Conformità HIPAA con Zoho CRM

Conformità HIPAA in Zoho CRM

1. Selezione del modulo "salute": Devono essere selezionati tutti i moduli che contengono informazioni sanitarie protette. Possono essere selezionati sia moduli standard che personalizzati. È possibile selezionare un totale di 10 moduli.
   
2. Contrassegnare i campi che contengono PHI: In un modulo, potrebbero esserci solo pochi campi che contengono dettagli sanitari personali di un cliente. Ad esempio, storia chirurgica, sintomi, dettagli sui farmaci, ecc. Contrassegnare questi campi come dettagli sanitari personali aiuterà il sistema a identificare e limitare l'accesso a questi campi tramite API e a impedire l'esportazione dei valori di questi campi. È possibile contrassegnare un totale di 25 campi in ciascun modulo come campi contenenti dati sanitari personali.
   
3. Impostazione delle restrizioni per i dati contrassegnati come PHI: Esistono quattro opzioni per limitare l'accesso ai dati personali dall'esterno di Zoho CRM. Ognuna di queste opzioni può essere abilitata in base ai requisiti dell'organizzazione:
   
1. Limitare l'accesso ai dati tramite API: Altre applicazioni possono connettersi con il CRM tramite API e i dati possono essere trasferiti. È possibile garantire che i dati sanitari personali dei propri clienti non vengano condivisi nel processo, limitando il trasferimento dei dati sanitari personali ad altre applicazioni tramite API.
   
2. Limitare l'esportazione dei dati: Durante l'esportazione dei dati dall'account CRM, potrebbe essere opportuno impedire l'esportazione delle informazioni sanitarie personali selezionando questa opzione.
   
3. Limitare il trasferimento dei dati alle app Zoho: Se l'account CRM è integrato con altre applicazioni Zoho come Desk, Campaigns, Projects ecc., i dati fluiranno dal CRM a queste applicazioni. Questa opzione impedirà il trasferimento dei dati sanitari personali ad altre app. Per verificare le restrizioni sul flusso di dati consultare la tabella.
   
4. Limitare il trasferimento dei dati ad app di terze parti: Se il Suo account CRM è integrato con applicazioni di terze parti per motivi aziendali, ci saranno possibilità di flusso di dati dal CRM a queste app. Questa opzione impedirà il trasferimento dei dati sanitari personali ad altre app. Per verificare le restrizioni sul flusso di dati consultare la tabella.
   
4. Crittografia dei campi PHI: I campi che contengono informazioni sanitarie personali possono essere crittografati per una sicurezza aggiuntiva. Sebbene la crittografia dei campi non sia un passaggio obbligatorio in Zoho CRM, raccomandiamo vivamente di abilitare la crittografia poiché rappresenta la migliore pratica per prevenire l'accesso non autorizzato a dati riservati.
   

HIPAA è supportato per Leads, Contacts, Vendors e moduli personalizzati.

Note:

1. Tipi di campo supportati:
   
1. Riga singola,
   
2. Multilinea
   
3. Email
   
4. Telefono
   
5. Elenco a discesa
   
6. Selezione multipla
   
7. Data
   
8. Data/Ora
   
9. Numero
   
10. Valuta
    
11. Decimale
    
12. Percentuale
    
13. Intero lungo
    
14. Casella di controllo
    
15. URL
    
16. Caricamento file
    
17. Caricamento immagine
    
2. I campi Lookup, multi-select lookup e autonumber non possono essere contrassegnati come dati sanitari personali.
   

Disponibilità

Autorizzazione richiesta

Gli utenti con l'autorizzazione Manage Compliance Settings nel proprio profilo possono gestire la conformità HIPAA per i diversi moduli.

Verifica disponibilità e limiti delle funzionalità

1. Andare su Setup > Security Control > Compliance Settings.
   
2. Fare clic sulla scheda HIPAA Compliance.
   
3. Attivare il pulsante Enable HIPAA Compliance Settings.
   
4. Selezionare i moduli dall'elenco a discesa.
   
5. È possibile selezionare fino a 10 moduli.
   
6. In Personal Health Data Handling, attivare Restrict Data access through API e/o Restrict Data in Export, secondo necessità.
   

1. Andare su Setup > Customization > Modules and Fields.
   
2. Selezionare un modulo e fare clic sull'icona Altro per selezionare il layout desiderato.
   In alternativa, è possibile fare clic sull'icona Altro e selezionare Edit Layout. 
3. Andare al campo desiderato e fare clic sull'icona Altro.
   
4. Fare clic su Edit Properties e selezionare la casella Contains Personal Health Data.
   
   Si ricordi che questa opzione apparirà solo se il modulo è stato selezionato per la conformità HIPAA. 
   
   

Recupero del registro di audit

Disabilitazione della conformità HIPAA

Visualizzazione dei dati personali dei record

Si prega di notare che il contenuto qui presentato non deve essere interpretato come consulenza legale. Si prega di contattare il proprio consulente legale per sapere come l'HIPAA influisce sulla Sua organizzazione e cosa è necessario fare per conformarsi all'HIPAA.

Altre funzionalità di sicurezza offerte da Zoho CRM

1. Sicurezza basata sui ruoli
   
2. Sicurezza dei dati
   
3. Certificazioni ISO e SOC 2