Configurazione e impostazione dell'integrazione Zoho Finance Suite

1. Alcuni contenuti potrebbero essere disponibili solo per utenti specifici.
2. Si prega di notare che Zoho Subscriptions è ora Zoho Billing.

Nota

• I moduli nativi di inventario di Zoho CRM (inclusi Fatture, Preventivi, Ordini di Vendita e Ordini di Acquisto) sono indipendenti dai sotto-moduli generati dall'integrazione Zoho Finance Suite con CRM. Si noti che non esiste alcuna sincronizzazione tra i moduli nativi di inventario di Zoho CRM e i moduli di Zoho Finance Suite.

Autorizzazioni richieste
Autorizzazioni a livello di modulo e autorizzazioni Zoho Books/Zoho Invoice/Zoho Billing.

 Configurare l'integrazione Zoho Finance Suite in Zoho CRM

La configurazione dell'integrazione Zoho Finance Suite in Zoho CRM include le seguenti operazioni:

• Abilitazione della configurazione
  
• Scelta dei moduli finanziari da includere in Zoho CRM
  
• Impostazione delle impostazioni di sincronizzazione
  
• Scelta dei punti di attivazione CRM (per l'integrazione con Zoho Books)
  
• Impostazione delle autorizzazioni dei profili
  

Configurare Zoho Finance Suite

È possibile configurare il proprio account Zoho Books/Expenses/Billing o l'account di un'altra organizzazione in Zoho CRM.

 Per configurare l'account della propria organizzazione

1. In Zoho CRM, andare su Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite.
   
2. Nella pagina  Integration with Zoho Finance Suite fornire le seguenti informazioni:
   
   • Il proprio indirizzo email (già compilato).
     
   • Organization: Verranno elencate tutte le organizzazioni create nelle applicazioni Zoho Finance. Selezionare quella che deve essere associata a questa integrazione.
     
3. Fare clic su Next.
   

Nota

• Se si abilita l'integrazione quando non si hanno account creati in nessuna delle applicazioni Zoho Finance, verrà richiesto di creare una nuova organizzazione e questa organizzazione verrà creata per le applicazioni Finance selezionate.
  
• Se si dispone di un'organizzazione in una sola delle applicazioni Finance e si abilita l'integrazione per tutti i moduli Finance, l'organizzazione verrà creata automaticamente per le restanti applicazioni Finance.
  
• Se si abilita l'integrazione quando non ci sono organizzazioni associate a nessuna delle applicazioni Zoho Finance per l'indirizzo email configurato, verrà richiesto di creare una nuova organizzazione e questa organizzazione verrà creata per le applicazioni Finance selezionate.
  
• Se esiste un'organizzazione in una sola delle applicazioni Finance e si abilita l'integrazione per tutti i moduli Finance, l'organizzazione verrà creata automaticamente per le restanti applicazioni Finance.
  

Scegliere i moduli Finance da includere in CRM

Una volta inseriti i dettagli di configurazione, selezionare i Moduli Finance da includere in CRM.

• Fatture, Preventivi, Ordini di Vendita e Ordini di Acquisto verranno creati come sotto-moduli nella scheda Zoho Books. Se è stata abilitata l'integrazione per Zoho Invoice, i moduli Fatture e Preventivi verranno creati nella scheda Zoho Invoice .
  
• Spese e Note Spese verranno creati come sotto-moduli nella scheda Zoho Expense.
  
• Zoho Billing sarà disponibile come modulo separato in CRM.

Utenti di integrazione

Gli utenti CRM possono essere aggiunti come Utenti di integrazione da CRM a Zoho Books senza la necessità di nuove licenze in Books. In altre parole, gli utenti di integrazione in Zoho CRM sono utenti CRM standard i cui amministratori possono concedere autorizzazioni specifiche per svolgere determinate attività all'interno dei moduli finanziari come preventivi, fatture, ordini di acquisto, ordini di vendita, secondo necessità. 

Quali autorizzazioni hanno gli utenti di integrazione?

1. Dopo essere stati aggiunti, gli utenti di integrazione possono eseguire tutte le operazioni, inclusa la creazione, la visualizzazione e la modifica dei record all'interno dei moduli Preventivi, Ordini di Vendita, Ordini di Acquisto e Fatture.
2. Gli utenti di integrazione non avranno accesso diretto a Zoho Books.

