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Pipeline di vendita multiple

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Cos'è una pipeline di vendita?

Una pipeline di vendita è una rappresentazione visiva del processo di vendita che mostra dove si trovano i potenziali clienti nel ciclo di acquisto, quante trattative aperte ci sono, quanto tempo una particolare trattativa è rimasta in ciascuna fase e se ci sono buone possibilità di concluderla con successo. Non è altro che un metodo sistematico che si segue per navigare tra le molteplici fasi attraverso cui passa un potenziale cliente - dal diventare un lead al diventare un cliente - e una pipeline di vendita aiuta a determinare esattamente dove si trovano le opportunità. Inoltre, delinea anche le azioni che è necessario eseguire per convertire un potenziale cliente in un cliente effettivo.

Fasi di una pipeline di vendita

Ci sono molteplici fasi che ogni team di vendita gestisce, incluse attività come la raccolta dei lead e la loro qualificazione:
1.  Prospezione
È il processo attraverso il quale le aziende attraggono potenziali clienti nel proprio database nella speranza di coltivarli attraverso un processo di vendita e convertirli in clienti. Pertanto, si impegnano a generare un interesse nei potenziali clienti verso i propri prodotti e servizi. Esistono diverse fonti attraverso cui è possibile generare lead. Alcune di esse includono fiere, campagne email, social media, moduli web, ecc.

2.  Coltivazione e qualificazione
Una volta generati i potenziali clienti, sarà necessario assicurarsi che siano adatti alla propria attività. Pertanto, sarà necessario qualificarli e gestirli. Questa è una fase cruciale nel processo di vendita poiché aiuta a dare priorità ai lead più promettenti e a mantenerli in cima alla lista delle attività.

3.  Fissare riunioni e definire le esigenze del potenziale cliente
Ora, per conoscere meglio i potenziali clienti, o in altre parole, comprendere meglio le loro esigenze, è necessario fissare un incontro con loro. Dopo aver interagito con loro in diverse occasioni, è necessario personalizzare la proposta per rispondere alle loro necessità. Fondamentalmente, è cruciale articolare come i propri prodotti o servizi possano aiutare a risolvere i loro problemi.

4.  Negoziare e chiudere la trattativa
È stato fatto il lavoro di comprensione delle esigenze del potenziale cliente e si è costruita una solida relazione con lui. Mentre alcuni potrebbero essere pronti ad acquistare i prodotti o servizi, nel caso di altri potenziali clienti, potrebbe essere necessario affrontare ulteriori preoccupazioni - tutto ciò che alla fine aiuterà a fornire ai clienti esattamente ciò che stanno cercando. Dopo che questi termini e condizioni sono stati finalizzati, si sarà in grado di chiudere la trattativa - con successo o meno.

Sebbene la maggior parte delle aziende differisca in termini di metodo di follow-up e fasi nella pipeline di vendita, le fasi di livello superiore rimangono le stesse per tutti.
Esse sono:
  • Prospezione
  • Qualificazione
  • Proposta 
  • Chiusura

Vantaggi di una pipeline di vendita

1. Una migliore comprensione del processo di vendita
2. Una strategia di vendita più efficiente
3. Una migliore comprensione della posizione di ciascun lead nel funnel di vendita
4. Meno tempo impiegato nella chiusura delle trattative.

