Configurazione di Motivator per Zoho CRM

1. Andare su Setup > General > Motivator.
2. Fare clic su Access Motivator. 
   Si verrà reindirizzati alla pagina iniziale di Motivator per Zoho CRM in una nuova scheda.

È possibile accedere a Motivator per Zoho CRM anche dalla pagina iniziale del proprio account CRM facendo clic sull'icona   dal pannello inferiore.

 

La pagina iniziale di Motivator 

Motivator per Zoho CRM è composto dai seguenti elementi:

1. Home
   
2. Dashboard
   
3. KPI
   
4. Obiettivi
   
5. Giochi
   
6. Traguardi
   
7. Canali TV
   
8. Team
   

Per creare uno degli elementi sopra indicati, è possibile fare clic sul menu o sul rispettivo riquadro nella pagina iniziale (crea team, crea gioco ecc.)

È possibile nascondere il pannello sinistro o il menu facendo clic sull'icona  nella parte superiore della pagina. 

Passaggio tra tema scuro e chiaro

L'interfaccia utente può essere personalizzata in base alle preferenze individuali. Un utente può passare alla modalità scura o chiara attivando/disattivando l'icona accanto all'immagine del profilo. Il tema predefinito sarà sempre impostato sulla modalità chiara.

Componenti e relativi limiti per ciascuna edizione

Creazione dei KPI  

Nota: I KPI in  Motivator per Zoho CRM non sono  correlati ai KPI creati nella scheda Analytics del CRM.

Elementi chiave di un KPI

1. Confrontare le prestazioni tra periodi di tempo 
   Per comprendere e confrontare i risultati dei KPI tra diversi periodi di tempo, è necessario selezionare il tempo in base al quale considerare i record per la valutazione del KPI. Ad esempio, se si seleziona la data di creazione di un record, è possibile:
1. Osservare se il numero di record creati questo mese o questa settimana è maggiore o minore rispetto al mese o alla settimana precedente. 
   
2. Verificare se il numero di attività in scadenza questa settimana è maggiore o minore rispetto alla settimana precedente. 
   Nota:  Il tempo viene calcolato in base al mese, alla settimana e al giorno del calendario. Ad esempio, se l'obiettivo mensile viene impostato il 15, si otterranno i risultati dal 15 al 30 di quel mese. Per i mesi successivi il risultato verrà visualizzato per l'intero mese di calendario (dal 1 al 30 o 31).   
2. Impostazione dei punteggi o punti per i destinatari
   Esistono due modi per determinare i punteggi per i commerciali: 
1. Impostare i punti manualmente ogni volta che un record soddisfa un criterio definito. Ad esempio, se il KPI viene eseguito alla creazione di un record, verrà assegnato un punto ogni volta che un record viene creato dal commerciale. 
   
2. Utilizzare il valore presente in un campo numerico o di valuta come punteggio lead, valutazione del cliente o numero di ticket chiusi come punti per il rappresentante commerciale.  
   
3. Destinatario dei punti
   I punteggi o punti possono essere assegnati al proprietario del record, all'utente che modifica o crea il record, o a qualsiasi utente secondario associato al record. Ad esempio, se un ticket viene creato da un operatore di supporto ma risolto dall'esperto (SME), è possibile assegnare i punti all'esperto anziché al creatore del ticket. 

1. Accedere al proprio account CRM come amministratore.
   
2. Fare clic sull'icona Sales Motivator ( ) nella pagina iniziale del CRM.
   
3. Nella pagina iniziale di Motivator   per Zoho CRM , selezionare Create KPI .
   
   In alternativa, è possibile selezionare KPI dal menu.
   
   
4. Nella pagina Create KPI eseguire le seguenti operazioni:
   
1. Inserire il nome del KPI .
   
2. Selezionare il modulo .
   
3. Scegliere il tempo di selezione dei record dall'elenco a discesa.
   Ad esempio, il periodo di creazione si applicherà ai record creati dalla data di configurazione.
   
   
4. Selezionare i record a cui si desidera applicare il KPI.
   È possibile definire i criteri per i record a cui applicare il KPI.
5. Selezionare una delle seguenti opzioni per il Calcolo dei punti :
1. Imposta punti per record - Inserire un valore, ad esempio 1 punto per ogni lead generato.
2. Usa il valore del campo come punti - Selezionare un campo numerico da utilizzare per il punteggio, come il punteggio lead o la valutazione del ticket. 
   