Nota: 
Quando gli utenti di integrazione fanno parte di più prodotti della suite finanziaria, le loro autorizzazioni vengono applicate collettivamente all'interno di CRM.

Migrazione per utenti esistenti

• Affinché l'integrazione tra Zoho CRM e Zoho Books funzioni senza problemi e per mantenere autorizzazioni utente uniformi, gli utenti esistenti hanno la possibilità di migrare immediatamente.
  
• In alternativa, hanno una finestra di tre mesi per completare la migrazione. Dopo questo periodo, gli utenti verranno automaticamente aggiunti come 'Utenti di integrazione' in base al loro utilizzo del modulo finanziario.
  
• Per facilitare questa operazione, selezionare l'opzione "Migrate Users" per visualizzare e gestire gli utenti comuni a entrambi i sistemi. Facendo clic su "Save", la migrazione backend viene avviata. Successivamente, l'integrazione rispetta l'ambito e le autorizzazioni designate di ciascun utente.
  
• Gli utenti possono migrare inizialmente fino a 1.000 utenti di integrazione. Se devono migrarne di più, possono contattare il team di supporto per ulteriore assistenza.
  
• Gli utenti che fanno già parte di Zoho Books non possono essere aggiunti come utenti di integrazione.
  

Configurare le impostazioni di sincronizzazione

Una volta scelti le applicazioni Zoho Finance da includere, la sincronizzazione dei dati verrà stabilita tra i seguenti moduli in Zoho CRM e Zoho Finance Suite.

• Sincronizzazione Account e relativi contatti: Si applica a tutte le applicazioni Zoho Finance.
  
  • Accounts in Zoho CRM verrà sincronizzato con Contacts in Zoho Finance Suite.
    
  • Contacts in Zoho CRM verrà sincronizzato con Contact persons nelle applicazioni Zoho Finance.
    
• Sincronizzazione Fornitori: Vendors in Zoho Books verrà sincronizzato con Vendors in Zoho CRM. Questa sincronizzazione è applicabile solo per l'integrazione Zoho Books/Zoho Invoice.
  
• Sincronizzazione Prodotti: Products in Zoho CRM verrà sincronizzato con Items in Zoho Books. Questa sincronizzazione è applicabile solo per l'integrazione Zoho Books/Zoho Invoice.
  

Per ciascuno dei moduli sopra menzionati, è possibile mappare i campi per la sincronizzazione.

Per mappare i campi per la Sincronizzazione Contatti

1. Nella pagina di integrazione Zoho Finance Suite, nella sezione Synchronization Settings, fare clic sull'icona Settings nella sezione Contacts Synchronization.
   
2. Nella pagina  ContactSync Settings, specificare quanto segue:
   
   • Quali moduli devono essere sincronizzati con il Contatto di Zoho Finance Suite? - Selezionare un'opzione dall'elenco a discesa.
     
   • Quali record devono essere sincronizzati? - Selezionare le Viste Elenco dal modulo Account/Contatti da cui verranno sincronizzati i record.
     
   • Cosa deve essere fatto sul contatto di Zoho Books quando lo stesso record viene modificato su entrambi i lati? - Durante la sincronizzazione, se ci sono duplicati in Zoho Finance Suite, selezionare un'opzione per Clonare, Sovrascrivere o Ignorare.
     
   • Mappare i campi di Zoho Finance Suite con quelli di Account e Contatti di Zoho CRM (in base alla selezione effettuata).
     
   • Fare clic su Save.
     

Per mappare i campi per la Sincronizzazione Fornitori

1. Nella pagina di integrazione Zoho Finance Suite, nella sezione Synchronization Settings, fare clic sull'icona Settings nella sezione Vendors Synchronization.
   
2. Nella pagina  VendorsSync Settings, specificare quanto segue:
   
   • Quali record devono essere sincronizzati? - Selezionare un'opzione dall'elenco a discesa.
     
   • Cosa deve essere fatto sul fornitore di Zoho Books quando lo stesso record viene modificato su entrambi i lati?- Durante la sincronizzazione, se ci sono duplicati in Zoho Books, selezionare un'opzione per Clonare, Sovrascrivere o Ignorare.
     
   • Mappare i dettagli dei campi Vendors in Zoho Books con quelli di Zoho CRM (in base alla selezione effettuata).
     
   • Fare clic su Save.
     

