Impostazione delle regole di assegnazione
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Il successo nelle vendite è strettamente legato alle attività quotidiane dei rappresentanti, come il numero di follow-up, la tempestività nel rispondere ai clienti, l'offerta di risposte rapide alle loro domande e la gestione dei ticket di assistenza. Tutti questi fattori svolgono un ruolo cruciale nel far avanzare rapidamente i lead attraverso il funnel di vendita, portando infine alla chiusura positiva di una vendita. Un aspetto importante per raggiungere quanto sopra dipende da quanto sia ben organizzato e pianificato il processo di assegnazione dei lead in un'organizzazione.
La maggior parte delle aziende si affida a molteplici fonti per generare lead. Poiché ogni lead/cliente ha esigenze diverse, è meglio evitare di assegnarli casualmente ai rappresentanti. Piuttosto, potrebbero essere assegnati a rappresentanti che hanno esperienza nella gestione di lead provenienti da una regione o relativi a un prodotto specifico. Tuttavia, farlo manualmente potrebbe rivelarsi piuttosto impegnativo.
Lo strumento delle regole di assegnazione di Zoho CRM è progettato per consentire di automatizzare il processo di assegnazione dei lead definendo regole in base alle quali i lead vengono assegnati a un gruppo di rappresentanti. È possibile configurare diversi criteri (valore o campo) basati sulle specifiche del proprio settore come territorio, interesse per il prodotto, fonte del lead ecc., in modo che solo i lead che soddisfano i criteri vengano automaticamente assegnati al rappresentante selezionato. Automatizzando il processo di assegnazione dei lead, è possibile risparmiare molto tempo e fatica e ridurre anche gli errori involontari che possono verificarsi a causa di interventi manuali.
Disponibilità
Autorizzazione richiesta
Gli utenti con l'autorizzazione per le regole di assegnazione di {Module} nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.
Punti da ricordare
- È possibile associare fino a 25 criteri diversi in ciascuna voce di regola.
- È possibile utilizzare le regole di assegnazione solo per i record generati tramite importazione, Webform e API.
- Non è possibile utilizzare le regole di assegnazione se si creano i record manualmente.
- Nella Vista elenco, è possibile riordinare le voci delle regole per modificare la sequenza in cui devono essere eseguite.
- Se un utente non è confermato, la proprietà non gli verrà assegnata.
Creazione delle regole di assegnazione
È possibile creare una regola di assegnazione per lead, contatti, trattative, casi e moduli personalizzati. La configurazione delle regole di assegnazione consiste nei seguenti passaggi.
Passaggio 1. Inserire i dettagli di base
È necessario specificare il modulo, il nome della regola e la descrizione.
Passaggio 2. Selezionare i record a cui si applica la regola
La regola può essere creata per tutti i record o per record selezionati in base a un criterio. La condizione può essere impostata per corrispondere al valore di un campo o a un altro campo.
Nota. Ecco un elenco dei tipi di campo che possono e non possono essere confrontati.
* Questo non è supportato per i campi crittografati.
