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Integrazione delle riunioni CRM con Zoho Meeting

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Le riunioni professionali non devono necessariamente svolgersi di persona. È possibile optare per una sessione online con una demo del prodotto o una discussione a cui i membri del team di altre sedi della Sua azienda possono facilmente partecipare. I fornitori di soluzioni per riunioni o i software di web conferencing offrono la possibilità di condurre tali riunioni virtuali che spesso riducono i costi e fanno risparmiare tempo. Zoho CRM consente di integrare il proprio account CRM con Zoho Meeting, una soluzione di web conferencing. Una volta configurata l'integrazione, gli eventi o le riunioni possono essere condotti direttamente dal proprio account CRM. Inoltre, sarà possibile visualizzare il numero di partecipanti e la registrazione dell'evento nel rispettivo record CRM.

Scenario aziendale

Zylker, un'azienda di software, in precedenza impiegava molto tempo nella gestione delle riunioni con i clienti utilizzando strumenti separati, prima creando un record in Zoho CRM, poi configurando manualmente la riunione su un'altra piattaforma. Questo processo era lento e richiedeva uno sforzo aggiuntivo.

Con l'integrazione di Zoho CRM e Zoho Meeting, Zylker può ora creare, pianificare e avviare riunioni direttamente dall'interno del CRM. Gli inviti alle riunioni con i link di partecipazione vengono inviati automaticamente ai partecipanti aggiunti al record della riunione, facilitando la loro partecipazione. È possibile invitare anche partecipanti esterni semplicemente inserendo i loro indirizzi email, e riceveranno l'invito alla riunione con tutti i dettagli necessari.

Gli utenti ricevono promemoria e possono avviare le riunioni con un solo clic, risparmiando tempo e migliorando l'efficienza. Le registrazioni delle riunioni possono anche essere condivise con i clienti che hanno perso la sessione, contribuendo a migliorare la comunicazione e aumentare la produttività complessiva.
Notes
Nota
Notes
  1. È possibile integrare Zoho CRM con altre soluzioni di web conferencing come GoTo Meeting, Zoom, JoinMe, BlueJeans, Cisco e molte altre. Visitare CRM Marketplace per integrare il proprio account CRM con questi fornitori.
  2. Al termine del periodo di prova di 15 giorni, è necessario acquistare il componente aggiuntivo Zoho Meetings per creare e gestire le riunioni.

Disponibilità
Autorizzazione richiesta
Gli utenti con profilo Amministratore possono accedere a questa funzionalità.

Configurare l'integrazione con Zoho Meeting

L'integrazione del proprio account Zoho CRM con Zoho Meeting consentirà di ospitare riunioni virtuali dall'interno del proprio account CRM. Le riunioni create nel CRM verranno automaticamente aggiunte a Zoho Meetings.

Per configurare l'integrazione con Zoho Meeting

  1. Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
  2. Andare su Setup > Marketplace > Zoho.
  3. Selezionare Zoho Meeting e fare clic su Install.
  4. Fare clic su Continue.

Invitare i partecipanti a Zoho Meeting

Una volta configurata l'integrazione, è possibile creare riunioni/eventi dal modulo Attività o dal Calendario all'interno del proprio account Zoho CRM. Durante la creazione delle riunioni, è possibile aggiungere l'elenco dei partecipanti alla riunione e scegliere di includere l'URL della riunione nell'email di invito. I partecipanti potranno unirsi alla riunione facendo clic sull'URL presente nell'email. Per condurre la riunione, è possibile scegliere uno dei metodi di preferenza audio: metodo integrato o aggiungere il proprio servizio di conferenza telefonica.

È possibile aggiungere partecipanti alla riunione:

  • Durante la creazione di una riunione dal modulo Attività
  • Durante la creazione di una riunione dal Calendario.
  • Dalla pagina dei dettagli del record.

Per invitare i partecipanti dal modulo Attività

  1. Nel modulo Activities, fare clic su + Meetings.
  2. Inserire il Titolo della riunione
  3. Abilitare la casella di controllo Make this an online meeting per inviare l'URL della riunione insieme all'email di invito.
    Se non si sceglie di inviare l'URL della riunione con l'email di invito, è possibile invitare i partecipanti dopo aver creato la riunione.
  4. Inserire la durata della riunione nei campi From e To.
    È anche possibile abilitare la casella di controllo All day per fissare la riunione per l'intera giornata.
  5. Selezionare i Participants per la riunione facendo clic su + Add.
  6. Fare clic su Save.

Per invitare i partecipanti dal Calendario

  1. In Zoho CRM, andare su Calendar e selezionare una data.
  2. Fare clic su Create.
  3. Nel pop-up Meeting Information, specificare i dettagli della riunione.
  4. Ripetere i passaggi indicati sopra per aggiungere i partecipanti.
  5. Per configurare le preferenze audio
    • Nel calendario, fare clic su Options e scegliere Preferences.
    • Nella pagina Preferences, nella sezione -  Zoho Meeting Audio Preferences, scegliere una delle seguenti opzioni.
      • Use built-in audio - La riunione verrà registrata utilizzando l'audio integrato.
      • Use my own conference call service - Specificare il proprio numero di conferenza audio personale che verrà condiviso con i partecipanti tramite l'email di invito.

