FAQ: Migrazione dei dati

Cos'è la procedura guidata di Migrazione dei Dati in Zoho CRM?

1. Excel (XLS, XLSX)
   
2. Comma Separated Value (CSV)
   
3. Business Card
   
4. vCard Format (VCF)
   

Come posso migrare i miei dati su Zoho CRM?

---

Cos'è un ID di Migrazione?

Gli ID di migrazione vengono utilizzati per associare i record tra i moduli e per i proprietari dei record. Ogni record deve avere un ID univoco. I contatti e gli account sono interconnessi tra loro. Più contatti possono essere associati a un singolo account. 

 

Quando si accede ai moduli Account e si clicca su Zoho, è possibile trovare il Contatto Sathish. Il processo è lo stesso per tutti i moduli.

 

---

Perché è necessario migrare i propri dati?

Ogni volta che i nostri clienti pianificano di passare a Zoho CRM dal loro vecchio strumento CRM o da uno strumento non CRM, possono scegliere di migrare i dati preesistenti in Zoho CRM. Poiché nelle opzioni di importazione per singolo modulo ci sono alcune restrizioni, raccomandiamo la migrazione per quei clienti che sono passati da un CRM diverso a Zoho CRM.

Nota: La dimensione massima del file per ogni file è di 2 GB, con un limite di importazione di 200 file alla volta e un limite totale di dimensione file di 25 GB.

---

Come si possono creare gli ID di Migrazione?

Le migrazioni funzionano sulla base di ID univoci. Se non ci sono ID univoci nel file dati, è possibile creare i propri ID. Possono essere numerici, alfanumerici o alfabetici. Ma devono essere univoci in tutti i moduli e per tutti i record.

Sopra è riportato un esempio di dati con generazione manuale di ID. 00A1 è l'ID utilizzato per il Suo account CRM.

---

Come posso associare i record tra i moduli?   

Gli ID - Concetto principale per le Migrazioni. Prendiamo uno scenario per verificare come funziona; 

  

---

Come posso assegnare i record al Proprietario?

L'associazione dei record al proprietario si basa sugli ID di migrazione. Per associare il proprietario del record, è necessario prima migrare il file user.csv durante la migrazione degli altri moduli.

---

Cos'è un formato di file di migrazione e quali tipi di formati di file sono supportati per la migrazione?   

I formati supportati per le migrazioni sono cartella ZIP e CSV. Al caricamento della cartella ZIP, è necessario assicurarsi che non contenga sottocartelle. Quando si apre la cartella ZIP, dovrebbe mostrare solo i file CSV al suo interno.

 

Nota: La dimensione dei file ZIP deve essere fino a 10 GB o 200 file csv.

 

---

Quali sono i tipi di messaggi di errore che si possono trovare durante la Migrazione?

Generalmente, ci sono 5 tipi di errori che possono verificarsi durante un processo di migrazione. 

1. Campi obbligatori vuoti
   
2. Record padre non trovato
   
3. File non trovato
   
4. Record figlio non trovato
   
5. Formato del file inserito errato
   

1. Errore campo obbligatorio lasciato vuoto: Questo tipo di errore si verifica quando i campi obbligatori definiti vengono lasciati vuoti o non vengono compilati correttamente. 
   Ad esempio, il campo Lastname all'interno dei moduli di generazione Lead è un campo obbligatorio definito dal sistema. Se il campo cognome della voce è vuoto, tutti i record verranno saltati e verrà generato un errore "mandatory fields left empty".

1. Record padre non trovato: Se il record per il modulo padre non viene migrato insieme al file, si verificherà questo errore. 
   Ad esempio, supponiamo che i moduli contatti e account siano collegati nei dati. Tuttavia, i dati dell'account non sono stati migrati oppure gli ID utilizzati per migrare gli account non corrispondono a quelli memorizzati nel file. Questo genererà l'errore "parent record not found". 
   Se è stato utilizzato il foglio sopra indicato per la migrazione, gli ID utilizzati per la migrazione del modulo account sono diversi dagli ID mostrati nel campione del modulo contatti. Questa è una situazione in cui appare l'errore "Parent Id not found".
   
   Questo errore si verificherà ogni volta che i record associati non vengono migrati.

