Utilizzare l'integrazione Zoho Finance Suite

1. Alcuni contenuti potrebbero essere disponibili solo per utenti specifici.
2. Si prega di notare che Zoho Subscriptions è ora Zoho Billing.
   

Una volta integrato Zoho Finance Suite in Zoho CRM, sarà possibile eseguire le seguenti azioni per ciascuna delle applicazioni Zoho Finance.

Zoho Books

• La scheda Zoho Books raggruppa i sotto-moduli Invoices, Estimates, Sales Orders e Purchase Orders.
  
• Sarà possibile creare fatture, preventivi, ordini di vendita e ordini di acquisto all'interno del CRM e questi verranno sincronizzati anche con Zoho Books.
• È possibile visualizzare fatture, preventivi, ordini di vendita e ordini di acquisto contestualmente in Zoho CRM.
• È possibile creare viste personalizzate, report e dashboard nel CRM per i moduli di Zoho Books.
• È inoltre possibile vedere una striscia Zoho Finance nella pagina Dettaglio Record di Account/Contatti che visualizza le informazioni relative a Debiti/Crediti.
• È possibile visualizzare le informazioni aggiornate sulle scorte nel modulo Prodotti, nella sezione Informazioni Zoho Finance. Queste vengono recuperate da Zoho Finance Suite.
  
• Utenti di integrazione
  

Zoho Invoice

• La scheda Zoho Invoice raggruppa i sotto-moduli Invoices e Estimates.
  
• Sarà possibile creare fatture e preventivi all'interno del CRM e questi verranno sincronizzati anche con Zoho Invoice.
• È possibile visualizzare fatture e preventivi contestualmente in Zoho CRM
• È possibile creare viste personalizzate, report e dashboard nel CRM per i moduli di Zoho Invoice.

Zoho Expense

• La scheda Zoho Expenses raggruppa i sotto-moduli Expenses e Expenses Reports.
  
• È possibile creare spese e note spese dal CRM e queste verranno sincronizzate anche con Zoho Expense.
• È inoltre possibile visualizzare le informazioni di Zoho Expense contestualmente nel CRM.

Zoho Subscriptions

• Il modulo Zoho Subscription è disponibile una volta integrato Zoho Subscription. Sarà possibile creare abbonamenti all'interno del CRM e questi verranno sincronizzati anche con Zoho Subscriptions.
  
• È inoltre possibile visualizzare l'elenco correlato di Zoho Subscriptions nella pagina dei dettagli del record. 
  
• Sarà possibile visualizzare, aggiungere e modificare le informazioni di Zoho Subscription contestualmente nel CRM.

Zoho Inventory

• Attualmente, non verrà visualizzata una scheda Zoho Inventory. Tuttavia, sarà possibile visualizzare le informazioni di Zoho Inventory contestualmente tramite un elenco correlato e una striscia informativa nelle pagine Dettaglio degli account e contatti correlati. Di seguito un'immagine che mostra lo stato di un pacco - Ad esempio, Spedito, Consegnato e così via. 
  
  Di seguito la striscia informativa nella pagina Dettaglio di un account. I dettagli di Zoho Inventory sono visualizzati nelle sezioni Ordered Items e Shipment in Progress mentre le informazioni di Zoho Books sono visualizzate in Receivables & Payables. 
  
  

Aggiornamento dei record nei moduli di integrazione

È possibile aggiornare lo stato di Fatture, Preventivi, Ordini di Acquisto e Ordini di Vendita direttamente da Zoho CRM.

Quando si invia un Preventivo a un cliente per l'approvazione, a volte il cliente potrebbe accettarlo in modalità offline - ad esempio tramite una telefonata. In tal caso, è possibile contrassegnare manualmente un Preventivo come Accettato direttamente da Zoho CRM.

Allo stesso modo, ci sono molte altre azioni che è possibile eseguire su Fatture, Preventivi, Ordini di Acquisto e Ordini di Vendita direttamente da Zoho CRM. Sono elencate di seguito:

• Contrassegna come Inviata

• Contrassegna come Inviato
  
• Contrassegna come Accettato
• Contrassegna come Rifiutato
  

• Converti in Aperto
• Contrassegna come Chiuso
• Contrassegna come Annullato
• Riapri

• Converti in Aperto
  
• Contrassegna come Cancellato
• Contrassegna come Chiuso
• Riapri
  

Creare record Zoho Finance in Zoho CRM

Per creare record Zoho Finance, non è necessario accedere a nessuna delle applicazioni Zoho Finance. È possibile crearne uno da Zoho CRM. Questo include i moduli Zoho Books - Invoices, Estimates, Sales Orders, Purchase Orders così come i moduli Zoho Expense - Expenses e Expense Reports. 

