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Richiedere il backup dei dati

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Il Backup dei dati consente di mantenere una copia dei dati del CRM, operazione che potrebbe essere obbligatoria per rispettare le linee guida e le normative aziendali. Inoltre, è utile avere una copia dei dati precedenti come riferimento. 
Disponibilità 
Autorizzazione richiesta
Gli utenti con profilo amministrativo possono richiedere il backup dei dati. 
Gli utenti dell'edizione Ultimate possono usufruire di quattro backup senza alcun pagamento.
Notes
Nota
  • Il backup dei dati per le email con configurazione IMAP non è attualmente supportato.
  • Il backup dei dati richiede da pochi minuti a diverse ore, a seconda della dimensione dei dati da archiviare. Più piccola è la quantità di dati, minore è il tempo necessario per completare il backup.
  • Il backup può essere scaricato da  Impostazioni > Amministrazione dati > Backup dei dati .
  • Il link per il download del backup rimane attivo per un massimo di 7 giorni dalla data di creazione del backup.
  • Il backup verrà archiviato nello stesso DC in cui il cliente ha l'account.
  • Il backup include i dati dei campi 'File Upload' e 'Image Upload'. I dati di cui è stato effettuato il backup verranno salvati nella cartella Allegati e i file di riferimento corrispondenti saranno disponibili nella cartella Dati.
  • Gli utenti possono eseguire il backup dei record salvati come bozze nelle procedure guidate 

    CRM consente di eseguire il backup dei record salvati come bozze nelle procedure guidate. I record in bozza sono contrassegnati come 'Draft', mentre gli altri record sono contrassegnati come 'Available' durante il backup dei dati. Fare riferimento allo screenshot sopra per un esempio di file di backup dei dati.

Scegliere quando effettuare il backup

È possibile scegliere di scaricare il backup immediatamente o programmarlo per un momento specifico a Sua scelta. Di seguito sono elencate le opzioni disponibili per scegliere quando effettuare il backup dei dati del CRM. 

  1. Due volte al mese
  2. Una volta al mese 
  3. Ogni settimana
  4. Scarica immediatamente

Due volte al mese

Il backup sarà disponibile per il download due volte al mese in modo alternato, a seconda del giorno scelto.  Ad esempio, se sceglie Lunedì, il backup sarà disponibile per il download ogni lunedì alternato.



Idea

Suggerimento rapido

  • Questo tipo è consigliato per gli utenti dell'edizione a pagamento (eccetto Ultimate), in quanto possono utilizzare in modo efficiente i 2 backup gratuiti senza dover acquistare backup aggiuntivi.
  • Gli utenti dell'edizione Ultimate utilizzeranno solo due backup gratuiti sui quattro a cui hanno diritto. Possono utilizzare i restanti due per ottenere un archivio di backup su richiesta.

Una volta al mese

Il backup sarà disponibile per il download solo una volta al mese. È possibile scegliere la data o il giorno in cui il backup deve essere pronto per il download.
Ad esempio, se il backup dei dati è programmato per data e la data scelta è il 15, il backup sarà pronto per il download il 15 di ogni mese.

Se il backup dei dati è programmato per giorno e viene scelto il primo lunedì, il backup sarà pronto per il download il primo lunedì di ogni mese.

Idea

Suggerimento rapido

  • Per gli utenti con edizione a pagamento (eccetto Ultimate), dei 2 backup gratuiti a cui ha diritto, ne utilizzerà solo uno. Può utilizzare l'altro per ottenere un archivio di backup su richiesta.
  • Per gli utenti con edizione Ultimate, dei 4 backup gratuiti a cui ha diritto, ne utilizzerà solo uno. Può utilizzare gli altri per ottenere un archivio di backup su richiesta.

Ogni settimana

Il backup verrà scaricato ogni settimana. È possibile scegliere il giorno in cui il backup deve essere scaricato.  Ad esempio, se sceglie Lunedì, il backup dei dati verrà effettuato ogni lunedì del mese.



Notes
Nota
  • Gli utenti dell'edizione a pagamento che selezionano il backup dei dati "ogni settimana" potranno acquistare il backup ricorrente settimanale direttamente dalla finestra di backup. Possono fare clic sull'opzione  Make Payment nel messaggio di conferma successivo e acquistare il backup. 