1. File Zip - Tutti i file .csv necessari vengono inseriti in un'unica cartella e quella cartella viene compressa (zippata).
   Tuttavia, si tenga presente che all'interno di un file zip non devono esserci altri file zip. Deve contenere solo file .CSV all'interno della cartella zip.

 

Fare riferimento alle immagini riportate di seguito per i file individuali e i file Zip.

File individuali:

File Zip:

Disporre tutti i file individuali in una cartella, come mostrato di seguito:

---

Quali sono i tipi di file non supportati durante la migrazione su Zoho CRM?

I file XLS che non contengono dati sotto le intestazioni delle colonne saranno considerati non supportati se caricati per la migrazione. Allo stesso modo, anche i file corrotti saranno classificati come non supportati.

Fare riferimento all'immagine dei file non mappati di seguito:


Fare riferimento all'immagine dei file non supportati di seguito:

Carichiamo il file di layout e il file dei Lead per la migrazione, come mostrato di seguito:

Module Mapping:

Field Mapping:

1. Layouts:

2. Leads:

Una volta migrati i dati, è possibile trovare il layout separato con il nome "Retailers" nel modulo Lead, mentre il rispettivo record del lead sarà sotto il modulo Retailers.

Dati nel modulo Lead sotto il layout "Retailer":

Seguire il processo sopra descritto per la migrazione dei record nel rispettivo Layout nei propri moduli.

1. Single User
   
2. Multiple Users 

Si noti che il campo Multiple Users lookup deve essere creato nel layout prima di procedere con la migrazione. Non è possibile creare il campo Multiple Users lookup durante il processo di migrazione.

Selezionare il campo User lookup nella sezione New fields nel layout del modulo.

Ora, creiamo i campi lookup Single User e Multiple Users nel modulo contatti con i nomi "Person e Agents".

Per creare il campo User lookup, andare al layout del Modulo e seguire la sequenza di passaggi:

1. Per creare Single User: Selezionare il campo User lookup dalla sezione New fields, quindi trascinare e rilasciare il campo nel layout. Selezionare il tipo Single User e assegnare un'etichetta al campo, quindi fare clic su Save per salvare il layout.
   
2. Per creare Multiple Users: Selezionare il campo User lookup dalla sezione New fields, quindi trascinare e rilasciare il campo nel layout. Selezionare il tipo Multiple Users e assegnare un'etichetta al campo, quindi fare clic su Save per salvare il layout.

Prendiamo un esempio in cui è necessario assegnare alcuni utenti nel modulo contatti utilizzando il campo Multiple Users lookup e assegnare un singolo utente utilizzando il campo Single User lookup.

 

Ora, organizziamo i dati nei file che saranno utilizzati per la migrazione per ottenere i dati di singolo utente e utenti multipli.

1. Per migrare i dati di un singolo utente: Sono necessari due file: il file utenti e il file contatti.
   
2. Per migrare i dati di utenti multipli: Sono necessari tre file: il file utenti, il file contatti e il file del modulo di collegamento (ID utente X ID modulo)

Procediamo con la migrazione dei dati per i campi lookup Single User e Multiple Users:

File utenti:

File contatti:

L'ID utente nel file contatti è specificamente utilizzato per assegnare gli utenti al campo Single User lookup, etichettato come "Person". Tuttavia, è importante chiarire che questo ID utente non è destinato all'assegnazione del proprietario del record, né è destinato alle assegnazioni Multiple Users.

Procediamo con la migrazione. Qui vedremo la migrazione per Single User e Multiple Users.
Caricamento dei file:

Module mapping:

Per abilitare il campo Multiple Users lookup nel modulo contatti, verrà creato automaticamente un modulo di collegamento tra Contatti e Utenti. Durante il processo di migrazione, è essenziale mappare il modulo di collegamento che è stato creato per facilitare il corretto funzionamento del campo Multiple Users lookup.

Field mapping:

• Mappatura campi del modulo Contatti:
  

• Mappatura campi Utenti:
  

• Mappatura campi Contatti e Utenti:
  
  
  

Una volta migrati i dati, i risultati con gli utenti assegnati sono mostrati di seguito:

I campi User lookup Person e Agents mostrano i dati in base alle informazioni del file.

---

Come migrare i dati del campo Multi-select lookup in Zoho CRM?

Il campo Multi-select lookup consente di associare più valori di ricerca a un singolo record, creando un'associazione Many-to-many tra due moduli.

