Migrazione dei dati: Introduzione

La procedura guidata di Migrazione dei dati in Zoho CRM garantisce che i dati vengano migrati in modo accurato e aiuta a ridurre gran parte del lavoro manuale. Mappa automaticamente i file di importazione ai moduli del CRM e le colonne dei file di importazione ai campi di Zoho CRM. Nel caso di moduli non ancora disponibili, Zoho CRM li crea e mappa i file pertinenti ad essi. Fornisce un'indicazione chiara del numero di file mappati, non mappati e di quelli non supportati. 

Migrare a Zoho CRM può essere un'esperienza semplice, ma nel caso in cui si riscontrino difficoltà in uno qualsiasi dei passaggi, non esiti a contattarci all'indirizzo migration@zohocrm.com.

Opzioni di migrazione

Esistono diverse opzioni per la migrazione. Zoho CRM fornisce una configurazione personalizzata per migrare da Salesforce, altri account Zoho CRM, Pipedrive, Highrise, Insightly, MS Dynamics, Maximizer o qualsiasi altro fornitore.

È possibile migrare da Pipedrive, Capsule, Hubspot, Insightly, Highrise, Bitrix e Bigin tramite trasferimento API. È sufficiente inserire la chiave API e la migrazione inizierà senza alcun intervento manuale.

Prima della migrazione

Si consiglia di leggere le seguenti linee guida per una panoramica del processo di migrazione.

• I file devono essere in formato CSV.
• La dimensione massima per ciascun file è di 5 GB, con un limite di importazione di 200 file contemporaneamente e un limite totale di 25 GB.
• È possibile caricare un file ZIP che deve avere la seguente struttura:  All'apertura del file .ZIP deve contenere solo file CSV. Se sono presenti cartelle all'interno del file .ZIP, il sistema genererà un errore durante l'inserimento dei file.  
• La maggior parte dei moduli standard verrà associata al sistema automaticamente in base ai nomi dei file in Zoho CRM. Se si dispone di moduli personalizzati, verranno fornite due opzioni per creare moduli personalizzati durante o prima della migrazione.
  
• Se il file contiene _C (underscore C) nel nome (Esempio: Applicants_C.csv), il sistema li riconoscerà automaticamente come moduli personalizzati e li creerà.
  
• Se i nomi non contengono _C, il modulo personalizzato può essere creato dalla pagina di mappatura dei moduli.

• Se sono presenti file non mappati, è possibile creare un modulo e aggiungere i file appropriati a quel modulo.
  

• È inoltre possibile creare questo come modulo di collegamento. Ad esempio, si sta creando un nuovo modulo chiamato "Dottori" e si desidera collegarlo al modulo Pazienti. È possibile farlo direttamente da questa finestra.
  
  
• Zoho CRM suggerirà campi personalizzati disponibili nel file di importazione ma non presenti in Zoho CRM. Se necessario, è possibile creare questi campi prima e durante la migrazione. 
  
• A seconda dell'applicazione da cui si stanno migrando i dati, è possibile saltare alcuni moduli non pertinenti. Se in seguito si dovesse avere bisogno di questi moduli, è possibile scegliere di inserirli tramite l'operazione di upsert.
• Due o più file possono essere mappati a un modulo. In questo caso, l'intestazione delle colonne deve essere la stessa in tutti i file; solo così è possibile mapparli a un singolo modulo.
  Ad esempio, se sono presenti 2 file di lead con le intestazioni di colonna Lead name, Company, Address 1, Address 2, Address 3 ecc., anche il file lead2.csv deve contenere le stesse intestazioni di colonna. 

Checklist per la migrazione

1. Formato file: Il formato supportato è CSV. 
   
2. Campi casella di controllo: I valori per i campi di tipo casella di controllo nel file di importazione devono essere "True" o "False". I dati importati dai campi casella di controllo vengono convertiti in Zoho CRM come segue:
   
   • Se la casella di controllo è selezionata, True o 1
     
   • Se la casella di controllo non è selezionata, False o 0
     
3. Caratteri non consentiti: I dati nel file da importare non devono contenere i seguenti caratteri:
   
   • Virgolette doppie ("): da utilizzare solo come delimitatore di campo
     
   • Barra verticale (|)
     
   • Parentesi angolari (<>)
     
4. Campi elenco a selezione multipla: I valori devono essere separati da punto e virgola nel file di importazione.
   
5. Migrazione dei tag: I tag devono essere presenti nel file come valori separati da virgola. Se un record ha più di 10 tag, verranno migrati solo i primi 10 e ciascun tag può avere un massimo di 25 caratteri.
   
