Configurazione delle regole di condivisione dei dati

Per impostazione predefinita, i diritti di accesso ai record del CRM sono impostati come privati, in modo che il proprietario del record e il suo responsabile possano supervisionare i dati del CRM. Tuttavia, utilizzando le regole di condivisione dei dati, è possibile estendere i diritti di accesso agli utenti appartenenti ad altri ruoli e gruppi. Una volta configurate le regole di condivisione dei dati, gli utenti associati ad altri ruoli e gruppi possono ottenere un accesso aggiuntivo ai record che appartengono ad altri utenti. 

Funzionalità principali

• Per impostazione predefinita, tutti i moduli hanno un'opzione Privato.
  
• Se l'autorizzazione a livello di organizzazione è impostata su Lettura/Scrittura/Eliminazione pubblica o Lettura/Scrittura pubblica, tutti possono accedere e aggiornare i dati di tutti gli utenti. In questo caso, la gerarchia dei ruoli e le regole di condivisione non verranno applicate.
  
• Se l'autorizzazione a livello di organizzazione è impostata su Sola lettura pubblica, tutti possono solo visualizzare i record degli altri utenti. In questo caso, gli altri utenti non possono modificare i record del proprietario.
  
• Se l'autorizzazione a livello di organizzazione è impostata su Privato, è possibile applicare la gerarchia dei ruoli e le regole di condivisione.
  
• Non è possibile limitare l'accessibilità impostata nelle autorizzazioni predefinite dell'organizzazione scrivendo le regole di condivisione. È possibile solo estendere la visibilità aggiuntiva dei dati.
  
• Nella cronologia delle importazioni, verranno sempre mostrati i record che appartengono a Lei e ai Suoi subordinati (se presenti).
  
• Tutti gli allegati, le note e i concorrenti appartenenti a un record sono accessibili, se è possibile visualizzare quel record.
  
• Le previsioni saranno sempre private.

Gestione del processo predefinito di condivisione dei dati

È possibile fornire i seguenti tipi di livelli di accesso agli utenti nei moduli di Zoho CRM:

• Privato: Solo il proprietario del record e il suo superiore possono visualizzare il record.
  
• Sola lettura pubblica: Gli utenti possono visualizzare i record degli altri ma non possono modificarli o eliminarli.
  
• Lettura/Scrittura pubblica: Gli utenti possono visualizzare e modificare i record degli altri ma non possono eliminarli.
• Lettura/Scrittura/Eliminazione pubblica: Gli altri utenti possono visualizzare, modificare ed eliminare i record.

Autorizzazione richiesta
Gli utenti con l'autorizzazione Gestisci condivisione dati possono accedere a questa funzionalità.

 

Nota

• Per impostazione predefinita, i diritti di accesso ai record del CRM sono impostati come privati, in modo che il proprietario del record e il suo responsabile possano supervisionare i dati del CRM.
  
• Il modello di condivisione dei dati a livello di organizzazione non è ancora implementato per i moduli Note, Report e Dashboard.
  

Per gestire le autorizzazioni predefinite

1. Andare su Configurazione > Controllo sicurezza > Ruoli e condivisione> Impostazioni di condivisione dati.
2. Fare clic sulla scheda Autorizzazioni predefinite dell'organizzazione e navigare fino al modulo specifico che si desidera modificare.
3. Fare clic sul pulsante a discesa per modificare l'Accesso predefinito per il modulo:
   
1. Privato
   
2. Sola lettura pubblica
   
3. Lettura/Scrittura pubblica
   
4. Lettura/Scrittura/Eliminazione pubblica
   
   

Creazione delle regole di condivisione dei dati

Questa funzionalità consente di creare regole per fornire l'accesso o limitare gli utenti dalla visualizzazione dei dati nei vari moduli.

Autorizzazione richiesta
Gli utenti con l'autorizzazione Gestisci condivisione dati possono accedere a questa funzionalità.

 

Per creare regole di condivisione dei dati

1. Andare su Configurazione > Controllo sicurezza > Impostazioni di condivisione dati.
   
2. Nella pagina Impostazioni di condivisione dati, fare clic su Nuova regola di condivisione per il modulo corrispondente.
   
3. Nella pagina Nuova regola di condivisione, procedere come segue:
   
1. Nome regola di condivisione - Specificare il nome della regola.
   
   
2. Tipo di condivisione - Selezionare come vengono condivisi i record.
   
3. Per Basato sul proprietario del record: 
   Record condivisi da - Selezionare i ruoli, i ruoli e subordinati o i gruppi da cui condividere i record.
   
   Ad esempio, la preferenza sopra indicata condividerebbe tutti i record di proprietà degli utenti con il ruolo Sales Reps.
4. Per Basato su criteri:
   Impostare i criteri specifici per soddisfare i requisiti di condivisione dei dati.
   Fare clic sul pulsante + per aggiungere criteri aggiuntivi.
   Fare clic su AND per cambiare la condizione del filtro in OR e viceversa (è anche possibile modificare la condizione dei criteri utilizzando l'opzione Modifica pattern)
   
   Ad esempio, l'insieme di criteri sopra indicato condividerebbe i record che hanno India come paese di fatturazione e rientrano nel settore Real Estate.
5. Record condivisi a - Selezionare Ruoli, Ruoli e subordinati, Gruppi o Tutti gli utenti con cui condividere i record. 
   Ad esempio, record condivisi a - Ruoli e subordinati - Marketing Associate condividerebbe i record con tutti gli utenti che hanno il ruolo Marketing Associate e i loro subordinati.
   
   
6. Autorizzazione - Scegliere il tipo di accesso: Sola lettura, Lettura/Scrittura o Lettura/Scrittura/Eliminazione.
   
7. Superiori consentiti - Selezionare questa casella per consentire l'accesso ai record condivisi ai superiori del ruolo o gruppo specifico con cui i record sono condivisi. 
   
4. Fare clic su Salva. 

Nota:

1. Una volta creata una regola di condivisione dei dati, gli utenti non potranno modificare la regola fino al completamento dell'esecuzione.
   
   
2. Se un modulo ha 4.000.000 o più record e il 60% di essi corrisponde ai criteri della regola impostata, i record esistenti non verranno condivisi al momento del salvataggio della regola. I clienti devono contattare il supporto per condividere tutti i record esistenti che corrispondono ai criteri. Tuttavia, i record nuovi e aggiornati che corrispondono ai criteri verranno condivisi.

Le regole di condivisione dei dati basate su criteri non sono supportate per gli utenti esistenti con il modulo Attività. Tuttavia, gli utenti con il modulo attività suddiviso in Compiti, Chiamate e Riunioni possono utilizzare le regole di condivisione dei dati basate su criteri.

Ultimo aggiornamento: 14 agosto 2023

Per impostazione predefinita, i diritti di accesso ai record del CRM sono impostati come privati,