Creazione della Gerarchia di Reporting

Nella Gerarchia di Reporting di Zoho CRM, è possibile configurare la struttura gerarchica dell'organizzazione in base ai ruoli degli utenti, e inoltre è possibile assegnare gli utenti ai responsabili di reporting appropriati per un'accessibilità ai record ben definita. In questa struttura, a un utente viene assegnato un responsabile di reporting che ha il diritto di visualizzare o accedere ai dati dell'utente. Qualsiasi membro che ricopre un ruolo superiore a quello dell'utente può essere scelto come responsabile di reporting. È inoltre possibile scegliere se i membri non sottoposti a reporting della propria organizzazione siano gestiti da un superiore con un ruolo più elevato o dall'amministratore e/o dal super amministratore. Questa struttura garantisce un accesso controllato alle informazioni all'interno dell'organizzazione, in parte assicurando che un utente abbia un solo responsabile di reporting.

Di seguito discuteremo in dettaglio la struttura della gerarchia di reporting con un modello esemplificativo di una gerarchia organizzativa.

Esempio: John Peters, il CEO di Zylker Inc., ricopre il ruolo amministrativo e può accedere ai dati dell'intera organizzazione. Sotto di lui ci sono due Sales Manager, Amelia Burrows ed Emily Ross. Secondo la gerarchia organizzativa di Zylker, i Sales Executive rispondono ai Sales Manager, quindi ogni manager avrà dei sales executive sotto di sé e avrà accesso ai loro dati. Il VP of Sales, Mark Houston, è il membro non sottoposto a reporting nell'organizzazione, e i suoi dati saranno accessibili a John Peters.

Disponibilità

Autorizzazione richiesta
Gli utenti con autorizzazione amministrativa nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.

Visualizzare la Gerarchia di Reporting

Zoho CRM consente di visualizzare i dettagli di reporting di un utente con un solo clic. Le informazioni dell'utente mostreranno il responsabile di reporting dell'utente e i subordinati (se applicabile). Questi dati non saranno visibili se la preferenza della gerarchia viene modificata o disabilitata. Inoltre, i dati di un utente non sottoposto a reporting non verranno visualizzati.

Per visualizzare la gerarchia di reporting

1. Andare alla pagina Users e selezionare un utente.
2. Nel pannello destro, è possibile visualizzare la Reporting Hierarchy.
   Vengono elencati il responsabile di reporting e i subordinati dell'utente

Eliminare un Utente

In qualità di amministratore, è possibile eliminare gli utenti dall'account CRM. Ci sono due condizioni da tenere presenti quando si elimina un utente:

A) Se l'utente non ha subordinati che rispondono a lui, è possibile eliminare l'account utente così com'è.

B) Se l'utente ha membri subordinati che rispondono a lui, è possibile effettuare una delle seguenti operazioni:

• Trasferire i subordinati a un altro utente con un ruolo uguale o superiore nella gerarchia.
• Non assegnare un responsabile di reporting ai subordinati, oppure lasciarli come non sottoposti a reporting.

Per trasferire i subordinati

1. Andare su Setup > Users and Control > Users.
2. Nella pagina Users, selezionare un utente che si desidera eliminare.
3. Dalla pagina User's Details, fare clic sul collegamento Delete this User .
4. Nella nota pop-up, fare clic su
   
    
   Transfer Subordinates and Delete User.
   

   

5. Nel pop-up Transfer Subordinates, selezionare il New Reporting Manager dall'elenco a discesa.
6. Fare clic su Save.

Modificare la Gerarchia di Reporting

In qualità di amministratore, è sempre possibile modificare le designazioni degli utenti o i ruoli nella struttura gerarchica della propria organizzazione. Tuttavia, la modifica degli utenti o dei ruoli comporterà diversi cambiamenti anche nella gerarchia di reporting. Nei seguenti esempi, si apprenderà come modificare la gerarchia di reporting in base alle modifiche dei ruoli.

A) Se il ruolo di un responsabile di reporting viene modificato

Quando si modifica il ruolo di un responsabile di reporting assegnandogli un ruolo diverso nella gerarchia, è necessario apportare modifiche anche alla struttura di reporting. Di seguito alcuni esempi per illustrare tali scenari.

Caso I

Una persona era responsabile di reporting per alcuni utenti ma è stata ora retrocessa a un ruolo subordinato. Ad esempio, Amelia Burrows era Sales Manager (EMEA) e i Sales Executive Mark Snap e Liz Wiseman rispondevano a lei. Se Amelia non ha ottenuto buoni risultati ed è stata retrocessa, allora a Mark e Liz deve essere assegnato un nuovo responsabile di reporting.

Caso 2

Una persona era responsabile di reporting per alcuni utenti, ma è stata ora promossa a un ruolo superiore. Ad esempio, Amelia Burrows è Sales Manager (EMEA) e risponde a Mark Houston che è VP of Sales. Se Amelia viene promossa come VP of Sales, il suo responsabile di reporting deve essere modificato.