Per mappare i campi per la Sincronizzazione Prodotti

1. Nella pagina di integrazione Zoho Finance Suite, nella sezione Synchronization Settings, fare clic sull'icona Settings nella sezione Products Synchronization.
   
2. Nella pagina  ContactSync Settings specificare quanto segue:
   
   • Cosa deve essere fatto sull'articolo di Zoho Books quando lo stesso record viene modificato su entrambi i lati? - Durante la sincronizzazione, se ci sono duplicati in Zoho Books, selezionare un'opzione per Clonare, Sovrascrivere o Ignorare.
     
   • Mappare i campi Items con quelli di Products in Zoho CRM.
     
   • Fare clic su Save.
     

 Impostare i punti di attivazione CRM (per l'integrazione Zoho Books/Zoho Invoice)

È possibile creare/accettare/invalidare automaticamente un preventivo e creare/invalidare una fattura in base alle Fasi della Trattativa in Zoho CRM durante l'integrazione Zoho Books/Zoho Invoice. Selezionare uno dei seguenti punti di attivazione se necessario.

• Creare/Accettare/Invalidare un Preventivo in base a una fase della trattativa selezionata.
  
• Creare/Invalidare una Fattura quando un Potenziale viene vinto/perso rispettivamente
  
• Nessuno
  

 Impostare le autorizzazioni dei profili

Per impostare le autorizzazioni per i profili

1. Andare su Setup > Security Control > Profiles.
   
2. Nella pagina Profiles, fare clic sul collegamento Edit per il profilo corrispondente che si desidera modificare.
   
3. Nelle Autorizzazioni a livello di modulo, selezionare la Visibilità Scheda per i moduli Zoho Books/Zoho Invoice e Zoho Expense.
   
4. Nelle sezioni  Autorizzazioni Zoho Books/Zoho Invoice e Zoho Billing selezionare le caselle di controllo per le seguenti autorizzazioni per Fatture, Preventivi, Ordini di Acquisto, Ordini di Vendita e Riepilogo Crediti e Debiti nonché Abbonamenti:
   
   • View - Per visualizzare le transazioni
     
   • Create& Edit - Per creare e modificare le transazioni (Non disponibile per Zoho Billing)
     
   • Email - Per allegare una copia della transazione in un'email e inviarla ai clienti. (Non disponibile per Zoho Billing)
     
5. Fare clic su Save.
   

 Disattivare Zoho Finance Suite

In qualità di amministratore di Zoho CRM, è possibile disattivare l'integrazione Zoho Finance Suite dal proprio account CRM. Se si disattiva l'integrazione Zoho Finance Suite, tutti i dati associati non saranno più disponibili in Zoho CRM.

Per disattivare Zoho Finance Suite

1. Accedere a Zoho CRM con privilegi di amministratore.
   
2. Andare su Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite.
   
3. Nella pagina Integration with Zoho Finance Suite, fare clic su Deactivate.
   Leggere le conseguenze della disattivazione e procedere con la disattivazione.
   
   Si noti che questa disattivazione riguarda tutte le applicazioni Finance integrate in Zoho CRM.

Nota

• È possibile disattivare Zoho Finance Suite interamente o selettivamente.
  
• Se si desidera disattivare un'applicazione e mantenere le altre integrazioni intatte, fare clic sul collegamento Edit nella sezione dei moduli Finance.
  
  Deselezionare la casella di controllo accanto ai moduli che si desidera disattivare e confermare la disattivazione.
  
• In questo caso, solo i dati relativi all'applicazione disattivata andranno persi. Il resto dei moduli Zoho Finance rimarrà intatto.
  

 Note importanti sulla multivaluta

L'integrazione tra Zoho CRM e Zoho Books potrebbe dare origine ad alcuni conflitti minori riguardo alla funzionalità Multivaluta. Tuttavia, questi sono stati gestiti senza problemi in Zoho CRM. Di seguito sono riportate le note riguardanti questi conflitti e come sono stati gestiti.

Conflitto nell'edizione di Zoho CRM

La funzionalità Multivaluta è disponibile in tutte le edizioni di Zoho Books/Zoho Invoice data la necessità di emettere fatture e preventivi per clienti in diversi paesi. In Zoho CRM, tuttavia, la multivaluta è disponibile solo nell'edizione Enterprise.

