FAQ: Processo di approvazione

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Cos'è un processo di approvazione?

I processi di approvazione consentono alle organizzazioni di semplificare l'approvazione di diverse attività aziendali in Zoho CRM.

Ad esempio, un'organizzazione potrebbe aver bisogno che un membro senior approvi ordini di vendita, budget, spese in conto capitale, sconti, ferie, permessi o documenti prima che vengano elaborati.

Potrebbero esserci altre situazioni nella Sua azienda in cui determinate azioni necessitano dell'approvazione di uno o più decisori senior.

Ad esempio, i rappresentanti commerciali che offrono sconti sui prodotti ai clienti necessitano dell'approvazione del loro responsabile prima di procedere. I responsabili marketing che pianificano una campagna potrebbero aver bisogno dell'approvazione sia del direttore marketing che del direttore finanziario per procedere con la campagna. In questi casi, il processo di approvazione risulta utile poiché può semplificare le operazioni creando un processo affidabile e ripetibile che invia automaticamente le richieste di approvazione agli approvatori designati. Creando un processo, è possibile garantire un approccio sistematico che previene ritardi e stabilisce uniformità tra i membri del team.

Qual è l'ordine in cui i processi di approvazione sono disposti per impostazione predefinita?

I processi di approvazione sono disposti in ordine cronologico, con il primo processo creato in cima alla lista. Tutti i processi di approvazione sono ordinati secondo l'ordine in cui sono stati creati nel Suo account CRM.

Chi può essere designato come approvatore?

Qualsiasi utente CRM può essere designato come approvatore. Il processo di approvazione non dipende dal tipo di profilo dell'utente. Questi utenti possono essere selezionati da qualsiasi ruolo, profilo, gruppo, livello, responsabile o proprietario del record. I livelli disponibili per la selezione dipendono dal numero di livelli definiti nella gerarchia dei ruoli dell'organizzazione. È possibile selezionare quanti livelli nella gerarchia al di sopra del proprietario del record debba essere inviata la richiesta di approvazione. Inoltre, tutti gli utenti CRM con privilegi di Amministratore potranno visualizzare i record in "My Jobs" e approvarli o rifiutarli per impostazione predefinita.

È possibile aggiungere utenti come approvatori anche durante la creazione del processo di approvazione. Detto questo, è anche possibile abilitare il permesso del profilo affinché l'utente possa essere un approvatore.

Per abilitare il permesso del profilo per il processo di approvazione:

Andare su Setup > Security Control > Profiles.
Fare clic sul profilo dall'elenco dei profili.
Nella pagina del profilo, andare su Setup Permissions > Automation > Approval.
Attivarlo.

Suggerimento:

Prima di configurare il processo di approvazione, è consigliabile verificare il permesso del profilo degli utenti che si desidera impostare come approvatori.
Per impostazione predefinita, non è possibile modificare i permessi per i profili predefiniti, Standard e Administrator.

Veda anche>> Aggiungere un processo di approvazione

Un utente che non ha accesso al record può approvarlo?

Sì, un utente che non ha accesso al record può approvarlo, se è stato designato come approvatore per quella regola.

Un utente con profilo amministratore può approvare i record in "My Jobs" anche se non gli sono stati assegnati. È possibile fare clic su "View records that are awaiting approval by other users" e approvarlo.

Per saperne di più sull'approvazione dei record, qui.

Dove posso trovare i record in attesa di approvazione?

I record in attesa di approvazione possono essere visualizzati nella scheda Approval del modulo My Jobs. È possibile approvare o rifiutare i record da qui. Come approvatore, è anche possibile rifiutare o delegare l'approvazione del record a un altro utente.

Nota: un record può essere convertito, modificato o eliminato solo dopo essere stato approvato.

Se Lei è un Amministratore CRM, potrà anche visualizzare i record che appartengono ad altri approvatori.

Per saperne di più sull'approvazione dei record, qui.

Dove posso visualizzare la cronologia delle approvazioni?

La cronologia delle approvazioni fornisce un elenco dei record che sono stati inviati per l'approvazione. Le approvazioni verranno visualizzate in ordine cronologico. È possibile utilizzare il tipo di modulo, l'utente (approvatore), lo stato (rifiutato, approvato, delegato, ecc.) o il periodo per filtrare i record.

Per visualizzare la cronologia delle approvazioni:

Andare al modulo My Jobs > Approval Process > Approval History nell'angolo in alto a destra.