Per creare un record Zoho Finance in Zoho CRM

1. Accedere alla scheda Zoho Finance desiderata. (Zoho Books/Zoho Expense)
2. Fare clic sul sotto-modulo desiderato. Esempio, Invoices.
3. Fare clic su New [Record]. Esempio, New Invoice. 
   Il modulo Fattura di Zoho Books viene visualizzato all'interno del CRM.
4. Completare i dettagli del [Record] e fare clic su Save per salvare il record.
   Il record Zoho Finance creato nel CRM verrà sincronizzato istantaneamente anche con la rispettiva applicazione Zoho Finance, in questo caso Zoho Books.

Note

• La sincronizzazione dei dati nei moduli transazionali è istantanea. Invece, la sincronizzazione di account, contatti e prodotti avviene una volta ogni 2 ore.
• Tuttavia, è sempre possibile abilitare la sincronizzazione istantanea per account, contatti e prodotti manualmente sia da Zoho Books che da Zoho CRM.
• Per abilitare la sincronizzazione manuale in Zoho CRM, andare su Setup > Extension & APIs > Zoho > Zoho Finance Suite e fare clic su Sync Now nelle sezioni Contacts Sync, Vendors Sync e Products Sync come richiesto.
• Per abilitare la sincronizzazione manuale di account, contatti e prodotti in Zoho Books, fare clic su Settings > Integrations > Zoho Apps > Zoho CRM e abilitare Instant Sync per Accounts and Contacts o Products come richiesto.
  

Visualizzare le informazioni di Zoho Finance Suite contestualmente

Una volta configurata l'integrazione Zoho Finance Suite, gli utenti possono visualizzare le informazioni di Zoho Finance Suite sotto gli account, contatti e trattative associati. Si prega di notare che questa funzionalità sarà disponibile solo per gli utenti che hanno i permessi Zoho Books/Expenses/Subscriptions richiesti abilitati nei loro profili utente. Assicurarsi di aver importato i record degli account da Zoho CRM a Zoho Books/Expenses prima di associare le fatture.

Per visualizzare le informazioni di Zoho Finance Suite contestualmente

1. Fare clic sul modulo Contacts, Accounts, Vendors o Deals e selezionare un record.
2. Nella pagina  [Record Details] del modulo Contacts, Accounts, Vendors o Potentials, andare all'elenco correlato  Zoho Books/Expenses/Subscriptions.
   
   • Elenco correlato Zoho Books.
     
   • Elenco correlato Zoho Expense.
     
   • Elenco correlato Zoho Subscriptions.
     
   • Elenco correlato Zoho Inventory. (Pacchi). 
     
     Tutte le informazioni Zoho Finance associate al record verranno elencate.
     I Purchase Orders vengono visualizzati solo per i Vendors.
     
3. Fare clic sull'icona Refresh accanto a ciascun elenco correlato per visualizzare i record più recenti.
4. Spostare il puntatore del mouse su un record e fare clic sul collegamento PDF per scaricare la fattura/preventivo/ordine di vendita come PDF.
5. È inoltre possibile creare un nuovo record da ciascuno di questi elenchi correlati.
   
   Non è possibile creare un nuovo prodotto dall'elenco correlato Packages.

Inviare informazioni Zoho Finance via Email

Inviare fatture/preventivi/ordini di vendita/ordini di acquisto come PDF ai propri clienti/fornitori dall'interno di Zoho CRM. Solo gli utenti con il permesso Email per Zoho Books possono utilizzare questa funzionalità.

Per inviare transazioni come PDF via email

1. Fare clic sulla scheda Zoho Books.
2. Fare clic sul sotto-modulo desiderato.
3. Nella pagina [Record Details] della fattura/preventivo/ordine di vendita/ordine di acquisto, fare clic sul pulsante Email.
4. Fare clic su una fattura/preventivo/ordine di vendita/ordine di acquisto.
5. Nella pagina dei dettagli, fare clic su Email.
   
