Gestione dei modelli di Mail Merge

Il mail merge è una funzione che consente di semplificare le attività ripetitive per creare documenti personalizzati (moduli, lettere, etichette per indirizzi, buste, ecc.). È possibile creare un modello di mail merge che contiene variabili (campi di unione), che uniranno i dati da Zoho CRM e creeranno documenti uniti con le informazioni corrette per le variabili.

Ad esempio, supponiamo che debba inviare lettere personalizzate a un gran numero di lead o creare modelli per accordi sul livello di servizio o altri documenti legali. In questi casi, non è necessario digitare manualmente i dettagli di ogni lead nelle lettere per personalizzarle. È sufficiente creare un modello utilizzando i campi di unione dal modulo Lead e poi, quando si uniscono i dati, le lettere saranno personalizzate per ciascuna persona.

Esistono due modi per creare un modello di mail merge:

1. Creare un modello da zero.
   
2. Scegliere un modello dall'elenco di modelli predefiniti.
   

Zoho Writer è un elaboratore di testi online che consente di creare e condividere documenti online. È possibile creare modelli di mail merge in Zoho Writer e utilizzare i dati CRM (Lead, Account, Contatti, Trattative, Preventivi, Ordini di vendita, Ordini di acquisto, Fatture e Moduli personalizzati) per creare documenti di mail merge.

Per creare un modello in Zoho Writer

1. Andare su Setup > Customization > Templates > Mail Merge.
   
2. Fare clic su + New Template.
   
3. Nel popup  Create New Template , specificare i seguenti dettagli:
   
   
   
   • Selezionare il Module per il quale si desidera creare il modello.
     I campi di unione nel modello saranno basati sul modulo selezionato. È possibile creare modelli di mail merge sia per i moduli generati dal sistema che per i moduli personalizzati.
   • Inserire il Template Name.
     
   • Selezionare la Folder dall'elenco a discesa. Il modello verrà salvato nella cartella selezionata.
     
   • Inserire la Description per il modello.
     
4. Fare clic su Create.
   Si verrà reindirizzati alla Mail Merge Template Gallery, dove è possibile procedere alla creazione del modello in due modi.

I. Creare un modello di Mail Merge da zero

Costruire un modello di mail merge da zero rende la creazione del modello più semplice. I campi di unione dal modulo scelto nel passaggio precedente verranno visualizzati nella sezione Insert Fields. È sufficiente fare clic sui campi desiderati, che verranno aggiunti al nuovo modello.

Per creare un modello da zero

1. Scegliere Blank template dalla Mail Merge Template Gallery.
   Un documento verrà aperto in Zoho Writer.
2. Selezionare i Merge Fields dalla sezione Insert Fields.
   
3. Fare clic su Done.
   

 

II. Creare un modello da un modello predefinito

Un approccio alternativo alla creazione di un modello è scegliere un modello dalla galleria dei modelli. La galleria mostra modelli predefiniti di varie categorie come Curriculum, Poster e Inviti, Lettere e Copertine e Scrittura Creativa. È possibile selezionare un modello da qualsiasi di queste categorie in base alle proprie esigenze aziendali.

Per creare un modello dalla galleria

1. Scegliere un modello dalla Mail Merge Template Gallery.
   
2. Fare clic su Select.
   Un documento verrà aperto in Zoho Writer.
3. Selezionare i Merge Fields dalla sezione Insert Fields nella scheda AUTOMATE.
   I campi verranno inseriti nella posizione specificata nel modello Writer.
4. Fare clic su Done.
   

Aggiungere immagini nei modelli

Aggiungere sottomoduli nei modelli

Alcuni scenari aziendali richiedono l'inclusione di un sottomodulo che, ad esempio, contiene informazioni aggiuntive di un prodotto principale come garanzia, dettagli di garanzia o accessori acquistati, ecc. È possibile aggiungere il sottomodulo nel modello e inviarlo ai clienti invece di aggiungere manualmente tali informazioni. Scegliere i campi di unione del sottomodulo appropriati, che verranno aggiunti automaticamente al modello.
Per saperne di più sui sottomoduli, fare clic qui.

Per aggiungere sottomoduli in un modello

1. Andare alla scheda AUTOMATE nel documento Zoho Writer.
   
2. Selezionare il sottomodulo che si desidera aggiungere nel modello.
   Un popup mostra l'elenco dei campi nel sottomodulo.
3. Selezionare i campi che si desidera aggiungere nel modello.
   
