Creazione di modelli email

Creare un modello email

Per creare un nuovo modello

1. Andare su Setup > Customization > Templates > Email.
   
2. Fare clic su + New Template.
   
3. Selezionare il modulo per il quale deve essere creato il modello email dall'elenco a discesa e fare clic su Next per accedere alla pagina Template Gallery.
   

È possibile quindi procedere alla creazione del modello in tre modi diversi:

Creazione di un modello email da zero

Questo rende la creazione dei modelli email più semplice. È sufficiente trascinare e rilasciare i componenti sul modello per crearlo. Un pannello All Component sarà disponibile durante la creazione di un modello dal quale è possibile trascinare e rilasciare i componenti. Con i componenti predefiniti il livello di personalizzazione necessario è molto ridotto.

Dopo aver fatto clic su + New Template,

1. Scegliere il modello Blank dalla galleria dei modelli.
   
2. Trascinare e rilasciare tutti i componenti necessari dalla sezione All Components sul modello e personalizzarlo secondo le proprie esigenze.
   
3. Indicare il Name e il Subject del modello.
   
4. Salvare il modello nella cartella appropriata.
   
5. È possibile quindi procedere alla personalizzazione del modello utilizzando il costruttore di modelli. Ulteriori informazioni.
   

Scegliere un modello predefinito

Per semplificare la creazione dei modelli, nella galleria dei modelli sono disponibili modelli predefiniti.



È possibile scegliere qualsiasi modello dall'elenco che soddisfi le proprie esigenze, visualizzare le anteprime per dispositivi mobili e desktop e personalizzarlo utilizzando l'editor drag and drop. Ulteriori informazioni.

Nota: I modelli nella galleria sono disponibili in tutte le lingue supportate da Zoho CRM per comodità degli utenti. 

Inserimento di codice HTML

1. In Zoho CRM, andare su Setup > Customization > Template.
   
2. Nella Template Gallery fare clic sul collegamento Insert HTML code / Plain text .
   
3. Fare clic sull'icona HTML, incollare il codice HTML e fare clic su Insert.
   
4. Fare clic su Save.
   

Output dell'email

Nota

• È possibile creare un modello con un massimo di 200.000 caratteri.
  
• È possibile inserire un collegamento al proprio video nel modello email. Non è possibile incorporare il video direttamente nel modello.
  
• I modelli email sono specifici per modulo. Vengono creati per moduli specifici. Ad esempio, è possibile creare un modello per i lead o per i contatti. Quando si inviano email ai lead, saranno disponibili solo i modelli creati per il modulo lead. Analogamente, se si sta creando un modello email per l'invio di email ai lead, non unire i campi relativi ai contatti e viceversa.
  
• È possibile aggiungere allegati nel modello facendo clic sul pulsante degli allegati e inserendoli. È possibile allegare un massimo di 10 file con un limite di dimensione totale di 3 MB.
  
• La lunghezza massima del nome del modello è di 75 caratteri.
  
• La lunghezza massima dell'oggetto è di 150 caratteri.
  

Organizzare i modelli email

Organizzi i modelli email ordinandoli in cartelle di modelli. Visualizzi l'anteprima dei modelli email prima di salvarli e consulti anche le analisi dei modelli per vedere quali hanno avuto una maggiore portata.  

Anteprima dei modelli email

È possibile visualizzare l'anteprima dei modelli sia per la visualizzazione desktop che mobile e controllare le analisi dei modelli direttamente nella pagina dell'elenco. Questo rende più facile visualizzare un modello dopo l'altro.
In questo modo, è possibile avere un'idea migliore di come appare il modello su schermi desktop e mobili e analizzare le sue prestazioni, aiutando a decidere se sono necessarie modifiche.

Eliminare e spostare i modelli

A volte potrebbe essere necessario eliminare modelli poco utilizzati, modelli con prestazioni insufficienti e modelli obsoleti. È possibile eliminare un modello selezionandolo e facendo clic sul pulsante Delete.

È possibile spostare un modello da una cartella all'altra. Questo sarà utile nei casi in cui sia necessario condividere alcuni modelli con qualcuno. È possibile spostare i modelli necessari in una cartella e condividerli. Per farlo, selezionare il modello, fare clic sul pulsante Move to Folder e scegliere la cartella appropriata dall'elenco a discesa. Se lo si desidera, è anche possibile creare una nuova cartella e spostarvi il modello.

Visualizzare le analisi dei modelli

Con l'analisi dei modelli è possibile conoscere le prestazioni di ciascun modello. Ogni volta che vengono apportate modifiche al modello, questo viene considerato come una nuova versione del modello. Ciò consente di analizzare le prestazioni di ciascuna versione del modello e di avere un'idea di quanto le modifiche implementate siano state accettate. Ulteriori informazioni.

1. Andare su Setup > Customization >Templates > Email.
   
2. Fare clic sul modello email desiderato e selezionare la scheda  Analytics oppure fare clic sul tasso di apertura nella colonna  stats. Verrà visualizzato un grafico con le statistiche del modello.
   
   • È possibile alternare tra:
     
     • Open Rate: Il tasso di apertura è la percentuale che indica quante volte l'email contenente il modello è stata aperta dai clienti.
       
     • Click Rate: Il tasso di clic è la percentuale che indica quanti clic sono stati registrati dai clienti per quella particolare email contenente il modello.
       
