Gestione degli Autoresponder
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Nota:
- La funzionalità Autoresponder in Zoho CRM verrà dismessa entro il 30 settembre 2025.
- A partire da ora, alcune funzionalità menzionate in questo documento di aiuto potrebbero non essere più disponibili per gli Autoresponder nuovi o modificati, poiché iniziamo un'implementazione graduale delle restrizioni. Si consiglia di passare a Cadences, il nostro strumento avanzato per l'automazione multicanale.
- Leggere l'annuncio completo per i dettagli sulle date chiave e le modifiche alle funzionalità.
Gli Autoresponder sono la soluzione per inviare risposte automatiche e email di follow-up ai potenziali clienti e ai clienti. Una volta ricevuta una risposta dal lead o dal contatto, è necessario escludere manualmente i contatti dalla mailing list. Vedere anche Scenario Autoresponder
Importante:
- Questa funzionalità è disponibile per i moduli Lead, Contatti e moduli personalizzati.
- È possibile impostare un massimo di 3 autoresponder e un massimo di 5 follow-up per autoresponder.
- È possibile inviare email autoresponder anche come parte di email di massa. Il numero di email di massa che possono essere inviate al giorno per organizzazione varia in base al proprio abbonamento.
- La vista personalizzata selezionata per l'autoresponder deve contenere dati nuovi. Se si seleziona una vista personalizzata in cui i dati non sono nuovi, l'autoresponder invierà la prima email agli stessi vecchi dati durante le iterazioni successive. Ad esempio, è possibile selezionare le viste personalizzate "Lead di oggi" e "Nuovi contatti di questa settimana" invece di "Tutti i lead aperti" e "Lead creati di recente". Nella vista Lead di oggi, i dati vengono sempre aggiornati con i dati odierni, mentre i dati nella vista Tutti i lead aperti potrebbero non cambiare frequentemente.
- Durante la configurazione degli Autoresponder di tipo Dinamico, selezionare sempre le Viste personalizzate in base alle opzioni nella sezione Schema di ricorrenza. Se si imposta lo schema di ricorrenza come Per giorno, assicurarsi che i dati nella vista personalizzata selezionata siano nuovi ogni giorno. Analogamente, se si seleziona Per settimana, i dati devono essere nuovi per quella settimana prima che l'autoresponder venga avviato. Se i dati utilizzati sono vecchi, l'autoresponder invierà la prima email agli stessi dati durante le iterazioni successive.
- Durante l'esecuzione dell'autoresponder, il sistema non è in grado di identificare i record duplicati. Pertanto, si consiglia di verificare la presenza di contatti duplicati e di unirli con il record principale, prima di configurare l'autoresponder.
- Al momento, non è possibile tracciare la risposta quando il cliente risponde alla propria email. Pertanto, è necessario selezionare manualmente i contatti dalla mailing list per escluderli dal follow-up successivo.
- Utilizzare il modulo di cancellazione dell'iscrizione nei modelli email dell'autoresponder. Utilizzando il modulo di cancellazione dell'iscrizione, è possibile consentire ai destinatari di rinunciare al follow-up successivo ed evitare reclami Anti-SPAM. Vedere anche Configurazione del modulo di cancellazione dell'iscrizione
Per configurare gli autoresponder
- Fare clic sulla scheda Leads/Contacts.
- Nella pagina Home Leads/Contacts, fare clic su Altre azioni
> Autoresponders. - Nella pagina Autoresponders, fare clic su Create Autoresponder.
- Nella pagina New Autoresponder, eseguire le seguenti operazioni:
- Inserire il Nome dell'autoresponder.
- Inserire il Nome dell'autoresponder.
- Selezionare il proprietario dei record dall'elenco a discesa Assigned To.
Per impostazione predefinita, il campo visualizza il nome dell'utente che crea l'autoresponder. - Selezionare la Vista personalizzata per impostare l'elenco dei destinatari dell'autoresponder.
- Selezionare una Cartella per l'autoresponder.
- Selezionare Static o Dynamic e specificare i dettagli corrispondenti. (Fare riferimento alla tabella per l'elenco dei campi standard)
- Static - Autoresponder in cui il follow-up avviene in una data fissa.
