La funzionalità Smart Prompt di Zoho CRM consente di sfruttare la potenza degli LLM e le capacità dell'IA generativa per accelerare la produttività e ottimizzare le attività. Fornisce suggerimenti e assistenza contestuali come riepiloghi o aiuto nella creazione di contenuti, contribuendo in definitiva a ottimizzare i flussi di lavoro quotidiani e il processo decisionale.

Cosa si può fare con Smart Prompt?

Il lavoro quotidiano nel CRM richiede contesto, chiarezza e velocità. Ma i commerciali spesso perdono tempo nel trovare, elaborare o riscrivere informazioni sparse tra record e comunicazioni. Smart Prompt colma il divario tra il lavoro quotidiano nel CRM e l'automazione intelligente. È progettato per aiutarLa ad agire più rapidamente, rimanere informato e comunicare con chiarezza, direttamente nel Suo CRM, senza cambiare contesto.

Un commerciale, ad esempio, spesso dedica tempo a recuperare vecchie conversazioni, scorrere le note o riscrivere email di follow-up. I responsabili affrontano la stessa sfida quando esaminano le trattative o comprendono i progressi con i clienti. 

1. Contesto sepolto nei dati: Ogni record contiene molteplici campi, elenchi correlati e aggiornamenti. Gli utenti devono navigare attraverso diverse sezioni per ottenere il quadro completo prima di agire.
2. Informazioni sparse su diversi canali: Le conversazioni avvengono tramite chiamate, email, riunioni e note, rendendo difficile ricordare cosa è stato discusso o deciso l'ultima volta.
3. Attività di scrittura ripetitive: La stesura di email di follow-up, la documentazione degli esiti delle riunioni o la creazione di note spesso comportano la riscrittura di contenuti simili con variazioni minime.
4. Comunicazione incoerente: Quando più membri del team collaborano su un record cliente, il tono e il contesto possono variare, influenzando l'esperienza del cliente.
5. Tempo perso nella preparazione: Responsabili e commerciali dedicano minuti a leggere record dettagliati prima di revisioni, chiamate o passaggi di consegna, invece di concentrarsi sui passi successivi.
   

Smart Prompt semplifica tutto questo.

Ecco come aiuta nelle diverse attività:

1. Utilizzi Conversation Summary per visualizzare riepiloghi concisi delle interazioni recenti come chiamate, riunioni, note ed email. Questo elimina la necessità di ricostruire manualmente la cronologia del cliente prima di una chiamata o una revisione.
2. Acceda a Record Summary e Note Summary per estrarre le informazioni più rilevanti da record dettagliati e note lunghe, perfetto per un processo decisionale rapido.
3. Rediga o riformuli email e note utilizzando l'assistenza IA che si adatta al Suo tono e al Suo scopo.
4. Quando progetta template di marketing o comunicazione, ottenga suggerimenti per oggetti, tono e struttura tramite Template Assistant.
   

Come funziona?

Smart Prompt integra la potenza di Zia e la Sua scelta di sorgente LLM per fornire suggerimenti contestuali, pertinenti e utilizzabili. Dalla comprensione dei dati aziendali alla generazione di risposte precise, questi modelli di IA collaborano in modo fluido, nonostante le loro capacità distinte.

Quali sono i modelli linguistici supportati per Smart Prompt?

Con Smart Prompt, ha la possibilità di scegliere il modello di Sua preferenza, quello più adatto alla Sua azienda, e ottenere assistenza direttamente nel prodotto. Può scegliere il modello tra le seguenti opzioni:

1. Zia (modello IA nativo di Zoho)
2. ChatGPT
3. Gemini
4. Anthropic
5. Cohere
6. Deepseek
7. SiliconFlow
   

Disponibilità

1. Smart Prompt con OpenAI, Google, Anthropic, Cohere: Tutti i DC.
2. Smart Prompt con Zia (modello IA nativo di Zoho): DC US, EU e IN.
3. Smart Prompt con Deepseek, SiliconFlow: DC CN.
4. Edizioni supportate: Professional, Enterprise e Ultimate
5. Lingue supportate: Tutte le lingue

Autorizzazioni necessarie

1. Solo gli Amministratori possono abilitare/disabilitare Smart Prompt per un'organizzazione.
2. Gli utenti con l'autorizzazione Riepilogo abilitata nel loro profilo possono accedere alle funzionalità di riepilogo all'interno di un record: Record Summary, Conversation Summary, Note Summary.
   
   

Verifica disponibilità e limiti delle funzionalità

Elaborazione dei dati

Zia: In qualità di modello IA nativo di Zoho, Zia opera interamente all'interno dell'infrastruttura sicura di Zoho. Elabora i dati del Suo CRM, apprende dai flussi di lavoro aziendali e fornisce informazioni personalizzate per la Sua organizzazione.

ChatGPT: Sviluppato da OpenAI, ChatGPT utilizza dati di addestramento esterni (fino al 2021) per generare risposte simili a quelle umane. È particolarmente adatto per attività che richiedono una comprensione più ampia del linguaggio e di concetti al di fuori dei dati del Suo CRM.

