Blocco dei record: configurazione e utilizzo

Disponibilità

Autorizzazione necessaria

Gli utenti con l'autorizzazione Personalizza moduli possono configurare il blocco dei record per un modulo.

Verifica disponibilità e limiti delle funzionalità

Configurazione del blocco 

Blocco automatico 

1. È possibile impostare fino a cinque regole per modulo. Ogni regola avrà un nome che verrà visualizzato nella pagina dei dettagli del record quando un record è bloccato.
   
2. È possibile scegliere se bloccare i record per tutti i profili o per tutti i profili con alcune eccezioni.
   
3. È possibile selezionare le azioni che saranno limitate per i record. L'opzione Modifica è limitata per impostazione predefinita.
   
4. Consentire i campi che possono essere modificati anche quando il record è bloccato.
   

Note:

1. I campi come il campo layout, il campo pipeline e i campi aggregati dei sottomoduli non saranno disponibili nell'elenco dei campi con restrizioni.
   
2. In alcuni casi, i campi che non possono essere modificati direttamente nella pagina dei dettagli saranno comunque elencati nell'elenco dei campi disponibili. Tali campi, quando consentiti, possono essere aggiornati tramite API.
   Es: il campo Modello di prezzo nel modulo listini prezzi e il campo Pipeline nel modulo trattative.

Moduli che supportano il blocco dei record:

Lead	Contatti	Aziende
Trattative	Preventivi	Ordini di vendita
Ordini di acquisto	Fatture	Fornitori
Listini prezzi	Casi	Soluzioni
Attività	Moduli personalizzati	Prodotti

Per i moduli personalizzati, solo quelli creati dagli utenti supporteranno il blocco dei record. I moduli personalizzati creati tramite estensioni, integrazioni o altri mezzi non sono supportati.

Una volta bloccato un record, l'icona del lucchetto apparirà sull'immagine del record o accanto al nome del record. Solo i campi consentiti saranno disponibili per la modifica. I dettagli del blocco, come il motivo (cioè la condizione di blocco), la data di blocco e i campi disponibili per la modifica, verranno mostrati nel pulsante dei dettagli.

1. Andare su Impostazioni, quindi sotto Personalizzazione, andare su Moduli e campi.
   
2. Quindi andare al modulo per il quale si desidera impostare il blocco.
3. Nella scheda Configurazione blocco, fare clic su Configura ora.
   
   
4. Nella pagina Configurazione blocco, eseguire le seguenti operazioni:
   
   
1. Attivare Manualmente per abilitare o disabilitare il blocco manuale dei record da parte degli utenti con autorizzazione al blocco.
   
2. Attivare Automaticamente per abilitare il blocco dei record quando vengono soddisfatti determinati criteri.
   
   Impostare un nome per la regola, specificare i vari criteri da soddisfare per bloccare il record e salvare.
3. Per il blocco automatico dei record, selezionare la casella se si desidera che i record esistenti che soddisfano i criteri impostati vengano bloccati.
   
4. Impostazioni per i record bloccati:
   
5. Blocca record per Selezionare se bloccare i record per tutti i profili o per tutti i profili con alcune eccezioni. È possibile selezionare le eccezioni dalla selezione multipla.
   
   
6. Blocca record per utenti del portale: Selezionare la casella se si desidera bloccare i record accessibili agli utenti del portale.
   
   
7. Azioni con restrizioni: Selezionare le azioni che saranno limitate per i record bloccati.
   
   L'azione Modifica è limitata per impostazione predefinita.
8. Campi consentiti per la modifica: Selezionare i campi che potranno essere modificati per un record bloccato.
   
   
5. Fare clic su Salva.
   

1. Andare su Impostazioni, quindi sotto  Personalizzazione, andare su Moduli e campi.
   
2. Quindi andare al modulo per il quale si desidera eliminare la configurazione di blocco.
3. Nella scheda Configurazione blocco, fare clic su Elimina.
   
   
4. Nel pop-up, fare clic su Sì, elimina.
   

Blocco manuale  

1. Andare al modulo specifico e aprire il record.
   
2. Nella pagina Dettagli record, fare clic sul menu con i tre puntini in alto a destra.
   
   
3. Fare clic su Blocca.
   
4. Nel pop-up, fornire un motivo per il blocco.
   
   
5. Fare clic su Blocca.
   

Il comportamento dei record bloccati 

1. Pagina dettagli record: Nella pagina Dettagli record, un'icona del lucchetto verrà mostrata con l'immagine del record e nell'interfaccia della pagina dei dettagli del record verrà visualizzato "Il record è bloccato" insieme alle opzioni per controllare i dettagli del blocco e l'opzione per sbloccare.
   