     • Version: La scheda Version fornisce un elenco di quando un modello è stato modificato e da chi. Fare clic su di essa per visualizzare un riepilogo del modello con dettagli come le diverse versioni, il tasso di apertura, il tasso di clic, quando è stato fatto e da chi.
       
   • È possibile scegliere di visualizzare il grafico in base a Percentage, Count o Version dall'elenco a discesa.
     
   • È possibile scegliere se visualizzare una versione specifica o tutte le versioni nel grafico.
     
   • È possibile definire l'intervallo di date per il quale i dati devono apparire nel grafico.
     

Ordinare e cercare i modelli email

L'ordinamento rende più facile accedere ai modelli necessari, portandoli in cima all'elenco. Ad esempio, è possibile ordinare i modelli in modo che quelli più utilizzati appaiano in cima all'elenco. In Zoho CRM non solo è possibile ordinare i modelli, ma anche cercarli.

• Sono disponibili due opzioni per ordinare i modelli in base al tempo.
  Per ordinare in base all'ultimo utilizzo, fare clic sulla colonna Last Used. Con l'aiuto della colonna Last Used è possibile scoprire quali modelli sono i più utilizzati.
  Per ordinare il modello in base alla data di modifica, fare clic sulla colonna Modified Time.

È anche possibile cercare e filtrare i modelli in base alle proprie esigenze.

• È possibile cercare un modello per nome utilizzando la barra di ricerca fornita.
  
• Scegliere il modulo dall'elenco a discesa per visualizzare i modelli relativi a quel particolare modulo.
  

Clonare i modelli email

Potrebbe avere dei modelli che utilizza frequentemente e desiderare che appaiano in cima all'elenco nei punti in cui si selezionano i modelli. A questo scopo, è disponibile l'opzione di impostare i modelli come preferiti facendo clic sulla stella che appare prima del nome del modello.

Modelli associati

A volte alcuni modelli saranno associati ad altre funzioni del CRM come Workflow, Case Escalation, Macro ecc. In questi casi, è possibile visualizzare gli elementi a cui il modello è associato facendo clic sul pulsante che appare alla fine dei dettagli del modello.

Non è possibile eliminare direttamente un modello associato ad altre funzioni. Nel caso in cui si desideri eliminarlo, è necessario rimuovere il modello da tutti i punti in cui è associato e poi eliminarlo.

Lavorare con le cartelle dei modelli

Con le cartelle dei modelli è possibile raggruppare modelli simili insieme. Quando si dispone di un gran numero di modelli, la ricerca può diventare faticosa. Raggruppando modelli simili insieme, è possibile accedervi facilmente in un unico punto.

Creare una nuova cartella

Creando una nuova cartella, è possibile categorizzare i modelli aggiungendo modelli simili alla cartella. È possibile creare una cartella solo quando si desidera salvare un modello o spostare modelli da una cartella all'altra.

1. Creare un nuovo modello.
   
2. Fare clic su Save.
   
3. Durante il salvataggio del modello, verrà richiesto di salvarlo in una cartella. Per creare una cartella, fare clic su + New Folder.
   
4. Inserire il nome della nuova cartella e scegliere con chi deve essere condivisa.
   È possibile scegliere di condividerla con tutti gli utenti, utenti specifici o solo con sé stessi.
   
5. Verrà creata una nuova cartella e il modello verrà aggiunto automaticamente ad essa.
   

Nota

• Se si desidera creare una cartella durante lo spostamento dei modelli, fare clic su + New Folder dopo aver creato il modello, inserire i dettagli della cartella e fare clic su Create.
  
• Sono disponibili cartelle predefinite nei modelli email come All Templates, Favorites, Associated Templates, Created by me e Shared with me.
  Queste cartelle non possono essere eliminate o personalizzate.

Condividere le cartelle dei modelli

1. Fare clic sulle opzioni aggiuntive che appaiono quando si passa il mouse sulla cartella dei modelli.
   
2. Fare clic su Share.
   
3. Nella sezione Share Folders, scegliere se si desidera condividere la cartella con All Users, Only to me o specificare gli utenti con cui si desidera condividere.
   Nel caso in cui si scelga di selezionare utenti specifici, è possibile selezionare il tipo di origine dall'elenco a discesa e selezionare gli utenti.
4. Fare clic su Done.
   

Riordinare le cartelle

Potrebbe essere preferibile avere le cartelle importanti in cima all'elenco. Per farlo, è necessario riordinare le cartelle facendo clic sul pulsante Folders Reorder. Dopo il riordinamento, fare clic su Done.

Utilizzo dei modelli email

Esistono tredici casi in cui è possibile utilizzare il modello email. Sono:

• Send Mail
  
• Mass Email
  
• Schedule Mass Email
  
• Auto Responders
  
• Macros
  
• Workflow Automation
  
• Approval Process
  
• Case Escalation
  
• Webforms
  
• Auto Response Rules
  
• Wizards
  
• Blueprint
  
• CommandCenter

È possibile visualizzare un elenco di tutti i modelli email disponibili prima di inviarli, in tutte le dieci funzionalità. Se lo si desidera, è anche possibile contrassegnare un modello come preferito dall'elenco visualizzato.

È inoltre possibile scegliere di visualizzare un'anteprima del modello necessario prima di inviarlo. Si ottiene una vista consolidata delle analisi del modello. La percentuale del tasso di apertura, del tasso di clic e del tasso di rimbalzo per le diverse versioni del modello sono rappresentate sotto forma di grafico.