4. Fare clic su Select all per selezionare tutti i campi contemporaneamente.
   
5. Fare clic su Create Table.
   
   
   

Aggiungere elementi delle liste correlate nei modelli

A volte, potrebbe essere necessario includere informazioni dalla lista correlata di un modulo, come attività aperte o campagne aperte, oppure campi delle liste correlate come codice prodotto, numero voucher ecc. nel modello. Quindi, invece di inserire questi dettagli manualmente, è sufficiente selezionare i campi di unione della lista correlata desiderati che verranno aggiunti automaticamente nel modello. Ogni elemento della lista correlata aggiunto nel modello viene visualizzato sotto forma di tabelle dinamiche.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di elementi delle liste correlate che è possibile aggiungere a un modello:

• È possibile creare un modello per il modulo Account e includere l'elenco dei contatti associati a un particolare account scegliendo il modulo Contatti dalla lista correlata.
  
• È possibile creare un modello per il modulo Contatti e includere l'elenco delle attività aperte di ciascun contatto selezionando le Attività aperte dalla lista correlata.
  
• È possibile creare un modello per il modulo Trattative e inserire i prodotti associati a ciascuna trattativa semplicemente selezionando il modulo Prodotti dall'elemento della lista correlata.
  

Per aggiungere moduli della lista correlata a un modello

1. Andare alla scheda AUTOMATE nel documento Zoho Writer.
   
2. Scegliere un Modulo della lista correlata e fare clic sulla Freccia.
   
3. Selezionare i Campi che si desidera includere nel modello.
   
4. Fare clic su Create Table.
   
   
   

Organizzare i modelli di Mail Merge

Quando si sono creati numerosi modelli per diverse esigenze aziendali, è buona prassi mantenere i modelli organizzati e raggruppati in cartelle appropriate per una facile identificazione. Nella sezione seguente verranno discusse le modalità di organizzazione dei modelli.

Anteprima dei modelli

È possibile visualizzare l'anteprima di ogni modello creato direttamente dalla pagina dell'elenco dei modelli. L'opzione di anteprima offre una visione più ravvicinata di come apparirà il modello nella sua forma finale.

Ordinare e cercare i modelli

L'ordinamento consente di riordinare e disporre i modelli portandoli in cima all'elenco per un accesso più facile. Per impostazione predefinita, i modelli sono elencati per "data di modifica". Il modello creato o modificato più di recente viene elencato in cima.

Inoltre, invece di sfogliare l'intero elenco dei modelli, è possibile cercare il modello desiderato in due modi:

• È possibile cercare inserendo il nome del modello nella barra di ricerca fornita.
  
• È possibile utilizzare il filtro del modulo e scegliere di visualizzare i modelli relativi a un particolare modulo.
  

Clonare i modelli

Possono verificarsi casi in cui si desideri apportare lievi modifiche a un particolare modello prima di inviarlo a un cliente. In tal caso, invece di creare un modello completamente nuovo, è possibile clonare il vecchio modello, apportare le modifiche necessarie e inviarlo. Nella sezione di anteprima, è possibile selezionare il modello e fare clic sul pulsante di clonazione per duplicare il modello esistente.

Contrassegnare i modelli come preferiti

Si potrebbe avere un gruppo di modelli che si utilizzano frequentemente e che si desidera evidenziare per una facile identificazione. A tale scopo, è disponibile l'opzione di impostare i modelli come preferiti facendo clic sulla stella prima del nome del modello.

Spostare o eliminare i modelli

Potrebbero verificarsi casi in cui non si desideri più utilizzare un particolare modello; è sufficiente selezionare il modello e fare clic sul pulsante Delete.

Allo stesso modo, è possibile spostare un modello da una cartella all'altra in base alle esigenze. Questo sarà utile nei casi in cui si debbano condividere alcuni modelli con qualcuno. È possibile spostare i modelli necessari in una cartella e condividerla. Selezionare il/i modello/i e fare clic sul pulsante Sposta nella cartella e scegliere la cartella appropriata dall'elenco a discesa. È anche possibile creare una nuova cartella e spostare il modello al suo interno, se lo si desidera.

Creare una cartella per i modelli

È possibile raggruppare modelli simili in una cartella per modelli. Le cartelle per modelli sono utili quando si hanno molti modelli; è possibile categorizzarli facilmente per gestire i diversi modelli di mail merge creati.

Per creare una cartella per i modelli

1. Creare un nuovo modello.
   
2. Fare clic su Save.
   
3. Verrà chiesto di salvarlo in una cartella. Per creare una cartella, fare clic su Create New Folder.
   
4. Inserire il nome della cartella e con chi si desidera condividerla.
   È possibile condividerla con tutti gli utenti, con utenti specifici o solo con se stessi.
   
5. Verrà creata una nuova cartella e il modello verrà aggiunto automaticamente.
   

Importare modelli MS Word

I modelli di Mail Merge possono anche essere creati in Microsoft Word ed è possibile importare quei modelli in Zoho CRM. Per utilizzare questa funzionalità, è necessario acquistare il plug-in Zoho CRM per Microsoft Office. Si noti che, per l'unione dei dati, questa funzionalità è supportata solo in Internet Explorer 6 e versioni successive. Vedere ancheZoho CRM Plug-in for MS Office
Ecco un modello di esempio.

