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Lavorare con l'integrazione di Zoho Forms

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Cosa sono i Zoho Forms?

Utilizzando Zoho Forms, è possibile creare facilmente un modulo online per tutte le esigenze aziendali. Crei e personalizzi il modulo, aggiunga i campi necessari e lo invii ai Suoi clienti facilitando così la raccolta dei dati. Le consente di acquisire le risposte dei moduli in Zoho CRM e di precompilare determinati dati come nome, email, ecc. dal CRM nel Suo modulo.

Ad esempio, Zylker, un negozio di abbigliamento, ha organizzato una fiera e desidera aggiungere i clienti interessati come Lead nel proprio account Zoho CRM. Per farlo, il Responsabile di Zylker crea un modulo in Zoho Forms e lo integra con Zoho CRM. Ora, quando un cliente interessato invia il modulo, i suoi dati vengono automaticamente acquisiti come lead nell'account Zoho CRM. 

Dopo un mese, il Responsabile desidera aggiornare le informazioni di tutti i suoi clienti e ottenere il loro consenso sulle politiche sulla privacy aggiornate dell'azienda. 

Pertanto, crea il modulo, precompila il nome e lo integra in modo che i record esistenti del cliente vengano aggiornati al momento dell'invio del modulo. 

Inoltre, se il modulo è stato tradotto in più lingue, è possibile condividerlo tramite il CRM nella lingua desiderata. È possibile selezionare la versione linguistica appropriata in base alle proprie esigenze. Se il modulo include parametri di tracciamento UTM, che siano parametri predefiniti o personalizzati, è possibile sceglierli anche quando si invia il modulo o lo si incorpora in un modello.

Disponibilità
Autorizzazione necessaria
Gli utenti con profilo Amministratore possono configurare l'integrazione di Zoho Forms.

Vantaggi dell'integrazione di Zoho Forms e Zoho CRM

Integrando Zoho Forms con Zoho CRM, è possibile effettuare le seguenti operazioni:

  • Precompilare i dati da Zoho CRM nel modulo. 
  • Trasferire i dati dalle risposte dei moduli in Zoho CRM.
  • Una sincronizzazione bidirezionale garantisce il trasferimento dei dati tra Zoho Forms e Zoho CRM.
  • Scegliere e condividere il modulo in diverse lingue se è stato tradotto.
  • Selezionare e utilizzare i parametri di tracciamento UTM quando si invia il modulo o lo si incorpora in un modello.

Integrazione di Zoho Forms

L'integrazione di Zoho Forms con il CRM prevede i seguenti passaggi: 

Passaggio 1 - Creare un modulo

Utilizzando Zoho Forms è possibile creare un nuovo modulo da zero o scegliere tra i modelli disponibili.
Vada su: https://forms.zoho.com e inizi a creare il Suo modulo.

Veda anche: Come creare un modulo.


Passaggio 2 - Aggiungere il campo Zoho CRM nel modulo

È possibile trascinare e rilasciare il campo Zoho CRM all'interno del modulo, il che può essere utile per: 

  • Inviare un modulo personalizzato - L'aggiunta del campo Zoho CRM Le consente di inviare ai Suoi clienti esistenti un modulo personalizzato con i loro dati importanti già precompilati. 
  • Trasferire le informazioni del cliente nel CRM - Una volta che il cliente invia il modulo, potrebbe voler aggiungere le sue informazioni come nuovo record, aggiungere note, eventi, attività alla lista correlata, aggiornare i record esistenti in Zoho CRM. 

Per aggiungere il campo Zoho CRM nel modulo

  1. Trascini e rilasci il Campo Zoho CRM nel costruttore di moduli.
  2. Nel popup Aggiungi Campo Zoho CRM esegua le seguenti operazioni: 
    1. Selezioni un Modulo dall'elenco a discesa.
    2. Selezioni il Layout e il Campo appropriati dall'elenco a discesa.
    3. Abiliti la casella di controllo per mappare i campi da Zoho CRM con Zoho Forms per precompilare automaticamente i dati nel modulo dal CRM. 
    4. Mappi i campi e clicchi su Save.