3. Selezionare un utente dall'elenco a discesa Destinatario dei punti , come il proprietario del lead o il responsabile vendite.
5. Fare clic su Save .
   
   

1. Fare clic su KPI dal pannello sinistro.
   
2. Sulla scheda del KPI, passare il cursore sui tre puntini e selezionare una delle seguenti opzioni.
   
1. About: Per ottenere i dettagli del KPI
   
2. Edit: Per modificare le impostazioni del KPI
   
3. Delete: Per eliminare il KPI
   
4. Set Target: Per creare facilmente un obiettivo dal componente KPI
   
5. Create Game: Per creare un gioco con il componente KPI
   
6. Add to Dashboard: Per aggiungere il KPI a una dashboard
   
7. Add to TV Channel: Per aggiungere il KPI a un canale TV
   
3. Passando il cursore sulla scheda del KPI, si avrà la possibilità di aggiornare il KPI.
   
   

Nota 

Quando si elimina un KPI:

1. Verrà dissociato da tutti i giochi.
   
2. Anche gli obiettivi, i canali TV e le dashboard associati al KPI verranno eliminati. 
   

Visualizzazione delle prestazioni di un KPI

Per comprendere le prestazioni di un KPI è possibile visualizzare quanto segue:

1. Aumento o diminuzione percentuale:  È possibile selezionare una durata: (questo mese, oggi, questa settimana, quest'anno, questo trimestre o un periodo personalizzato) per visualizzare l'aumento o la diminuzione percentuale della metrica del KPI. Ad esempio, nell'immagine seguente, vi è una diminuzione del 10% nella creazione di lead questo mese rispetto al mese precedente.  
   

1. Prestazioni di un utente:  È possibile visualizzare il numero di punti ottenuti da ciascun individuo. La rappresentazione grafica rende facile confrontare e vedere chi ha ottenuto il maggior numero di punti.
   
   

1. Nella pagina iniziale di Motivator per Zoho CRM , fare clic su KPI dal menu a sinistra.
   
2. Scegliere un KPI e fare clic su di esso.
   
3. Fare clic su Trend , By user o By field per visualizzare le prestazioni.
   Se si seleziona By field, selezionare un campo dall'elenco a discesa.
4. Fare clic su Show records  per visualizzare quali record hanno ottenuto i rispettivi punti.
   
   

Nota:

1. Un utente può far parte di più team. Tuttavia, può essere assegnato a un solo team per gioco.
   
2. Un team leader non può far parte del team come utente e viceversa. 

1. Nella pagina iniziale di  Motivator per Zoho CRM  , fare clic su Teams dal menu a sinistra.
   
2. Nella pagina Create Team , inserire un nome per il team .
   
3. Selezionare gli utenti direttamente dall'elenco a discesa.
   Inoltre, è possibile fare clic sull'opzione Advanced per selezionare tutti gli utenti di ruoli e/o territori specifici.
   
   
4. Selezionare uno degli utenti come Team Leader.
   
5. Fare clic su + Add in Team Logo per aggiungere un logo al team.
   
6. Selezionare un'immagine dal proprio computer, ritagliare il logo per impostarlo come logo del team.
   
7. La dimensione del logo deve essere inferiore a 5 MB. Può essere in uno di questi formati: PNG, JPG, BMP e GIF.
8. Fare clic su Save.
   
   

1. Nella pagina iniziale di  Motivator per Zoho CRM   , fare clic su Targets dal menu a sinistra.
   
2. Nella pagina Create Target , inserire il Nome dell'obiettivo (es., Obiettivo settimanale di generazione lead)
   
3. Selezionare il KPI dall'elenco a discesa.
   È anche possibile creare un KPI.
4. Selezionare il Periodo dell'obiettivo dall'elenco a discesa.
   
5. In Set Target for scegliere Company, Individual o Team e assegnare i punti. È possibile impostare l'obiettivo per tutti e tre.
   Se si sceglie Individual o Team, selezionare rispettivamente un utente o un team.
6. Fare clic su + per aggiungere altri obiettivi.
   
7. Aggiungere un Badge.
   
8. Fare clic su Save.
   
   

Visualizzazione del progresso dell'obiettivo

Per ogni obiettivo è presente una barra di stato che mostra il tasso di completamento. Viene creata una scheda obiettivo per ciascun obiettivo impostato per un KPI. Passando il cursore sulla scheda dell'obiettivo, si troverà l'opzione per aggiornare gli obiettivi e visualizzare lo stato aggiornato.

