Gestire gli Orari Lavorativi

Gli Orari Lavorativi definiscono le ore di lavoro di un'organizzazione e sono tipicamente basati sulla sede dell'azienda. Tuttavia, se la Sua organizzazione ha uffici in diversi paesi, gli orari lavorativi seguiti dalla sede principale potrebbero non essere conformi a quelli degli uffici in altri fusi orari. Per risolvere questo problema, Zoho CRM consente di creare turni orari per diversi fusi orari.

Ad esempio, la Sua organizzazione si trova negli Stati Uniti e l'orario lavorativo è dalle 9:00 alle 17:00 nel fuso orario statunitense. Se la Sua azienda estende i propri servizi in altri paesi come Europa, Giappone o India, può creare turni orari per questi specifici fusi orari. Allo stesso modo, se i dipendenti della Sua organizzazione lavorano in orari diversi (turno pomeridiano, turno mattutino), può creare turni per i loro orari di lavoro. Inoltre, può anche creare Liste di Festività per diverse sedi e associarle ai turni.

Impostare gli Orari Lavorativi

Utilizzi gli Orari Lavorativi per definire le ore di lavoro della Sua organizzazione. A seconda delle ore di lavoro della Sua organizzazione, può scegliere 24/7 o 24/5 come orario lavorativo. Inoltre, se la Sua organizzazione segue orari diversi ogni giorno o opera nei fine settimana, può personalizzare gli orari lavorativi in base alle Sue esigenze.

Per impostare gli orari lavorativi

1. Andare su  Setup > General > Company Settings > Business Hours .
   
2. Nella pagina Business Hours , fare clic su Create Business Hour .
   
3. Selezionare un Business Hour dal seguente elenco.
   
   a)  24 Hours x 7 Days  - Selezionare questa opzione se la Sua azienda opera 24/7. b)  24 Hours x 5 Days  - Selezionare questa opzione se la Sua azienda opera 24/5.
   
   
   
   c) Custom Hours - Selezionare questa opzione se si desidera personalizzare i giorni o gli orari lavorativi.
   
   • Same hours every day -  Selezionare questa opzione se gli orari lavorativi dell'organizzazione sono uguali ogni giorno e scegliere gli orari dal menu a discesa.
     
   • Different hours every day - Selezionare questa opzione se gli orari lavorativi dell'organizzazione variano ogni giorno e scegliere gli orari dal menu a discesa.
     
4. Fare clic su  Save .
   

Creare e Assegnare Turni agli Utenti

È possibile creare turni per gli utenti che lavorano in fusi orari o orari diversi. Ad esempio, se un utente lavora per clienti con sede negli Stati Uniti, è possibile creare un turno per il fuso orario statunitense e assegnarlo all'utente. Inoltre, a seconda delle esigenze aziendali, è possibile trasferire un utente da un turno a un altro. Durante il trasferimento, è possibile scegliere di trasferire l'utente immediatamente o in una data successiva. Se un trasferimento è programmato per una data successiva, è possibile selezionare qualsiasi data fino a 6 mesi.

A)  Per creare i turni

1. Andare su  Setup> Company Settings > Business Hours .
   
2. Fare clic su  Create Shift Hours .
   
3. Nella pagina  Create Shift Hours  , inserire il  Shift name .
   
4. Selezionare il fuso orario dal menu a discesa.
   
5. In Shift hours,
   
   a)  Same Hours Everyday  - Selezionare questa opzione se l'orario del turno è uguale ogni giorno e scegliere gli orari dal menu a discesa.
   
   b)  Different Hours Everyday  - Selezionare questa opzione se l'orario del turno varia ogni giorno e scegliere gli orari dal menu a discesa.
   
6. Fare clic su  Save .
   

B)  Per assegnare un turno

1. Modificare il turno creato.
   
2. Selezionare gli utenti dal menu a discesa  AssignTo .
   
3. Fare clic su  Done  e poi su  Save .
   

Aggiungere Ore di Pausa

È possibile includere le ore di pausa per ogni turno, in modo da conoscere l'indisponibilità degli utenti durante un determinato turno. Questo aiuterà a pianificare gli eventi in base alla disponibilità degli utenti. Inoltre, se viene creato un evento durante le ore di pausa, verrà visualizzato un avviso che notifica l'indisponibilità dell'utente.

