Aggiunta, importazione, modifica e reinvito degli utenti

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

In Zoho CRM, un utente è colui che gestisce i record, sia propri che quelli condivisi da altri utenti, all'interno dell'organizzazione. Oltre ad accedere ai dati del CRM, alcuni utenti possono svolgere funzioni amministrative per il corretto funzionamento dell'account CRM. In qualità di amministratori, è possibile aggiungere utenti all'account Zoho CRM dell'organizzazione, consentendo ai dipendenti di svolgere le proprie attività quotidiane in modo indipendente.

L'aggiunta di utenti nel CRM si basa sull'edizione sottoscritta e sul numero di licenze utente. Ogni utente può accedere al proprio account con un indirizzo email e una password. A ogni utente viene assegnato un ruolo e un profilo. Il profilo determina a quali funzionalità l'utente può accedere e il ruolo determina a quali dati l'utente può accedere in base alla gerarchia dell'organizzazione.

Alcuni componenti aggiuntivi e plug-in di Zoho CRM devono essere abilitati per gli utenti prima che possano accedere alla funzionalità, come le licenze per l'edizione mobile, il componente aggiuntivo Zoho Mail, il plug-in per Microsoft Outlook e altro ancora. Vedi anche Gestione profilo

Disponibilità

Autorizzazione richiesta
Gli utenti con l'autorizzazione Gestione utenti nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.

Tipi di profili utente

Amministratori: Utenti che possono accedere all'intero sistema. Deve esserci almeno un Amministratore che possa accedere a tutti i dati e le funzionalità del proprio account Zoho CRM . Esempio: CEO o qualsiasi livello superiore nella gerarchia dell'organizzazione come dirigenti o top management.

Utenti standard: Utenti che possono accedere ai dati in base alle autorizzazioni (profili) e ai ruoli definiti nell'organizzazione. Esempio: Responsabili vendite, responsabili marketing, agenti di supporto, ecc.

Gli utenti con l'autorizzazione Gestione utenti abilitata nel proprio profilo possono accedere all'elenco degli utenti e svolgere attività come l'aggiunta di singoli utenti, l'importazione di più utenti, la modifica e l'aggiornamento dei dettagli degli utenti esistenti e la visualizzazione delle app e dei componenti aggiuntivi attivati per ciascun utente. La pagina dei dettagli di un utente fornirà anche informazioni sui plug-in e i componenti aggiuntivi attivati per l'utente. Assicurarsi di aver creato i ruoli e i profili appropriati prima di aggiungere o importare utenti, poiché dovranno essere assegnati agli utenti aggiunti.

Punti da considerare durante l'aggiunta degli utenti

Una volta creato l'account, il super amministratore deve confermare l'account. Se un utente viene invitato prima della conferma, l'email di invito non verrà inviata. Il super amministratore deve confermare l'account e reinvitare l'utente.
L'Amministratore aggiunge un utente fornendo alcuni dettagli di base come nome, indirizzo email, ruolo e profilo.
È possibile aggiungere più utenti anche importando un file con dettagli come nome, email, indirizzo, ruolo e profilo.
Quando gli utenti vengono aggiunti manualmente, il sistema invia automaticamente un'email di invito all'indirizzo email dell'utente . Altri dettagli come numeri di telefono, indirizzo, foto, fax, sito web, data di nascita, lingua, ecc. possono essere inseriti dopo l'aggiunta dell'utente.
Se gli utenti vengono importati nel sistema, gli inviti via email devono essere inviati manualmente facendo clic sul pulsante reinvita . Altri dettagli come numeri di telefono, indirizzo, foto, fax, sito web, data di nascita, lingua, ecc. possono essere inseriti dopo l'aggiunta dell'utente.
Gli utenti devono accettare l'invito facendo clic sul link di accesso nell'email di invito entro 7 giorni dalla ricezione .
Dopo aver accettato l'invito, l'utente completa quanto applicabile tra le seguenti opzioni:
- L'utente è nuovo su Zoho e non possiede un account Zoho:
  - Dopo aver fatto clic sul link di accesso nell'email, l'utente verrà reindirizzato alla pagina di registrazione.
  - L'utente si registrerà e creerà un account con Zoho.
  - Dopo aver creato l'account, l'utente deve fare clic sul pulsante Continua l'accesso .
  - L'utente deve confermare l'indirizzo email accedendo al link inviato nell'email di conferma.
- L'utente possiede già un account con Zoho, ma non possiede un account Zoho CRM:
  - Dopo aver fatto clic sul link di accesso nell'email, l'utente deve fare clic sul pulsante Continua l'accesso .
  - L'utente verrà connesso all'account Zoho CRM associato all'account dell'azienda.

