Archiviazione email come entità separata
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Le email sono uno dei mezzi di comunicazione più importanti in qualsiasi attività. In Zoho CRM, gli utenti possono inviare email direttamente da Zoho CRM o dalla casella di posta. Fino ad ora, le email sono state archiviate insieme ai dati e ai file in CRM senza una politica di archiviazione chiara e definita. La quantità di spazio di archiviazione email utilizzato dalle organizzazioni e dai loro utenti non è stata distribuita in modo equo. Con questa funzionalità, Zoho CRM garantisce che tutti abbiano accesso alla stessa quantità di spazio di archiviazione email. Questo fornisce inoltre agli amministratori una dashboard per monitorare quanto spazio di archiviazione email stanno utilizzando i loro utenti, nonché un'opzione per gestirlo (eliminare le email non necessarie per liberare spazio). Gli utenti avranno anche una propria vista sul loro utilizzo dello spazio di archiviazione. Questa funzionalità è disponibile per tutte le edizioni; solo la dimensione dello spazio di archiviazione varia tra utenti gratuiti e utenti a pagamento.
Come viene calcolato lo spazio di archiviazione email?
Lo spazio massimo di archiviazione email offerto da Zoho CRM per un'organizzazione è di 500 GB, oppure 5 GB per licenza utente, a seconda di quale sia inferiore. In base all'importanza delle email inviate dagli utenti, gli amministratori possono gestire le email. L'amministratore potrebbe ritenere che le email di un utente non siano particolarmente importanti e richiederne l'eliminazione. Eliminando le email meno rilevanti, viene reso disponibile più spazio di archiviazione per gli utenti con email più affidabili. Anche se è stimato in 5 GB per utente, lo spazio di archiviazione email è comunque condiviso in pool.
Lo spazio di archiviazione email viene calcolato in base alle email archiviate all'interno di Zoho CRM. Poiché le email generate tramite Zoho CRM sono frequentemente utilizzate dalle aziende, vengono archiviati sia il contenuto delle email che gli eventuali allegati. Per quanto riguarda la configurazione della casella di posta, sono disponibili email POP e IMAP. Le email POP, come è noto, sono progettate per l'archiviazione locale, pertanto anche gli allegati di tali email vengono salvati. Gli allegati delle email IMAP non vengono archiviati per impostazione predefinita poiché IMAP utilizza un'API per recuperarli ogni volta che si accede.
Nota:
Gli allegati nelle email IMAP vengono recuperati dalla casella di posta solo su richiesta.
Gli allegati nelle email IMAP vengono recuperati dalla casella di posta solo su richiesta.
Acquisto di spazio di archiviazione aggiuntivo
Lo spazio di archiviazione email non è attualmente un componente aggiuntivo a pagamento per i clienti Zoho CRM - tutti i clienti possono attualmente archiviare e sincronizzare email oltre i limiti indicati in questo documento. Nel prossimo futuro, lo spazio di archiviazione email verrà trasformato in un modello di componente aggiuntivo a pagamento in cui i clienti potranno acquistare spazio di archiviazione aggiuntivo oltre la quantità assegnata.
Gli acquisti di spazio di archiviazione effettuati tramite Zoho Mail sono separati dagli acquisti effettuati tramite Zoho CRM. Sarà necessario acquisire ulteriore spazio se Zoho Mail esaurisce lo spazio disponibile. Allo stesso modo, se lo spazio di archiviazione di Zoho CRM è insufficiente, l'utente dovrà acquistarlo separatamente.
Diverse viste disponibili per amministratori e utenti
Zoho CRM fornisce due diverse viste per lo spazio di archiviazione email, una per gli amministratori e una per gli utenti.
Vista Amministratore
Qui, gli amministratori potranno visualizzare quanto spazio di archiviazione email è occupato da ciascun utente nell'organizzazione. Inoltre, possono anche visualizzare la propria capacità di archiviazione su una dashboard. Visualizzando i dettagli di archiviazione di tutti gli utenti, gli amministratori possono monitorare l'utilizzo dello spazio di archiviazione email e assicurarsi che venga distribuito equamente tra gli utenti.