Gestire la pipeline di vendita con Zoho CRM

Ora che è stato compreso il concetto di pipeline di vendita e le sue fasi, si immagini di gestire lo stesso processo senza un sistema centrale. Definire le fasi nella pipeline di vendita e monitorare i progressi nel processo di vendita potrebbe essere estremamente impegnativo. Con l'aiuto di un software come Zoho CRM, quindi, è possibile:
  1. Definire le fasi di una pipeline di vendita
    È fondamentale definire le fasi della pipeline di vendita fin dall'inizio per avere un processo di vendita solido, poiché i rappresentanti commerciali dell'azienda sapranno in anticipo cosa ci si aspetta da loro per portare avanti il lead attraverso la pipeline di vendita e infine chiudere la trattativa. Questo può essere ottenuto personalizzando/aggiungendo valori nel campo fase all'interno del modulo Trattative in Zoho CRM. Ad esempio, si immagini di gestire una rivista. Non sono necessari alcuni dei valori predefiniti nel campo fase, come Proposta di Valore o Proposta. È quindi possibile personalizzare o eliminare questi campi per soddisfare le proprie esigenze.
  2. Monitorare le trattative
     È fondamentale monitorare le trattative per avere un'idea dell'intero progresso e evitare ulteriori errori e prendere decisioni migliori in termini di strategia futura. Inoltre, è cruciale tenere traccia di tutti gli aggiornamenti per evitare di perdere informazioni vitali.

    a) L'analisi storica aiuterà a evitare di ripetere errori che potrebbero aver causato la perdita di trattative in passato. Pertanto, analizzare lo  storico delle fasi di vendita  in Zoho CRM è cruciale poiché fornirà il numero di potenziali in ciascuna fase per un periodo di tempo specifico.

    b) Un altro metodo per monitorare la pipeline di vendita all'interno di Zoho CRM è la creazione di  report e dashboard . Sarà possibile monitorare le tendenze di vendita, le campagne di marketing, le prestazioni del team, ecc. con l'aiuto di questi report.

    c) Con molteplici trattative nel software, cercare di visualizzare ciascuna di esse per determinarne lo stato potrebbe risultare piuttosto gravoso. Tuttavia, all'interno di Zoho CRM, è possibile visualizzare le trattative in un'unica vista con l'aiuto della vista  kanban  . Visualizzerà i dati in modo organizzato.
  3. Identificare le trattative prioritarie su cui concentrarsi

     a) Se si desidera individuare le trattative prioritarie (ad esempio, trattative in chiusura questo mese), è possibile utilizzare i filtri avanzati, uno strumento di ricerca potente che può aiutare a estrarre le informazioni necessarie in pochissimo tempo. In questo caso, quindi, sarà possibile individuare rapidamente le trattative che soddisfano i criteri (trattative prioritarie) e poi effettuare immediatamente il follow-up.

    b) D'altra parte, se si desidera che il sistema suggerisca le trattative a cui dare priorità, è possibile utilizzare Zia, lo strumento di intelligenza dei dati di Zoho CRM. Basandosi sulle tendenze, predirà le trattative che hanno maggiori probabilità di essere vinte. Questo fornirà una migliore comprensione di ciò su cui concentrarsi. Infatti, creerà una vista - suddividendo le trattative in quelle che probabilmente verranno vinte, perse, o quelle che potrebbero andare in entrambe le direzioni. Questo aiuterà a spostare l'attenzione sulle trattative che richiedono maggiore attenzione. 

Disponibilità

Autorizzazione necessaria
Gli utenti con il profilo di autorizzazione Personalizzazione Moduli possono accedere a questa funzionalità.

Pipeline di vendita per le trattative

In qualsiasi processo di vendita, una trattativa deve passare attraverso diverse fasi fino a quando non viene chiusa o persa. Per assicurarsi che le trattative non rimangano stagnanti nella stessa fase inutilmente, il team di vendita deve tenere sotto stretta osservazione la propria pipeline di trattative. Il modulo Trattative contiene diverse fasi tra cui qualificazione, proposta di valore, negoziazione e chiusa vinta che appaiono in una tipica pipeline di vendita. Queste fasi sono disponibili in un campo elenco a discesa chiamato Fase. È possibile aggiungere quante fasi si desideri alla pipeline esistente per riflettere accuratamente il proprio processo di vendita. Ecco alcuni dei modi in cui un rappresentante commerciale può beneficiare di una pipeline di vendita:

  1. Visualizzare e monitorare il progresso di una trattativa attraverso ciascuna fase
  2. Intraprendere le azioni necessarie in base alla fase nel ciclo di acquisto
  3. Monitorare quanto tempo una particolare trattativa è rimasta in una fase e agire per prevenire la stagnazione
La necessità di pipeline di vendita multiple per le trattative.