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Tipo di campo
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Comparatore
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Tipi di campo confrontabili
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Tipi di campo non confrontabili |
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Single Line
Multi-line
Picklist
Auto-number
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è
non è
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Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Lookup
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Number
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Decimal
Percent
Long Integer
Date
Data time
Multi-select
Multi-user lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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Single Line
Multi-line
Picklist
Auto-number
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contiene
non contiene
inizia con
termina con
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Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Lookup
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
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Date
Data time
Multi-select
Multi-user lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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Email
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è
non è
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Single line
Multi-line
Email
Auto-number
Picklist
Lookup
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Phone
URL
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
Date
Data time
Multi-select
Multi-user lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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Email
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contiene
non contiene
inizia con
termina con
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Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Lookup
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
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Email
URL
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
Date
Date Time
Multi-select
Multi-user Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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Phone
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è
non è
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Single line
Multi-line
Phone
Auto-number
Picklist
Lookup
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Email
URL
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
Date
Date Time
Multi-select
Multi-user Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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Phone
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contiene
non contiene
inizia con
termina con
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Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Lookup
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
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Date
Date Time
Multi-select
Multi-user Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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URL
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è
non è
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Single line
Multi-line
URL
Auto-number
Picklist
Lookup
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Email
Phone
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
Date
Date Time
Multi-select
Multi-user Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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URL
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contiene
non contiene
inizia con
termina con
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Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Lookup
Number
Currency
Decimal
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Long Integer
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Multi-select
Multi-user Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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uguale
diverso
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maggiore di
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Date Time
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Picklist
Date
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Long Integer
Multi-select
Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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uguale
diverso
minore di
maggiore di
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Date
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Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Date Time
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
Multi-select
Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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Currency
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uguale
diverso
minore di
minore o uguale
maggiore di
maggiore o uguale
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Currency
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Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Date
Date Time
Number
Decimal
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Long Integer
Multi-select
Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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uguale
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minore o uguale
maggiore di
maggiore o uguale
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Number
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Auto-number
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Picklist
Date
Date Time
Currency
Decimal
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Long Integer
Multi-select
Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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Long Integer
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uguale
diverso
minore di
minore o uguale
maggiore di
maggiore o uguale
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Long Integer
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Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Date
Date Time
Currency
Decimal
Percent
Multi-select
Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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Decimal Percent
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diverso
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minore o uguale
maggiore di
maggiore o uguale
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Decimal Percent
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Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Date
Date Time
Number
Currency
Long Integer
Multi-select
Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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Owner Lookup
User Lookup
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è
non è
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Owner Lookup
User Lookup
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Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Date
Date Time
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
Multi-select
Lookup
Tag
Boolean
|
|
Boolean
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è
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Boolean
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Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Date
Date Time
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
Multi-select
Lookup
Tag
Owner Lookup
User Lookup
|
|
Multi-user Lookup
Multi-select
Tag
Data Source
Layout
Wizard
|
-
|
-
|
Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Date
Date Time
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
Multi-select
Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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* Questo non è supportato per i campi crittografati.
Passaggio 3. Assegna il record a
I record possono essere assegnati agli utenti in base alla categoria o alla condizione.
Categoria - Il record può essere assegnato a singoli utenti o a utenti in ruoli o gruppi. Quando vengono selezionati più utenti, i record verranno assegnati in base al modello round-robin.
Condizione - L'utente verrà assegnato a un record in base ai criteri definiti, come il paese che gestisce. Ad esempio, Steve gestisce i record dall'India e Jerusha gestisce i record dagli USA. Quando arriva un lead dagli USA, verrà assegnato a Jerusha.
Passaggio 4. Verificare la disponibilità dell'utente prima di assegnare un record
Durante l'assegnazione dei record è possibile scegliere di verificare la disponibilità dell'utente. La disponibilità degli utenti viene verificata in base allo stato online (connesso a CRM) e/o all'orario del turno (se indicato nei dettagli aziendali).
È possibile scegliere una delle due opzioni o selezionare entrambe le caselle - Stato online e Orario del turno. Questo consente di effettuare le assegnazioni considerando la disponibilità online dell'utente E quando si trova attivamente nel proprio turno designato.
Nota: Ci sarà un ritardo massimo di 5 minuti nel recupero dello stato degli utenti online. (Un utente online è colui che è connesso via web)
Passaggio 5. Assegnare un'attività di follow-up all'utente
Una volta che il record è stato assegnato all'utente, è possibile aggiungere anche un'attività di follow-up. Ad esempio, è possibile specificare se l'utente deve chiamare o inviare un'email al lead dopo l'assegnazione del record.
Passaggio 6. Assegnare l'utente predefinito
Nel passaggio 3 sono stati selezionati alcuni utenti. Possono verificarsi casi in cui i record non possono essere assegnati a questi utenti; in tal caso è consigliabile selezionare un utente (utente predefinito) a cui verranno assegnati i record. Di seguito i motivi per cui il record verrà assegnato all'utente predefinito:
- L'utente selezionato non è disponibile (non connesso o non disponibile nel turno).