Per importare un modello MS Word

1. Andare su Setup > Customization > Templates > Mail Merge Templates.
   
2. Nella pagina Mail Merge Templates , fare clic su Import Template.
   
3. Nella finestra  Import Template , specificare i seguenti dettagli:
   
   
   
   • Fare clic su Browse per scegliere il file Microsoft Word che si desidera importare.
     
   • Inserire la Description per il modello.
     
   • Selezionare la Folder dall'elenco a discesa. Il modello verrà salvato nella cartella selezionata.
     
   • Selezionare il Module per il quale si desidera creare il modello.
     I campi di unione nel modello saranno basati sul modulo selezionato.
4. Fare clic su Import Template.
   

Importare modelli PDF per l'unione

Inviare documenti di Mail Merge via email

Una volta creati e salvati i modelli di mail merge in Zoho CRM, è possibile unire i documenti con i record CRM e inviarli via email ai clienti desiderati in qualsiasi momento. Per inviare un documento unito via email è necessario specificare quanto segue.

• From Address/Reply To: Zoho CRM offre la flessibilità di scegliere diversi indirizzi email per i campi email Da/Rispondi a. Ciò significa che è possibile inviare email dal proprio indirizzo email personale, ma far inviare le risposte all'indirizzo email dell'organizzazione, se lo si desidera. Selezionare semplicemente gli ID email appropriati nei campi email Da/Rispondi a. È possibile scegliere tra le seguenti opzioni:
  
  • indirizzo email del proprio account
    
  • indirizzo email dell'organizzazione
    
  • indirizzo email del proprietario del record
    
• Email field: Scegliere a quale ID email si desidera inviare il documento di mail merge - l'indirizzo primario o secondario della persona o l'email di un utente CRM associato, nonché qualsiasi altro campo email personalizzato.
  
• Subject: Inserire l'oggetto desiderato per l'email.
  
• Send Email As: È possibile inviare questo documento di mail merge in linea o come allegato.
  
  • Inline: Il contenuto del modello farà parte del corpo dell'email.
    
  • Attachment: Il documento di mail merge verrà inviato come allegato con l'email. È possibile scegliere di inviare l'allegato come file PDF o MS Word.
    
• Attachment Name: Se si sceglie di inviare l'email come allegato, inserire un nome per l'allegato.
  
  • Abilitare la casella di controllo Set Password e inserire la password nella casella di testo per proteggere l'allegato.
    
• Message: Inserire un messaggio per il destinatario. Questo verrà visualizzato nella sezione del corpo dell'email.
  
• Additional Attachment: Se si hanno allegati aggiuntivi da inviare, è possibile cercare i file necessari e allegarli qui. Esistono due modi per aggiungere allegati.
  
  • Common Attachment - L'allegato aggiunto qui dal proprio dispositivo o da Zoho Docs sarà lo stesso per tutti i destinatari.
    
  • Unique Attachment - Gli allegati aggiunti qui saranno unici per ogni destinatario. Esistono due modi per aggiungere allegati unici.
    
    
    
    • Field containing Attachment URLs - Se l'URL di un file è presente in un campo in Zoho CRM, è possibile scegliere il campo appropriato e il file verrà aggiunto come allegato.
      
    • Folder containing attachments - Questo consente di allegare il file da una cartella presente in Zoho Docs. Supponiamo di avere una cartella denominata Zylker - Invoice in Zoho Docs, che contiene tutte le copie delle fatture con il nome del file uguale al Nome del Contatto. È possibile scegliere di mappare il file appropriato al contatto dall'elenco a discesa. In tal caso, scegliere File name starts with e nell'elenco a discesa del campo Mapped to scegliere First Name.
      

Il mail merge è una funzione che consente di semplificare le attività ripetitive per creare documenti personalizzati (moduli, lettere, etichette per indirizzi, buste, ecc.). È possibile creare un modello di mail merge che contiene variabili (campi di unione), che uniranno i dati da Zoho CRM e creeranno documenti uniti con le informazioni corrette per le variabili.

Ad esempio, supponiamo che debba inviare lettere personalizzate a un gran numero di lead o creare modelli per accordi sul livello di servizio o altri documenti legali. In questi casi, non è necessario digitare manualmente i dettagli di ogni lead nelle lettere per personalizzarle. È sufficiente creare un modello utilizzando i campi di unione dal modulo Lead e poi, quando si uniscono i dati, le lettere saranno personalizzate per ciascuna persona.

Esistono due modi per creare un modello di mail merge:

1. Creare un modello da zero.
   
2. Scegliere un modello dall'elenco di modelli predefiniti.