Per saperne di più sulla visualizzazione della cronologia delle approvazioni, qui.

Come funziona il processo di approvazione quando c'è più di un approvatore?

È possibile impostare come deve avvenire l'approvazione selezionando una delle seguenti opzioni:

Anyone: qualsiasi approvatore può approvare il record.
Everyone: tutti gli approvatori devono approvare il record per inviarlo alla fase successiva.

È possibile scegliere se l'approvazione deve avvenire in parallelo o in sequenza.

Sequenziale: il record verrà inviato all'approvatore successivo nella coda solo quando sarà stato approvato o rifiutato dall'approvatore precedente. L'approvatore in cima alla lista è il primo approvatore.

Parallelo: tutti gli approvatori devono approvare il record per l'invio finale. Non segue alcuna sequenza particolare come nel caso dell'approvazione sequenziale.

Nota: l'opzione per l'approvazione parallela o sequenziale sarà disponibile solo se si sceglie Everyone in Set overall Approval method.

Per saperne di più sulla selezione degli approvatori, qui.

Posso eseguire un processo di approvazione quando un record viene modificato?

Sì, il processo di approvazione può essere eseguito quando un record viene modificato. Può anche essere eseguito quando un record viene creato o quando un record viene modificato o creato. I record in attesa di approvazione possono essere visualizzati nel modulo My Jobs. È possibile scegliere tra la modifica e la creazione del record durante la creazione del processo di approvazione oppure modificarlo successivamente.

Per saperne di più sull'esecuzione del processo di approvazione, qui.

Come posso sapere se un record è in attesa di approvazione? Quali azioni possono essere eseguite sul record?

Un avviso email generato dal sistema viene inviato agli approvatori, comunicando che un record è stato inviato e necessita della loro approvazione. Inoltre, i record avranno un'icona a forma di lucchetto accanto, che indica che il record è stato inviato per l'approvazione. L'approvatore può controllare il modulo My Jobs, esaminare il record e quindi approvarlo, delegarlo o rifiutarlo.

Le seguenti condizioni si applicano mentre un record è in attesa di approvazione:

Le opzioni Converti, Elimina e Modifica saranno disabilitate.
Il record può essere visualizzato nella vista elenco del modulo come record bloccato. È possibile identificarlo tramite il simbolo del lucchetto.
Le opzioni In attesa di approvazione e Rispondi (Approva, Delega o Rifiuta) saranno disponibili nella pagina di dettaglio.

Cosa succede quando un record soddisfa i requisiti di più di una regola?

Se un record soddisfa i requisiti di più di una regola, verrà inviato per l'approvazione alla regola con cui ha trovato corrispondenza per prima. È possibile riordinare le voci delle regole secondo necessità per fare in modo che il sistema verifichi prima la corrispondenza con le regole a priorità più alta.

Per riordinare le voci delle regole:

Andare su Setup > Process Management > Approval Processes.
Aprire un processo di approvazione e fare clic su Reorder Rules nell'angolo in alto a destra.
Trascinare e rilasciare le regole per modificare il loro ordine di esecuzione.
Fare clic su Save New Order.

È possibile assegnare azioni automatiche agli utenti all'approvazione dei record?

Sì, è possibile configurare un insieme di azioni che avverranno automaticamente ad ogni approvazione, se ci sono più approvatori, o all'approvazione finale.

Azioni configurabili ad ogni approvazione: aggiornamenti dei campi nel record. Ad esempio, dopo ogni approvazione un campo viene aggiornato per visualizzare "1a approvazione completata", "2a approvazione completata", ecc.
Azioni configurabili all'approvazione finale: invio di avvisi email, aggiornamento dei campi, assegnazione di attività, chiamata di webhook, chiamata di funzioni e attivazione di funzioni personalizzate.

Per saperne di più sull'associazione delle azioni, qui.

Chi riceve un'email se un record viene rifiutato?

È possibile configurare un avviso email da inviare in caso di rifiuto di un record a diversi utenti:

Responsabile del richiedente: il responsabile del richiedente che invia un record per l'approvazione riceverà un avviso email in caso di rifiuto. Il responsabile è la persona immediatamente superiore al richiedente nella gerarchia dei ruoli configurata nel CRM.
Everyone Approved: se ci sono più approvatori, tutti gli approvatori riceveranno una notifica email in caso di rifiuto.
Both: questa opzione invia una notifica di rifiuto sia al responsabile del richiedente che agli approvatori quando il record viene rifiutato.

