FAQ: Esportazione dei dati da Zoho CRM

Come si esportano i dati da Zoho CRM?

Per esportare i dati dal CRM  

1. Andare su Setup () nell'angolo in alto a destra.
   
2. Andare alla sezione Data Administration e fare clic su Export.
   
3. Nella pagina Export Data, fare clic su Start an Export.
   
4. Nella pagina Export Data che si apre, procedere come segue:
   
1. Selezionare un modulo, un sottomodulo o Notes dall'elenco a discesa Module.
   
2. Selezionare un'opzione dall'elenco a discesa Custom View. Può trattarsi di una List View standard, una List View personalizzata o Based on Criteria.
   Se è stato scelto un sottomodulo nell'elenco a discesa Module, è possibile impostare criteri per il sottomodulo e il modulo principale a cui appartiene.
3. Selezionare i Fields. Le opzioni disponibili sono Fields from Custom View, All fields e Choose fields.
   Se è stato selezionato Choose fields, è possibile scegliere i campi dal modulo e dai moduli di ricerca correlati.
4. Fare clic su Export.
   L'esportazione verrà aggiunta alla tabella Export History con lo stato In progress.
5. Quando lo stato cambia in Completed, passare il mouse sulla voce e fare clic sul pulsante Download () per scaricare i dati sul dispositivo locale.
   

Nota: Al completamento dell'esportazione, verrà visualizzata anche una notifica (nel caso in cui l'utente si sposti su una pagina diversa dalla pagina di esportazione); è possibile fare clic sulla notifica e accedere direttamente alla pagina dei dettagli dell'esportazione.

I limiti sul numero di esportazioni giornaliere variano in base all'edizione del CRM:

1. Free - 10
2. Standard - 100
   
3. Professional - 250
   
4. Enterprise - 500
   
5. Ultimate - 1.000

Per consultare i confronti funzionalità per funzionalità delle varie edizioni del CRM, fare clic qui.

Nota: È possibile esportare un massimo di 200.000 record da un singolo modulo in una sola operazione. Si tratterà dei 200.000 record più vecchi che soddisfano i criteri di esportazione e saranno compressi in formato .CSV. Il link per il download di un'esportazione sarà valido per sette giorni.

Se è necessario esportare più di 200.000 record da un singolo modulo, considerare le seguenti opzioni:

Come si possono esportare i dati dai report in Zoho CRM?  

Ecco una panoramica di questi limiti:

1. Per un report dettagliato, è possibile esportare fino a 50.000 righe alla volta. Questo include tutte le informazioni presenti in una pagina di un report.
   
2. Per un report formattato, è possibile esportare fino a 2.000 righe alla volta.

Per esportare i dati da un report:

1. Accedere al modulo Reports nel CRM.
   
2. Nella pagina All Reports , scegliere il report che si desidera esportare.
   
3. Per esportare un report, passare il mouse sul report desiderato, fare clic sul pulsante con i tre puntini (...) che appare e selezionare Export dal menu.
   
4. Nel menu Export Report, selezionare il tipo di esportazione - un report formattato o un report dettagliato - e poi scegliere il formato di report desiderato.
   
5. Fare clic su Export.
   

È possibile esportare determinati record selezionati da Zoho CRM?  

Sì. Quando si crea un'esportazione, è possibile scegliere di esportare una vista personalizzata o impostare i criteri per l'esportazione. È inoltre possibile selezionare i campi da includere nell'esportazione. Vedere anche>> Esportare i dati del CRM.

Per esportare i dati di una vista personalizzata:

1. Selezionare una vista personalizzata nella pagina del modulo.
   
2. Fare clic sul pulsante Actions e selezionare Export [Module].
   
3. Nella pagina Export Data che appare, gli elenchi a discesa Module, Custom View e Fields saranno selezionati automaticamente in base alla vista personalizzata.
   
4. Fare clic su Export.
   

Come si possono condividere i dati solo con determinati utenti selezionati?

È possibile fornire diritti di accesso a utenti specifici appartenenti ad altri ruoli e gruppi creando le proprie Data Sharing Rules.

Vedere anche>> Configurazione delle regole di condivisione dei dati.

Come si possono esportare le note?  

Per esportare le note:

1. Andare su Setup > Data Administration > Export.
   
2. Nella pagina Export Data, fare clic su Start an Export.
   
3. Nella pagina Export Data, selezionare Notes dall'elenco a discesa.
   
4. Successivamente, verrà richiesto di selezionare il modulo principale dall'elenco a discesa, ovvero il modulo primario da cui si desidera esportare tutte le note.
   
5. Successivamente, è possibile selezionare dalle viste personalizzate del modulo principale, come All Contacts o My Contacts (se il modulo Contacts è il modulo principale). Inoltre, è possibile filtrare le note in base a criteri specifici abilitando l'opzione Include Notes Criteria.
   
6. È possibile includere tutti i campi oppure selezionare manualmente fino a 200 campi per l'esportazione del modulo. Il campo Parent ID è incluso automaticamente per impostazione predefinita.
   
7. Fare clic su Export e il file sarà pronto per il download dall'elenco.
   

Come si possono automatizzare le esportazioni di dati in Zoho CRM? 

Nota: Il limite massimo è di 2.000 righe per ogni report inviato via email.

È possibile esportare campi specifici o set di dati filtrati da un modulo? 

È possibile esportare i dati direttamente in Zoho Sheet o altre applicazioni Zoho? 

Cosa fare in caso di problemi con i formati dei dati esportati?

Come garantire la privacy dei dati durante le esportazioni? 

1. Controlli di accesso: Assicurarsi che solo gli utenti autorizzati abbiano il permesso di esportare dati. Zoho CRM consente agli amministratori di impostare ruoli e profili per gestire chi può accedere ed esportare i dati, prevenendo così l'accesso e l'esportazione non autorizzati dei dati.
   
2. Crittografia: I dati esportati da Zoho CRM possono essere crittografati. Zoho CRM supporta la crittografia sia in transito che a riposo, garantendo che i dati rimangano protetti durante il processo di esportazione e quando sono archiviati esternamente.
   
3. Log di audit: Utilizzare la funzionalità di log di audit per tracciare le attività di esportazione dei dati. Zoho CRM fornisce log di audit completi che registrano chi ha acceduto a quali dati, quali dati sono stati esportati e quando è avvenuta l'esportazione. Questo aiuta a monitorare e identificare eventuali attività di esportazione non autorizzate.
   
4. Minimizzazione dei dati: Esportare solo i dati necessari. Zoho CRM consente opzioni avanzate di filtraggio e selezione dei dati in modo da poter esportare solo i record e i campi specifici richiesti. Questo riduce al minimo il rischio di esporre inutilmente informazioni sensibili.
   
5. Conformità GDPR: Per le organizzazioni soggette al GDPR, garantire la conformità seguendo le linee guida GDPR di Zoho CRM. Questo include l'ottenimento del consenso appropriato, la possibilità per gli interessati di esercitare i propri diritti e il mantenimento della trasparenza su come i loro dati vengono elaborati ed esportati.
   
6. Aggiornamenti e formazione regolari: Mantenere aggiornati il sistema CRM e i protocolli di sicurezza. Formare regolarmente il personale sulle pratiche di privacy dei dati e sull'importanza di seguire le politiche di protezione dei dati dell'azienda durante le esportazioni.
   

Come si esportano i dati da Zoho CRM