Lavorare con l'integrazione di Zoho Projects

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

È possibile creare progetti per Account, Contatti e Trattative in Zoho CRM. Gli utenti del Suo account CRM possono creare o associare progetti se dispongono dell'autorizzazione necessaria.

Nota

L'utente deve disporre dell'autorizzazione Crea progetto in Zoho Projects per creare un progetto in CRM.
L'utente deve disporre dell'autorizzazione Aggiungi utente in Zoho Projects per aggiungere utenti a un progetto specifico.
Nel caso in cui si stia creando un progetto dal modulo Contatti, il contatto in questione deve avere un indirizzo e-mail associato.

Per creare un nuovo progetto dalla pagina dei dettagli di un record in Zoho CRM

Fare clic sui moduli Account, Contatti o Trattative e selezionare un record.
Nella pagina [Dettagli record], andare a Zoho Projects nell' Elenco correlato.
Fare clic su Nuovo progetto.
Verrà visualizzato un avviso se non si dispone dell'autorizzazione per creare un progetto.
Nella sezione Dettagli progetto, eseguire le seguenti operazioni:
- Inserire il Nome progetto.
- Scegliere un Modello già creato dall'elenco a discesa.
- Scegliere un Proprietario progetto dall'elenco a discesa.
- Inserire la Data di inizio e la Data di fine del progetto.
- Selezionare un Gruppo progetto a cui appartiene il progetto. (Vedere anche: Creare gruppi di progetto)
- Inserire una Panoramica del progetto per il progetto.
- Per aggiungere ulteriori dettagli relativi al progetto, fare clic su Mostra altri campi ed eseguire le seguenti operazioni:
  - Scegliere lo Stato di fatturazione del progetto dall'elenco a discesa.
  - Selezionare il Metodo di fatturazione e il Budget del progetto (Basato sull'importo / Basato sulle ore) dai rispettivi elenchi a discesa.
    Si noti che questi due campi appariranno solo se i progetti sono integrati con Zoho Books. Quando vengono aggiunti campi personalizzati in Zoho Projects, gli stessi saranno elencati facendo clic su Mostra altri campi.
    È possibile acquisire informazioni aggiuntive direttamente da Zoho CRM con questi campi personalizzati.
- Nella sezione Utenti del progetto, fare clic su Aggiungi utente/i.
- Selezionare gli utenti dall'elenco.
  Verranno elencati solo gli utenti di Zoho CRM.
- Selezionare un Ruolo e un Profilo dall'elenco a discesa, se si desidera modificare il ruolo e il profilo correnti dell'utente.
Nella sezione Dettagli cliente, selezionare gli Utenti cliente.

Solo l'utente selezionato avrà accesso al progetto.
- Per i Contatti: Il contatto sotto il quale si aggiunge il progetto sarà l'utente cliente. È possibile aggiungere più contatti come Utenti cliente, ma un contatto non può essere aggiunto a due Clienti diversi.
- Per Account e Trattative: Tutti i contatti di Zoho CRM associati all'Account o alla Trattativa verranno elencati per essere aggiunti come Utenti cliente.
Fare clic su Salva.

Associare un progetto

In Zoho CRM è possibile anche associare i progetti già creati agli account, ai contatti e alle trattative. L'utente deve disporre dell'autorizzazione Modifica progetto in Zoho Projects per modificare/associare il progetto per il proprio profilo.

Per associare un progetto esistente

Fare clic sui moduli Account, Contatti o Trattative e selezionare un record.
Nella pagina [Dettagli record] dei moduli Account, Contatti o Trattative, fare clic su Associa progetto.
Verrà visualizzato un avviso se non si dispone dell'autorizzazione per associare un progetto.
Nella sezione Associa progetti , eseguire le seguenti operazioni:
- Selezionare il progetto desiderato dall'elenco a discesa Nome progetto.
  - Verranno elencati solo i progetti per i quali l'utente dispone dell'autorizzazione di modifica/associazione.
  - I progetti già associati al record non verranno elencati. La Descrizione e gli Utenti del progetto per il progetto selezionato verranno aggiunti.
- Modificare la Panoramica del progetto, se necessario.
- Assegnare il Proprietario progetto e il Gruppo progetto dall'elenco a discesa.
- Fare clic sul collegamento Mostra altri campi per aggiungere o modificare i dettagli relativi al progetto.
  È possibile aggiungere o modificare lo Stato di fatturazione, il Metodo di fatturazione, il Budget del progetto e gli altri campi personalizzati.
- Fare clic sul collegamento Aggiungi utente/i e selezionare le caselle di controllo per aggiungere utenti.
  Verranno elencati solo gli utenti di Zoho CRM con il rispettivo Ruolo e Profilo nei progetti.
  È possibile selezionare un Ruolo e un Profilo dall'elenco a discesa, se necessario.
Nella sezione Dettagli cliente, selezionare gli Utenti cliente.