Per selezionare queste opzioni:

Aprire un processo di approvazione e fare clic su Edit.
Scegliere Action(s) in caso di Rejection.
Fare clic su Email Notifications e scegliere l'utente a cui inviare la notifica.

Per quanto tempo un record può rimanere nello stato Rifiutato?

Un record rifiutato può essere reinviato per l'approvazione entro 180 giorni dal rifiuto. Un pulsante di reinvio verrà visualizzato nella pagina di dettaglio del record.

In cosa differisce il processo di approvazione dal processo di revisione?

Nel processo di approvazione, l'intero record viene inviato per l'approvazione e l'approvatore può controllare ogni campo e allegato prima di approvare o rifiutare il record. Non tutti i record saranno in attesa di approvazione, solo i record che soddisfano i criteri della regola verranno inviati per l'approvazione.

Nel processo di revisione, invece, è possibile contrassegnare i campi che i revisori devono controllare e questi possono approvare o rifiutare ogni campo e fornire una motivazione per il rifiuto. Tutti i record verranno inviati per la revisione poiché il campo deve essere verificato. È possibile configurare un messaggio di rifiuto personalizzato, che può essere inviato al richiedente del record, al revisore e agli amministratori CRM.

Per saperne di più sulle differenze, qui.

Come viene abbinato un record a una regola se viene reinviato?

Quando un record viene reinviato, viene verificato se corrisponde ai criteri di una delle voci di regola disponibili nel seguente ordine:

Per prima cosa, il sistema verificherà se il record corrisponde ancora ai criteri del processo da cui è stato originariamente rifiutato.
Se non corrisponde ai criteri originali, verrà eseguita una verifica su tutte le voci di regola e il record verrà bloccato in base al risultato.
Se non corrisponde a nessuna voce di regola, verrà sbloccato dal processo di approvazione e spostato nella vista elenco del modulo.

Un record approvato può rientrare in un processo di approvazione?

Sì, è possibile che un record precedentemente approvato rientri per soddisfare i criteri di regola di un processo di approvazione a causa di modifiche.

Questo può accadere se i criteri della regola sono impostati su Create or Edit o Edit Only di un record. Si noterà che il record è bloccato e sarà elencato in My Jobs in attesa di approvazione.

Cosa succede ai record in attesa di approvazione se il processo di approvazione viene eliminato?

È possibile eliminare un processo di approvazione in qualsiasi momento. I record in attesa di approvazione verranno sbloccati nella vista elenco del rispettivo modulo.

Per saperne di più sul riordinamento delle regole, qui.

Alcuni record sono bloccati per la modifica e in attesa di approvazione, ma la scheda Approval indica "No pending approvals". Come è possibile?

La scheda Approval mostra solo i record in attesa della Sua approvazione, ovvero dell'utente che ha effettuato l'accesso al CRM. Se alcuni record risultano bloccati per la modifica, potrebbe essere perché sono in attesa dell'approvazione di altri utenti nella Sua organizzazione.

La pagina di dettaglio dei record contiene informazioni su quale approvazione i record sono in attesa.

Posso modificare l'ordine dei processi di approvazione e delle loro regole? Cosa succede quando li riordino?

Sì. È possibile riordinare i processi di approvazione e le voci delle regole in base alle proprie esigenze. Si ricordi che il record che soddisfa i criteri della prima regola nel primo processo verrà inviato per l'approvazione. Pertanto, è consigliabile assicurarsi che i processi e le regole siano organizzati di conseguenza.

Per riordinare le voci delle regole:

Andare su Setup > Process management > Approval Process.
Aprire l'elenco dei processi di approvazione
Per riorganizzare l'ordine, selezionare il modulo per il quale si desidera riordinare il processo di approvazione.
Fare clic su Reorder Processes in alto a destra.
Trascinare e rilasciare le regole per modificare il loro ordine di esecuzione.
Fare clic su Save.

Quando si riordinano le voci delle regole, il sistema verificherà i criteri delle regole nel nuovo ordine elencato per trovare una corrispondenza per il record. Se il record soddisfa i criteri di più di una voce di regola, verrà inviato alla regola con cui ha trovato corrispondenza per prima. Per impostazione predefinita, le voci delle regole sono elencate in ordine cronologico, con la prima regola creata in cima alla lista.