Scarica immediatamente

Se desidera avere un backup dei dati su richiesta, può scegliere l'opzione di download immediato.


Programmare il backup dei dati 

Per programmare un backup dei dati
  1. Acceda al Suo Zoho CRM con privilegi amministrativi.
  2. Vada a  Setup  >  Data Administration  >  Data Backup .
  3. Faccia clic sul pulsante radio per scegliere quando deve avvenire il backup e faccia clic su  Done .
    Verrà visualizzato il riepilogo del backup.
    Mostra il tipo di backup scelto, lo stato del backup e quando avverrà il prossimo backup.

Scaricare il backup dei dati

Una volta che il backup dei dati è pronto, l'utente con privilegi amministrativi può scaricarlo. I dati e gli allegati verranno raggruppati in cartelle .zip separate.

  1. CRM Data  - Saranno resi disponibili i record di ciascun modulo.
  2. CRM Attachments  - Saranno disponibili tutti gli allegati del Suo account CRM, ovvero gli allegati dei record nel modulo.

Per scaricare il backup dei dati

  1. Acceda al Suo Zoho CRM con privilegi amministrativi.
  2. Vada a  Setup  >  Data Administration  >  Data Backup .
  3. Faccia clic sul file nella sezione download per scaricarlo.

Registri 

Qui verrà elencata la sequenza cronologica delle azioni eseguite relative al backup dei dati. Includono: 
  1. Configurazione  - Al momento della programmazione del backup, il registro verrà aggiornato con la configurazione scelta dall'utente. Ad esempio, Sophia Isha ha programmato un backup bisettimanale.
  2. Backup pronto per il download  - Quando il backup è pronto per essere scaricato.
  3. Download avviato  - Quando il backup viene scaricato dall'utente.
  4. Interruzione di un backup programmato
  5. Dettagli acquisto backup  - I dettagli dell'add-on di backup acquistato verranno aggiornati nel registro.

Notifiche del backup dei dati

Gli amministratori che hanno configurato il backup ricevono notifiche popup nei seguenti casi:

  • Quando il backup è programmato.
      
  • Quando il backup è in fase di archiviazione.
      
  • Quando il backup è pronto per il download.
      
  • Quando l'amministratore interrompe il backup.
      

Interrompere il backup ricorrente 

Quando ha un backup dei dati programmato, può scegliere di annullarlo quando se ne presenta la necessità.

Notes

Nota

  • Questa operazione non interromperà il pagamento dell'abbonamento ricorrente per il backup settimanale; per annullare il pagamento dell'abbonamento, visiti la pagina degli abbonamenti.
  • Non è possibile interrompere un backup mentre è in esecuzione o dopo che il backup è pronto per il download.

Per interrompere il backup

  1. Acceda al Suo account Zoho CRM con i privilegi di Amministratore.
  2. Vada a  Setup > Data Administration > Data Backup .
  3. Nella pagina Data backup, faccia clic su  Stop Backup  dalla finestra del  backup summary .

  4. Faccia clic su  I understand, Stop backup , nel popup. Faccia clic su  Cancel  per interrompere l'operazione.

Acquistare il backup 

Gli utenti con l'edizione gratuita di Zoho CRM devono acquistare l'add-on di backup dei dati una tantum oppure effettuare l'upgrade a un'edizione a pagamento di Zoho CRM e utilizzare il backup gratuito dei dati disponibile. Una volta esauriti, se desidera effettuare il backup dei dati del CRM, può acquistare l'add-on.
Info
Si noti che il prezzo verrà visualizzato in base alla posizione di accesso.  

Per acquistare il backup dalla pagina degli abbonamenti (solo per utenti con edizione gratuita)

  1. Acceda al Suo account Zoho CRM con i privilegi di Amministratore.
  2. Faccia clic sul Suo  Profile > Subscription > Manage Subscription.
    Verrà reindirizzato alla pagina dello Zoho Store.
       
  3. In Non-recurring Add-ons, faccia clic su Buy More.
    La valuta si adatterà automaticamente alla Sua posizione di accesso. Scopra di più
  4. Selezioni il  numero di unità di backup che desidera acquistare dall'elenco a discesa.  e faccia clic su Proceed.
  5. Faccia clic su Proceed to Pay.
  6. Scelga uno dei metodi di pagamento per pagare.

