regola che applichiamo: nel sottomodulo solo ciò che serve a identificare e quantificare la riga. Tutto ciò che è descrittivo o accessorio va altrove. Sei colonne sono in genere il limite oltre il quale la compilazione rallenta sensibilmente.

L'ordine di configurazione

Nei progetti procediamo così:

1. Verificare che l'esigenza non sia già coperta da un modulo standard o da una relazione esistente.
2. Applicare le tre domande del criterio di scelta.
3. Progettare le colonne minime, non quelle possibili.
4. Provare la compilazione con chi la farà davvero, su un caso reale.
5. Solo dopo, importare i dati storici.

Il quarto passaggio è quello che viene saltato più spesso ed è quello che rivela i problemi. Dieci minuti con un venditore che compila un preventivo reale dicono più di qualsiasi revisione a tavolino.