Caso 3

Una persona ha cambiato ruolo ma non ha utenti che rispondono a lei, quindi il cambio di ruolo non influirà sulla struttura di reporting. Ad esempio, Allen Stack è VP of Marketing e non ha utenti che rispondono a lui. Se viene promosso o retrocesso, il cambio di ruolo non influirà sulla struttura di reporting per eventuali subordinati. Tuttavia, a seconda delle modifiche al ruolo di Allen, potrebbe essere necessario assegnargli un responsabile di reporting oppure mantenerlo come membro non sottoposto a reporting.

Caso 4

Una persona era responsabile di reporting ed è stata ora trasferita a un altro ramo o dipartimento. Ad esempio, Emily Ross era Sales Manager ma è stata ora trasferita al ramo marketing come Product Manager. Poiché il sales executive Jonathan Rose rispondeva a Emily Ross, deve ora essere assegnato a un nuovo responsabile di reporting del ramo Sales.

Per modificare ruoli e responsabile di reporting

1. Andare su Setup > Users and Control > Users.
2. Nella pagina User, selezionare un Utente di cui si desidera modificare il ruolo.
3. Nella pagina User's Detail, fare clic sull'icona Edit.
4. Nella pagina Edit User, fare clic sull'icona Role List ().
5. Selezionare un nuovo Role dall'elenco Roles list.
6. Fare clic su Save.
7. Nella nota pop-up Change of Reporting manager, selezionare il Ruolo.
   (Verranno elencati tutti i ruoli di livello gerarchico superiore).
8. Selezionare un utente tra quelli elencati sotto il ruolo selezionato.
9. Fare clic su Save.

B) Se un ruolo viene modificato

Quando si aggiunge o si rimuove un ruolo dalla gerarchia dell'organizzazione, la struttura di reporting deve essere modificata.
Ad esempio, come abbiamo visto, la nostra azienda di esempio segue questa gerarchia di base: CEO > Vice President of Sales > Sales Manager > Sales Executive. I seguenti esempi mostrano alcuni scenari in cui le modifiche a un ruolo stesso richiedono che vengano apportate anche altre modifiche

Caso 1

L'organizzazione ha deciso di eliminare completamente il ruolo di Sales Manager. Ad esempio, se il ruolo di Sales Manager di Amelia Burrows viene eliminato, ai Sales Executive Mark Snap e Liz Wiseman deve essere assegnato un nuovo responsabile di reporting. In secondo luogo, anche ad Amelia Burrows deve essere assegnato un nuovo ruolo e un nuovo responsabile di reporting.

Caso 2

Se gli utenti vengono trasferiti a un altro ramo dell'organizzazione, deve essere loro assegnato un responsabile di reporting dal nuovo ramo gerarchico. Ad esempio, Fiona Williams è una product executive per l'area EMEA e viene ora trasferita al ruolo di sales executive.

Per modificare un ruolo

1. Andare su Setup > Users and Control > Security Control > Roles.
2. Selezionare Sales Manager(EMEA) Role e fare clic su Delete.
3. Nella pagina Delete Role, sotto Transfer Users and Sub-roles fare clic sull'icona dell'elenco ruoli in Transfer to Role.
4. Selezionare Sales Manager (Americas) Role.
5. Fare clic su Transfer and Delete.

Condividere i Dati dei Record all'Interno dell'Organizzazione

I record del CRM possono essere visualizzati e consultati solo dai proprietari dei record e dai superiori che si trovano nello stesso ramo. La Gerarchia di Reporting consente di scegliere membri di altri rami con cui si desidera condividere i dati. È possibile impostare i diritti di autorizzazione come lettura/scrittura o sola lettura.

Per condividere i record

1. Selezionare un Modulo e fare clic sul Record che si desidera condividere.
2. Fare clic sul pulsante More e selezionare Share.
3. Nel pop-up, in Share to selezionare gli utenti con cui si desidera condividere i dati dall'elenco a discesa.
4. Scegliere il livello di autorizzazione Read Only o Read/Write dall'elenco a discesa.
5. Fare clic su Save.

Come la Gerarchia di Reporting Modifica le Funzioni CRM Associate

Nel business, ci sono innumerevoli occasioni in cui è necessaria l'approvazione di un superiore prima di finalizzare un'attività. Zoho CRM consente di reindirizzare tali attività al superiore del proprietario del record. Nella gerarchia di reporting, è possibile scegliere il responsabile di reporting del proprietario del record per eseguire queste azioni. Di seguito sono elencati alcuni casi in cui una gerarchia di reporting apporta cambiamenti significativi:

Flusso di Approvazione

Nel business, possono esserci molte situazioni in cui un'attività necessita dell'approvazione di un superiore prima di procedere. Ad esempio, un rappresentante commerciale che offre uno sconto su un prodotto o che decide di avviare una campagna potrebbe aver bisogno dell'approvazione del sales manager. Una gerarchia di reporting consente di assegnare il responsabile di reporting dell'utente come approvatore per questo tipo di attività.