Zylker Cars è un concessionario di automobili che ha processi di vendita diversi per la rivendita di auto usate, la vendita di auto nuove e la fornitura di servizi di manutenzione. Alcune delle fasi di vendita di base saranno simili in questi tre processi, ma ci saranno anche differenze significative. Il diagramma di flusso seguente mostra le diverse fasi delle trattative per ciascun processo:

Auto nuove
 Auto usate
 Richieste di assistenza
Raccolta requisiti
 Mostrare i modelli disponibili
 Analisi della richiesta
Test drive e selezione dell'auto
 Test drive e selezione dell'auto
 Processo di riparazione (in corso)
Preventivo
 Preventivo
 Controllo qualità e test drive
Negoziazione
 Negoziazione
 Generazione fattura
Chiusa vinta/persa
 Chiusa vinta/persa
 Richiesta di assistenza/chiusa

Poiché ogni processo è diverso, far passare tutte le trattative attraverso un'unica pipeline non darà una chiara comprensione del loro progresso. Pertanto, Zylker Cars deve creare pipeline di vendita multiple per mostrare più accuratamente come una trattativa sta progredendo.

Creazione di pipeline di vendita multiple

Il campo Fase della Trattativa è disponibile per impostazione predefinita nel modulo Trattative, con alcune fasi definite dal sistema come: qualificazione, analisi delle esigenze, proposta di valore, ecc.

Pipeline standard
  1. Quando si crea una pipeline per la prima volta, verrà creata una pipeline standard definita dal sistema e tutti i record nel modulo Trattative verranno associati ad essa. Questo viene fatto per assicurarsi che ogni trattativa sia associata ad almeno una pipeline.
  2. La pipeline standard verrà creata con le fasi presenti nel campo elenco a discesa Fase.
  3. È possibile rinominare e personalizzare questa pipeline per soddisfare le proprie esigenze. La pipeline standard non verrà creata se non ci sono record nel layout o se non è stato creato un Blueprint per il campo Fase.
Specificità del layout
Le pipeline sono specifiche per layout ed è possibile creare pipeline multiple per ciascun layout. Ad esempio, se si dispone di un layout per le vendite e si vendono due categorie di prodotti, mobili e arredamento, che hanno processi di vendita diversi, è possibile creare due pipeline nel layout Vendite, una per ciascuna categoria.

Spostare una trattativa da una pipeline all'altra

Il modulo Trattative ha un campo Fase che viene utilizzato per la pipeline predefinita. Se si creano pipeline multiple in un layout, è possibile spostare un record da una pipeline all'altra manualmente (all'interno del layout). È inoltre possibile utilizzare la funzione Aggiornamento di Massa per spostare un gruppo di record contemporaneamente.

Valore di probabilità di una fase

A ciascuna fase in una pipeline verrà assegnato un valore di probabilità. Se si utilizza la stessa fase in pipeline diverse, verrà utilizzato lo stesso valore.
Quando si crea una nuova pipeline, è possibile creare nuove fasi e assegnare loro valori di probabilità, ma non è possibile modificare la probabilità delle fasi esistenti dalla schermata di creazione della pipeline. È necessario accedere alla Mappatura Probabilità Fase per modificare la probabilità delle altre fasi.
Se si imposta la categoria di previsione su Pipeline, Chiusa o Omessa nella Mappatura Fase-Probabilità, la fase della trattativa sarà rispettivamente Aperta, Chiusa Vinta o Chiusa Persa.

Per creare una pipeline di vendita

  1. Andare in Impostazioni > Personalizzazione > Pipeline
  2. Fare clic su Nuova Pipeline.
  3. Inserire un nome e selezionare il Layout a cui associare la pipeline.
  4. Aggiungere le Fasi alla pipeline.
    I valori predefiniti dal campo Fase del layout standard saranno disponibili per la selezione.