Passaggio 3 - Integrazione da Zoho Forms 

L'integrazione del modulo con Zoho CRM Le consente di:

  • Aggiungere un nuovo record - Le informazioni inserite nel modulo verranno aggiunte come nuovo record nel Suo account CRM al momento dell'invio. 
  • Aggiungere una lista correlata - Note, Eventi, Attività, ecc. verranno aggiunti come lista correlata a un record esistente.
  • Aggiornare un record - Il valore di un record esistente verrà aggiornato con le voci inserite nel modulo.

Mappatura dei campi - Questa funzione Le consente di mappare i campi obbligatori e altri campi dal CRM ai campi corrispondenti nel modulo. Il motivo è che, ogni volta che un modulo viene inviato, i dati inseriti nei campi vengono acquisiti nei campi appropriati in Zoho CRM. 
Ad esempio, il campo Cognome viene aggiunto nel modulo e mappato con il campo Cognome in Zoho CRM. Ora, quando il cliente invia il modulo, il cognome nel CRM verrà acquisito automaticamente.

Azioni - A volte potrebbe voler eseguire determinate azioni quando un modulo viene inviato. Zoho Forms Le consente di eseguire determinate azioni.
Maggiori informazioni: Azioni

Per integrare il modulo con il CRM

  1. Vada alla scheda Integrations e scelga la funzione da eseguire. 
    1. Per aggiungere un nuovo record
      1. Vada alla scheda Integrations > Zoho CRM > + New Record.

      2. Selezioni il Modulo e il Layout desiderati.

      3. Mappi i campi obbligatori di Zoho CRM con i campi corrispondenti in Zoho Forms.
      4. Per mappare più campi da Zoho CRM con Zoho Forms, clicchi sul pulsante +Add Fields.

      5. Selezioni il campo CRM dall'elenco a discesa. I campi del modulo pertinenti saranno elencati nel menu a discesa sotto Zoho Forms.
      6. Selezioni le azioni necessarie da eseguire e clicchi su Integrate.
    1. Per aggiungere una lista correlata
      1. Vada su Integrations tab > Zoho CRM > +Related list.
      2. Selezioni il Modulo, Lista correlata, Layout dall'elenco a discesa.

      3. Mappi i campi obbligatori di Zoho CRM con i campi corrispondenti in Zoho Forms.
      4. Per mappare più campi da Zoho CRM con Zoho Forms, clicchi sul pulsante +Add Fields
      5. Selezioni le azioni necessarie da eseguire e clicchi su Integrate.
        Workflow e Allegati sono le azioni disponibili.
    1. Per aggiornare un record
      1. Vada su Integrations tab > Zoho CRM > Update Record.
      2. Il Modulo e il Layout scelti verranno visualizzati per impostazione predefinita.

      3. Mappi i campi obbligatori di Zoho CRM con i campi corrispondenti in Zoho Forms.
      4. Per mappare più campi da Zoho CRM con Zoho Forms, clicchi sul pulsante +Add Fields
      5. Selezioni le azioni necessarie da eseguire e clicchi su Integrate.
        Workflow e Allegati sono le azioni disponibili.

Passaggio 4 - Abilitare il tracciamento e la traduzione del modulo

Una volta aggiunti i campi CRM, è possibile anche abilitare il tracciamento e far tradurre il modulo in più lingue. 

4.1. Definizione dei parametri di tracciamento UTM

Il tracciamento UTM aiuta a identificare la fonte da cui i rispondenti hanno visitato il Suo sito web e inviato una risposta tramite un Zoho Form incorporato. Per utilizzare il tracciamento UTM, definisca i parametri di tracciamento, copi il codice generato da Zoho Forms che include questi parametri e lo incolli nel footer del Suo sito web prima del tag </body>.

Per definire i parametri di tracciamento UTM
  1. Nel costruttore di moduli, vada alla scheda Share.
  2. Clicchi su Track Entries a sinistra e clicchi su Start Tracking.

  3. Quando abilita il tracciamento, i parametri UTM predefiniti utm_source, utm_medium, utm_channel, utm_name e utm_term verranno utilizzati per il tracciamento.
    È possibile definire anche parametri UTM personalizzati per tracciare le campagne. Ad esempio, utm_region, utm_refererURL ecc.
  4. Clicchi su Proceed per salvare le impostazioni.

  5. Clicchi su Get Tracking Code e copi il codice fornito.
Per maggiori dettagli sul tracciamento UTM in Zoho Forms, clicchi qui.

4.2 Traduzione del modulo

Per tradurre il modulo in una lingua diversa,
  1. Dopo aver creato il modulo, vada su Settings > Translation & Messages > Translation.
  2. Clicchi su Start Translating.

