FAQ: Orari lavorativi in Zoho CRM

1. Andare su Setup > General > Company Settings > Business hours.
   
2. Modificare gli Business hours.
   
3. Fare clic su Custom Hours.
   
4. Selezionare un giorno per Week starts on.
   
5. Selezionare una delle seguenti opzioni per Business Timing:
   
1. Same hours every day: Selezionare questa opzione se gli orari lavorativi sono gli stessi ogni giorno e scegliere le ore dall'elenco a discesa.
   
2. Different hours every day: Selezionare questa opzione se gli orari lavorativi sono diversi ogni giorno e scegliere le ore dall'elenco a discesa.

Nota: I dati generati per la settimana successiva, la settimana precedente e la settimana corrente nei report, nei filtri intelligenti o nei criteri basati sulla data dipenderanno dal giorno scelto come inizio della settimana.

1. Analogamente agli orari dei turni, le ore di pausa possono essere impostate alla stessa ora ogni giorno o a orari diversi. 
2. È possibile avere un massimo di due pause in un turno.
3. Le ore di pausa devono sempre rientrare negli orari del turno.
   

1. Andare su Setup > Company Settings > Business hours e creare o scegliere un turno.
2. Andare su Break Hours e selezionare Same hours every day o Different hours every day.
3. Selezionare l'orario dall'elenco a discesa.
4. Fare clic su Done e poi su Save.
   

3. Qual è la differenza tra orari dei turni e orari lavorativi?

È possibile assegnare un solo turno a un utente alla volta.

Per assegnare i turni agli utenti:

1. Andare su Setup > General > Company Settings > Business Hours.
   
2. Fare clic su Create New Shift Hours.
   
3. Scegliere il Timezone e poi Define Shift Days and Hours.
   
4. Scegliere gli utenti in Assign To.
   
5. Fare clic su Save.
   

Si noti che se un utente è già assegnato a un turno, verrà richiesto di trasferirlo al nuovo turno immediatamente o di pianificare il trasferimento per un momento successivo.

Nota: Se si crea l'elenco delle festività prima di creare i turni, verrà applicato a tutti i turni che verranno creati.

Per creare un elenco di festività:

1. Andare su Setup > Company Settings > Holidays.
2. Fare clic su Create Holiday List nella pagina Holiday Details.
3. Selezionare i turni dall'elenco a discesa Apply to Shift.
4. Si noti che questa opzione apparirà solo se sono già stati creati dei turni.
   
5. Scegliere l'anno dall'elenco a discesa.
6. Inserire il Holiday Name e selezionare la data dal calendario.
7. Fare clic sull'icona più per aggiungere altre festività.
8. Fare clic su Save.

1. Se una riunione si ripete a intervalli regolari, è possibile saltare i fine settimana, le festività e i giorni non lavorativi
2. Se una riunione deve ripetersi quotidianamente, è possibile saltare i fine settimana e le festività
3. Se la riunione si ripete mensilmente o annualmente, è possibile saltare i giorni non lavorativi

1. Selezionare il Repeat Type dall'elenco a discesa e procedere come segue:
2. Daily: Fare clic su Except weekends and holidays.
3. Custom: Selezionare Monthly o Yearly dall'elenco a discesa.
4. Selezionare la casella Reschedule events al giorno lavorativo successivo se il giorno selezionato non è un giorno lavorativo.
5. Fare clic su Done.
   

1. Se un'attività si ripete ogni giorno, è possibile saltare i fine settimana e le festività.
2. Se un'attività si ripete annualmente o mensilmente, è possibile saltare i giorni non lavorativi.
   

1. Selezionare il Repeat Type dall'elenco a discesa e procedere come segue:
   
2. Daily: Fare clic su Except weekends and holidays.
3. Custom: Selezionare Monthly o Yearly dall'elenco a discesa.
4. Fare clic su Set due date al giorno lavorativo successivo se il giorno selezionato non è un giorno lavorativo.
5. Fare clic su Done.
   

7. Verrò avvisato dell'indisponibilità di un utente durante la creazione di un evento?

Sì, verrà visualizzato un avviso se la data o l'ora di inizio e fine dell'evento cade al di fuori degli orari lavorativi dell'organizzatore o se l'organizzatore si è contrassegnato come non disponibile per quelle ore.

È possibile riprogrammare l'evento in un'altra data o ora oppure assegnarlo comunque.