   Inserire i dettagli dell'email.
   Per le fatture, è possibile scegliere di Attach Invoice PDF così come Attach Customer Statement.
6. Fare clic su Send.

Note

• Attach Invoice PDF è disponibile per Fatture e Preventivi.
• Attach Customer Statement è disponibile solo per le Fatture.
• Nessuna delle due opzioni è disponibile per ordini di acquisto o ordini di vendita.
  

Creare viste personalizzate

Poiché i moduli Zoho Books e Zoho Subscription sono disponibili come record CRM, è possibile creare viste personalizzate per Fatture, Preventivi, Ordini di Vendita e Ordini di Acquisto all'interno del modulo Zoho Books, così come per il modulo Zoho Subscription.

Ad esempio, è possibile creare una vista elenco personalizzata per le fatture emesse a un determinato account.

Vedere anche: Creare viste elenco personalizzate

Creare report e dashboard

Zoho CRM consente di generare report e dashboard basati sui moduli Zoho Books e Zoho Expense.

Report Zoho Books

Una volta abilitata l'integrazione Zoho Books in Zoho CRM, verrà visualizzata anche una sezione chiamata Zoho Books Reports nel modulo Report. Questa sezione conterrà 6 report predefiniti. Sono i seguenti.

• Importo dovuto per cliente
• Fatture scadute per cliente
• Ordini di acquisto di questo mese
• Vendite per cliente
• Vendite per prodotto
• Vendite per utente
  

Questi report sono predefiniti. È sempre possibile modificare questi report e creare report personalizzati per il modulo Zoho Books. Se è stato integrato Zoho Invoice, verranno visualizzati i report di Zoho Invoice.

Di seguito uno screenshot di un report Fatture creato per mostrare quante fatture sono in scadenza ogni giorno nei prossimi 5 giorni.

Vedere anche: Creazione di Report

È inoltre possibile creare una dashboard Zoho Books con diversi componenti provenienti dai Report di Zoho Books. Ecco una dashboard che mostra quante fatture sono in scadenza ogni giorno nei prossimi 5 giorni.

Vedere anche: Creazione di dashboard

Report Zoho Expense

I report Zoho Expense per Zoho CRM offrono un'ottima visione delle spese correlate alle vendite. Supponiamo che, per generare nuovi affari, Lei viaggi per incontrare un gruppo di potenziali clienti. Potrebbe aver annotato le spese di viaggio, alloggio e altre spese per l'intero viaggio - ma come scoprire se queste spese hanno dato i loro frutti?

Questo è possibile solo osservando l'importo di ogni trattativa chiusa rispetto alle spese sostenute per la stessa. Ma farlo è complicato finché i dettagli delle spese e i dati di vendita sono disponibili in strumenti diversi. L'integrazione di Zoho Expense con Zoho CRM colma questo divario. Con questa integrazione, sarà possibile generare report sulle spese in qualsiasi contesto di vendita direttamente all'interno di Zoho CRM.

Quindi, nell'esempio precedente, sarà possibile generare rapidamente report sulle trattative rispetto alle spese associate alle trattative e verificare se si è speso troppo o troppo poco. Zoho CRM fornisce inoltre una serie di altri report di spesa predefiniti. Alcuni di essi sono i seguenti.

È possibile modificare questi report, generarne di nuovi e creare anche dashboard da essi.

Report Zoho Subscription

Zoho Subscription Overview

Note

• Durante la creazione di un report in Zoho CRM, se si sceglie uno dei moduli Zoho Books come modulo primario, ad esempio Invoices, verrà visualizzato Items nell'elenco dei Moduli Correlati.
  
• Il modulo Items memorizza le voci/prodotti utilizzati nella creazione di Preventivi, Ordini di Vendita e Fatture. Assicurarsi di scegliere questo modulo ogni volta che si creano report dai moduli Zoho Books.
• Quando si abilitano le integrazioni Zoho Books e Zoho Inventory, i report verranno rinominati come Zoho Finance Reports. 

1. Alcuni contenuti potrebbero essere disponibili solo per utenti specifici.
2. Si prega di notare che Zoho Subscriptions è ora Zoho Billing.