  3. Nel menu a discesa Form Language, è possibile selezionare una lingua predefinita diversa per il modulo.
  4. Nel menu a discesa Translate To, selezioni la lingua in cui desidera tradurre il modulo dall'elenco delle lingue. Se non trova la lingua desiderata nell'elenco, può tradurre manualmente il modulo in qualsiasi altra lingua utilizzando l'opzione Custom Language.
  5. Clicchi su Translate.
Nel popup Translation Settings, è possibile visualizzare la traduzione applicata al modulo e modificare il contenuto tradotto come necessario nelle seguenti sezioni:

Contenuto del modulo
In questa sezione è possibile modificare le versioni tradotte del Nome del modulo, Descrizione del modulo, Titolo della scheda del modulo e i pulsanti Salva, Revisiona e Invia. 
Contenuto dei campi
In questa sezione è possibile modificare il contenuto tradotto per le etichette dei campi, gli elementi dei campi, le istruzioni dei campi, le opzioni dei campi basati su scelte, i pulsanti di navigazione di un modulo multipagina, le etichette dei campi del Sottomodulo, ecc.
NotesNota: Se ha personalizzato le etichette dei campi o applicato la formattazione del testo al contenuto nei campi Descrizione e Termini e Condizioni durante la creazione del modulo, la personalizzazione non verrà riportata nella versione tradotta. Dovrà riapplicare le stesse modifiche al contenuto tradotto. 
Contenuto di conferma
In questa sezione è possibile modificare il contenuto tradotto delle pagine di Ringraziamento e dei Messaggi Splash configurati nelle impostazioni di Conferma e Reindirizzamenti e nelle Regole del modulo.   
Messaggi personalizzati
In questa sezione è possibile modificare le versioni tradotte dei messaggi di errore, dei messaggi di validazione e degli altri messaggi generali che appaiono nel modulo pubblicato.

Per tradurre il modulo in altre lingue, ripeta i passaggi sopra descritti. Una volta tradotto il modulo, è possibile visualizzare un elenco di tutte le lingue in cui il modulo è stato tradotto sotto Translated Language(s).

Per saperne di più sulla traduzione di Zoho Forms, clicchi qui.
Note:
  1. Il numero di parametri personalizzati è limitato a 10.
  2. Se un parametro personalizzato o una lingua viene eliminata dal lato dei moduli, la modifica non verrà riflessa nei modelli email del CRM.

Passaggio 5 - Integrazione da Zoho CRM

Abilitando questa integrazione è possibile condividere il modulo con i propri clienti con determinate informazioni precompilate da Zoho CRM nel modulo.

Per integrare Zoho Forms da Zoho CRM

  1. Vada su Zoho CRM  Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Forms.
  2. Nella pagina di integrazione di Zoho Forms, clicchi su Create Account.
    Questa opzione verrà visualizzata se non si dispone di un account in Zoho Forms.



  3. Abiliti l'interruttore Pre-population of data.

NotesNota
  • Se non si dispone di un account Zoho Forms, ne verrà creato uno automaticamente al momento dell'integrazione.

Passaggio 6 - Condivisione con i clienti

Invio del modulo via email

Se desidera seguire un formato email standard per tutti i Suoi clienti, può creare un modello email che contenga l'URL del modulo appropriato. Una volta creato, il modello appropriato può essere selezionato e inviato ai Suoi lead o contatti.

In alternativa, può aggiungere direttamente il modulo o il suo URL durante la scrittura di un'email nel popup di invio email.

Maggiori informazioni: Crea modello

6.1. Creare un modello

Per creare un modello con il modulo
  1. Selezioni il testo a cui desidera aggiungere il modulo e clicchi sul pulsante aggiungi link.
  2. Selezioni Zoho Forms come tipo di link.
  3. Dal menu a discesa, selezioni il modulo.

  4. Clicchi su Advanced Settings se necessario.

  5. Nel popup delle impostazioni avanzate, è possibile aggiungere parametri UTM per il tracciamento e scegliere di utilizzare una versione tradotta del modulo.

    1. Se desidera abilitare il tracciamento, aggiunga i parametri UTM disponibili per il Suo modulo e li salvi.
    2. Per utilizzare la versione tradotta del modulo, attivi l'opzione versione tradotta, selezioni la lingua dal menu a discesa e salvi.
  6. Il link del modulo verrà compilato automaticamente.
  7. È possibile aggiungere un tooltip per il modulo se necessario.
  8. Clicchi su Save.