8. Come assegnare un'attività a un utente in base alla sua disponibilità?

Se la Sua organizzazione ha uffici in tutto il mondo, gli orari lavorativi seguiti varieranno a seconda del fuso orario di appartenenza. Pertanto, quando si assegna un'attività a un utente, è importante verificarne la disponibilità. Zoho CRM facilita questo processo con una funzionalità chiamata 'Business Hours'.

Per abilitare questa funzionalità:

1. Andare su Setup > General > Company Settings > Business Hours.
   

2. Scegliere gli orari lavorativi pertinenti. Ad esempio, 24/7. 

   

3. Inserire i giorni e gli orari lavorativi.
   

4. Ora creare gli orari dei turni facendo clic su ' + New Shift Hours '.

   

5. Inserire il nome del turno e scegliere il fuso orario di conseguenza. Gli orari e i giorni del turno possono anche essere personalizzati.
   

6. È possibile impostare un massimo di due ore di pausa.
   

   

7. Infine, assegnare gli utenti per gestire il turno e fare clic sul pulsante Save.
   

Assicurarsi di fornire i dettagli corretti riguardo agli orari di disponibilità. Ora, quando si assegna un'attività a un utente, il sistema rileverà automaticamente la disponibilità. Se l'utente appartiene a un turno diverso, si riceverà una notifica, altrimenti l'attività verrà assegnata.

9. Cosa fa l'opzione Mark as Unavailable nel calendario?

Un utente può contrassegnarsi come non disponibile per un determinato periodo della giornata o per giorni specifici durante la settimana nel calendario di Zoho CRM. Questo avviserà gli altri utenti se tentano di creare un evento per quell'utente durante quelle ore.

Per contrassegnarsi come non disponibile:

1. Nel proprio account CRM, fare clic sull' icona Calendar  nell'angolo destro del pannello superiore.
   
2. Fare clic su una data.
   
3. Fare clic sull'ora nel calendario e selezionare Mark as Unavailable.
   
4. Regolare la data e l'ora nel pop-up.
   
5. Inserire commenti, se necessario.
   
6. Fare clic su Save.

10. È possibile trasferire un utente da un turno a un altro?

Sì, è possibile trasferire un utente da un turno a un altro in qualsiasi momento. È anche possibile scegliere se trasferire la persona immediatamente o in un secondo momento.

Quando si trasferisce un utente, le attività assegnate per il turno precedente verranno riportate nel nuovo turno.

Si noti che quando un utente viene trasferito a un altro turno, il sistema NON verificherà la disponibilità dell'utente per le attività pianificate, pertanto qualsiasi conflitto dovrà essere risolto manualmente dall'amministratore CRM.

Per trasferire un utente a un altro turno:

1. Andare su Setup > General > Company Settings > Business Hours.
2. Fare clic sul turno desiderato.
3. Assegnare o rimuovere l'utente desiderato.
4. Fare clic su Save.

11. Cosa succede se l'orario del turno cade al di fuori degli orari lavorativi dell'organizzazione?

Sì, ogni volta che si apportano modifiche agli orari lavorativi, si riceverà un avviso se qualche orario di turno cade al di fuori dei nuovi orari lavorativi. Non sarà possibile salvare i nuovi orari lavorativi a meno che gli orari dei turni non vengano modificati di conseguenza. 

Nota: Gli orari lavorativi tengono conto anche dei giorni lavorativi (ad es. da lunedì a venerdì).

1. Andare su Setup > Company Settings > Business Hours.
2. Fare clic su Create Shift Hours.
3. Nella pagina Create Shift Hours, inserire il Shift name.
4. Selezionare il fuso orario dall'elenco a discesa.
5. Selezionare una delle seguenti opzioni per Shift Hours:
   
1. Same Hours Everyday: Selezionare questa opzione se gli orari del turno sono gli stessi ogni giorno e scegliere le ore dall'elenco a discesa.
2. Different Hours Everyday: Selezionare questa opzione se gli orari del turno variano ogni giorno e scegliere le ore dall'elenco a discesa.
   
6. Fare clic su Save.
   

1. Assegnazione di eventi o attività
   
2. Date di scadenza di eventi o attività ripetitive
   
3. Esecuzione delle regole di workflow
   
4. Data di scadenza delle attività per le transizioni Blueprint
   

Suggerimento: Prima di apportare modifiche agli orari lavorativi dell'organizzazione, assicurarsi che i giorni e gli orari dei turni rientrino nei nuovi orari lavorativi.