Aggiunta degli utenti

Nell'Edizione Gratuita è possibile aggiungere fino a 3 utenti. Nelle altre Edizioni, il numero di utenti che è possibile aggiungere dipende dalle licenze utente acquistate.

Per aggiungere utenti

Accedere a Zoho CRM con privilegi di Amministratore .
Anche gli utenti con l'autorizzazione Gestione utenti nel proprio profilo possono aggiungere utenti.
Andare su Impostazioni > Generali > Utenti .
Nella pagina Utenti , fare clic su + Aggiungi nuovo utente .
Nella pagina Aggiungi nuovo utente , inserire i seguenti dettagli:
- First Name & Last Name : Inserire il nome dell'utente.
- Email : Inserire un indirizzo email valido dell'utente che non sia già stato utilizzato per creare un account Zoho CRM.
  Un invito verrà inviato a questo indirizzo email.
- Role : Scegliere il ruolo dell'utente nell'organizzazione.
- Profile : Scegliere un profilo che definisca i diritti di accesso dell'utente nel proprio account Zoho CRM.
  È possibile aggiungere altri dettagli come numeri di telefono, indirizzo, foto, fax, sito web, data di nascita, lingua, ecc., dopo aver aggiunto l'utente.
- Territory : Assegnare un territorio all'utente.
  Questa opzione sarà disponibile solo se si abilitano i Territori.
  
  È obbligatorio inserire i dettagli First Name, Email, Role e Profile .
Fare clic su Save .
Il sistema invia un invito all'indirizzo email dell'utente. Solo quando l'utente accetta l'invito, lo stato dell'utente cambierà in Confermato .

Importazione degli utenti

L'importazione degli utenti è un modo conveniente per aggiungere più utenti nel sistema CRM o aggiornare le informazioni degli utenti esistenti. Gli utenti con profilo Amministratore o autorizzazione Gestione utenti possono importare utenti nel proprio account dell'organizzazione

Formati supportati per l'importazione : .xls, .xlsx, .csv

Limitazioni dell'importazione: È possibile importare un massimo di 1000 utenti alla volta. Tuttavia, il numero di utenti che possono essere aggiunti all'account CRM dipende dal numero di licenze utente acquistate.

Nota:

Durante l'importazione, gli utenti vengono associati al Role e al Profile utilizzando Role Name o Role ID e Profile Name o Profile ID.
Gli utenti esistenti possono essere aggiornati in base allo User ID o all'indirizzo Email.
Una volta importati gli utenti, le email di invito non vengono inviate agli utenti. Devono essere invitati manualmente facendo clic sul pulsante reinvita .
In base all'edizione CRM sottoscritta e al numero di licenze utente disponibili, gli utenti verranno importati. Ad esempio, se l'edizione CRM consente 3 utenti e ne avete già 2, solo un utente (il primo utente menzionato nel file di importazione) verrà aggiunto all'account CRM.

Per importare gli utenti

Andare su Setup > General > Users.
Nella scheda Users, fare clic sul menu accanto al pulsante +New User e scegliere l'opzione Import Users
Nella pagina Import Users , è possibile fare clic su Trascina e rilascia il file, oppure sfogliare il file. È anche possibile scaricare un file di esempio per compilare i dati degli utenti e poi importarlo.
Fare clic su Next .
Nella schermata Cosa si desidera fare con i record nel file?, scegliere Aggiungi come nuovi utenti o Aggiorna solo utenti esistenti, oppure Entrambi.
Se si sceglie Aggiorna solo utenti esistenti o Entrambi, procedere come segue:

In Trova utenti esistenti in base a, scegliere User ID o Email.
Selezionare 'Non aggiornare i valori vuoti per gli utenti esistenti' per evitare la sovrascrittura dei valori vuoti per gli utenti esistenti.

Fare clic su Next .
Mappare i campi importati con i campi CRM appropriati
Fare clic su Next per completare l'importazione.

Vedi anche: Importazione dei dati in Zoho CRM

In base all'edizione CRM sottoscritta e al numero di licenze utente disponibili, gli utenti verranno importati. Ad esempio, se l'edizione CRM consente 3 utenti e ne avete già 2, solo un utente (il primo utente menzionato nel file di importazione) verrà aggiunto all'account CRM.

Nota:

Mancata corrispondenza del Data Center

Durante l'aggiunta di un utente o l'importazione di utenti nel proprio account, se l'indirizzo email dell'utente è già registrato presso un data center, non sarà possibile registrarlo con un altro data center. Ad esempio, se il Sig. John Parker è registrato con l'indirizzo email john.parker@zylker.com nel data center EU, non sarà possibile aggiungerlo nel data center US utilizzando lo stesso indirizzo email.