  5. Nell'opzione Fasi , fare clic sul collegamento Crea Nuove Fasi per aggiungere nuove fasi.
  6. Inserire il Nome Fase, Probabilità, Tipo di Previsione e Categoria di Previsione nel pop-up Crea Nuova Fase.

  7. Fare clic su Fatto.
    La nuova fase verrà aggiunta al nuovo elenco principale dei valori delle fasi.
  8. Selezionare la casella Imposta come Predefinita se si desidera che questa pipeline sia quella predefinita durante la creazione di una trattativa.
  9. Fare clic su Salva.

Modifica delle fasi nella pipeline

Se il processo di vendita viene modificato in qualsiasi momento, è possibile aggiungere o rimuovere fasi dalla pipeline. Le fasi rimosse da una pipeline non verranno eliminate dal CRM, saranno ancora disponibili nel costruttore di fasi.

Per modificare le fasi

  1. Andare in Impostazioni > Personalizzazione > Pipeline.
  2. Selezionare il Layout dall'elenco a discesa.
  3. Trascinare e rilasciare i valori per riordinare le fasi.
  4. Fare clic sull'icona Chiudi di una fase per rimuoverla dalla pipeline.

  5. Fare clic sul collegamento Aggiungi Fasi nella pipeline che si desidera modificare.

  6. Fare clic sulle fasi per aggiungerle alla pipeline.
    Tutte le fasi disponibili create per il layout selezionato saranno elencate qui. È possibile aggiungere e associare nuove fasi facendo clic sul collegamento Crea Nuova Fase.

  7. Fare clic su Salva.

Come influiscono la pipeline e le fasi delle trattative su altre attività del CRM?

Aggiornamento di massa dei record

Quando si effettua un aggiornamento di massa dei record, è importante tenere presente che una pipeline è specifica per layout e le fasi al suo interno sono specifiche per una particolare pipeline. Durante l'aggiornamento di massa, i record verranno sempre verificati per una corrispondenza nel seguente ordine: Layout > Pipeline > Fase. (È possibile aggiornare in massa il layout, il campo pipeline e il campo fase dei record).

Aggiornamento di massa del campo Layout

Se si desidera aggiornare il layout di più trattative, è necessario anche definire la pipeline in cui spostarle e la fase che avranno.
Si noti che sarà necessario selezionare una pipeline solo se il layout ne possiede una; altrimenti è sufficiente selezionare il layout desiderato e aggiornare il record.

Aggiornamento di massa del campo Pipeline

Poiché una pipeline è strettamente collegata a un layout, quando si aggiorna in massa la pipeline dei record, il CRM verificherà se i record appartengono al layout in cui si desidera spostarli. Ad esempio, si immagini di avere due layout: Vendite e Servizi, ciascuno con due pipeline. Se si selezionano alcune trattative dalla vista elenco e le si spostano in una pipeline che appartiene al layout Vendite, solo le trattative che già appartengono al layout Vendite verranno spostate. Le trattative rimanenti verranno ignorate perché appartengono a un layout diverso.

Aggiornamento di massa del solo campo Fase

Se si desidera aggiornare solo il campo Fase, verranno aggiornati i record che hanno la fase selezionata nella loro pipeline. Gli altri record verranno ignorati. Ad esempio, se si sceglie di aggiornare il campo fase a Negoziazione, solo i record che hanno Negoziazione nella loro pipeline verranno aggiornati, gli altri verranno ignorati.
Nota
  1. I campi Pipeline e Fase possono essere aggiornati anche tramite macro, regole di workflow, Blueprint e azioni di follow-up (aggiornamenti dei campi) dopo l'invio di email di massa.
  2. Se il campo Fase è utilizzato come criterio in una regola di layout o regola di validazione, il campo Fase e i suoi campi dipendenti (Pipeline e Layout) non appariranno nelle opzioni di aggiornamento di massa.
  3. Se il campo Pipeline è utilizzato come criterio in una regola di layout o regola di validazione, il campo Pipeline e il suo campo dipendente (Layout) non appariranno nelle opzioni di aggiornamento di massa.