Come per gli orari dei turni, è possibile scegliere le stesse ore di pausa o ore diverse per ogni giorno della settimana. Di seguito alcuni punti importanti da considerare prima di definire le ore di pausa:

• Un turno può avere un massimo di due ore di pausa.
  
• Le ore di pausa devono essere conformi agli orari del turno.
  

Per aggiungere le ore di pausa

1. Dopo aver definito gli orari del turno, andare su  Break Hours.
      
   
2. Selezionare  Same hours every day  o  Different hours every day  dal menu a discesa.
      
   
3. Selezionare l'orario dal menu a discesa.
   
4. Fare clic su  Done  e  Save .
   

Creare Liste di Festività

In Zoho CRM è possibile creare festività comuni, ovvero festività celebrate universalmente chiamate Festività aziendali, e liste di festività specifiche per gli utenti che lavorano in turni diversi, a seconda della posizione geografica per cui lavorano. È possibile creare liste di festività per l'anno corrente e per l'anno successivo.

Le festività aziendali sono comuni a tutti i dipendenti dell'organizzazione. Ad esempio, per gli utenti che lavorano in turni diversi, ad esempio negli Stati Uniti, nel Regno Unito, in Germania, ecc., la festività aziendale si applicherà a tutti gli utenti indipendentemente dal loro turno. Oltre ad aggiungere manualmente le festività aziendali, è possibile utilizzare l'elenco predefinito di festività per il proprio paese dalla sezione Suggested Holidays. È possibile fare clic su Suggested Holidays sotto l'elenco delle festività per popolare automaticamente le festività, che possono essere modificate o eliminate secondo le proprie esigenze.

1. Andare su  Setup > Company Settings > Holidays .
   
2. Nella pagina  Holidays Details  , fare clic su  Create Holiday List.
   
3. In  Select Year, scegliere l'anno dal menu a discesa
   
4. In  Apply To Shift , selezionare il/i turno/i dal menu a discesa.
   
   (Si noti che questa opzione apparirà solo se sono già stati creati dei turni)
   
5. Scegliere l'  Year  dal menu a discesa.
   
6. Inserire il  Holiday Name  e selezionare la  Date  dal calendario.
   
   (Fare clic sull'icona più per aggiungere altre festività)
   
7. Fare clic su Save.

Nota

• Se si crea un elenco di festività prima di creare i turni, l'elenco di festività sarà applicabile per impostazione predefinita a tutti i turni creati successivamente.
  

C) Per clonare un elenco di festività

1. Nella pagina  Holiday Details , fare clic sul pulsante  Clone accanto all'elenco di festività.
   
2. Aggiungere/eliminare festività o modificare i dettagli nelle festività esistenti.
   
3. Modificare i menu a discesa Select Year e Apply To se lo si desidera.
   
4. Fare clic su  Save .
   

Segnarsi come Non Disponibile nel Calendario

È possibile segnarsi come non disponibile per un determinato momento della giornata nel calendario di Zoho CRM; questo garantirà che l'utente venga avvisato della Sua indisponibilità se viene creato un evento per quell'orario.

Per segnarsi come non disponibile

1. Fare clic sull'icona  Calendar  nel pannello superiore.
   
2. Scegliere una  Date  >  Create .
   
   In alternativa, è possibile fare clic con il tasto destro sulla data specifica.
   
3. Selezionare  Mark As Unavailable .
   
4. Nel pop-up, selezionare  Date and Time .
   
5. Inserire i  Comments , se necessario.
   
6. Fare clic su  Save .
   

Come gli Orari Lavorativi Influenzano Altre Funzioni del CRM

Assegnazione di Eventi

È possibile assegnare un evento all'utente in base alla sua disponibilità. Se un evento viene assegnato in un giorno che è segnato come non disponibile o che non è un giorno lavorativo dell'utente, verrà visualizzato un avviso per riprogrammare l'evento in un altro giorno. È possibile riprogrammare l'evento o assegnarlo comunque indipendentemente dalla disponibilità dell'utente. 