Tuttavia, è possibile aggiungere lo stesso utente al proprio account utilizzando le opzioni seguenti:

Richiedere all'utente di eliminare la registrazione con il data center esistente e poi aggiungerlo al proprio account.
Richiedere all'utente di migrare il proprio account al data center dell'organizzazione.

Mappatura degli orari dei turni durante l'importazione degli utenti

Le Informazioni locali degli utenti includono i campi relativi ai turni - Turno corrente, Turno successivo e Turno effettivo - per ogni utente. Durante l'importazione degli utenti, è possibile mappare i dati relativi ai turni dal file con questi campi in Zoho CRM manualmente o utilizzando Applica mappatura automatica.

È possibile mappare i campi del turno corrente e del turno successivo del file con Shift Hour Id o Shift Name dei campi Current Shift e Next Shift in Zoho CRM rispettivamente.

Allo stesso modo, è possibile mappare il campo contenente la data di efficacia del turno successivo con il campo Shift Effective From in Zoho CRM. È anche possibile selezionare un Date Pattern per determinare come le date vengono visualizzate nel CRM.

Dopo aver importato gli utenti con i relativi campi dei turni mappati, tutti i dati dei turni corrispondenti possono essere visualizzati nelle Informazioni locali degli utenti.

Modifica degli utenti

Quando si aggiunge un utente, si inizia specificando solo il nome, l'indirizzo email, il ruolo e i dettagli del profilo. È possibile aggiungere altri dettagli dell'utente come numeri di telefono, indirizzo, foto, fax, sito web, data di nascita, lingua, ecc., successivamente, quando necessario.

Per modificare i dettagli di un utente

Andare su Setup > General > Users.
Nella pagina Users , selezionare l'utente dall'elenco per modificare i dettagli dell'utente o aggiungere ulteriori informazioni.
Nella sezione Dettagli utente , fare clic su Edit per la sezione corrispondente in cui si desidera modificare i dettagli dell'utente. È possibile fornire i seguenti dettagli:
- Phone, Mobile, Website, Fax e Date of Birth: Inserire le informazioni di contatto e biografiche dell'utente.
- Address Information: Inserire i dettagli completi dell'indirizzo dell'utente.
- Language: Impostare la lingua per l'account Zoho CRM dell'utente.
- Country Locale: Selezionare il Paese dell'utente dall'elenco.
- Date Pattern: Selezionare il formato preferito della data dall'elenco delle opzioni disponibili. (Il formato della data verrà popolato in base al Paese dell'utente e può essere modificato in base alle preferenze individuali).
- Time Format: Scegliere tra il formato orario a 12 ore o a 24 ore.
- Time Zone: Impostare il fuso orario per l'account Zoho CRM dell'utente.
Fare clic su Save .

Reinvito degli utenti

Qualsiasi utente aggiunto manualmente riceverà un'email di invito con un link per accedere all'account CRM. Se un utente non accetta l'invito inviato dall'Amministratore entro sette giorni, l'amministratore può reinviare l'invito agli utenti. Gli utenti che non hanno accettato l'invito ad accedere all'account CRM dell'organizzazione verranno elencati in Utenti non confermati . Qui è possibile reinviare un invito solo agli utenti non confermati. Se l'utente è disattivato, sarà necessario attivarlo prima. Vedi anche Attivazione utenti

In alternativa, se si importano gli utenti tramite la funzionalità di importazione, l'email di invito utilizzando l'opzione Reinvita deve essere inviata manualmente a ciascun utente.

Per reinvitare un utente

Accedere a Zoho CRM con privilegi di Amministratore .
Andare su Setup > General > Users.
Nella pagina Users , selezionare l'utente desiderato. Nella sezione Dettagli utente fare clic su Reinvita.
In alternativa, è possibile andare alla vista Utenti non confermati e selezionare l'utente da reinvitare. Un'email di invito verrà inviata all'indirizzo email dell'utente.

Punti da ricordare:

Quando si viene invitati all'account CRM dell'Azienda A e...	Cosa è necessario fare
Non si possiede un account CRM esistente.	Fare clic sul link di accesso nell'email di invito per accedere all'account dell'Azienda A.
Si fa già parte dell'account dell'organizzazione Azienda B.	Fare clic sul link di accesso nell'email di invito per accedere all'account dell'Azienda A poiché Zoho CRM supporta l'accesso a più organizzazioni CRM utilizzando lo stesso indirizzo email.