È inoltre possibile verificare se i propri obiettivi sono in linea (on-track) o in ritardo (off-track). Ciò fornisce un modo più preciso di monitorare gli obiettivi, consentendo agli utenti di mantenere i propri traguardi in linea e nei tempi previsti. Aiuta a filtrare gli obiettivi in base al loro stato di completamento, consentendo agli utenti di identificare le aree in cui il progresso è rimasto indietro (off-track) o le aree in cui sono stati fatti progressi (on-track).

Filtrare KPI e Obiettivi 

1. Modulo:  È possibile selezionare un modulo e visualizzare i KPI e gli obiettivi creati per esso.
2. Tempo:  Utilizzare un filtro basato sul tempo per visualizzare i KPI e gli obiettivi creati oggi o durante il mese, la settimana, il trimestre o l'anno corrente. È anche possibile inserire date personalizzate per visualizzare obiettivi o KPI per un periodo specifico. 
3. Creato per:  Visualizzare i KPI e gli obiettivi creati per l'intera azienda, team specifici o utenti. 
   
   

Confrontare KPI e Obiettivi

Parametri di confronto per gli Obiettivi

Nota

1. Facendo clic sul pulsante Reimposta si rimuoverà il confronto.
   
2. Facendo clic su Mostra record verranno visualizzati solo i record del KPI o dell'Obiettivo principale. I record dei KPI e degli Obiettivi utilizzati per il confronto non verranno visualizzati.
   
3. I risultati del confronto non possono essere salvati. 
   

Per confrontare KPI e Obiettivi

1. Nella pagina Sales Motivator , fare clic su KPI o Target .
   
2. Nella pagina KPI o Target , selezionare uno dei componenti.
   
3. Fare clic su Compare .
   
4. Scegliere KPI o Obiettivi in base al componente che si desidera confrontare.
5. In Compare , selezionare Company, Users, Teams o Confronta con una sequenza temporale come visualizzato sullo schermo.
   Le opzioni verranno visualizzate in base alla durata selezionata per il componente principale.
   
6. Fare clic su Compare .
   
7. È possibile fare clic su Reset per rimuovere il confronto.
8. Selezionare le schede By user o By field (selezionare un campo) rispettivamente e spuntare Compare with Last month .
   

Creazione dei Giochi 

Per mantenere i membri del team entusiasti e concentrati sul lavoro, è possibile coinvolgerli in giochi divertenti per sfidarli a raggiungere gli obiettivi più rapidamente. 

Un traguardo personale o un KPI può essere reso più interessante creando un gioco in cui individui e team possono competere tra loro per vincere. È possibile decidere la data di inizio e fine del gioco e impostarlo per ripetersi ogni giorno, mese o anno per un periodo stabilito. Ciò consente di ripetere automaticamente un gioco quando i criteri specificati per il KPI vengono soddisfatti.

Per alcuni traguardi particolarmente impegnativi, è possibile selezionare degli osservatori che possono guardare il gioco in diretta senza partecipare. 

Nella pagina iniziale dei Giochi , i giochi sono classificati come in corso, imminenti e completati.

1. Gioco in corso:  È possibile terminare un gioco in corso in qualsiasi momento. La scheda del gioco mostrerà il totale dei punti ottenuti dai partecipanti. Un grafico mostrerà il punteggio del giorno corrente. È possibile fare clic su Full Details sul grafico per visualizzare il numero di punti ottenuti su ciascun record e il modulo a cui appartiene il record. 
2. Gioco imminente:  È possibile modificare o eliminare un gioco imminente. La scheda del gioco mostrerà la durata del gioco e i partecipanti.
3. Gioco completato:  La scheda mostrerà la durata del gioco, i partecipanti e i loro punti, e i badge vinti da ciascun partecipante.
   
   

Per creare un gioco

1. Nella pagina iniziale di Motivator per Zoho CRM  , fare clic su Games dal menu a sinistra.
   
2. Fare clic su Create Game e inserire il nome del gioco .
   
3. Selezionare uno o più KPI dall'elenco a discesa.
   È anche possibile creare un KPI.
4. Scegliere il Tipo di gioco : Individual o Team.
   