Google: Sviluppato da Google, Gemini utilizza dati di addestramento estesi per offrire capacità IA multimodali. Può accedere ed elaborare dati dei clienti integrati per funzionalità personalizzate nei servizi Google, ma si basa su conoscenze esterne generali piuttosto che sui flussi di lavoro specifici del Suo CRM. 

Anthropic: Sviluppato da Anthropic, Claude utilizza un mix di dati di addestramento pubblici e non pubblici con un'attenzione alla sicurezza e all'etica. Può conservare e utilizzare le interazioni degli utenti per il miglioramento del modello, a meno che non si decida di non partecipare, rendendolo adatto per attività linguistiche generali utili al di là dei dati CRM della Sua organizzazione.

Cohere: Sviluppato da Cohere, questa IA orientata alle aziende utilizza l'elaborazione sicura dei dati con solidi controlli sulla privacy, evitando la memorizzazione di informazioni personali degli utenti finali. Attinge da ampi dati di addestramento senza una data limite pubblica fissa, ideale per applicazioni aziendali che integrano conoscenze esterne al di fuori delle informazioni specifiche del Suo CRM.

DeepSeek: Sviluppato da DeepSeek AI, questo modello open-source utilizza dati di addestramento e risposte economicamente vantaggiose. Raccoglie dati con pratiche di privacy standard e pone l'accento sulla chiarezza, ideale per query generali e attività non direttamente personalizzate per il Suo CRM o i flussi di lavoro aziendali.

SiliconFlow: Fornito da SiliconFlow, questa piattaforma IA supporta vari modelli addestrati su diversi dataset multilingue. Si concentra sull'inferenza efficiente e sulle valutazioni di privacy per le fonti di dati, adatta per applicazioni mobili o generali al di là dei dati del Suo CRM.

Scenari aziendali

I prompt appaiono nella maggior parte delle aree del Suo CRM e, in base alla loro posizione, variano. Questo Le consentirà di ricavare un'ampia gamma di informazioni sul Suo record.

Di seguito alcuni scenari in cui Smart Prompt porterà benefici alla Sua attività:

1. Corrispondenza con i clienti: Le email rappresentano una parte importante della Sua corrispondenza. È attraverso di esse che si scambiano requisiti e offerte, e vengono inviati gli accordi firmati con i clienti. In tutte queste comunicazioni, è necessario essere precisi nel vocabolario e concisi nel messaggio. È qui che può utilizzare Smart Prompt. Mentre compone un'email, può scegliere di riformulare le Sue frasi, approfondire un prodotto/funzionalità menzionato nel thread dell'email, migliorare il Suo vocabolario o cercare ulteriore assistenza conversazionale.
2. Gestione della produttività: Memorizzare informazioni importanti, utili e preferenziali come note è un efficace metodo per la produttività. Fungono da punto di riferimento per discutere ulteriori requisiti ed elaborare offerte commerciali - ed è per questo che è importante assicurarsi che tali note siano estremamente chiare. Smart Prompt può aiutarLa a estrarre punti chiave dalle Sue note rapide in modo da poter visualizzare le informazioni scomposte. Può anche riformulare o chiedere a Smart Prompt di riassumere.
3. Assistenza per le campagne: Per attrarre e coltivare lead di qualità, è necessario un messaggio di marketing efficace e potente, intelligente e pertinente alla campagna. Utilizzando Smart Prompt, può redigere template email con lo stile di scrittura e la lunghezza del testo desiderati. Può determinare se desidera che il Suo messaggio suoni professionale, informale, umoristico, descrittivo, narrativo o sarcastico, nonché se desidera che la lunghezza del testo sia breve, lunga o media.
   

Lavorare con Smart Prompt

Smart Prompt è integrato nell'interfaccia di Zoho CRM attraverso diversi assistenti che appaiono nelle pagine dei record e negli editor. Il modo principale per interagire con esso è tramite il Record Assistant, disponibile all'interno delle pagine dei record, delle note e dei compositori di email.

Può accedere alla funzionalità Smart Prompt nel Suo account Zoho CRM come diversi Assistenti IA nelle seguenti posizioni.

Record Assistant 

Il Record Assistant funge da compagno IA all'interno del record. È disponibile in posizioni specifiche a seconda del modello che ha abilitato. 

Nota: 

1. Il pulsante Record Assistant nella parte superiore di una pagina record - accanto a Send Email o ai pulsanti personalizzati - appare solo quando il modello Zia è abilitato. Per altri modelli come OpenAI, Google, Anthropic, ecc., Smart Prompt è accessibile nell'editor delle note e nel compositore di email.
   

Una volta aperto, il Record Assistant offre diverse opzioni. Queste includono diversi tipi di riepiloghi e strumenti di redazione progettati per risparmiare tempo e migliorare la precisione.

Record Summary

I team di vendita spesso lavorano con record che contengono livelli di informazioni: attività, elenchi correlati, note, cronologie e altro ancora. Navigare attraverso ogni sezione per ottenere un quadro chiaro può essere tedioso, specialmente quando devono essere prese decisioni urgenti.