   La cronologia del record mostrerà anche i dettagli del blocco.
   
   
2. Vista elenco:  Nella vista elenco, i record bloccati verranno mostrati con un'icona del lucchetto.
   
   Inoltre, è possibile filtrare i record nella vista elenco in base all'opzione di filtro predefinita, nonché utilizzare la vista personalizzata definita dal sistema.
   
   

Note:

1. La vista personalizzata definita dal sistema e l'opzione di filtro recupereranno solo i record bloccati secondo la configurazione del blocco dei record.
2. È possibile aggiornare in massa i record bloccati se i campi da aggiornare sono consentiti per la modifica nella configurazione del blocco dei record.
3. Se si elimina la regola nella configurazione del blocco dei record, i record bloccati tramite tali regole verranno sbloccati automaticamente. Se la configurazione del blocco viene eliminata, tutti i record nel modulo verranno sbloccati.
   
4. Quando un'organizzazione viene declassata a edizioni inferiori di Zoho CRM, i record bloccati verranno automaticamente sbloccati; lo stato di blocco non potrà essere recuperato dopo l'upgrade.

Casi speciali 

1. Effetto dell'automazione sui record bloccati 
   I record bloccati possono comunque essere sottoposti a processi automatizzati come workflow, regole di assegnazione, processi di approvazione e regole di punteggio quando il record bloccato viene attivato per regole specifiche. Questo può accadere quando un utente che ha l'autorizzazione ad aggiornare i record bloccati attiva questi processi. Questo serve a garantire che i dati si comportino secondo le regole automatizzate configurate.
   Supponiamo che esista una regola di workflow configurata in modo che un aggiornamento di campo avvenga sui record alla creazione o all'aggiornamento del record. In questo caso, se un utente escluso dal blocco dei record modifica il record bloccato per gli altri utenti, si attiva il corrispondente aggiornamento di campo.
   Lo stesso accade anche per le altre funzionalità di automazione.
    
2. Casi Blueprint  
   Un record che è già entrato in un Blueprint può comunque essere bloccato automaticamente se soddisfa i criteri della regola di blocco. In tal caso, le transizioni del Blueprint verranno nascoste nella pagina dei dettagli del record.
    Un utente che ha l'autorizzazione a modificare i record bloccati può eseguire le transizioni se è idoneo secondo la rispettiva configurazione del Blueprint.
    
3. Sincronizzazione delle integrazioni 
   In alcune integrazioni a livello di organizzazione, può esserci una sincronizzazione tra i record di entrambi i prodotti. Ad esempio, l'integrazione con Zoho Desk consente di impostare la sincronizzazione dei contatti tra Zoho CRM e Zoho Desk.
   In questi casi, se un contatto bloccato in CRM viene aggiornato in Zoho Desk, l'aggiornamento avviene anche in CRM. Questo viene fatto per garantire che i dati siano sempre coerenti su entrambi i lati.
   Allo stesso tempo, i record bloccati verranno comunque inviati a Zoho Desk da CRM.
   Altri esempi dello stesso flusso sono Zoho Projects e Zoho Finance Suite.
   
   Nelle integrazioni specifiche per utente come la sincronizzazione dei contatti Google e la sincronizzazione Microsoft, i record bloccati non verranno inviati al prodotto integrato se l'utente che utilizza il proprio account per tale sincronizzazione non è escluso dal blocco.

Punti da ricordare

1. I record delle liste correlate possono comunque essere associati ai record bloccati. Non ci saranno restrizioni per le associazioni delle liste correlate.
   
2. Tuttavia, i record bloccati non possono essere associati come record di liste correlate per un record principale normale. Quando un record viene associato tramite una lista correlata, il campo di ricerca corrispondente viene aggiornato. Tuttavia, poiché il record è bloccato, il campo di ricerca corrispondente non dovrebbe essere aggiornato. Pertanto, i record bloccati non possono essere associati tramite liste correlate.
   
3. Se il campo di ricerca corrispondente è consentito per la modifica secondo la configurazione del blocco dei record, questa associazione può avvenire senza alcuna restrizione.

Disponibilità

Autorizzazione necessaria

Gli utenti con l'autorizzazione Personalizza moduli possono configurare il blocco dei record per un modulo.

Verifica disponibilità e limiti delle funzionalità