Per invitare i partecipanti dalla pagina del record

  1. Andare al modulo Activities e selezionare un record.
  2. Nella pagina Record details, sotto Participants, fare clic sul link Add .
  3. Nel pop-up, scegliere i partecipanti dall'elenco e fare clic su Save.

Configurare una riunione istantanea

Se si desidera configurare una riunione con il proprio lead o contatto immediatamente, è possibile utilizzare l'opzione Meet Now dalla pagina dei dettagli del record.

Per configurare una riunione istantanea

  1. Andare al modulo Leads/Contacts.
  2. Selezionare un record.
  3. Fare clic su More > Meet Now.
  4. Inserire le informazioni rilevanti sulla riunione nel pop-up.

  5. Fare clic su Start Meeting.
    È possibile andare alla pagina dei dettagli della riunione e fare clic su View Invitation link per visualizzare il link di invito inviato ai partecipanti.

Pianificare una riunione online

Se si desidera configurare una riunione con un lead o contatto da svolgere in un momento specifico, è possibile pianificare una riunione online dalla pagina dei dettagli del record.

Per pianificare una riunione online

  1. Andare al modulo Leads/Contacts.
  2. Selezionare un record.
  3. Fare clic su More > Schedule Online Meeting.
  4. Inserire i dettagli nel pop-up delle informazioni sull'evento.
  5. Fare clic su Save.

Visualizzare la riunione online nel Calendario

Le riunioni online possono essere visualizzate dal calendario e sono indicate dall'icona .

Condividere la registrazione della riunione online

Se è stata registrata la riunione online, è possibile condividerla con tutti i partecipanti, i presenti, le persone che non hanno partecipato alla riunione o chiunque altro a propria scelta.

Per condividere la registrazione

  1. Andare alla pagina dei dettagli dell'evento e fare clic su More > Send Recording.
  2. Scegliere con chi si desidera condividere la registrazione dall'elenco a discesa.
  3. Fare clic su Send.

Avviare una riunione

L'organizzatore può avviare una riunione dalla pagina del record o dal pop-up dei promemoria attività nel proprio account CRM. Il pulsante Start Meeting verrà visualizzato una volta creata una riunione/evento.

Per avviare una riunione dalla pagina dei dettagli del record

  1. Andare al modulo Activities e selezionare un Record.
  2. Nella pagina dei dettagli del record, fare clic su Start Meeting.
    Si verrà reindirizzati alla pagina di Zoho Meeting da cui è possibile avviare la riunione.

Per avviare una riunione dal pop-up dei promemoria attività

  1. Nel pop-up Activity Reminders, fare clic sul pulsante Start.
    Si verrà reindirizzati alla pagina di Zoho Meeting da cui è possibile avviare la riunione.
Notes
Nota
  1. I partecipanti riceveranno un invito via email e potranno unirsi alla riunione facendo clic sull'URL della riunione.
    Notes
  2. Se non si è scelto di includere l'URL della riunione nell'email di invito, è possibile inserire l'email dei partecipanti o condividere l'URL della riunione visualizzato dopo l'avvio della riunione.
    Notes
  3. Le informazioni sull'organizzatore fornite nelle riunioni create in Zoho CRM verranno automaticamente sincronizzate con Zoho Meetings. Non è necessario aggiungere sé stessi o i propri colleghi come partecipante o organizzatore nell'interfaccia di Zoho Meeting.

Disabilitare l'integrazione Meeting

È possibile scegliere di disabilitare l'integrazione di Zoho CRM con Zoho Meeting in qualsiasi momento. Tuttavia, prima di disabilitarla è necessario tenere presente i seguenti punti:

  1. L'accesso di prova fornito da Zoho Meeting al momento dell'integrazione non potrà essere riattivato.
  2. Tutti gli eventi collegati a Zoho Meeting verranno scollegati.
  3. Gli eventi creati in futuro dall'account Zoho CRM non verranno inviati a Zoho Meeting.

Le riunioni professionali non devono necessariamente svolgersi di persona. È possibile optare per una sessione online con una demo del prodotto o una discussione a cui i membri del team di altre sedi della Sua azienda possono facilmente partecipare. I fornitori di soluzioni per riunioni o i software di web conferencing offrono la possibilità di condurre tali riunioni virtuali che spesso riducono i costi e fanno risparmiare tempo. Zoho CRM consente di integrare il proprio account CRM con Zoho Meeting, una soluzione di web conferencing. Una volta configurata l'integrazione, gli eventi o le riunioni possono essere condotti direttamente dal proprio account CRM. Inoltre, sarà possibile visualizzare il numero di partecipanti e la registrazione dell'evento nel rispettivo record CRM.

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