È qui che entra in gioco il Record Summary. È progettato per riunire tutte le informazioni essenziali di un record in un'unica vista centralizzata, offrendo agli utenti un'istantanea rapida e completa senza dover navigare attraverso molteplici sezioni. Riducendo la necessità di clic aggiuntivi e la navigazione costante tra le pagine, rende la gestione dei record più rapida ed efficiente. Con i punti dati chiave presentati in un layout chiaro e organizzato, supporta anche un processo decisionale più intelligente, aiutando gli utenti ad agire con sicurezza e precisione.

Maggiori informazioni su Record Summary

Conversation Summary 

Conversation Summary fornisce un riepilogo rapido di tutte le interazioni legate a un record - che si tratti di un lead, un contatto o una trattativa - in modo da poter cogliere l'essenza di ogni conversazione in un unico posto. 

Zia elabora diversi tipi di interazione per generare il riepilogo:

1. Email: Cattura l'essenza degli scambi recenti con il record.
2. Chiamate: Utilizza le informazioni disponibili sulle chiamate come note, durata o esito. Se la Trascrizione delle Chiamate è abilitata nella Sua organizzazione, Zia analizza anche la trascrizione insieme ai dati del campo della chiamata per fornire un riepilogo più ricco e accurato.
3. Riunioni: Estrae dettagli dagli ordini del giorno, dalle note e dagli esiti delle riunioni.
4. Note: Include solo le note relative alle conversazioni, in modo che il riepilogo rimanga focalizzato sulle interazioni con i clienti piuttosto che su ogni nota del record.
   

Note: 

1. Zia attualmente considera le ultime 10 voci ciascuna da email, chiamate, riunioni e note per generare il riepilogo. Questo assicura che il riepilogo rimanga conciso e contestualmente rilevante.
   

Notes Summary

Le note sono il luogo in cui gli utenti acquisiscono informazioni al volo - input dei clienti, discussioni interne o promemoria di follow-up. Ma rivederle, specialmente quando ce ne sono decine collegate a un record, può richiedere tempo. Note Summary condensa queste informazioni sparse in una panoramica di facile lettura.

Evidenzia le idee principali, le decisioni e gli aggiornamenti registrati nelle Sue note, aiutandoLa a ricordare istantaneamente le discussioni passate senza dover scorrere lunghe voci di testo.

Zia elabora le note del Suo record e presenta due viste:

1. Riepilogo complessivo: Un riepilogo completo di tutte le note collegate al record, ideale quando si desidera comprendere l'intera cronologia delle interazioni o i punti chiave.
   
   
2. Riepilogo dell'ultima nota: Si concentra solo sulla nota più recente, offrendo un rapido aggiornamento prima di una chiamata o riunione imminente.
   

Maggiori informazioni su Note Summary

Bozza nota e Bozza email

Scrivere note ed email è una delle attività più frequenti nel CRM, eppure spesso richiede più tempo del dovuto. Che si tratti di riassumere una riunione, acquisire un aggiornamento rapido o redigere una risposta al cliente, gli utenti dedicano tempo prezioso a pensare alla formulazione e al tono. Smart Prompt aiuta a ottimizzare questo processo.

Quando aggiunge una nuova nota o compone un'email, Smart Prompt può generare, riformulare o riassumere il Suo contenuto in base al contesto fornito. Questo Le consente di mantenere coerenza nella comunicazione riducendo lo sforzo necessario per partire da zero.

Ecco come funziona:

1. Zia comprende i dati del Suo record - come nomi dei contatti, fase della trattativa o attività correlate - e utilizza queste informazioni per produrre suggerimenti di testo pertinenti e accurati.
2. I modelli esterni come OpenAI, Google, Anthropic o Cohere si concentrano sul miglioramento del tono, della chiarezza o della struttura del Suo messaggio in base all'input fornito nell'editor.
3. Può regolare il testo per tono (formale, informale, conciso, persuasivo, ecc.) o lunghezza, a seconda della situazione.
   

Template Assistant

Quando crea o modifica un template email, il Template Assistant può aiutarLa a costruire oggetti e contenuti del messaggio adatti al Suo pubblico e scopo. Può specificare tono, stile o lunghezza e Smart Prompt genererà suggerimenti corrispondenti. Il Template Assistant è disponibile per tutti i modelli supportati. 

Smart Prompt è disponibile sia per la vista Standard che per la vista Canvas delle pagine di dettaglio dei record.

1. Vada su Setup (⚙) > Zia > Smart Prompts.
   
2. Nella pagina Smart Prompt, attivi il pulsante di abilitazione per il modello preferito.
   
   
1. Per il modello Zia, nel pop-up di conferma del deployment, clicchi su Yes, Deploy.
   
   
2. Per gli altri modelli, prima clicchi su Configure e aggiunga la chiave API.
   
   
3. Clicchi su Save.
3. E sarà pronto per utilizzare Smart Prompt nel Suo CRM.