Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Cos'è un registro di controllo e come può essere utile?
Un registro di controllo, noto anche come traccia di controllo, è un registro di tutte le azioni eseguite da ciascun utente nel Suo account CRM, visualizzato in ordine cronologico. Un registro di controllo può aiutare a identificare quale utente ha eseguito quale tipo di modifica, nonché quali record sono stati modificati.
Gli utenti con un profilo di amministratore o con il ruolo di CEO possono accedere ai registri di controllo. Tuttavia, altri tipi di utenti senza privilegi di amministratore possono visualizzare i propri registri di controllo, nonché quelli dei propri subordinati.
In che modo i registri di controllo differiscono dalla funzione Cronologia nei record?
La funzione Cronologia in Zoho CRM è specifica per il record; ovvero, è una cronologia di tutte le azioni eseguite su un record specifico.
I registri di controllo acquisiscono le attività e le azioni eseguite su tutti i record nel CRM, in ordine cronologico. In altre parole, i registri di controllo non sono specifici per un singolo record, ma comprendono l'intero elenco di azioni e attività eseguite dagli utenti nel Suo CRM.
Mentre una Cronologia può essere visualizzata solo all'interno di un record e non può essere scaricata o esportata. È possibile esportare il registro di controllo come file .csv.
Quali tipi di azioni vengono acquisiti dai registri di controllo?
I registri di controllo elencano ogni volta che i record vengono creati, modificati, aggiornati, eliminati e importati, insieme ad altre azioni relative ai moduli in cui sono stati eseguiti e alle funzionalità utilizzate per apportare le modifiche. Le azioni eseguite durante la configurazione dell'account e tutte le altre azioni relative alla configurazione vengono anch'esse acquisite nei registri di controllo.
I registri di controllo acquisiscono le seguenti azioni eseguite nei moduli:
Moduli
Azioni eseguite
Lead
Account
Contatti
Trattative
Attività (Compiti, eventi, chiamate, e riunioni)
Aggiungere, aggiornare, eliminare record
Aggiornamentomassivo e eliminazionemassiva
Importare ed esportare record
Conversione lead
Eliminare dal cestino
Ripristinoversione precedente
Ripristinare record eliminati
Ripristinare record in blocco
Trovare e unire duplicati
Deduplicare record
Mappare i campi per la conversione dei lead
Campagne
Soluzioni
Fornitori
Preventivi
Ordini di vendita
Ordini di acquisto
Fatture
Eliminare record
Casi
Listini prezzi
Eliminare record
Importare ed esportare record
I registri di controllo acquisiscono le seguenti azioni eseguite durante la configurazione:
Funzionalità
Azioni eseguite
Modelli e-mail e cartelle
Modelli inventario e cartelle
Modelli di stampa unione e cartelle
Regole di risposta automatica
Voce regola per regole di risposta automatica
Regole del flusso di lavoro
Avvisi del flusso di lavoro
Compiti del flusso di lavoro
Aggiornamenti campi del flusso di lavoro
Follow-up del flusso di lavoro
Webhooks
Regole di escalation dei casi
Voce regola per regole di escalation dei casi
Moduliweb (lead, contatti, casi)
Orari lavorativi
Ruoli, profili, gruppi
Report ecartelle report
Regole di assegnazione
Voce regola per regole di assegnazione
Schede web
Creare
Eliminare
Modificare
Utenti
Aggiungere
Modificare dettagli
Stato della regola di risposta automatica
Stato della regola di escalation dei casi
Statodel modulo web
Attivare
Disattivare
Mappatura delle dipendenze dei campi
Creare
Modificare
Super amministratore
Modificare
Le azioni in blocco vengono acquisite nel registro di controllo?
Sì; le seguenti azioni in blocco vengono acquisite nel registro di controllo:
Posso vedere la cronologia degli accessi di un utente nel registro di controllo?
Il registro di controllo non acquisisce le cronologie degli accessi degli utenti. La cronologia degli accessi viene acquisita in Zoho Directory. I registri di controllo acquisiscono le azioni eseguite da ciascun utente in relazione ai record e ad altre azioni di configurazione, in ordine cronologico.
Per visualizzare la cronologia degli accessi di un utente, è possibile andare su Setup > Security Control > Login History.
Come posso vedere le modifiche apportate ai flussi di lavoro nei registri di controllo?
Qualsiasi azione eseguita in un flusso di lavoro, inclusa la creazione, la modifica, l'aggiornamento, l'eliminazione, il blocco o l'aggiunta di azioni alle regole, verrà visualizzata nel registro di controllo, insieme ai dettagli di chi ha apportato la modifica, quando l'ha apportata, quale flusso di lavoro è stato modificato e il nome della regola.
Per vedere quali modifiche sono state apportate, faccia clic su View changes accanto all'azione per la quale desidera visualizzare maggiori dettagli.
Posso filtrare il registro di controllo in base alle azioni eseguite o a un intervallo di date?
Sì, è possibile filtrare le voci nel registro di controllo in base all'entità (modulo, configurazione, analisi), all'utente, al tipo di azione (aggiungere, aggiornare, eliminare, ecc.) o a un intervallo di date selezionato.
Per quanti giorni un'azione rimarrà elencata nel registro di controllo?
Le azioni eseguite negli ultimi 3 anni saranno elencate nel registro di controllo. Qualsiasi azione registrata prima di tale periodo viene eliminata definitivamente.
Tutti gli utenti nel Suo account CRM possono accedere al registro di controllo. Tuttavia, gli utenti non amministratori possono vedere solo le proprie azioni e quelle dei propri subordinati.
Un amministratore dell'account può visualizzare la cronologia completa in ordine cronologico delle attività e delle azioni che ha eseguito e che sono state eseguite dagli utenti che rispondono a lui nella gerarchia dei ruoli.
Per impostazione predefinita, gli amministratori possono visualizzare i registri di controllo di tutti gli utenti nella propria organizzazione.
Perché non riesco a visualizzare i registri di controllo di altri utenti?
Se il Suo profilo è diverso da quello di amministratore, può visualizzare solo i propri registri di controllo e quelli dei Suoi subordinati.
Gli utenti con il profilo di amministratore possono visualizzare il registro di controllo di ogni utente nella propria organizzazione.
Perché non riesco a vedere il registro di controllo del mio superiore nel mio account?
Le autorizzazioni del registro di controllo seguono la gerarchia impostata all'interno della Sua organizzazione, in cui i superiori possono visualizzare i registri delle azioni dei propri subordinati per gestire il team in modo più efficace. Pertanto, qualsiasi utente non amministratore può visualizzare solo i propri registri delle azioni e quelli dei propri subordinati.
Solo l'amministratore dell'account CRM può visualizzare le voci di tutti nel registro di controllo.
Ci auguriamo che questo elenco di domande frequenti sui registri di controllo sia stato informativo. Se ha ancora domande che non sono state affrontate, ce lo faccia sapere qui. Saremo lieti di discuterne con i nostri esperti in materia e di aggiungerle in futuro. E non dimentichi di condividere la Sua valutazione qui sotto :)