6.2. Invio dalla finestra di composizione email 

Per aggiungere l'URL del modulo nell'email
  1. Vada al record e clicchi su Send Email. 
  2. Nella sezione Componi Email, clicchi su Insert Forms Link.

  3. Nel popup Insert Zoho Forms, esegua le seguenti operazioni: 

    1. Form Name - scelga un modulo dall'elenco a discesa.
    2. Nel link del modulo, l'URL del modulo verrà visualizzato automaticamente.
    3. Aggiunga il testo da visualizzare che fungerà da collegamento ipertestuale al modulo.
    4. Clicchi su Preview per visualizzare l'anteprima del modulo. 
    5. Attivi i parametri UTM per abilitare il tracciamento e nel popup selezioni i parametri.
    6. Attivi l'opzione per utilizzare la versione tradotta del modulo e selezioni la lingua dal menu a discesa.
    7. Clicchi su Insert per aggiungere l'URL nella Sua email.
  4. Clicchi su Send.

Disattivare l'integrazione di Zoho Forms

È possibile scegliere di disattivare l'integrazione di Zoho Forms se necessario. Una volta disattivata l'integrazione, non sarà più possibile eseguire le seguenti azioni: 

  • L'opzione per inserire il link dei moduli nei modelli email non sarà disponibile.
  • I modelli email contenenti i link dei moduli verranno conservati, a meno che non vengano eliminati manualmente. 
  • I moduli inviati tramite Zoho CRM non avranno valori precompilati. 

Per disattivare l'integrazione di Zoho Forms

  1. Clicchi su Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Forms.
  2. Disabiliti l'interruttore Pre-population of Data.

Cosa sono i Zoho Forms?

Utilizzando Zoho Forms, è possibile creare facilmente un modulo online per tutte le esigenze aziendali. Crei e personalizzi il modulo, aggiunga i campi necessari e lo invii ai Suoi clienti facilitando così la raccolta dei dati. Le consente di acquisire le risposte dei moduli in Zoho CRM e di precompilare determinati dati come nome, email, ecc. dal CRM nel Suo modulo.

Ad esempio, Zylker, un negozio di abbigliamento, ha organizzato una fiera e desidera aggiungere i clienti interessati come Lead nel proprio account Zoho CRM. Per farlo, il Responsabile di Zylker crea un modulo in Zoho Forms e lo integra con Zoho CRM. Ora, quando un cliente interessato invia il modulo, i suoi dati vengono automaticamente acquisiti come lead nell'account Zoho CRM. 

Dopo un mese, il Responsabile desidera aggiornare le informazioni di tutti i suoi clienti e ottenere il loro consenso sulle politiche sulla privacy aggiornate dell'azienda. 

Pertanto, crea il modulo, precompila il nome e lo integra in modo che i record esistenti del cliente vengano aggiornati al momento dell'invio del modulo. 

Inoltre, se il modulo è stato tradotto in più lingue, è possibile condividerlo tramite il CRM nella lingua desiderata. È possibile selezionare la versione linguistica appropriata in base alle proprie esigenze. Se il modulo include parametri di tracciamento UTM, che siano parametri predefiniti o personalizzati, è possibile sceglierli anche quando si invia il modulo o lo si incorpora in un modello.

Disponibilità
Autorizzazione necessaria
Gli utenti con profilo Amministratore possono configurare l'integrazione di Zoho Forms.

Vantaggi dell'integrazione di Zoho Forms e Zoho CRM

Integrando Zoho Forms con Zoho CRM, è possibile effettuare le seguenti operazioni:

  • Precompilare i dati da Zoho CRM nel modulo. 
  • Trasferire i dati dalle risposte dei moduli in Zoho CRM.
  • Una sincronizzazione bidirezionale garantisce il trasferimento dei dati tra Zoho Forms e Zoho CRM.
  • Scegliere e condividere il modulo in diverse lingue se è stato tradotto.
  • Selezionare e utilizzare i parametri di tracciamento UTM quando si invia il modulo o lo si incorpora in un modello.

Integrazione di Zoho Forms

L'integrazione di Zoho Forms con il CRM prevede i seguenti passaggi: 

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