Per acquistare dalla finestra di backup dei dati (utenti con edizione gratuita)
  1. Acceda al Suo account Zoho CRM con i privilegi di Amministratore.
  2. Vada a  Setup > Data Administration > Data Backup.
  3. Nella pagina Data Backup, faccia clic su  Here. Verrà reindirizzato alla pagina dello Zoho Store.

  4. In Non-recurring Add-ons, faccia clic su Buy More. La valuta si adatterà automaticamente alla Sua posizione di accesso. Scopra di più Confronto prezzi per edizione.

  5. Selezioni il numero di unità di backup dall'elenco a discesa.
  6. Faccia clic su Proceed to Pay.
  7. Scelga uno dei metodi di pagamento per pagare.

Acquistare il backup durante l'upgrade di Zoho CRM

È possibile acquistare un backup dei dati settimanale e un add-on di backup dei dati una tantum al momento dell'upgrade dall'edizione gratuita a un'edizione a pagamento di Zoho CRM (Standard/Professional/Enterprise/Ultimate). 
Per acquistare il backup durante l'upgrade
  1. Acceda al Suo account Zoho CRM con i privilegi di Amministratore.
  2. Faccia clic sul Suo  Profile > Manage Subscription > Upgrade Edition.
  3. Scelga l'edizione di Zoho CRM desiderata e faccia clic su Upgrade.
  4. Faccia clic su Proceed to pay ed effettui il pagamento. 
  5. Abiliti la casella di controllo  weekly data backup per aggiungerlo al Suo abbonamento.
    Può anche scegliere di acquistare un  onetime data backup  selezionando il numero di unità dall'elenco a discesa.
Acquistare l'add-on di backup dei dati una tantum (utente con edizione a pagamento di Zoho CRM)

Una volta esauriti i backup gratuiti dei dati, può acquistare l'add-on di backup se desidera programmare un backup. Per acquistare il backup dei dati dalla pagina degli abbonamenti

  1. Acceda al Suo account Zoho CRM con i privilegi di Amministratore.
  2. Faccia clic sul Suo  Profile > Manage Subscription.
  3. Nella pagina dello Zoho Store, faccia clic su Buy More nella sezione Nonrecurring Add-Ons .
      
  4. Selezioni il numero di add-on di backup una tantum dall'elenco a discesa e faccia clic su  Continue.   
  5. Faccia clic su  Make Payment  per confermare l'ordine.
    Verrà visualizzato il riepilogo dell'acquisto.

Per acquistare dalla pagina di backup dei dati

  1. Vada a  Setup > Data Administration > Data Backup . 
  2. Scelga un tipo di ripetizione e faccia clic su Done .
  3. Viene visualizzato un pop-up che chiede di acquistare l'add-on di backup dei dati.
    Questo pop-up appare solo se ha esaurito gli add-on di backup dei dati disponibili.

  4. Selezioni il numero di unità e faccia clic su  Make payment .

Downgrade degli add-on

Per effettuare il downgrade degli add-on

  1. Acceda al Suo account Zoho CRM con i privilegi di Amministratore.
  2. Faccia clic sul Suo  Profile > Manage Subscription.
  3. Nella pagina dello Zoho Store, faccia clic su  Downgrade User/Add-Ons.
      
  4. Selezioni il numero di unità da ridurre e faccia clic su Proceed. 
      
  5. Faccia clic su  Confirm .
Formato del file

I dati CRM esportati saranno in formato .CSV, compressi in un unico file archiviato (*.ZIP). È possibile aprire il file in un editor di testo o in un programma di fogli di calcolo. Di seguito sono elencati i passaggi per aprire il file CSV in Microsoft Excel:

Per gli utenti di Microsoft Excel 2007:

  1. Apra  Microsoft Excel.
  2. Nella scheda  Data , selezioni  From Text , dalla sezione 'Get External Data'.
  3. Nella finestra di dialogo  Import Text File , selezioni il file CSV esportato e faccia clic su  Import.
  4. Nella finestra di dialogo della procedura guidata  Text Import , specifichi quanto segue:
    • File type : Scelga il tipo di file come  "Delimited".
    • File Origin : Selezioni l'origine del file come "  Unicode(UTF-8)  ", quindi faccia clic su  Next.
    • Delimiters : Selezioni il delimitatore come "  Comma  ", quindi faccia clic su  Finish.