1. Individual - selezionare gli utenti dall'elenco a discesa.
   
2. Team - selezionare i team dall'elenco a discesa.
   
5. In Set Duration , selezionare una data e un'ora per la data di inizio e fine.
   
6. Spuntare la casella Repeat this game e selezionare il tempo: giorno, settimana o mese .
   
7. Inserire il numero di giorni/settimane/mesi .
   
8. Selezionare gli Osservatori dall'elenco a discesa.
   
9. Fare clic su Save. 
   

Per modificare un gioco

1. Nella pagina iniziale di Motivator per Zoho CRM  , fare clic su Games dal menu a sinistra.
   
2. Su qualsiasi gioco in corso o imminente, fare clic sull'icona con i puntini di sospensione e selezionare Edit. 
   
3. Modificare qualsiasi parametro, inclusi i partecipanti, la durata, le ricompense, i KPI o il nome. 
   I dati del gioco rifletteranno le modifiche non appena la configurazione verrà aggiornata. 
   
4. Passando il cursore sulla scheda del gioco, si avrà la possibilità di aggiornarlo.

Traguardi 

È possibile visualizzare i trofei e i badge guadagnati dall'azienda, dai singoli utenti e dai team nella scheda Traguardi. Gli utenti e gli amministratori possono filtrare i risultati per modulo, tempo o tipo di componente per vedere la propria posizione in un determinato gioco e i trofei ottenuti. Verranno inoltre visualizzati la durata del gioco e i punti ricevuti.

Trasmissione delle prestazioni su canali TV e Dashboard 

Canali TV

I canali TV utilizzati nella propria azienda per le trasmissioni informative interne possono essere utilizzati per visualizzare i punteggi KPI, gli obiettivi raggiunti e i giochi vinti dai partecipanti. È possibile trasmettere un componente alla volta.

Per creare un canale TV

1. Nella pagina iniziale di  Motivator per Zoho CRM  , fare clic su TV Channels dal menu a sinistra.
   
2. Fare clic su Create your First TV Channel.
   
3. Fare clic sull' icona + .
   
4. Nella pagina Add Component , selezionare un tipo di componente: KPI, Target o Game .
   
1. KPI: scegliere un KPI e selezionare il tipo (utente, team o azienda). Selezionare gli utenti e il team di cui si desidera mostrare il KPI. Selezionare un periodo per il quale si desidera trasmettere.
   
   
   
   
2. Target: Scegliere un obiettivo e selezionare il tipo (utente, team o azienda). Selezionare l'utente, il team o l'azienda di cui si desidera mostrare l'obiettivo.
5. Se si seleziona Game, scegliere un gioco dall'elenco a discesa.
   
6. Fare clic su Add.
   
7. Rinominare il canale TV e impostare il tempo di transizione per ogni schermata.  
   
8. Visualizzare l'anteprima del canale TV, annullare la creazione o salvare.

Annunci del Canale TV  

La funzionalità di annuncio nel canale TV consente di includere messaggi importanti direttamente nella trasmissione del canale, offrendo un modo più dinamico per condividere aggiornamenti critici o informazioni. Che si tratti di un traguardo significativo, di una direttiva urgente o della messa in evidenza di una conquista di un reparto, il messaggio visualizzato garantirà l'allineamento e la consapevolezza di tutti.

Per creare un annuncio del canale TV:

1. Navigare al proprio canale TV.  
   
2. Fare clic sui tre puntini e fare clic su 'Announcement.'  
   Nel pannello Create Announcement aggiungere il proprio contenuto.
3. Fare clic su Create. 

Una volta creato un annuncio per il canale TV, l'icona dell'annuncio sarà disponibile. È possibile modificare direttamente il proprio annuncio da questa opzione.

Dashboard

Una dashboard predefinita di sistema mostrerà tutti i KPI, gli obiettivi e i giochi. È anche possibile creare una dashboard personalizzata e aggiungere i componenti desiderati, condividerla con tutti o contrassegnarla come preferita.

Per creare una dashboard personalizzata

1. Nella pagina iniziale di Sales Motivator .
   

2. Fare clic sul menu a discesa Create New, selezionare Dashboard.
   
   Si verrà portati all'editor della dashboard.
   