Vista Utente
Qui, gli utenti avranno l'accesso limitato alla visualizzazione dei propri dettagli di archiviazione. Possono visualizzare quanto spazio hanno utilizzato e quanto ne rimane. In questa vista gli utenti possono monitorare i propri dettagli di archiviazione, il che li aiuta a regolare periodicamente il proprio spazio.
Fornendo viste diverse per amministratori e utenti, Zoho CRM garantisce che tutti gli utenti abbiano una distribuzione equa dello spazio di archiviazione e consente loro di gestirlo di conseguenza. Questo crea anche uno spazio di archiviazione email ben gestito, senza dover compromettere privacy e sicurezza.
Componenti della Vista Amministratore
La vista degli amministratori può essere suddivisa in due sezioni, ovvero Dettagli di archiviazione e Dettagli di utilizzo degli utenti.
Dettagli di archiviazione
I dettagli di archiviazione sono una vista consolidata dello spazio di archiviazione email. I dettagli di archiviazione sono rappresentati in formato grafico, lo spazio occupato e lo spazio vuoto (spazio rimanente) sono visualizzati nel grafico. Viene inoltre mostrato lo spazio occupato dagli utenti attivi e dagli utenti inattivi. I valori vengono aggiornati tramite un processo pianificato. Gli amministratori possono trovare l'orario in cui il processo pianificato è stato eseguito nella parte inferiore del grafico.
Aggiungi spazio di archiviazione
Il link Aggiungi spazio di archiviazione reindirizza alla pagina di pagamento dello store Zoho, dove è possibile aggiornare il proprio piano di archiviazione.
Dettagli di utilizzo degli utenti
Qui, nella scheda dei dettagli di utilizzo degli utenti, viene mostrato lo spazio occupato da tutti gli utenti. Per gli amministratori vengono visualizzati sia i dettagli di archiviazione degli amministratori che quelli degli utenti. In questa scheda è possibile filtrare le email in base ai dettagli dell'utente, alle configurazioni, e anche ordinare le email in base all'ordine (Crescente/Decrescente).
Fare clic sul profilo di uno qualsiasi degli utenti per una vista dettagliata dello spazio che occupano. Nella vista amministratore sono presenti due tipi di attributi, quali
➤ L'amministratore visualizza il proprio profilo.
➤ L'amministratore visualizza i profili di altri utenti.
Se un amministratore visualizza il proprio profilo, può accedere a una vista dettagliata dello spazio che occupa. È inoltre possibile visualizzare un piccolo grafico che rappresenta i dettagli consolidati di archiviazione di quel particolare utente, sul quale è possibile passare il cursore per ottenere un'anteprima dei dettagli.
Lo spazio occupato dalle email inviate direttamente da Zoho CRM e dalle email inviate dalla casella di posta configurata vengono visualizzati separatamente.
Le email inviate direttamente da Zoho CRM sono categorizzate in base ai moduli da cui sono state inviate. Fare clic su uno qualsiasi dei moduli per visualizzare l'elenco delle email inviate da quel particolare modulo.
Per facilitare l'eliminazione, Zoho CRM dispone di un'opzione Applica filtro che filtra le email in base ai moduli e al valore del campo email. Il filtraggio basato sui moduli include il campo del particolare modulo, mentre per il filtraggio basato sulle email, vengono utilizzati alcuni attributi, come Inviato da, Inviato tramite e così via.
Per quanto riguarda le email nella casella di posta configurata, sono categorizzate in base alla cartella a cui appartengono, come Mie, Posta in arrivo, Bozze e così via.
Il numero di record disponibili sulla pagina può essere modificato di conseguenza.
Eliminazione effettuata dall'amministratore
Se gli amministratori visualizzano il proprio profilo, le email inviate da Zoho CRM e le email inviate dalla configurazione della casella di posta possono essere eliminate direttamente da Zoho CRM. Nel caso in cui l'amministratore desideri eliminare le email archiviate da altri utenti, può eliminare solo le email inviate da Zoho CRM. Le email inviate dalla configurazione della casella di posta non possono essere eliminate dagli amministratori; solo il rispettivo utente può eliminare le proprie email configurate tramite casella di posta. Un pulsante viene visualizzato sopra la scheda di configurazione della casella di posta, tramite il quale gli amministratori possono richiedere l'eliminazione delle email della casella di posta di quel particolare utente.