      Verrà richiesto di selezionare l'intervallo di celle.
  5. Selezioni l'intervallo di celle e i dati CRM corrispondenti verranno importati nel foglio di calcolo.

Per gli utenti di Microsoft Excel 2003:

  1. Apra  Microsoft Excel .
  2. Faccia clic sulla scheda  Data  >  Get External Data  >  Import Data .
  3. Nella finestra di dialogo  Select Data Source , selezioni il file CSV esportato e faccia clic su  Open .
  4. Nella finestra di dialogo della procedura guidata  Text Import Wizard , specifichi quanto segue:
    • File type : Scelga il tipo di file come  "Delimited".
    • File Origin : Selezioni l'origine del file come  "Unicode(UTF-8)  ", quindi faccia clic su  Next.
    • Delimiters : Selezioni il delimitatore come  "Comma  ", quindi faccia clic su  Finish .
      Verrà richiesto di selezionare l'intervallo di celle.
  5. Selezioni l'intervallo di celle e i dati CRM corrispondenti verranno importati nel foglio di calcolo.
Notes
Nota
  • Zoho CRM non include in alcun modo informazioni o dati dannosi nei file esportati. Tuttavia, come misura precauzionale per proteggersi da minacce di sicurezza sconosciute, si raccomanda di prestare attenzione agli avvisi relativi a operazioni eseguibili quando si apre un file esportato in MS Excel. Si prega di non modificare alcun comando nel file CSV esportato da Zoho CRM.
  • I seguenti elementi non faranno parte del backup dei dati:
    • Email - Contenuto delle email e allegati.
    • Documenti. 
    • Qualsiasi dato ottenuto tramite integrazione.

Ripristino dei  dati persi

La perdita di dati crea ansia in qualsiasi azienda. Nella maggior parte dei casi, è immediatamente evidente. Tuttavia, in casi limite, a causa di qualche anomalia tecnica o di una svista manuale, la perdita di dati si presenta come una notizia dolorosa. In quegli scenari sfortunati, è possibile adottare le seguenti misure per tentare di recuperare i dati persi.
  1. Indagare utilizzando il registro di audit
  2. Ripristinare dal cestino
  3. Ripristinare dai dati di backup
  4. Contattare il team di supporto tecnico del CRM
  5. Misure correttive dopo il ripristino

Indagare utilizzando il registro di audit

I processi aziendali si basano sui dati per prendere decisioni. Soprattutto se si dispone di automazioni basate su un campo specifico, modifiche impreviste e non intenzionali ai dati altereranno il corso della Sua attività. Quindi, oltre alla perdita di dati, aggiornamenti accidentali (di massa) effettuati su un campo potrebbero causare gravi problemi. È qui che l'indagine comportamentale tramite il registro di audit diventa utile.
Il registro di audit registra tutti gli eventi nella Sua organizzazione CRM e li archivia in ordine cronologico per un massimo di 60 giorni. È possibile comprendere sia le modifiche che le eliminazioni nei dati del CRM. Mostrerà quale utente ha modificato o eliminato un dato e quando.

Per saperne di più sui registri di audit, legga Monitoraggio del registro di audit.

Ripristinare dal cestino 

Se si è reso conto della perdita di dati entro 60 giorni dal momento dell'eliminazione, può facilmente ripristinare i dati principali e associati dal cestino. Tuttavia, deve assicurarsi che il cestino non sia stato svuotato manualmente.

Per saperne di più sul cestino, consulti questo articolo dettagliato.

Ripristino dei file di backup 

Se il tempo dalla perdita dei dati ha superato il limite di 60 giorni, o se il cestino è stato svuotato e non si trovano informazioni nel registro di audit, i dati di backup La aiuteranno. Il backup dei dati è una pratica altamente raccomandata per le aziende con un elevato flusso di dati. Se ha già eseguito il backup dei dati, può scaricarli immediatamente o programmare una routine di backup. In entrambi i casi, un backup includerà tutti i dati e gli allegati.