Per selezionare il responsabile di reporting come approvatore

1. Andare su Setup > Automation > Approval Process.
2. Fare clic su Add Rule to this Process.
3. Selezionare i Rule Criteria dall'elenco a discesa.
4. In Who Should Approve, selezionare Reporting Manager.
5. Fare clic su Done.
   

Nota

1. Durante la configurazione di Who Should Approve, è possibile selezionare i Levels per definire se l'attività deve essere approvata al 1°, 2° o 3° livello della gerarchia. È inoltre possibile scegliere se tutti i membri fino al 2° o 3° livello della gerarchia sono necessari per l'approvazione.
   

Invio Avvisi

Zoho CRM consente di creare set di azioni che aiutano ad automatizzare le attività di vendita e marketing. È possibile associare queste azioni a regole di workflow, blueprint e processi di approvazione. Una delle azioni che può essere direttamente associata alla gerarchia di reporting è l'invio di avvisi. È possibile associare un avviso a una regola di workflow, in modo che l'email selezionata venga inviata automaticamente ai destinatari quando la regola viene attivata. Nella gerarchia di reporting, è possibile scegliere il responsabile di reporting del proprietario del record come uno dei destinatari dell'email.

Per inviare avvisi a un responsabile di reporting

1. Andare su Automation > Workflow Rules e fare clic su una Rule.
2. In Instant Actions, fare clic su Send Email.
3. Nella pagina Send Alert, selezionare Record Owner's Manager.
4. Fare clic su Save and Associate.
   

Transizione in Blueprint

Un blueprint in Zoho CRM crea una replica online del processo aziendale che aiuta a tenere traccia dell'attività nelle diverse fasi, chiamate stati. Un collegamento tra due stati, chiamato transizione, viene visualizzato nella pagina di dettaglio di un record, con un elenco di azioni necessarie per completare la transizione. Utilizzando una gerarchia di reporting, è possibile designare il responsabile di reporting del proprietario del record per eseguire le azioni e completare il processo di transizione.

Per assegnare il responsabile di reporting come proprietario della transizione

1. Andare su Setup > Automation > Blueprint e fare clic su un Blueprint.
2. In Transitions, selezionare Roles sotto Owners.
3. Selezionare Record Owner e Reporting Manager.
4. Fare clic su
   
    
   Save.
   

   

   Previsioni

   Le previsioni consentono di monitorare e perfezionare il processo di vendita. Offrono una visione d'insieme della pipeline di vendita e permettono di monitorare le prestazioni del team di vendita. In una gerarchia di reporting, il responsabile di reporting di un utente può essere abilitato a impostare le previsioni per i propri utenti subordinati. Il responsabile di reporting di un utente può impostare gli obiettivi di vendita per gli utenti e valutare le prestazioni del team.

   Per impostare gli obiettivi nelle previsioni

   1. Andare al modulo Forecasts > Create Forecast.
   2. Impostare gli obiettivi per i membri sottoposti e non sottoposti a reporting.
   3. Fare clic su Save.

   
   

Nota

• Per impostazione predefinita, un utente non sottoposto a reporting avrà il CEO o l'Amministratore come responsabili delle previsioni.
• Se l'azienda ha più di un CEO, questi avrà il diritto di visualizzare e modificare le previsioni dell'intera organizzazione.
  

Utilizzo del campo Reporting To

Nella Gerarchia di Reporting di Zoho CRM, è possibile configurare la struttura gerarchica dell'organizzazione in base ai ruoli degli utenti, e inoltre è possibile assegnare gli utenti ai responsabili di reporting appropriati per un'accessibilità ai record ben definita. In questa struttura, a un utente viene assegnato un responsabile di reporting che ha il diritto di visualizzare o accedere ai dati dell'utente. Qualsiasi membro che ricopre un ruolo superiore a quello dell'utente può essere scelto come responsabile di reporting. È inoltre possibile scegliere se i membri non sottoposti a reporting della propria organizzazione siano gestiti da un superiore con un ruolo più elevato o dall'amministratore e/o dal super amministratore. Questa struttura garantisce un accesso controllato alle informazioni all'interno dell'organizzazione, in parte assicurando che un utente abbia un solo responsabile di reporting.

Di seguito discuteremo in dettaglio la struttura della gerarchia di reporting con un modello esemplificativo di una gerarchia organizzativa.

Esempio: John Peters, il CEO di Zylker Inc., ricopre il ruolo amministrativo e può accedere ai dati dell'intera organizzazione. Sotto di lui ci sono due Sales Manager, Amelia Burrows ed Emily Ross. Secondo la gerarchia organizzativa di Zylker, i Sales Executive rispondono ai Sales Manager, quindi ogni manager avrà dei sales executive sotto di sé e avrà accesso ai loro dati. Il VP of Sales, Mark Houston, è il membro non sottoposto a reporting nell'organizzazione, e i suoi dati saranno accessibili a John Peters.

Disponibilità

Autorizzazione richiesta
Gli utenti con autorizzazione amministrativa nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.