Creazione di attività del workflow

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Le attività del workflow sono tra le azioni associate a una regola del workflow. Un'attività è un compito assegnato a un utente. Quando si associa un'attività del workflow a una regola del workflow, questa viene automaticamente assegnata all'utente quando la regola viene attivata per i record che soddisfano i criteri della regola.

Disponibilità

Autorizzazione necessaria

Gli utenti con l'autorizzazione Gestione workflow nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.

Per creare un'attività del workflow

Andare su Configurazione > Automazione > Azioni > Attività.
Nella pagina Attività del workflow , fare clic su Crea attività.
Nella pagina Nuova attività , eseguire le seguenti operazioni:
- Selezionare il Modulo dall'elenco a discesa.
- Inserire un Oggetto per l'attività.
  Inserire i campi di unione per creare oggetti dinamici per le attività.
- Specificare la Data di scadenza per il completamento dell'attività.
- Selezionare lo Stato dell'attività dall'elenco a discesa.
- Selezionare la Priorità dell'attività dall'elenco a discesa.
- Selezionare l'utente dall'elenco di ricerca Assegnato a per assegnare l'attività.
- Selezionare la casella di controllo Notifica assegnatario per avvisare il proprietario dell'attività via e-mail.
- Selezionare la casella di controllo Promemoria assegnatario per inviare un promemoria al proprietario dell'attività.
  - Avviso tramite e-mail - Verrà inviata un'e-mail di promemoria al proprietario dell'attività all'orario specificato.
  - Avviso tramite pop-up - Verrà avviato un promemoria pop-up per il proprietario dell'attività all'orario specificato.
- Inserire la Descrizione dell'attività.
Fare clic su Salva.
Viene creata una nuova attività del workflow, che può essere associata alle regole del workflow.

Nota

Non è possibile creare attività del workflow per i record che non supportano le attività in Zoho CRM, come Soluzioni, Previsioni ecc.
Le attività del workflow non possono essere associate a una regola del workflow se il criterio di esecuzione selezionato per la regola è "Elimina".
Se il campo Assegnato a non è specificato, il sistema assegnerà automaticamente l'attività al proprietario del record.
Se si seleziona un'attività del workflow durante l'importazione dei record (come lead, account, contatti), l'opzione Notifica assegnatario (anche se selezionata per la specifica attività del workflow) non sarà applicabile. Vedere anche Importa dati
Se il proprietario dell'attività è inattivo o non confermato, l'attività verrà automaticamente assegnata al proprietario del record a cui l'attività è stata aggiunta. Nel caso in cui anche il proprietario del record sia un utente inattivo o non confermato, l'attività verrà assegnata al Super Amministratore.

Campi obbligatori

Nel layout delle attività, qualsiasi campo contrassegnato come obbligatorio da un utente verrà automaticamente elencato nei workflow, nei processi di approvazione, nelle regole di assegnazione e nel blueprint.
È possibile inserire i valori dei campi di unione semplicemente digitando il simbolo #.

Nota

Se un campo è contrassegnato come obbligatorio e viene inserito un valore, il valore verrà visualizzato nell'attività anche se il campo viene successivamente contrassegnato come non obbligatorio. Tuttavia, il campo verrà rimosso dall'attività appena creata.
Il campo oggetto può contenere fino a 255 caratteri. Si noti che la lunghezza dei caratteri verrà calcolata dopo la compilazione del valore del campo di unione.
Per le attività esistenti, i campi obbligatori possono essere visualizzati facendo clic sull'opzione Mostra tutti i campi obbligatori durante la modifica di un'attività.
Se il valore di un campo elenco a discesa o selezione multipla è utilizzato in un campo obbligatorio, non sarà possibile eliminare il valore dal layout.
Se un campo è utilizzato come campo di unione, non può essere eliminato dal layout.

VEDERE ANCHE

Creazione di webhook

Notifiche e-mail

Impostazione degli aggiornamenti dei campi

Disponibilità

Autorizzazione necessaria

Gli utenti con l'autorizzazione Gestione workflow nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.

Per creare un'attività del workflow

Andare su Configurazione > Automazione > Azioni > Attività.
Nella pagina Attività del workflow , fare clic su Crea attività.
Nella pagina Nuova attività , eseguire le seguenti operazioni:
- Selezionare il Modulo dall'elenco a discesa.
- Inserire un Oggetto per l'attività.
  Inserire i campi di unione per creare oggetti dinamici per le attività.
- Specificare la Data di scadenza per il completamento dell'attività.
- Selezionare lo Stato dell'attività dall'elenco a discesa.
- Selezionare la Priorità dell'attività dall'elenco a discesa.
- Selezionare l'utente dall'elenco di ricerca Assegnato a per assegnare l'attività.
- Selezionare la casella di controllo Notifica assegnatario per avvisare il proprietario dell'attività via e-mail.
- Selezionare la casella di controllo Promemoria assegnatario per inviare un promemoria al proprietario dell'attività.
  - Avviso tramite e-mail - Verrà inviata un'e-mail di promemoria al proprietario dell'attività all'orario specificato.
  - Avviso tramite pop-up - Verrà avviato un promemoria pop-up per il proprietario dell'attività all'orario specificato.
- Inserire la Descrizione dell'attività.
Fare clic su Salva.
Viene creata una nuova attività del workflow, che può essere associata alle regole del workflow.

Nota

Non è possibile creare attività del workflow per i record che non supportano le attività in Zoho CRM, come Soluzioni, Previsioni ecc.
Le attività del workflow non possono essere associate a una regola del workflow se il criterio di esecuzione selezionato per la regola è "Elimina".
Se il campo Assegnato a non è specificato, il sistema assegnerà automaticamente l'attività al proprietario del record.
Se si seleziona un'attività del workflow durante l'importazione dei record (come lead, account, contatti), l'opzione Notifica assegnatario (anche se selezionata per la specifica attività del workflow) non sarà applicabile. Vedere anche Importa dati
Se il proprietario dell'attività è inattivo o non confermato, l'attività verrà automaticamente assegnata al proprietario del record a cui l'attività è stata aggiunta. Nel caso in cui anche il proprietario del record sia un utente inattivo o non confermato, l'attività verrà assegnata al Super Amministratore.

Campi obbligatori

Nel layout delle attività, qualsiasi campo contrassegnato come obbligatorio da un utente verrà automaticamente elencato nei workflow, nei processi di approvazione, nelle regole di assegnazione e nel blueprint.
È possibile inserire i valori dei campi di unione semplicemente digitando il simbolo #.

Nota

Se un campo è contrassegnato come obbligatorio e viene inserito un valore, il valore verrà visualizzato nell'attività anche se il campo viene successivamente contrassegnato come non obbligatorio. Tuttavia, il campo verrà rimosso dall'attività appena creata.
Il campo oggetto può contenere fino a 255 caratteri. Si noti che la lunghezza dei caratteri verrà calcolata dopo la compilazione del valore del campo di unione.
Per le attività esistenti, i campi obbligatori possono essere visualizzati facendo clic sull'opzione Mostra tutti i campi obbligatori durante la modifica di un'attività.
Se il valore di un campo elenco a discesa o selezione multipla è utilizzato in un campo obbligatorio, non sarà possibile eliminare il valore dal layout.
Se un campo è utilizzato come campo di unione, non può essere eliminato dal layout.