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Timeline nella pagina di dettaglio del record

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Un record in Zoho CRM subisce molte modifiche nel tempo: i dettagli vengono aggiunti o aggiornati, le attività vengono pianificate e completate, le email vengono inviate, le note vengono aggiunte, i documenti vengono allegati o rimossi e altro ancora. Tenere traccia di tutti questi eventi e organizzarli cronologicamente può essere complicato. È qui che entra in gioco la funzione Timeline nella pagina di dettaglio del record.

Con la funzione Timeline:

  • Si ottiene una visualizzazione cronologica chiara di tutti gli eventi relativi a un record, completa di origine e marca temporale, perfetta per la risoluzione dei problemi, la conformità e la preparazione agli audit.

  • La timeline conserva lo storico fino a tre anni, fornendo un registro completo delle interazioni e delle modifiche nel tempo (esteso rispetto al precedente limite di 6 mesi).

  • È possibile impostare permessi basati sui profili per la Timeline e le Interazioni, garantendo che solo gli utenti con i permessi appropriati abbiano accesso a informazioni sensibili o non necessarie.

Una timeline fornisce un quadro chiaro e completo di tutti gli eventi relativi a un record, insieme a dettagli utili come l'origine e l'ora della modifica o dell'interazione. Questo è utile per la risoluzione dei problemi, il superamento degli audit e il mantenimento della conformità.

Alert
La timeline memorizzerà i dettagli relativi alle modifiche risalenti fino a 3 anni.

Disponibilità

Gli utenti che hanno il permesso di visualizzare un record potranno visualizzarne la timeline.

Scenario

Il team commerciale di Zylker Technologies sta lavorando per chiudere un affare redditizio con un nuovo cliente. La responsabile commerciale nota che l'affare è bloccato vicino alla fine della pipeline da un po' di tempo e decide di approfondire. La responsabile apre il record dell'affare nel CRM e controlla la sua timeline. Scopre che la data di chiusura dell'affare è stata posticipata più volte negli ultimi tre mesi. Scorrendo la timeline, nota che questo sembra accadere quasi immediatamente dopo che il cliente solleva preoccupazioni relative alla privacy e alla sicurezza nelle conversazioni email con il rappresentante commerciale. Nelle note aggiunte a quelle conversazioni, nota che le discussioni interne non hanno colto questa preoccupazione né l'hanno affrontata adeguatamente. Così, la responsabile commerciale organizza un incontro con il cliente e invita anche i team di cybersecurity sia di Zylker che del cliente. Dopo una discussione produttiva, il cliente è soddisfatto e l'affare procede senza intoppi fino alla conclusione.

Per accedere alla timeline di un record

  1. Fare clic sulla scheda [ Modulo ]. Il modulo può essere Lead, Account, Contatti e così via.
  2. Nella pagina [Modulo] che si apre, fare clic sul record di cui si desidera accedere alla timeline.
  3. Selezionare la scheda Timeline .

Scheda Cronologia


La scheda Cronologia contiene le voci relative a tutte le modifiche apportate ai dettagli del record, alle note, agli allegati, alle attività, alle riunioni, alle chiamate e alle email. In questa scheda sono disponibili le seguenti funzionalità:
  1. Filtro : Utilizzare questo per filtrare e trovare le voci desiderate. È possibile filtrare utilizzando una o più delle seguenti opzioni:
    • Moduli : Utilizzare questo per filtrare le voci relative a note, allegati, email, attività, riunioni e chiamate.
    • Utenti : Utilizzare questo per filtrare in base all'utente responsabile di una modifica.
    • Tempo : Utilizzare questo per filtrare le voci in base all'ora della modifica. Oltre ai periodi di tempo predefiniti dal sistema, è possibile scegliere una data specifica o un intervallo personalizzato.
    • Origini : Questo può essere utilizzato per filtrare in base all'origine della modifica. Sono disponibili diverse opzioni, dalla modifica manuale alle API.

  2. La timeline : Questo è l'elenco cronologico a cui sono collegate le voci. È suddiviso per orari all'interno delle date.
  3. Azioni automatiche in programma : Qui è possibile visualizzare le azioni automatiche pianificate per l'esecuzione futura.

Azioni nella scheda Cronologia

Visualizzare lo stato delle email inviate

È possibile visualizzare lo stato (inviata, aperta, cliccata, consegnata o respinta) di tutte le email inviate nella timeline di ciascun record. Per farlo, fare clic su Visualizza cronologia accanto alla voce dell'email inviata.


Ogni record può contenere più campi email, incluso un indirizzo email principale, un indirizzo email secondario e più indirizzi email personalizzati. Quando si invia un'email a uno di questi indirizzi, viene creata una voce nella timeline. Tuttavia, se si invia un'email a più indirizzi presenti all'interno di un record, non verranno create più voci; verrà creata una sola voce consolidata nella timeline. 

Ad esempio, se si inviano email a quattro indirizzi email collegati a quel record, la voce sarà nel formato "Email inviata a [Email ID A], [Email ID B] e altri 2". Quando si fa clic su Visualizza cronologia, verrà visualizzata la cronologia dell'email inviata a un solo indirizzo email, determinato dalla gerarchia degli indirizzi email. L'email principale ha la precedenza sulla secondaria, e l'email secondaria ha la precedenza su quelle personalizzate.

Aprire email e conversazioni

Tutte le voci relative alle email nella timeline, come Email inviata e Email ricevuta, hanno oggetti email cliccabili che, una volta cliccati, aprono l'email e tutte le sue conversazioni (se presenti).

Aggiungere note

La maggior parte delle note viene aggiunta in risposta a un evento relativo a un record. Ad esempio, un rappresentante dello sviluppo commerciale aggiunge una nota dopo una chiamata conoscitiva con un lead, un account executive crea una nota relativa a un incontro con un contatto, un responsabile del customer success segnala un'opportunità di upsell dopo una chiamata e così via.

È possibile aggiungere note collegate a voci specifiche. Questo aiuterà a preservare il contesto delle note e anche ad avviare discussioni direttamente dalla timeline.

Facendo clic sulla nota nell'elenco correlato del record, si verrà indirizzati all'evento della timeline a cui è collegata.

Configurazione dei permessi del profilo

  1. Accedere alla pagina Impostazioni amministratore in Zoho CRM.
  2. In Utenti e controllo, selezionare Profili.
  3. Creare un nuovo profilo personalizzato o modificare uno esistente.
  4. Nella sezione Moduli e permessi , individuare l'opzione Timeline per ciascun modulo (come Contatti, Account, Affari, ecc.). Da qui, è possibile abilitare o disabilitare la visibilità della Timeline in base al ruolo dell'utente.
  5. Per i profili Admin e Standard, il permesso Timeline sarà bloccato e disattivato. Non è possibile modificarlo per questi profili.
Per ottenere una visione completa degli eventi relativi a tutti i record in un CRM, fare riferimento al registro di audit.

Un record in Zoho CRM subisce molte modifiche nel tempo: i dettagli vengono agg

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