Gestire lo spazio di archiviazione dati
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Lo spazio di archiviazione in Zoho CRM è suddiviso in due categorie: Dati e File per una rappresentazione più chiara. Queste categorie sono ulteriormente classificate in Archiviazione e Dettagli di utilizzo.
Archiviazione dati
È lo spazio totale occupato dai record nei moduli standard e personalizzati, comprensivo delle note aggiunte ai record. Include anche lo spazio occupato dai dati nel cestino.
Come viene calcolata l'archiviazione dati?
L'archiviazione dati viene calcolata in base alla dimensione dei record memorizzati in ogni modulo, alle note aggiunte ai record e ai dati presenti nel cestino.
(Si tratta di valori approssimativi calcolati sulla base del consumo medio di un utente).
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Moduli
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Dimensione
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Moduli definiti dal sistema
(Leads, Contacts, Accounts, Deals, Campaigns, Products, Vendors, Quotes, Purchase Orders, Invoices, Sales Orders, Cases, Price Books, Visits, Tasks, Calls ed Events) |
2 KB
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Moduli personalizzati
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2 KB
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Moduli di collegamento
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1 KB
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Note
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1 KB
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Email (ogni record nell'elenco correlato alle email)
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1 KB
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Cestino
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La dimensione per ogni componente sarà la stessa indicata sopra
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Acquisto di spazio di archiviazione dati aggiuntivo
Oltre allo spazio di archiviazione predefinito fornito con l'edizione sottoscritta, è possibile acquistare spazio di archiviazione dati aggiuntivo separatamente.
Prima dell'implementazione delle limitazioni sui dati:
Archiviazione dati aggiuntiva a $4 /100 MB/mese (circa 50.000 record) - Attualmente si tratta di un acquisto offline e non è ancora menzionato nella sezione Gestisci abbonamenti.
La informeremo sull'utilizzo attuale dello spazio di archiviazione dati. Se si sta per esaurire il limite di archiviazione o lo si è già raggiunto, è possibile acquistare lo spazio aggiuntivo.
Si noti che lo spazio di archiviazione aggiuntivo viene addebitato mensilmente, ovvero sarà necessario continuare a pagare $4 ogni mese consecutivo.
Dopo l'implementazione delle restrizioni sui dati:
Sarà disponibile un'opzione per l'acquisto in-app dello spazio di archiviazione dati. Questa opzione sarà disponibile nella sezione Gestisci abbonamenti al momento dell'implementazione delle restrizioni sui dati.
Si avrà diritto allo spazio di archiviazione predefinito in base all'abbonamento Zoho CRM acquistato.
Per i dettagli sulla disponibilità dello spazio di archiviazione dati per edizione, fare clic qui.
Per le edizioni di prova, il limite base di archiviazione dati è di soli 5.000 record. Tuttavia, se un utente sceglie di provare un'edizione mentre è abbonato a un'edizione a pagamento, avrà diritto allo spazio di archiviazione base dell'edizione acquistata (i limiti dell'edizione di prova non saranno applicabili). Ad esempio, se si è abbonati all'edizione Professional e si sceglie l'edizione di prova Enterprise, i limiti di archiviazione dati saranno quelli dell'edizione Professional.
Di seguito i dettagli sulla disponibilità dello spazio di archiviazione dati per edizione:
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Edizione |
Archiviazione base per un'organizzazione (<200 utenti)* |
Archiviazione base per un'organizzazione (>200 utenti)* |
Archiviazione aggiuntiva per un'organizzazione** |
Archiviazione aggiuntiva massima*** |
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Free |
5.000 record |
5.000 record |
Non è possibile acquistare licenze utente aggiuntive nell'edizione Free. |
- |
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Standard |
100.000 record |
100.000 record |
N/D |
- |
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Professional |
10 GB |
10 GB |
20 MB |
5 GB |
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Enterprise |
10 GB |
15 GB |
50 MB |
10 GB |
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Ultimate |
10 GB (5 milioni di record) |
30 GB |
100 MB |
10 GB |
*valori approssimativi
**basato su ogni licenza utente acquistata
***Può essere aumentato su richiesta. Si prega di contattare il nostro team commerciale per ulteriori opzioni di acquisto di spazio aggiuntivo.
Ad esempio, se si sottoscrive l'edizione Professional e si acquistano 2 licenze utente, si otterrà uno spazio di archiviazione totale di 10 GB + 20 MB (10 MB per ogni utente). È possibile acquistare spazio di archiviazione dati aggiuntivo per espandere il limite fino a un massimo di 5 GB (questo spazio è indipendente dall'acquisto delle licenze utente).
Per informazioni dettagliate e limitazioni relative all'archiviazione dati nelle diverse edizioni di Zoho CRM, consultare la sezione Amministrazione dati della nostra pagina di confronto delle funzionalità.
La logica alla base della separazione tra archiviazione Dati e File
I dati memorizzati nel CRM vengono utilizzati dal sistema per generare informazioni significative. Ad esempio, i dettagli dei lead vengono elaborati dal CRM per generare report e dashboard, effettuare previsioni, fornire raccomandazioni e creare analisi personalizzate. Per produrre informazioni utili e fruibili, il sistema deve eseguire numerose operazioni sui dati memorizzati.
Inoltre, se dati non controllati e illimitati vengono memorizzati per un lungo periodo, diventa difficile effettuare analisi significative e i risultati potrebbero essere distorti. Pertanto, è essenziale mantenere un controllo sui dati che entrano e vengono memorizzati nell'account CRM della propria organizzazione; ciò è inoltre fondamentale per mantenere un database pulito.
Componenti dell'archiviazione dati
Nella scheda Archiviazione dati, è possibile visualizzare i seguenti dettagli:
Dettagli di archiviazione
I seguenti dettagli sono rappresentati visivamente:
- lo spazio totale allocato per l'abbonamento sottoscritto.
- spazio di archiviazione dati utilizzato
- spazio di archiviazione rimanente (calcoliamo lo spazio rimanente periodicamente).
È possibile aggiungere spazio di archiviazione dati direttamente da questa pagina facendo clic sul collegamento Add Storage. Questo porterà alla pagina Zoho Store dove è possibile acquistare il componente aggiuntivo Data Storage (MB) Add-on.
Dettagli di utilizzo
Qui è possibile visualizzare lo spazio totale occupato dai dati in ogni modulo, comprensivo di tutti i record e le note. Facendo clic su ogni modulo verranno mostrati i primi 25 utenti (in termini di archiviazione) con il conteggio dei record e lo spazio consumato.
Oltre a questi dettagli, è possibile anche svuotare rapidamente il cestino, rimuovere i lead indesiderati ed eliminare i record non utilizzati.
Per visualizzare l'archiviazione dati
- Andare su Setup > Data Administration > Storage.
- Nella pagina Storage , fare clic sulla scheda Data Storage per visualizzare lo spazio totale di archiviazione dati e i dettagli di utilizzo.
Lo spazio di archiviazione in Zoho CRM è suddiviso in due categorie: Dati e File per una rappresentazione più chiara. Queste categorie sono ulteriormente classificate in Archiviazione e Dettagli di utilizzo.
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