Mentre la multivaluta è disponibile solo nell'edizione Enterprise di Zoho CRM, l'integrazione Zoho Finance Suite è disponibile sia per l'edizione Enterprise che per l'edizione Professional di Zoho CRM. Questo presenta un conflitto se un utente dell'edizione Professional desidera abilitare l'integrazione Zoho Finance Suite.

Se un utente dell'edizione Professional di Zoho CRM che ha più valute nel proprio account Zoho Books/Zoho Invoice desidera attivare l'integrazione Zoho Finance Suite, la funzionalità multivaluta verrà abilitata per il proprio account Zoho CRM.

L'utente potrà quindi procedere ad aggiungere più valute per il proprio account Zoho CRM. In questo caso, la Valuta Principale verrà recuperata dalle Impostazioni Locali della Valuta nella sezione Informazioni Locali. Per impostare le Impostazioni Locali della Valuta, andare su Settings > Setup > General > Company Details > Locale Information.

Nota

• La funzionalità multivaluta verrà disabilitata nell'account Zoho CRM se l'utente dell'edizione Professional desidera disattivare l'integrazione Zoho Finance Suite.
  

Conflitto nelle Valute Base di Zoho Books/Zoho Invoice e Zoho CRM

Se la Valuta Principale in Zoho CRM non è la stessa della Valuta Base in Zoho Books/Zoho Invoice, questa integrazione non può essere abilitata.

Ad esempio, se la Valuta Principale nel proprio account Zoho CRM è USD e la Valuta Base in Zoho Books/Zoho Invoice è INR, l'integrazione non può essere abilitata. In tal caso, si consiglia di cambiare la Valuta Base in Zoho Books/Zoho Invoice in USD (poiché la Valuta Principale una volta impostata in Zoho CRM non può essere modificata).

Se si scopre che la Valuta Base in Zoho Books/Zoho Invoice è stata utilizzata per tutte le transazioni e non può essere modificata, si prega di scrivere a support@zohocrm.com. Il nostro team di supporto cambierà la Valuta Principale in Zoho CRM. Una volta che le valute sono state impostate uniformemente in entrambi gli account, l'integrazione Zoho Finance Suite potrà essere abilitata.

Conflitto nella definizione del Tasso di Cambio

Esiste un conflitto nel modo in cui i tassi di cambio sono definiti in Zoho CRM e Zoho Books/Zoho Invoice.

Si supponga che la Valuta Principale sia USD sia in Zoho CRM che in Zoho Books. Quando si aggiunge una valuta in Zoho CRM, ad esempio INR, Zoho CRM chiede "1 USD equivale a quanti INR". Invece, quando si aggiunge la stessa valuta in Zoho Books, Zoho Books chiede "Quanti USD equivalgono a 1 INR".

Anche se la Valuta Principale è USD in entrambi i casi, il tasso di cambio è definito come 1 USD = 60 INR in Zoho CRM e in Zoho Books è definito come 0,015 USD = 1 INR. Questo è essenzialmente l'inverso l'uno dell'altro.

Se le fatture emesse in INR vengono inviate a Zoho CRM, vengono convertite nella Valuta Principale (USD) prima di essere rappresentate nelle viste elenco e nei report. Zoho CRM utilizza il tasso di cambio indicato nella fattura (tasso di cambio di Zoho Books) per la conversione. Pertanto potrebbero esserci alcune piccole discrepanze in questo processo di conversione quando il risultato ha più di 9 cifre decimali. Fino a 9 cifre decimali, le cifre sono accurate. La differenza, se presente, è generalmente quasi trascurabile.

Se si desidera visualizzare l'importo esatto, è sempre possibile verificarlo in Zoho Books.

1. Alcuni contenuti potrebbero essere disponibili solo per utenti specifici.
2. Si prega di notare che Zoho Subscriptions è ora Zoho Billing.

Nota

• I moduli nativi di inventario di Zoho CRM (inclusi Fatture, Preventivi, Ordini di Vendita e Ordini di Acquisto) sono indipendenti dai sotto-moduli generati dall'integrazione Zoho Finance Suite con CRM. Si noti che non esiste alcuna sincronizzazione tra i moduli nativi di inventario di Zoho CRM e i moduli di Zoho Finance Suite.

Autorizzazioni richieste
Autorizzazioni a livello di modulo e autorizzazioni Zoho Books/Zoho Invoice/Zoho Billing.