Nota: è possibile riordinare solo le regole dello stesso modulo.

Posso modificare il modello dei criteri di regola con cui viene eseguito un processo di approvazione?

Quando si specificano più criteri di regola per un processo di approvazione, le regole vengono eseguite secondo un determinato modello, una dopo l'altra. Questo è rappresentato da AND/OR. Man mano che si specificano i criteri, viene creato un modello predefinito per le regole. Tuttavia, questo può essere modificato anche manualmente.

Per modificare il modello dei criteri, procedere come segue:

Selezionare Setup > Process Management > Approval Processes.
In Rule Criteria, specificare le regole.
Fare clic su Edit Pattern per modificare il modello manualmente.

Posso rimuovere il modulo "My Jobs" dal mio CRM?

No, non è possibile rimuovere o rinominare il modulo "My Jobs". Esiste per impostazione predefinita, proprio come la scheda Home.

Perché non riesco a configurare un processo di approvazione?

Non sarà possibile configurare un processo di approvazione se non si dispone del permesso Manage automation abilitato per il proprio profilo.

Per abilitare il permesso Manage Automation per il proprio profilo:

Con privilegi o profilo di Amministratore, andare su Setup > Security Control > Profiles.
Scegliere il profilo dall'elenco per il quale si desidera abilitare l'automazione.
Andare su Automation in Setup Permission e attivare il pulsante Manage Automation.

Ho modificato i criteri di regola per un processo. In questo caso, cosa succede ai record in attesa di approvazione secondo la regola precedente?

I record che sono già stati inviati per l'approvazione non subiranno modifiche in base alle modifiche nei criteri di regola.

Gli approvatori selezionati nella regola precedente potranno comunque approvarli.

Solo i record creati dopo la modifica della regola verranno inviati per l'approvazione secondo la nuova regola.

Se configuro più azioni all'approvazione, quale azione viene eseguita per prima?

Non esiste una sequenza specifica in cui le azioni vengono attivate all'approvazione dei record. Tutte le azioni verranno eseguite simultaneamente quando un record verrà approvato.

Nel processo di approvazione sequenziale, qual è la logica applicata alla sequenza?

Quando si sceglie il processo di approvazione sequenziale, l'utente menzionato per primo, in cima alla lista, sarà la prima persona ad approvare il record, seguito dall'utente successivo e così via fino all'approvazione finale.

Per aggiungere un metodo di approvazione sequenziale:

Andare su Setup > Process Managment > Approval Processes > Scegliere la regola dall'elenco
Selezionare la regola dall'elenco per la quale si desidera aggiungere l'approvazione sequenziale.
Modificare "Who should approve" e scegliere l'ordine in cui si desidera che gli utenti approvino i record. È possibile scegliere tra utenti, ruoli, gruppi, livelli, responsabile e proprietario del record.
Impostare il metodo di approvazione complessivo su Everyone e specificare l'ordine come Sequential.
Fare clic su Done

La sequenza è stata aggiunta con successo ai criteri della regola di approvazione.

Esiste un limite al numero di azioni che possono essere create all'approvazione o al rifiuto dei record?

È possibile creare 5 azioni all'approvazione e 4 azioni al rifiuto dei record. Inoltre, è possibile avere una voce per azione.

Azioni all'approvazione:

Assign Task
Update Field
Email Notifications
Call Webhooks
Call Functions

Azioni al rifiuto:

Update Field
Email Notification
Call Webhooks
Call Functions

Esiste un limite al numero di approvatori che possono essere scelti per processo di approvazione?

Sì, esiste un limite al numero di approvatori che possono essere scelti per processo di approvazione.

Il limite al numero di approvatori dipende dal limite al numero di voci. È possibile creare fino a 10 voci in "Who should approve".

Si noti che "10" è il limite al numero di voci e non di persone.

Il numero di voci sarà uguale al numero di persone nel caso in cui ogni voce sia per un singolo utente. Ad esempio, sono state create 10 voci. Questo equivale a 10 utenti. Non è possibile creare ulteriori voci poiché 10 è il limite per il numero di voci.

Tuttavia, quando si lavora con i livelli, c'è una differenza. Nel caso dei livelli, un utente per livello viene scelto come approvatore. Ci sono 2 modi in cui è possibile lavorare con i livelli.