- Dynamic - Autoresponder in cui il follow-up avviene a intervalli predefiniti impostati dall'utente.
- Static - Autoresponder in cui il follow-up avviene in una data fissa.
- È possibile aggiungere follow-up se necessario. Dopo aver selezionato il modello email nel follow-up, verrà richiesto di inserire gli indirizzi email Da e Rispondi a.
Qui è possibile scegliere l'indirizzo email del proprio account, l'indirizzo email del proprietario del record e l'email dell'organizzazione dall'elenco a discesa. - Fare clic su Salva.
Nota
- L'email dell'autoresponder non verrà inviata ai record per i quali l'opzione Email Opt Out è abilitata.
- Solo quando si deseleziona la casella di controllo Email Opt Out nella pagina Dettagli del record, le email dell'autoresponder verranno inviate a quei record.
- Se si sceglie un indirizzo email individuale nel campo Da, l'indirizzo nel campo Rispondi a deve essere un indirizzo email dell'organizzazione.
Se si sceglie un indirizzo email dell'organizzazione nel campo Da, l'indirizzo nel campo Rispondi a deve essere un indirizzo email individuale.
La seguente tabella riporta l'elenco dei campi e la relativa descrizione quando è selezionata l'opzione Static.
| Campi | Descrizione |
| Data di follow-up | Specificare la data di follow-up. La data di follow-up viene calcolata rispetto al giorno in cui l'autoresponder viene avviato. |
| Modello email | Scegliere il modello dall'elenco a discesa. |
La seguente tabella riporta l'elenco dei campi e la relativa descrizione quando è selezionata l'opzione Dynamic.
| Per giorno - Campi | Descrizione |
| Ripeti ogni ___ giorno/i | Inserire la frequenza in giorni con cui l'autoresponder deve essere ripetuto. |
| Ripeti ogni giorno | Selezionare questa opzione se l'autoresponder deve essere ripetuto ogni giorno. Selezionare la data di inizio (formato MM/gg/aaaa) e l'ora per l'autoresponder. |
| Termina il | Selezionare la data di fine per l'autoresponder nel formato MM/gg/aaaa. |
| Nessuna data di fine | Selezionare questa opzione se l'autoresponder deve continuare a ripetersi fino a quando non si specifica una data di fine. |
| Scegli modello email | Scegliere il modello dall'elenco a discesa. |
| Aggiungi follow-up | Fare clic sul collegamento per aggiungere follow-up all'autoresponder. Esempio: L'autoresponder viene avviato il 01-01-2010 e le date di follow-up specificate sono Dopo 3 giorni e Dopo 10 giorni. In tal caso, la prima email di follow-up verrà inviata il 04-01-2010 e la seconda email di follow-up verrà inviata l'11-01-2010. |
| Per settimana - Campi | Descrizione |
| Ripeti ogni ____settimana/e il D-L-M-M-G-V-S | Inserire la frequenza in settimane con cui l'autoresponder deve essere ripetuto. Quindi, selezionare la/le casella/e corrispondente/i al/ai giorno/i della settimana in cui deve verificarsi la ricorrenza. |
| Inizia il | Selezionare la data di inizio (formato MM/gg/aaaa) e l'ora per l'autoresponder. |
| Termina il | Selezionare la data di fine per l'autoresponder nel formato MM/gg/aaaa. |
| Nessuna data di fine | Selezionare questa opzione se l'autoresponder deve continuare a ripetersi fino a quando non si specifica una data di fine. |
| Scegli modello email | Scegliere un modello email per l'autoresponder dall'elenco a discesa. |
| Aggiungi follow-up | Fare clic sul collegamento per aggiungere follow-up all'autoresponder. Esempio: L'autoresponder viene avviato il 01-01-2010 e le date di follow-up specificate sono Dopo 3 giorni e Dopo 10 giorni. In tal caso, la prima email di follow-up verrà inviata il 04-01-2010 e la seconda email di follow-up verrà inviata l'11-01-2010. |
| Per mese - Campi | Descrizione |
| Giorno __ di ogni ___ mese/i | Inserire la frequenza in mesi e nella data specificata con cui l'autoresponder deve essere ripetuto. |
| ____ ____ di ogni mese | Selezionare un giorno specifico in cui l'autoresponder deve essere ripetuto ogni mese. |
| Inizia il | Selezionare la data di inizio (formato MM/gg/aaaa) e l'ora per l'autoresponder. |
| Termina il | Selezionare la data di fine per l'autoresponder nel formato MM/gg/aaaa. |
| Scegli modello email | Scegliere un modello email per l'autoresponder dall'elenco a discesa. |
| Aggiungi follow-up | Fare clic sul collegamento per aggiungere follow-up all'autoresponder. Esempio: L'autoresponder viene avviato il 01-01-2010 e le date di follow-up specificate sono Dopo 3 giorni e Dopo 10 giorni. In tal caso, la prima email di follow-up verrà inviata il 04-01-2010 e la seconda email di follow-up verrà inviata l'11-01-2010. |
Creare cartelle
In Zoho CRM, è possibile creare diverse cartelle per una migliore organizzazione dei propri autoresponder. Questo consente di mantenerli classificati in diverse categorie per un accesso rapido.