   
   
6. Migrazione dei campi Caricamento file e Caricamento immagine: I campi Caricamento file, Caricamento immagine, cronologia degli elenchi a discesa, lookup a selezione multipla e sottomoduli possono essere migrati in un modulo specifico
   
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7. Migrazione dei sottomoduli: I sottomoduli possono essere migrati insieme al modulo padre. Supponiamo che il modulo  Students abbia due sottomoduli: Educational Details e Achievements. Pertanto, durante la migrazione, è necessario mappare il file al modulo Students e al sottomodulo appropriato. La mappatura modulo-file mostrerà il nome del sottomodulo insieme al nome del modulo (Educational Details-Students). Prima della migrazione, è necessario assicurarsi che il modulo padre e il sottomodulo appropriato siano già mappati. 
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9. Aggiornamento dei campi obbligatori: È necessario disporre dei dati per tutti i campi obbligatori predefiniti di Zoho CRM nel file di importazione. Ad esempio, "Last Name" è un campo obbligatorio in Zoho CRM. Assicurarsi che la colonna "Last Name" nel file di importazione dei Lead contenga dei valori. Per i record privi di cognome, è necessario specificare i valori come 'not provided' o 'none'. È inoltre possibile assegnare valori predefiniti. Tutti i record privi di valori per i campi obbligatori predefiniti verranno ignorati durante l'importazione. Durante la migrazione verrà fornita un'opzione per compilare i valori obbligatori vuoti.
   
10. Elenco a discesa: Tutti i valori dei dati visualizzati negli elenchi a discesa devono esistere nei campi corrispondenti di Zoho CRM.
    
    Ad esempio, se si prevede di importare informazioni sugli account che contengono un valore per l'elenco a discesa Tipo di settore, prima di importare le informazioni sugli account, assicurarsi che tutti i valori del settore nel file di origine siano già presenti nell'elenco a discesa. Se i valori non esistono, è necessario modificare i valori nel file di origine per farli corrispondere ai valori esistenti in Zoho CRM, oppure chiedere all'amministratore di aggiungere i nuovi valori. Verranno aggiunti anche se i valori sono assenti.
    
11. Nomi dei campi: Assicurarsi che la prima riga di dati (record) nel file di origine contenga le intestazioni delle colonne o i nomi dei campi anziché i valori dei dati effettivi. Questi valori dei nomi dei campi di intestazione aiutano a identificare i dati quando si mappano i nuovi dati ai campi esistenti in Zoho CRM. I nomi delle colonne saranno i nomi dei campi.
    
12. Righe vuote nel file di importazione: Più di 10 righe vuote nel file potrebbero indicare la fine del file. I dati dopo le righe vuote verranno ignorati durante l'importazione. Assicurarsi di non lasciare righe vuote tra le righe di dati.
    
13. Dati utente: Migrare sempre prima i dettagli degli utenti in Zoho CRM. Quindi assicurarsi che il campo ID Proprietario del record sia mappato con l'ID Proprietario del record in Zoho CRM. Ad esempio, quando si migrano i lead, mappare il campo ID Proprietario dei Lead dal file con il campo corrispondente in Zoho CRM.
    
    
    

I moduli e i relativi campi obbligatori definiti da Zoho sono elencati nella tabella seguente. Assicurarsi di mappare questi campi durante l'importazione. Potrebbero esserci altri campi obbligatori in ciascun modulo, ma è sempre possibile personalizzarli e contrassegnarli come non obbligatori, se necessario.

Associare i record migrati con i record non migrati nel CRM

L'opzione di mappatura Zoho CRM ID, insieme all'ID di origine nel campo <Module> ID durante la mappatura dei campi della migrazione dati, si riferisce agli ID Zoho CRM dei record non migrati.

Generalmente, ogni volta che un record viene creato o importato in un modulo, viene generato un Zoho CRM ID per quel record. L'opzione del campo lookup Zoho CRM ID cerca ciascun record Zoho CRM migrato.

Ad esempio, se è stato aggiunto un set di record manualmente (o in qualsiasi modo diverso dalla migrazione) in Products e si è migrato un set di record per Invoices che ha un campo lookup chiamato Products, mappare l'associazione lookup di Invoices con Products anche se erano record non migrati. Poiché Products hanno il proprio Zoho CRM ID, associarli selezionando l'opzione Zoho CRM ID.

Come verranno associati i lookup di Invoices con Products?

Prima della migrazione, nel file esportato, aggiungere una colonna per gli Zoho CRM ID dei record non migrati nella riga corrispondente.

Suggerimento: È possibile utilizzare la funzione V-lookup per eseguire questa operazione.

La procedura guidata di Migrazione dei dati in Zoho CRM garantisce che i dati vengano migrati in modo accurato e aiuta a ridurre gran parte del lavoro manuale. Mappa automaticamente i file di importazione ai moduli del CRM e le colonne dei file di importazione ai campi di Zoho CRM. Nel caso di moduli non ancora disponibili, Zoho CRM li crea e mappa i file pertinenti ad essi. Fornisce un'indicazione chiara del numero di file mappati, non mappati e di quelli non supportati. 

Migrare a Zoho CRM può essere un'esperienza semplice, ma nel caso in cui si riscontrino difficoltà in uno qualsiasi dei passaggi, non esiti a contattarci all'indirizzo migration@zohocrm.com.