Monitoraggio del Registro di Controllo

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Il Registro di Controllo è una sequenza cronologica di voci, ciascuna risultante dalle azioni eseguite dagli Utenti in Zoho CRM. I registri di controllo sono utili per determinare cosa è accaduto prima e dopo un evento, e anche per identificare i record associati a determinati eventi.

Disponibilità

Autorizzazione Richiesta

Gli utenti con profilo amministrativo possono accedere a questa funzionalità.

La funzionalità Registro di Controllo acquisisce le seguenti azioni eseguite nei moduli:

Moduli	Azioni Eseguite
Leads Accounts Contacts Potentials Activities (Tasks, Events, Calls)	Aggiungere, aggiornare, eliminare record Aggiornamento massivo ed eliminazione massiva Importare ed esportare record Conversione Lead Eliminare dal Cestino Rollback Ripristinare record eliminati Ripristinare record in blocco Trovare e unire duplicati Deduplicare i record Mappare i campi per la conversione Lead
Campaigns Solutions Vendors Quotes Sales Orders Purchase Orders Invoices	Aggiungere, aggiornare, eliminare record
Cases Price Books	Aggiungere, aggiornare, eliminare record Importare ed esportare record

La funzionalità Registro di Controllo acquisisce le seguenti azioni eseguite nella Configurazione:

Funzionalità	Azioni Eseguite
Modelli e-mail e cartelle Modelli inventario e cartelle Modelli stampa unione e cartelle Regole di risposta automatica Voce regola per la regola di risposta automatica Regole del flusso di lavoro Avvisi del flusso di lavoro Attività del flusso di lavoro Aggiornamenti campo del flusso di lavoro Follow-up del flusso di lavoro Webhooks Regole di escalation dei casi Voce regola per le regole di escalation dei casi Moduli web (Leads, Contacts, Cases) Orari di lavoro Ruoli, profili, gruppi Report e cartelle report Regole di assegnazione Voce regola per le regole di assegnazione Schede web	Creare Eliminare Modificare
Utenti	Aggiungere Modificare dettagli
Stato della regola di risposta automatica Stato della regola di escalation dei casi Stato del modulo web	Attivare Disattivare
Mappatura dipendenza campi	Creare Modificare
Super Amministratore	Modificare

Visualizzare il Registro di Controllo

Il registro di controllo mostra le attività eseguite dagli utenti nella Sua organizzazione con l'account CRM. Gli utenti con profilo Amministratore o ruolo CEO possono accedere ai registri di controllo. Tuttavia, gli altri utenti possono visualizzare solo i propri registri di controllo e quelli dei propri subordinati.

Per visualizzare i registri di controllo

Acceda al Suo account Zoho CRM.
Vada su Configurazione > Controllo Sicurezza > Registro di Controllo.
La pagina Registro di Controllo mostra tutte le azioni eseguite da tutti gli utenti negli ultimi 3 anni.

Per ottimizzare la ricerca, applichi i filtri per restringere le voci del registro di controllo e potrà esportare i dati filtrati.

Ad esempio, se desidera visualizzare solo i record aggiunti da un particolare utente o un elenco di azioni eseguite negli ultimi 7 giorni, potrebbe essere difficile trovare quelle voci specifiche in un elenco molto lungo. In tal caso, può utilizzare le opzioni di filtro offerte per restringere la voce o le voci che sta cercando.

Per filtrare le voci nella pagina Registro di Controllo

Selezioni un

Entità, per visualizzare il registro delle azioni eseguite su quella entità. Può scegliere tra le seguenti opzioni.
- Scelga un modulo specifico per visualizzare il registro delle azioni eseguite solo su quel modulo. Ad esempio, Leads, Users, ecc.
- Scelga Users per visualizzare il registro di tutte le azioni relative alla Configurazione.
- Scelga All Entities per visualizzare il registro delle azioni eseguite su tutti i moduli e le azioni relative agli Utenti.
Selezioni un

Utente, per visualizzare il registro delle azioni eseguite da un particolare utente. Può effettuare una delle seguenti operazioni.
- Scelga un utente specifico per visualizzare il registro delle azioni eseguite solo da quel particolare utente.
- Scelga All users per visualizzare il registro di tutte le azioni eseguite da tutti gli utenti nella Sua organizzazione.
Selezioni un'

Azione, per filtrare le voci in base alle azioni eseguite sui record.
- Scelga un'azione tra Added, Updated e Deleted in base alle Sue esigenze.
- Scelga All Actions per visualizzare il registro di tutte e tre le azioni.
Selezioni un

Periodo, per visualizzare il registro delle azioni eseguite nell'intervallo di tempo scelto. Scelga tra le seguenti opzioni.
- In qualsiasi momento
- Oggi
- Ultimi 7 giorni
- Ultimi 30 giorni
- Una data specifica
- Un intervallo di date

Ad esempio, se desidera visualizzare tutti i record aggiunti da un utente specifico nel modulo Leads negli ultimi 7 giorni

Scelga Entità come Leads.
Scelga l'Utente (Mark) desiderato.
Scelga Azione come Added.
Scelga il Periodo come Last 7 days.

Il registro di controllo verrà visualizzato in base ai filtri sopra indicati.

Note:

Gli utenti possono visualizzare solo i propri registri di controllo e quelli dei propri subordinati.
Gli amministratori possono visualizzare i registri dei subordinati, e il CEO ha il privilegio di visualizzare i registri di tutti gli utenti.

Registro di Controllo per le regole del flusso di lavoro

È possibile visualizzare i dettagli di ogni aggiornamento apportato alle regole del flusso di lavoro nel registro di controllo. Ogni azione eseguita in un flusso di lavoro come creazione, modifica, aggiornamento, eliminazione, blocco di una regola o aggiunta di un'azione e così via verrà visualizzata insieme ai dettagli dell'aggiornamento. Inoltre, è possibile visualizzare le modifiche apportate alle condizioni di esecuzione facendo clic su View Changes.

Esportare il Registro di Controllo

È possibile esportare le voci del registro di controllo in formato CSV.
Per esportare le voci del registro di controllo

Acceda a Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
Vada su Configurazione > Controllo Sicurezza > Registro di Controllo.
Nella pagina Registro di Controllo, faccia clic su Export Audit Log.
Le voci verranno esportate in formato .csv.

Note:

È possibile esportare gli ultimi 3 anni o fino a 1 milione di voci del registro di controllo quando non sono applicati filtri.
Se vengono applicati filtri, verranno esportati solo i registri filtrati.
Quando si esportano registri filtrati, se viene applicato uno dei seguenti filtri - 'Entità', 'Utente' o 'Azione' - assicurarsi di includere un filtro temporale entro un intervallo di 180 giorni.