L'utente selezionato avrà accesso al progetto.
- Per i Contatti: Il contatto sotto il quale si aggiunge il progetto sarà l'utente cliente. È possibile aggiungere più contatti come Utenti cliente, ma un contatto non può essere aggiunto a due Clienti diversi.
- Per Account e Trattative: Tutti i contatti di Zoho CRM associati all'Account o alla Trattativa verranno elencati per essere aggiunti come Utenti cliente.
Fare clic su Salva.

Nota

Il Proprietario del portale verrà aggiunto automaticamente come uno degli utenti, a condizione che il proprietario faccia anche parte dell'account Zoho CRM.

Rimuovere i progetti associati da Zoho CRM

Quando un progetto è completato e non si desidera più che sia elencato sotto un record, è possibile rimuovere il progetto. Quando un progetto viene rimosso, non viene eliminato da Zoho Projects. Il progetto viene rimosso solo da Zoho CRM.

Per rimuovere i progetti

Fare clic sui moduli Account, Contatti o Trattative e selezionare un record.
Nella pagina [Dettagli record] dei moduli Account, Contatti o Trattative, andare all'Elenco correlato di Zoho Projects.
Verranno elencati i progetti associati con i dettagli Nome progetto, Stato progetto, Descrizione progetto e Completamento progetto.
Fare clic sul collegamento Elimina per il progetto corrispondente.

Creare gruppi di progetto

Un gruppo di progetto può essere creato durante la creazione di un nuovo progetto o la modifica di un progetto esistente. Un gruppo di progetto viene creato in Zoho CRM dalla scheda Progetti.

Per creare un gruppo di progetto in Zoho CRM

Fare clic sulla scheda Projects.
Fare clic su Projects nel pannello sinistro.
Fare clic su Nuovo progetto.
Nel campo Nome gruppo, fare clic sull'icona Aggiungi (+).
Inserire il nome del nuovo gruppo di progetto.
Fare clic su Aggiungi gruppo.
Un nuovo gruppo di progetto è stato creato. Questo può essere associato sia a progetti esistenti che a nuovi progetti.

Creare un progetto per i Contatti

In Zoho CRM è possibile creare progetti per il modulo Contatti anche se il contatto non è associato a un account. Non è obbligatorio che il contatto abbia un account associato per creare un progetto. Durante la creazione di un progetto per il contatto, verrà chiesto se si desidera procedere con la creazione di un progetto senza un account. Tuttavia, è necessario tenere presente i seguenti punti durante la creazione di un progetto:

Una volta creato il progetto, il Contatto sarà considerato come il Cliente in Zoho Projects.
Il Contatto verrà creato come cliente fittizio in Zoho Projects e tutti i progetti saranno associati a questo cliente. Tuttavia, nessun Account verrà creato in Zoho CRM. Ad esempio, se il contatto ha un indirizzo e-mail patricia@zylker.com, verrà creato un cliente fittizio denominato "Patricia" in Zoho Projects. Tutti i progetti creati per questo contatto verranno spostati direttamente sotto il cliente "Patricia".
In futuro, se il contatto viene associato a un account, l'account verrà unito con l'azienda del cliente in Zoho Projects e il nome dell'azienda del cliente verrà aggiornato con il nuovo nome dell'account. Ad esempio, se Patricia viene associata a un account denominato "Zylker", in Projects il nome del cliente "Patricia" verrà sostituito con "Zylker".
Non sarà consentito creare progetti per un account associato a più di un contatto, poiché si verificherebbe una discrepanza nell'unione dei clienti in Projects.
Se un account è già un'azienda cliente in Projects ed è anche associato a un contatto, si verificherà un errore durante la creazione di un progetto a causa della discrepanza nell'unione dei clienti.

Per creare un nuovo progetto per i Contatti

Andare al modulo Contatti e selezionare un Record.
Nell'elenco correlato del record, andare a Zoho Projects > fare clic su Nuovo progetto.
Fare clic su Sì, procedi, nel popup.
Inserire i dettagli del progetto nel modulo.
Fare clic su Salva.

Accedere alla scheda Projects

L'integrazione di Zoho Projects con Zoho CRM ha lo scopo di semplificare la creazione e l'assegnazione di progetti agli utenti CRM dopo la chiusura di una trattativa. I dettagli completi del progetto da Zoho Projects vengono inseriti in Zoho CRM e presentati nella scheda Projects. Le funzionalità sono le stesse di Projects. È possibile eseguire tutte le attività e le operazioni che si farebbero in Zoho Projects direttamente da Zoho CRM. Vedere anche Guida di Zoho Projects

Quando si fa clic sulla scheda Projects, si viene indirizzati a una finestra iFrame in cui vengono caricati i dettagli da Zoho Projects. Si viene indirizzati alla sezione Feed del rispettivo account Zoho Projects.
Quando si fa clic su un progetto dalla pagina Dettagli record di Account, Contatti o Trattative, si viene indirizzati alla Dashboard del progetto specifico.