- L'utente è stato disattivato o eliminato dall'account CRM.
Nota
Un utente predefinito può essere un utente connesso (che ha avviato l'azione sul record) o qualsiasi altro utente nel CRM. Un utente connesso nei seguenti casi è
- Importazione: un utente connesso è colui che avvia l'azione
- API: l'utente il cui authtoken viene utilizzato nell'API
- Webform: l'utente che ha creato la regola del webform. Tuttavia, se viene disattivato o eliminato, il super admin diventa l'utente connesso.
Il successo nelle vendite è strettamente legato alle attività quotidiane dei rappresentanti, come il numero di follow-up, la tempestività nel rispondere ai clienti, l'offerta di risposte rapide alle loro domande e la gestione dei ticket di assistenza. Tutti questi fattori svolgono un ruolo cruciale nel far avanzare rapidamente i lead attraverso il funnel di vendita, portando infine alla chiusura positiva di una vendita. Un aspetto importante per raggiungere quanto sopra dipende da quanto sia ben organizzato e pianificato il processo di assegnazione dei lead in un'organizzazione.
La maggior parte delle aziende si affida a molteplici fonti per generare lead. Poiché ogni lead/cliente ha esigenze diverse, è meglio evitare di assegnarli casualmente ai rappresentanti. Piuttosto, potrebbero essere assegnati a rappresentanti che hanno esperienza nella gestione di lead provenienti da una regione o relativi a un prodotto specifico. Tuttavia, farlo manualmente potrebbe rivelarsi piuttosto impegnativo.
Lo strumento delle regole di assegnazione di Zoho CRM è progettato per consentire di automatizzare il processo di assegnazione dei lead definendo regole in base alle quali i lead vengono assegnati a un gruppo di rappresentanti. È possibile configurare diversi criteri (valore o campo) basati sulle specifiche del proprio settore come territorio, interesse per il prodotto, fonte del lead ecc., in modo che solo i lead che soddisfano i criteri vengano automaticamente assegnati al rappresentante selezionato. Automatizzando il processo di assegnazione dei lead, è possibile risparmiare molto tempo e fatica e ridurre anche gli errori involontari che possono verificarsi a causa di interventi manuali.
Disponibilità
Autorizzazione richiesta
Gli utenti con l'autorizzazione per le regole di assegnazione di {Module} nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.
Punti da ricordare
- È possibile associare fino a 25 criteri diversi in ciascuna voce di regola.
- È possibile utilizzare le regole di assegnazione solo per i record generati tramite importazione, Webform e API.
- Non è possibile utilizzare le regole di assegnazione se si creano i record manualmente.
- Nella Vista elenco, è possibile riordinare le voci delle regole per modificare la sequenza in cui devono essere eseguite.
- Se un utente non è confermato, la proprietà non gli verrà assegnata.
Creazione delle regole di assegnazione
È possibile creare una regola di assegnazione per lead, contatti, trattative, casi e moduli personalizzati. La configurazione delle regole di assegnazione consiste nei seguenti passaggi.
Passaggio 1. Inserire i dettagli di base
È necessario specificare il modulo, il nome della regola e la descrizione.
Passaggio 2. Selezionare i record a cui si applica la regola
La regola può essere creata per tutti i record o per record selezionati in base a un criterio. La condizione può essere impostata per corrispondere al valore di un campo o a un altro campo.
Nota. Ecco un elenco dei tipi di campo che possono e non possono essere confrontati.
* Questo non è supportato per i campi crittografati.