Per creare le cartelle
- Fare clic sulla scheda Leads/Contacts.
- Nella pagina Home Leads/Contacts, fare clic su Altre azioni > Autoresponders.
- Nella pagina Autoresponders, fare clic su Create Folder.
- Nella pagina Create Folder, eseguire le seguenti operazioni:
- Inserire il Nome della cartella.
- Inserire la Descrizione.
- Specificare l'accessibilità alla funzionalità autoresponder.
- Inserire il Nome della cartella.
- Fare clic su Salva.
Esclusione dei contatti dal follow-up
Dopo aver ricevuto le risposte dai destinatari, è possibile escludere i lead o i contatti dal follow-up e pianificare il follow-up successivo solo per i lead/contatti che non hanno risposto.
Per escludere i record dal follow-up successivo
- Fare clic sulla scheda Leads/Contacts.
- Nella pagina Home Leads/Contacts, fare clic su Altre azioni > Autoresponders.
- Nella pagina Autoresponders, fare clic sul collegamento Update Response corrispondente all'autoresponder.
- Nell'overlay Mail Sent List, selezionare i lead/contatti da escludere dal follow-up successivo.
- Fare clic su Update Response.
Si noti che l'opzione Update Response è disponibile solo per gli autoresponder di tipo Dynamic.
Per escludere i record prima dell'avvio dell'autoresponder
La mailing list sarà disponibile solo dopo l'avvio dell'autoresponder. Nel caso in cui si desideri escludere alcuni contatti dalla mailing list, anche prima dell'avvio dell'autoresponder, seguire i passaggi indicati di seguito:
- Fare clic sulla scheda Leads o Contacts.
- Nella pagina Home Leads/Contacts, selezionare la/le casella/e di controllo corrispondente/i ai record che si desidera escludere.
- Fare clic su Altre azioni > Update Response.
- Nella finestra popup Select Autoresponder, selezionare l'autoresponder dall'elenco a discesa.
- Fare clic su Salva.
Inclusione di tutti i contatti nel follow-up
Questa opzione consente di includere nel follow-up tutti i contatti che erano stati esclusi dalla mailing list.
Per includere tutti i record nel follow-up successivo
- Fare clic sulla scheda Leads/Contacts.
- Nella pagina Home Leads/Contacts, fare clic su Altre azioni > Autoresponders.
- Nella pagina Autoresponders, fare clic sul collegamento Reset corrispondente all'autoresponder.
Nota:
- La funzionalità Autoresponder in Zoho CRM verrà dismessa entro il 30 settembre 2025.
- A partire da ora, alcune funzionalità menzionate in questo documento di aiuto potrebbero non essere più disponibili per gli Autoresponder nuovi o modificati, poiché iniziamo un'implementazione graduale delle restrizioni. Si consiglia di passare a Cadences, il nostro strumento avanzato per l'automazione multicanale.
- Leggere l'annuncio completo per i dettagli sulle date chiave e le modifiche alle funzionalità.