Impostazione della Data di Scadenza negli Eventi Ricorrenti

Se un evento nella Sua organizzazione si ripete a intervalli regolari, è possibile saltare i fine settimana/festività/giorni non lavorativi. Per gli eventi che si ripetono quotidianamente è possibile saltare i fine settimana e le festività. Se l'evento si ripete mensilmente o annualmente è possibile evitare che si ripeta in un giorno non lavorativo dell'utente.

Per ripetere un evento,

1. Selezionare il  Repeat Type  dal menu a discesa e procedere come segue:
   
   a) Daily - Fare clic su  Except weekends and holidays .
   
   b) Custom - Selezionare  Monthly  /  Yearly  dal menu a discesa.
   
   c) Selezionare la casella  Reschedule events to the next working day if the selected day is not a working day .
   
2. Fare clic su  Done .
   

Impostazione della Data di Scadenza nelle Attività Ricorrenti

Se un'attività si ripete ogni giorno, è possibile saltare i fine settimana e le festività; allo stesso modo, se un'attività si ripete annualmente o mensilmente, è possibile saltare il giorno non lavorativo dell'utente.

Per ripetere un'attività,

1. Selezionare il  Repeat Type  dal menu a discesa e procedere come segue:
   
   a) Daily - Fare clic su  Except weekends and holidays .
   
   b) Custom - Selezionare  Monthly  /  Yearly  dal menu a discesa.
   
   c) Fare clic su  Set due date to the next business day if the selected day is not a working day .
   
2. Fare clic su  Done .
   

Regole di Workflow

Trigger Basato su Data/DataOra

È possibile impostare la regola di workflow in modo che si attivi dopo o prima di "n" giorni/ore lavorative per saltare i giorni non lavorativi dell'utente.

Per selezionare la data/ora,

1. In  Workflow Rules , selezionare  Rule Criteria  >  When do you want to execute this rule?
   
2. Selezionare  On a Date/DateTime .
   
3. In Execute, inserire il  Number of days/hours .
   
4. Selezionare  Business hour(s)  /  Business day(s)  dal menu a discesa.
   
5. Fare clic su  Next .
   

Azioni Istantanee

Durante la creazione di attività come azione istantanea, è possibile scegliere la data di scadenza per saltare i giorni non lavorativi.

Per saltare i giorni non lavorativi,

1. Nell'  Instant Action , selezionare  Task .
   
2. Nel pop-up  Assign Task  , selezionare  Business days  dal menu a discesa.
   

Azioni Programmate

Le azioni programmate possono essere impostate per attivarsi dopo "n" giorni/ore lavorative per saltare i giorni non lavorativi dell'utente.

Per saltare i giorni non lavorativi,

1. Fare clic su  Scheduled Actions .
   
2. In  Execute , inserire il numero di giorni.
   
3. Selezionare  Business hour(s) /  Business day(s)  dal menu a discesa. 
   

Attività nella Transizione di Blueprint

Durante la definizione di un'attività nelle transizioni di Blueprint, è possibile saltare i giorni non lavorativi dell'utente, per garantire che la data di scadenza sia programmata quando l'utente è disponibile.

Per impostare la data di scadenza dell'attività,

1. In  Blueprint Transitions  > fare clic su  After .
   
2. Selezionare  Task , in  Due date  inserire il numero di giorni.
   
3. Selezionare  Business days  dal menu a discesa.
   
4. Fare clic su  Save .
   

Gli Orari Lavorativi definiscono le ore di lavoro di un'organizzazione e sono tipicamente basati sulla sede dell'azienda. Tuttavia, se la Sua organizzazione ha uffici in diversi paesi, gli orari lavorativi seguiti dalla sede principale potrebbero non essere conformi a quelli degli uffici in altri fusi orari. Per risolvere questo problema, Zoho CRM consente di creare turni orari per diversi fusi orari.

Ad esempio, la Sua organizzazione si trova negli Stati Uniti e l'orario lavorativo è dalle 9:00 alle 17:00 nel fuso orario statunitense. Se la Sua azienda estende i propri servizi in altri paesi come Europa, Giappone o India, può creare turni orari per questi specifici fusi orari. Allo stesso modo, se i dipendenti della Sua organizzazione lavorano in orari diversi (turno pomeridiano, turno mattutino), può creare turni per i loro orari di lavoro. Inoltre, può anche creare Liste di Festività per diverse sedi e associarle ai turni.