   

3. Inserire il nome della dashboard.

4. Modificare la visibilità della dashboard.
   

5. Fare clic su Add Component per i componenti che si desiderano nella dashboard.
   
   

6. Una volta aggiunti i componenti, è possibile riordinarli secondo le proprie esigenze.
   

7. Fare clic su Save.

Per aggiungere un componente alla dashboard

1. Fare clic su Add Component .
   
2. Selezionare un tipo di componente e seguire i passaggi da 5 a 11 come indicato nelle istruzioni per creare un canale TV .
   
3. Nella pagina  Add Component  , selezionare un tipo di componente:  KPI, Target o Game .
   
1. KPI:  scegliere un KPI e selezionare il tipo (utente, team o azienda). Selezionare gli utenti e il team di cui si desidera mostrare il KPI. Selezionare un periodo per il quale si desidera trasmettere.
   
   
2. Target:  scegliere un obiettivo e selezionare il tipo (utente, team o azienda). Selezionare l'utente, il team o l'azienda di cui si desidera mostrare l'obiettivo.
   
3. Game: scegliere un gioco dall'elenco a discesa.
4. Selezionare il rispettivo Tipo - User/Team/Company. 
   
5. Selezionare il periodo richiesto. 
   
6. Selezionare il tipo di componente nel caso dei KPI. 
   Il tipo di componente può essere KPI Overview, Trend, By Field o By users. 
   In questo modo, è possibile aggiungere dettagli interni direttamente sulla Dashboard principale di Motivator e ottenere una panoramica delle informazioni chiave a colpo d'occhio. 
   
7. Fare clic su Save.
   

L'opzione tipo di componente è attualmente applicabile solo ai componenti KPI. 

Per filtrare le dashboard

1. Nella scheda Dashboard , fare clic sull'elenco a discesa All.
   
2. Selezionare il filtro per visualizzare le dashboard create da Lei, condivise con Lei, visualizzate di recente e preferite.
   

Abilitazione della Visualizzazione Live per le Dashboard

Utilizzando l'opzione Visualizzazione Live sulle Dashboard, è possibile monitorare i progressi su qualsiasi componente della dashboard in tempo reale.

È sufficiente, nella pagina delle Dashboard , fare clic sul simbolo Puntini di sospensione > Live View

Questa Visualizzazione Live reindirizzerà a una pagina dove è possibile vedere gli aggiornamenti delle dashboard aggiornarsi ogni cinque minuti.

Questo è molto utile quando trasmesso su TV (dal proprio browser) per monitorare gli aggiornamenti su fattori chiave come i propri giochi o KPI. 

È anche possibile "Copiare il Link" per incollare facilmente l'URL della Visualizzazione Live dove desiderato. 

Notifiche in Motivator 

Pannello notifiche di Motivator 

1. Andare su Setup > General > Motivator > Access Motivator.
   
2. Fare clic sull'icona della campanella nella pagina iniziale di Motivator.
   

NOTE:

1. Nel pannello delle notifiche è possibile filtrare le notifiche - visualizzare tutte le notifiche, o solo le notifiche relative a giochi, obiettivi, o notifiche lette, non lette o preferite.
   
   
2. È anche possibile contrassegnare tutte le notifiche come lette o cancellare tutte le notifiche dal pannello.
   
   
3. È possibile fare clic su un riquadro di notifica per visualizzare vari dettagli correlati, espansi nei pannelli successivi.
   
   
4. È possibile contrassegnare varie notifiche come preferite e visualizzarle successivamente filtrando per le notifiche preferite.
   
   

Altri punti nel CRM

Le notifiche verranno inviate per varie modifiche nei KPI, Giochi o Obiettivi impostati, come mostrato nella tabella seguente.

NOTE:

1. Per gli Obiettivi: L'organizzatore, i team, gli utenti partecipanti e, nel caso degli obiettivi aziendali, gli amministratori possono tutti visualizzare le notifiche relative agli obiettivi. Inoltre, chiunque aggiorni o modifichi un obiettivo riceverà notifiche relative agli obiettivi.
   
2. Per i Giochi: Le notifiche per le diverse azioni e i cambiamenti di stato dei giochi saranno disponibili per l'organizzatore, il team partecipante e i suoi utenti, e qualsiasi osservatore del gioco.
   
3. Per i KPI: Se un utente è associato a un obiettivo o a un gioco in corso, riceverà notifiche sui KPI. Oltre a loro, l'organizzatore, i partecipanti o gli osservatori riceveranno anch'essi notifiche su diverse modifiche e altre azioni.