Abilitazione del modulo di collegamento:

Dopo la creazione del campo, apparirà come segue. Salvare il layout.

Per migrare i dati con relazioni Many-to-Many tra Contatti e Buildings, saranno necessari tre file:

1. File Contatti
   
2. File Buildings
   
3. File del modulo di collegamento (Contatti e Buildings) 

Per la disposizione del file Contatti, fare riferimento all'esempio mostrato di seguito per una chiara comprensione.

Per la disposizione del file Building, fare riferimento all'esempio mostrato di seguito per una chiara comprensione.

Per la disposizione del file del modulo di collegamento, fare riferimento all'esempio mostrato di seguito per una chiara comprensione.

 

L'ID del modulo di collegamento può essere creato secondo le proprie preferenze, consentendo valori alfanumerici, numerici o alfabetici. Tuttavia, deve essere univoco per evitare conflitti.

Module Mapping:

Field mapping:

Buildings:

Contacts:

Modulo di collegamento:

Dati migrati (mostrati di seguito): 

1. Nel modulo contatti:
   

1. Nel modulo Buildings:
   

1. Modulo di collegamento:
    

In base alle informazioni del file, i dati sono stati migrati con successo e i contatti sono stati appropriatamente associati ai rispettivi edifici.

 

Il nome del contatto con caratteri speciali nel file è mostrato di seguito:

I dati migrati con la selezione del Charset UTF-8 Unicode sono mostrati di seguito:

 

Selezionare il charset adatto in base alle lingue e alle caratteristiche e procedere con il modulo.

---

Come si eseguono la mappatura dei campi e la mappatura dei moduli durante la migrazione dei dati?

Per preparare i file per la migrazione, assicurarsi che siano in formato .CSV. Una volta che i file sono pronti, seguire questi passaggi per caricarli e avviare il processo di migrazione:

1. Accedere al proprio account Zoho CRM.
   
2. Andare su Setup e navigare su Data Administration.
   
3. Selezionare Import e scegliere il widget CRM specifico con cui si desidera lavorare.
   
4. Caricare i file preparati.
   
5. Procedere con il Module Mapping per definire come i dati si allineano ai moduli del CRM.
   
6. Eseguire il Field Mapping per mappare i campi nei file ai campi corrispondenti in Zoho CRM.
   
7. Verificare la configurazione per garantire l'accuratezza.
   
8. Cliccare su Finish per confermare la configurazione.
   
9. Cliccare su Start Migration.
   

1. Scegliere il widget CRM appropriato e procedere al caricamento di tutti i file necessari. È possibile caricare file relativi a moduli standard, moduli attività, moduli inventario e moduli personalizzati. Se è necessario caricare allegati o documenti, assicurarsi di caricare sia il file .CSV degli Allegati o Documenti sia la cartella corrispondente contenente gli allegati o documenti, compressi insieme. Questo garantisce una migrazione fluida di tutti i dati necessari e dei file correlati.
   
   

2. Module Mapping:
   Ci sono due opzioni per mappare i file ai rispettivi moduli. È possibile trascinare e rilasciare i file sul modulo corrispondente o cliccare sull'opzione Map Files situata sotto il modulo per stabilire la mappatura.
   Durante il processo di mappatura dei moduli, se ci sono moduli personalizzati da creare (ad es. "Teachers"), è possibile farlo direttamente. Basta cliccare sull'opzione Create Module situata nell'angolo in alto a sinistra dell'interfaccia di mappatura dei moduli. Questo consente di creare in modo efficiente qualsiasi modulo personalizzato necessario durante il processo di mappatura.
   
   Nota: Il file "Teachers" contiene dati di un modulo personalizzato che richiede la creazione di un modulo personalizzato per la mappatura del file.
   
   

1. Creazione modulo personalizzato:
   
   

1. Module mapping:
   Nella fase di mappatura dei moduli, è possibile accedere alle informazioni sui file Mappati, file Non mappati e file Non supportati. Queste statistiche sui file si trovano comodamente sul lato sinistro della pagina, fornendo una panoramica chiara di ogni categoria.
   
   
   

3. Field mapping:
   
   Una volta completata la mappatura dei moduli, cliccare su Next nell'angolo in basso a destra per avviare la fase di mappatura dei campi.
   