Gli Autoresponder sono la soluzione per inviare risposte automatiche e email di follow-up ai potenziali clienti e ai clienti. Una volta ricevuta una risposta dal lead o dal contatto, è necessario escludere manualmente i contatti dalla mailing list. Vedere anche Scenario Autoresponder
Importante:
- Questa funzionalità è disponibile per i moduli Lead, Contatti e moduli personalizzati.
- È possibile impostare un massimo di 3 autoresponder e un massimo di 5 follow-up per autoresponder.
- È possibile inviare email autoresponder anche come parte di email di massa. Il numero di email di massa che possono essere inviate al giorno per organizzazione varia in base al proprio abbonamento.
- La vista personalizzata selezionata per l'autoresponder deve contenere dati nuovi. Se si seleziona una vista personalizzata in cui i dati non sono nuovi, l'autoresponder invierà la prima email agli stessi vecchi dati durante le iterazioni successive. Ad esempio, è possibile selezionare le viste personalizzate "Lead di oggi" e "Nuovi contatti di questa settimana" invece di "Tutti i lead aperti" e "Lead creati di recente". Nella vista Lead di oggi, i dati vengono sempre aggiornati con i dati odierni, mentre i dati nella vista Tutti i lead aperti potrebbero non cambiare frequentemente.
- Durante la configurazione degli Autoresponder di tipo Dinamico, selezionare sempre le Viste personalizzate in base alle opzioni nella sezione Schema di ricorrenza. Se si imposta lo schema di ricorrenza come Per giorno, assicurarsi che i dati nella vista personalizzata selezionata siano nuovi ogni giorno. Analogamente, se si seleziona Per settimana, i dati devono essere nuovi per quella settimana prima che l'autoresponder venga avviato. Se i dati utilizzati sono vecchi, l'autoresponder invierà la prima email agli stessi dati durante le iterazioni successive.
- Durante l'esecuzione dell'autoresponder, il sistema non è in grado di identificare i record duplicati. Pertanto, si consiglia di verificare la presenza di contatti duplicati e di unirli con il record principale, prima di configurare l'autoresponder.
- Al momento, non è possibile tracciare la risposta quando il cliente risponde alla propria email. Pertanto, è necessario selezionare manualmente i contatti dalla mailing list per escluderli dal follow-up successivo.
- Utilizzare il modulo di cancellazione dell'iscrizione nei modelli email dell'autoresponder. Utilizzando il modulo di cancellazione dell'iscrizione, è possibile consentire ai destinatari di rinunciare al follow-up successivo ed evitare reclami Anti-SPAM. Vedere anche Configurazione del modulo di cancellazione dell'iscrizione
Per configurare gli autoresponder
- Fare clic sulla scheda Leads/Contacts.
- Nella pagina Home Leads/Contacts, fare clic su Altre azioni > Autoresponders.
- Nella pagina Autoresponders, fare clic su Create Autoresponder.
- Nella pagina New Autoresponder, eseguire le seguenti operazioni:
- Inserire il Nome dell'autoresponder.
- Inserire il Nome dell'autoresponder.
- Selezionare il proprietario dei record dall'elenco a discesa Assigned To.
Per impostazione predefinita, il campo visualizza il nome dell'utente che crea l'autoresponder. - Selezionare la Vista personalizzata per impostare l'elenco dei destinatari dell'autoresponder.
- Selezionare una Cartella per l'autoresponder.
- Selezionare Static o Dynamic e specificare i dettagli corrispondenti. (Fare riferimento alla tabella per l'elenco dei campi standard)
- Static - Autoresponder in cui il follow-up avviene in una data fissa.
- Dynamic - Autoresponder in cui il follow-up avviene a intervalli predefiniti impostati dall'utente.
- Static - Autoresponder in cui il follow-up avviene in una data fissa.
- È possibile aggiungere follow-up se necessario. Dopo aver selezionato il modello email nel follow-up, verrà richiesto di inserire gli indirizzi email Da e Rispondi a.
Qui è possibile scegliere l'indirizzo email del proprio account, l'indirizzo email del proprietario del record e l'email dell'organizzazione dall'elenco a discesa. - Fare clic su Salva.