Ripristino:
Il download di un backup salverà una copia dei dati e degli allegati nel Suo sistema locale. Si tratta di una raccolta di file come informazioni sui record dai rispettivi moduli insieme agli allegati in formato .csv.
NotesNota: A ogni record nel file di backup verrà assegnato un ID alfanumerico univoco automatico. Si raccomanda di non apportare modifiche a questi ID poiché ciò comprometterebbe il ripristino.
Esistono due modi per gestire il ripristino dei file di backup.
  1. Importazione dati: Se la perdita di dati riguardava informazioni di un campo o se un record non ha informazioni associate da altri moduli, può scegliere di importare il rispettivo file dal download del backup in quel particolare modulo. Se il record eliminato ha informazioni associate da altri moduli, si raccomanda la migrazione dei dati. Faccia clic qui per saperne di più sull'importazione dei dati.
  2. Migrazione dei dati: Se la perdita di dati riguarda record con elenchi correlati da altri moduli (come account, contatti correlati, note, trattative, attività e così via) o se ha cancellato accidentalmente tutti i dati del CRM, è difficile identificarli e nominarli dal download del backup. In questi casi, può optare per la migrazione dei dati. La migrazione dei dati è un'importazione completa del file di backup nel Suo sistema CRM.  Faccia clic qui per saperne di più sulla migrazione dei dati tra organizzazioni Zoho CRM.

Contattare il team di supporto tecnico del CRM 

La migrazione dei dati è un'operazione tecnica di importazione di un intero database che richiede un'attenzione meticolosa. Campi mappati in modo errato comprometteranno l'intero account CRM, causando ulteriore confusione. Per questo motivo, Le raccomandiamo di contattare il nostro team di supporto all'indirizzo support@zohocrm.com per recuperare i Suoi dati. I nostri esperti di supporto tecnico valuteranno il Suo account e La assisteranno nel processo di recupero.

Misure correttive dopo il ripristino

Ora che ha effettuato il ripristino, è importante assicurarsi di quanto segue:
  1. Programmare backup dei dati di routine
  2. Esportare il registro di audit a intervalli regolari
  3. Verificare le autorizzazioni degli utenti e limitare l'eliminazione agli utenti con profilo amministratore. Per saperne di più sui profili in Zoho CRM, legga Gestire utenti, ruoli e autorizzazioni.
Ci auguriamo che questo documento La possa aiutare nei momenti di difficoltà. Può anche consultare i suggerimenti per la risoluzione dei problemi per ulteriori informazioni.


Il Backup dei dati consente di mantenere una copia dei dati del CRM, operazione che potrebbe essere obbligatoria per rispettare le linee guida e le normative aziendali. Inoltre, è utile avere una copia dei dati precedenti come riferimento. 
Disponibilità 
Autorizzazione richiesta
Gli utenti con profilo amministrativo possono richiedere il backup dei dati. 
Gli utenti dell'edizione Ultimate possono usufruire di quattro backup senza alcun pagamento.
Notes
Nota
  • Il backup dei dati per le email con configurazione IMAP non è attualmente supportato.
  • Il backup dei dati richiede da pochi minuti a diverse ore, a seconda della dimensione dei dati da archiviare. Più piccola è la quantità di dati, minore è il tempo necessario per completare il backup.
  • Il backup può essere scaricato da  Setup > Data Administration > Data Backup .
  • Il link per il download del backup rimane attivo per un massimo di 7 giorni dalla data di creazione del backup.
  • Il backup verrà archiviato nello stesso DC in cui il cliente ha l'account.
  • Il backup include i dati dei campi 'File Upload' e 'Image Upload'. I dati di cui è stato effettuato il backup verranno salvati nella cartella Allegati e i file di riferimento corrispondenti saranno disponibili nella cartella Dati.
  • Gli utenti possono eseguire il backup dei record salvati come bozze nelle procedure guidate 

    CRM consente di eseguire il backup dei record salvati come bozze nelle procedure guidate. I record in bozza sono contrassegnati come 'Draft', mentre gli altri record sono contrassegnati come 'Available' durante il backup dei dati. Fare riferimento allo screenshot sopra per un esempio di file di backup dei dati.

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