Creare una nuova attività per un progetto da Zoho CRM

È possibile creare rapidamente una nuova attività per un progetto di un contatto, account o trattativa. Questa attività creata in Zoho CRM può essere sincronizzata con Zoho Projects. Solo gli utenti con l'autorizzazione Aggiungi attività in Zoho Projects possono creare/sincronizzare attività da CRM.

Per creare una nuova attività

Nella pagina Dettagli record del modulo selezionato, fare clic su Nuova attività nell'Elenco correlato Attività aperte.
Inserire i dettagli richiesti e fare clic su Salva e aggiungi a Zoho Projects.

Se non si visualizza il pulsante Salva e aggiungi a Zoho Projects, significa che non ci sono progetti elencati per il record selezionato.
Nel pop-up Aggiungi a Zoho Projects, selezionare il progetto a cui si desidera aggiungere l'attività.

Verranno elencati solo i progetti a cui l'utente appartiene.

È inoltre possibile sincronizzare le attività con il proprio account Projects o aggiungere direttamente un'attività a Projects. Un'icona di sincronizzazione verrà visualizzata accanto all'elenco delle attività aperte per garantire che le attività create in Zoho CRM siano sincronizzate con il proprio account Projects.

I campi dell'attività verranno mappati e anche le note relative all'attività saranno sincronizzate.

Mappatura dei campi

Campi CRM	Campi Projects
Oggetto	Titolo attività
Proprietario attività	Assegnatario attività
Data di scadenza	- Data di inizio (Data corrente) - Data di fine (La data di fine verrà sincronizzata solo con CRM)
Stato - Completato - Non iniziato	Completamento - Completato verrà mappato come 100% in Zoho Projects. - Gli altri stati (Non iniziato) verranno impostati allo 0% in Projects.
Note	Commento (Il contenuto delle note di CRM verrà mappato come commenti nel proprio account Projects e il titolo delle note non verrà sincronizzato)
Descrizione	Descrizione
Priorità - Alta, Massima - Bassa, Minima - Normale	Priorità - Alta - Bassa - Media

Fare clic su Salva.
L'attività verrà ora aggiunta al progetto selezionato.

Nota

Non è possibile associare un'attività a un progetto quando il record in questione non è correlato ad alcun progetto.
Se si commenta da Zoho Projects un'attività creata originariamente in Zoho CRM, questo commento verrà aggiunto come nota al contatto/account/opportunità associata in Zoho CRM.
Se il proprietario dell'attività assegnato da Projects non è un utente di Zoho CRM, chi ha creato l'attività in CRM verrà assegnato automaticamente come proprietario. Tuttavia, se il proprietario dell'attività assegnato da CRM non è un utente di Zoho Projects, l'attività rimarrà non assegnata nel proprio account Projects.
Le attività ripristinate dal Cestino in CRM verranno trattate come una nuova attività in Projects, poiché Projects non supporta il Cestino.
Se l'integrazione con Projects viene disattivata da CRM, anche la sincronizzazione di tutte le attività e le note verrà rimossa.
Il campo Data di fine (data di fine dell'attività in CRM) verrà sincronizzato solo con CRM.
Il Titolo delle note non verrà sincronizzato con Projects.
I campi Promemoria e Allegati non verranno sincronizzati poiché CRM e Projects avranno i propri Promemoria e Allegati.
Le attività ricorrenti non verranno inviate a Projects.

Visualizzare attività, traguardi e bug

Le attività, i traguardi e i bug associati a un progetto vengono trasmessi da Zoho Projects a Zoho CRM. In Zoho CRM è possibile visualizzarli nella pagina [Dettagli record] dei moduli Account, Contatti o Trattative. È inoltre possibile aggiungere un'attività e un traguardo da Zoho CRM.

Per visualizzare attività, traguardi e bug

Andare alla pagina [Dettagli record] del modulo desiderato.
Nella sezione Zoho Projects, fare clic sulla barra di completamento sotto Attività o Problemi a seconda di ciò che si desidera aggiungere al progetto.
Nella finestra popup che appare, aggiungere una nuova attività o un bug.
Vedere anche Guida di Zoho Projects
Fare clic su Completamento progetto per visualizzare metriche importanti come attività pianificate rispetto a quelle effettive, stato del progetto ecc.,