Creazione di un Blueprint basato sulla pipeline di vendita

Il campo Fase è spesso utilizzato nei Blueprint. Generalmente, i Blueprint sono specifici per layout, ma se sono state create pipeline nel layout, sono specifici per pipeline. Se si crea un Blueprint basato sul campo Fase, sarà necessario selezionare la pipeline a cui è associato. Tutti i valori nel campo Fase verranno utilizzati nella progettazione del Blueprint.

Nota
  1. Se si include una nuova fase nel Blueprint, verrà automaticamente aggiunta alla pipeline.
  2. Se una pipeline viene eliminata, anche tutti i Blueprint creati per quella pipeline verranno eliminati.

Importazione dei dati basata sulla pipeline di vendita

Quando si importano i record, il campo Pipeline deve essere mappato in modo che le trattative vengano automaticamente assegnate alle rispettive pipeline.
  1. Importazione di trattative per una pipeline diversa: Se si desidera importare record che appartengono a pipeline diverse, è necessario aggiungere una colonna al file di importazione con i dettagli della pipeline a cui appartiene il record. Mappare questo campo con il campo Pipeline del CRM durante l'importazione.
  2. Importazione di trattative per la stessa pipeline: Pipeline è un campo obbligatorio, quindi se il file di importazione non contiene i dettagli della pipeline, tutte le trattative importate possono essere assegnate a una pipeline selezionata. È possibile selezionare una pipeline in Assegna Valore Predefinito.

Nota
  1. Layout, pipeline e fasi dipendono l'uno dall'altro, quindi è prevedibile che i record vengano ignorati nelle seguenti situazioni:
  2. Mancata corrispondenza layout-pipeline: Durante l'importazione, è necessario specificare il layout in cui verranno importati i record. Se la pipeline della trattativa non appartiene al layout selezionato, il record verrà ignorato a causa della mancata corrispondenza layout-pipeline.
  3. Mancata corrispondenza pipeline-fase: Se la pipeline della trattativa appartiene al layout selezionato, il sistema verificherà la fase selezionata per il record. Se il valore della fase non fa parte della pipeline della trattativa, il record verrà ignorato a causa della mancata corrispondenza.
  4. Nella cronologia delle importazioni, è possibile verificare i record che sono stati ignorati e i motivi.

Vista Kanban

Le trattative in una vista Kanban possono essere filtrate in base al layout e alla pipeline.

Migrazione dei dati

Quando si effettua la migrazione da un altro CRM, il campo Pipeline sarà disponibile durante la mappatura dei campi. Le trattative verranno assegnate alla pipeline del layout in base a questo campo.
Se le trattative da migrare non hanno una pipeline associata, verranno associate alla pipeline predefinita nel layout selezionato.

Eliminazione di una pipeline di vendita

Per eliminare una pipeline di vendita

  1. Andare in Impostazioni > Personalizzazione > Pipeline.
  2. Passare il mouse sui puntini di sospensione e fare clic su Elimina.
    Se ci sono record associati a quella pipeline, è necessario trasferirli a un'altra pipeline prima di poterla eliminare.
  3. Selezionare la pipeline in cui si stanno trasferendo i dati.
  4. Mappare le fasi dalla vecchia pipeline alla nuova pipeline.
  5. Fare clic su Trasferisci ed Elimina.

  1. Le trattative già chiuse rimarranno nella pipeline eliminata e non verranno trasferite a un'altra.
  2. Quando un layout viene eliminato, è possibile scegliere il layout in cui spostare i record. Se il layout in cui vengono trasferiti i record ha una pipeline, è possibile scegliere la pipeline e la fase in cui verranno trasferiti i record dal layout eliminato.
  3. Le trattative chiuse dal layout eliminato verranno trasferite alla pipeline predefinita del nuovo layout.
  4. Se un record è bloccato a causa di un processo di approvazione o processo di revisione nel campo Pipeline o Fase, non verrà trasferito a un'altra pipeline quando la sua pipeline o il suo layout viene eliminato.

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