   

4. Mappatura campi modulo standard:
   Contacts
   
   

1. Mappatura campi modulo Note:
   Notes
   

1. Mappatura campi modulo Attività:
   Events
   

1. Mappatura campi modulo Inventario:
   Products
   

1. Quote Line items
   
   

1. Quotes
   
   
2. Mappatura campi modulo Allegati:
   Attachments
   
   
3. Mappatura campi modulo Utenti:
   Users
    

1. Mappatura campi modulo personalizzato:
   Teachers
   

1. Assegnazione di valori predefiniti ai campi.
    

---

Come si creano nuovi campi durante la mappatura dei campi? 

Durante la fase di mappatura dei campi della migrazione, se c'è la necessità di creare nuovi campi, è possibile farlo facilmente cliccando sull'opzione Create Field nell'angolo in alto a destra della pagina di mappatura dei campi. Questo consente un processo fluido per aggiungere e mappare nuovi campi secondo necessità.

 

Fare riferimento all'immagine sottostante per visualizzare l'opzione Create New fields nella pagina di Field mapping:

 

Per creare nuovi campi, è necessario selezionare il tipo di campo dal menu a discesa. Fare riferimento all'immagine sottostante per selezionare il tipo di campo per creare un nuovo campo.

I diversi tipi di campo sono:

1. Text
   
2. Integer
   
3. Percent
   
4. Decimal
   
5. Currency
   
6. Date
   
7. Date & Time
   
8. Email
   
9. Phone
   
10. Picklist
    
11. URL
    
12. Text Area
    
13. Check box
    
14. Multi-select picklist
    
15. Long Integer
    
16. Lookup
    
17. User
    

 

Formato data e ora:

Formati numerici:

Formato data:

Come mostrato sopra, i campi possono essere creati durante la fase di mappatura dei campi nel processo di migrazione.

---

Come si migrano i dati dei sotto-moduli? 

Un sotto-modulo è un modulo ausiliario o una tabella che consente di aggiungere più voci a un modulo principale nel CRM. Spesso, i dati del CRM sono interdipendenti e potrebbe essere necessario associare diversi elementi a un singolo record. Questi elementi sono definiti "voci". Un sotto-modulo fornisce il mezzo per associare più voci a un singolo record.

 

Per migrare i dati dei sotto-moduli, seguire questi passaggi:

1. Scegliere il modulo in cui deve essere creato il sotto-modulo. Ad esempio, se si ha un modulo Studenti e si necessita di un sotto-modulo per inserire i dettagli Studente-Genitore, navigare al layout degli studenti.
   
2. Creare il sotto-modulo aggiungendo i campi necessari richiesti all'interno del sotto-modulo. È possibile includere un massimo di 10 campi all'interno del sotto-modulo per soddisfare le proprie esigenze specifiche.

 

 

La disposizione del file è mostrata di seguito per migrare i dati del sotto-modulo.
Dati Studenti (dati del modulo padre):

Dati Studente-Genitori (dati del sotto-modulo):

Per associare i dati del sotto-modulo ai dati del modulo padre, il file del sotto-modulo deve contenere l'ID dei Dati Padre (ID Studente), come dimostrato sopra.

Mappatura dei moduli e Mappatura dei campi del sotto-modulo e dei dati degli studenti.

1. Module mapping:
   Quando si crea un sotto-modulo, viene generato automaticamente un modulo sotto-modulo corrispondente con lo stesso nome. Durante il processo di mappatura dei moduli, si vedrà questo modulo sotto-modulo appena creato, come illustrato di seguito.
   

1. Field mapping:
   Mappatura campi del sotto-modulo
    

1. Mappatura campi del modulo padre:
   

 

L'aspetto dei dati del sotto-modulo una volta che i dati sono migrati.

 

 

Nei dati del modulo padre, l'ID di Julie Sweet è S3 e S3 si trova nella riga di Wanhure (Nome Genitore), ed è associato di conseguenza.

 

Nota: Tutti i tipi di campo possono essere creati nel sotto-modulo ad eccezione del campo Multi select lookup.

Ci auguriamo che questo elenco di domande frequenti sulla migrazione dei dati sia informativo. Se ha ancora domande a cui non è stata data risposta, ce lo faccia sapere qui. Saremo lieti di discuterne con i nostri esperti di settore e aggiungerle in futuro. E non dimentichi di condividere la Sua valutazione qui sotto!

Cos'è la procedura guidata di