Una volta premuto il pulsante, l'utente specifico riceve un'email con la richiesta di eliminazione. Gli utenti possono eliminare quelle email dal loro lato.
Una volta che l'utente ha eliminato le email, l'eliminazione verrà riflessa qui in Zoho CRM.
Componenti della Vista Utente
La vista dell'utente è anch'essa suddivisa in due schede separate, molto simili alla vista dell'amministratore. Tuttavia, nella vista dell'utente, sono disponibili solo i dettagli relativi al proprio spazio di archiviazione email. L'utente non potrà visualizzare i dettagli di archiviazione dei propri colleghi.
Verrà mostrata una vista grafica consolidata dei dettagli di archiviazione. Verranno inoltre visualizzati i dettagli di archiviazione relativi alle email inviate da Zoho CRM e dalla casella di posta. Le email inviate direttamente da Zoho CRM sono categorizzate in base ai moduli da cui sono state inviate.
Fare clic su uno qualsiasi dei moduli per ottenere una vista di tutte le email inviate da quel particolare modulo. Analogamente alla vista dell'amministratore, è possibile filtrare le email in base ai campi e ai fattori email. Qui, poiché l'utente può visualizzare solo i propri dettagli di archiviazione email, può eliminare entrambi i gruppi di email (Zoho CRM e casella di posta) direttamente da Zoho CRM.
Email degli utenti disattivati/eliminati
Le email archiviate dagli utenti disattivati possono essere sottoposte a backup ed eliminate dagli amministratori. Una volta completato il backup, i dettagli di archiviazione di tali backup vengono visualizzati anche nella scheda Dettagli di utilizzo degli utenti accanto al nome degli utenti disattivati. L'etichetta Inattivo verrà aggiunta per l'identificazione. La configurazione utilizzata per ultima verrà inoltre visualizzata nella colonna del tipo di configurazione. Per gli utenti disattivati, gli amministratori hanno pieno accesso per eliminare sia le email di Zoho CRM che le email configurate tramite casella di posta. Poiché gli utenti disattivati non fanno più parte dell'organizzazione, non possono eseguire alcuna azione in Zoho CRM; solo gli amministratori devono farlo per loro.
Note:
- In precedenza, solo gli utenti POP avevano accesso al backup delle email. Dopo il rilascio della nuova configurazione email, sia gli utenti POP che IMAP avranno accesso al backup delle email.
- Anche se il cestino non è un modulo, potrebbe comunque contenere email. Il Cestino verrà quindi visualizzato come modulo nel componente CRM per l'invio di email.
- L'eliminazione di un'email (inviata dal CRM) da qui eliminerà l'email in modo permanente insieme agli allegati presenti nell'email. E non verrà spostata nel cestino.
Le email sono uno dei mezzi di comunicazione più importanti in qualsiasi attività. In Zoho CRM, gli utenti possono inviare email direttamente da Zoho CRM o dalla casella di posta. Fino ad ora, le email sono state archiviate insieme ai dati e ai file in CRM senza una politica di archiviazione chiara e definita. La quantità di spazio di archiviazione email utilizzato dalle organizzazioni e dai loro utenti non è stata distribuita in modo equo. Con questa funzionalità, Zoho CRM garantisce che tutti abbiano accesso alla stessa quantità di spazio di archiviazione email. Questo fornisce inoltre agli amministratori una dashboard per monitorare quanto spazio di archiviazione email stanno utilizzando i loro utenti, nonché un'opzione per gestirlo (eliminare le email non necessarie per liberare spazio). Gli utenti avranno anche una propria vista sul loro utilizzo dello spazio di archiviazione. Questa funzionalità è disponibile per tutte le edizioni; solo la dimensione dello spazio di archiviazione varia tra utenti gratuiti e utenti a pagamento.
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