Ad esempio,

Sono state create 10 voci di cui 9 sono utenti individuali e l'ultima indica "3° livello". Se ci sono 4 utenti al 3° livello, uno dei quattro viene selezionato come approvatore. Quindi il numero totale di persone è (9+1=10).
Sono state create 10 voci di cui 9 sono utenti individuali e l'ultima voce indica "Fino al 3° livello". In questo caso, un approvatore per livello verrà selezionato, indipendentemente dal numero di utenti nel livello. Quindi il numero totale di approvatori sarà (9+3 = 12) e non 10. Qui il numero di voci è 10 e le persone sono 12. Questo è possibile poiché il limite si applica solo alle voci e non alle persone.

Nota: un utente per livello viene selezionato in base a chi è elencato per primo.

Esiste un limite al numero di criteri di regola che possono essere impostati per voce di regola?

Sì, è possibile impostare un massimo di 25 criteri di regola diversi per voce di regola in un processo di approvazione.

Nessuno nella mia organizzazione ha approvato un determinato record, ma il record risulta come "approvato". Come è possibile?

I record inviati per l'approvazione verranno approvati automaticamente nei seguenti casi:

È stato scelto Roles in "Who should approve" quando non ci sono utenti associati al ruolo specificato.
È stato scelto Groups in "Who should approve" quando non ci sono utenti associati al gruppo specificato.
L'utente scelto come approvatore è stato disattivato.
Non ci sono utenti al 1° o 2° livello.

Alcuni record corrispondono a un processo di approvazione ma non sono stati inviati per l'approvazione. Perché?

I record creati/modificati che corrispondono ai criteri di regola di un processo dopo la creazione del processo di approvazione sono quelli che verranno inviati per l'approvazione.

Se si trovano record che corrispondono ai criteri impostati ma non sono stati inviati per l'approvazione, significa che sono stati creati/modificati prima della creazione del processo di approvazione.

Quali sono le conseguenze della disattivazione di un processo di approvazione?

Se si disattiva un processo di approvazione, i record creati/modificati che corrispondono ai criteri di regola del processo di approvazione prima della disattivazione rimarranno in attesa di approvazione. Potranno essere approvati dagli utenti selezionati per approvarli.

Una volta disattivato, il processo di approvazione non sarà applicabile ai record che corrispondono alle sue regole dopo la disattivazione.

Qual è lo scopo di Assign Task in Action on approval?

Quando l'opzione Assign Task è selezionata in Action on Approval, viene creata un'attività per l'approvatore. L'attività funge da promemoria per l'utente affinché verifichi i record inviati per la sua approvazione.

Una volta che l'approvatore ha approvato/rifiutato il record, la stessa attività verrà creata per l'approvatore successivo nel processo, nel caso dell'approvazione sequenziale.

Dove compaiono i commenti che inserisco all'approvazione/rifiuto/delega dei record?

I commenti inseriti all'approvazione/rifiuto/delega dei record vengono inviati al proprietario del record come notifica email.

Qual è l'ordine di esecuzione quando tutte le regole di automazione sono configurate nel proprio account CRM?

Se tutte queste configurazioni di automazione sono impostate, verranno eseguite nel seguente ordine:

Assignment Rules: qualsiasi record che entra nel CRM deve avere un proprietario, quindi le regole di assegnazione vengono eseguite per prime.

Review Process: se i record in arrivo soddisfano le condizioni del processo di revisione, devono essere revisionati dal revisore autorizzato prima di poter entrare nel sistema CRM per un'ulteriore elaborazione.

Approval Process: il record entrerà quindi nel processo di approvazione in base ai criteri configurati.

Questi tre processi avverranno in modo sequenziale. Se sono configurate anche regole di workflow, verranno attivate in base ai loro criteri di esecuzione.

Ad esempio, è stata impostata una regola di workflow per cui, se lo stato del lead è "Ready to be engaged", verrà inviata un'email di benvenuto. In questo caso, l'email verrà attivata non appena lo stato corrisponde a questi criteri, indipendentemente dalle altre automazioni.

La Timeline mostrerà l'ordine in cui ogni processo è stato eseguito nel proprio account CRM.

Ci auguriamo che questo elenco di domande frequenti sul processo di approvazione sia stato utile. Se ha ancora domande che non sono state trattate, ce lo faccia sapere qui. Saremo lieti di discuterne con i nostri esperti e aggiungerle in futuro. E non dimentichi di lasciare la Sua valutazione qui sotto :)

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