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Tipo di campo
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Comparatore
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Tipi di campo confrontabili
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Tipi di campo non confrontabili |
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Multi-line
Picklist
Auto-number
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è
non è
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Email
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Lookup
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Data time
Multi-select
Multi-user lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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Multi-line
Picklist
Auto-number
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contiene
non contiene
inizia con
termina con
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Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Lookup
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
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Date
Data time
Multi-select
Multi-user lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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Email
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è
non è
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Multi-line
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Picklist
Lookup
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Phone
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Long Integer
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Data time
Multi-select
Multi-user lookup
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Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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Multi-line
Email
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Auto-number
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Lookup
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Multi-user Lookup
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Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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è
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Lookup
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Multi-user Lookup
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Boolean
Owner Lookup
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Email
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Picklist
Lookup
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Long Integer
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Multi-user Lookup
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Owner Lookup
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Multi-user Lookup
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Multi-line
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Auto-number
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Multi-user Lookup
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Multi-line
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Auto-number
URL
Picklist
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Number
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Decimal
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Long Integer
Multi-select
Lookup
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Boolean
Owner Lookup
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minore o uguale
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Lookup
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Picklist
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Long Integer
Multi-select
Lookup
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Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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minore o uguale
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maggiore o uguale
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Picklist
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Multi-select
Lookup
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maggiore o uguale
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Owner Lookup
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Lookup
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è
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Boolean
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Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Date
Date Time
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
Multi-select
Lookup
Tag
Owner Lookup
User Lookup
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Multi-user Lookup
Multi-select
Tag
Data Source
Layout
Wizard
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-
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-
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Single line
Multi-line
Email
Phone
Auto-number
URL
Picklist
Date
Date Time
Number
Currency
Decimal
Percent
Long Integer
Multi-select
Lookup
Tag
Boolean
Owner Lookup
User Lookup
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* Questo non è supportato per i campi crittografati.
Passaggio 3. Assegna il record a
I record possono essere assegnati agli utenti in base alla categoria o alla condizione.
Categoria - Il record può essere assegnato a singoli utenti o a utenti in ruoli o gruppi. Quando vengono selezionati più utenti, i record verranno assegnati in base al modello round-robin.
Condizione - L'utente verrà assegnato a un record in base ai criteri definiti, come il paese che gestisce. Ad esempio, Steve gestisce i record dall'India e Jerusha gestisce i record dagli USA. Quando arriva un lead dagli USA, verrà assegnato a Jerusha.
Passaggio 4. Verificare la disponibilità dell'utente prima di assegnare un record
Durante l'assegnazione dei record è possibile scegliere di verificare la disponibilità dell'utente. La disponibilità degli utenti viene verificata in base allo stato online (connesso a CRM) e/o all'orario del turno (se indicato nei dettagli aziendali).
È possibile scegliere una delle due opzioni o selezionare entrambe le caselle - Stato online e Orario del turno. Questo consente di effettuare le assegnazioni considerando la disponibilità online dell'utente E quando si trova attivamente nel proprio turno designato.
Nota: Ci sarà un ritardo massimo di 5 minuti nel recupero dello stato degli utenti online. (Un utente online è colui che è connesso via web)
Passaggio 5. Assegnare un'attività di follow-up all'utente
Una volta che il record è stato assegnato all'utente, è possibile aggiungere anche un'attività di follow-up. Ad esempio, è possibile specificare se l'utente deve chiamare o inviare un'email al lead dopo l'assegnazione del record.
Passaggio 6. Assegnare l'utente predefinito
Nel passaggio 3 sono stati selezionati alcuni utenti. Possono verificarsi casi in cui i record non possono essere assegnati a questi utenti; in tal caso è consigliabile selezionare un utente (utente predefinito) a cui verranno assegnati i record. Di seguito i motivi per cui il record verrà assegnato all'utente predefinito:
- L'utente selezionato non è disponibile (non connesso o non disponibile nel turno).
- L'utente è stato disattivato o eliminato dall'account CRM.
Nota
Un utente predefinito può essere un utente connesso (che ha avviato l'azione sul record) o qualsiasi altro utente nel CRM. Un utente connesso nei seguenti casi è
- Importazione: un utente connesso è colui che avvia l'azione
- API: l'utente il cui authtoken viene utilizzato nell'API
- Webform: l'utente che ha creato la regola del webform. Tuttavia, se viene disattivato o eliminato, il super admin diventa l'utente connesso.
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