Nota
- L'email dell'autoresponder non verrà inviata ai record per i quali l'opzione Email Opt Out è abilitata.
- Solo quando si deseleziona la casella di controllo Email Opt Out nella pagina Dettagli del record, le email dell'autoresponder verranno inviate a quei record.
- Se si sceglie un indirizzo email individuale nel campo Da, l'indirizzo nel campo Rispondi a deve essere un indirizzo email dell'organizzazione.
Se si sceglie un indirizzo email dell'organizzazione nel campo Da, l'indirizzo nel campo Rispondi a deve essere un indirizzo email individuale.
La seguente tabella riporta l'elenco dei campi e la relativa descrizione quando è selezionata l'opzione Static.
| Campi | Descrizione |
| Data di follow-up | Specificare la data di follow-up. La data di follow-up viene calcolata rispetto al giorno in cui l'autoresponder viene avviato. |
| Modello email | Scegliere il modello dall'elenco a discesa. |
La seguente tabella riporta l'elenco dei campi e la relativa descrizione quando è selezionata l'opzione Dynamic.
| Per giorno - Campi | Descrizione |
| Ripeti ogni ___ giorno/i | Inserire la frequenza in giorni con cui l'autoresponder deve essere ripetuto. |
| Ripeti ogni giorno | Selezionare questa opzione se l'autoresponder deve essere ripetuto ogni giorno. Selezionare la data di inizio (formato MM/gg/aaaa) e l'ora per l'autoresponder. |
| Termina il | Selezionare la data di fine per l'autoresponder nel formato MM/gg/aaaa. |
| Nessuna data di fine | Selezionare questa opzione se l'autoresponder deve continuare a ripetersi fino a quando non si specifica una data di fine. |
| Scegli modello email | Scegliere il modello dall'elenco a discesa. |
| Aggiungi follow-up | Fare clic sul collegamento per aggiungere follow-up all'autoresponder. Esempio: L'autoresponder viene avviato il 01-01-2010 e le date di follow-up specificate sono Dopo 3 giorni e Dopo 10 giorni. In tal caso, la prima email di follow-up verrà inviata il 04-01-2010 e la seconda email di follow-up verrà inviata l'11-01-2010. |
| Per settimana - Campi | Descrizione |
| Ripeti ogni ____settimana/e il D-L-M-M-G-V-S | Inserire la frequenza in settimane con cui l'autoresponder deve essere ripetuto. Quindi, selezionare la/le casella/e corrispondente/i al/ai giorno/i della settimana in cui deve verificarsi la ricorrenza. |
| Inizia il | Selezionare la data di inizio (formato MM/gg/aaaa) e l'ora per l'autoresponder. |
| Termina il | Selezionare la data di fine per l'autoresponder nel formato MM/gg/aaaa. |
| Nessuna data di fine | Selezionare questa opzione se l'autoresponder deve continuare a ripetersi fino a quando non si specifica una data di fine. |
| Scegli modello email | Scegliere un modello email per l'autoresponder dall'elenco a discesa. |
| Aggiungi follow-up | Fare clic sul collegamento per aggiungere follow-up all'autoresponder. Esempio: L'autoresponder viene avviato il 01-01-2010 e le date di follow-up specificate sono Dopo 3 giorni e Dopo 10 giorni. In tal caso, la prima email di follow-up verrà inviata il 04-01-2010 e la seconda email di follow-up verrà inviata l'11-01-2010. |
| Per mese - Campi | Descrizione |
| Giorno __ di ogni ___ mese/i | Inserire la frequenza in mesi e nella data specificata con cui l'autoresponder deve essere ripetuto. |
| ____ ____ di ogni mese | Selezionare un giorno specifico in cui l'autoresponder deve essere ripetuto ogni mese. |
| Inizia il | Selezionare la data di inizio (formato MM/gg/aaaa) e l'ora per l'autoresponder. |
| Termina il | Selezionare la data di fine per l'autoresponder nel formato MM/gg/aaaa. |
| Scegli modello email | Scegliere un modello email per l'autoresponder dall'elenco a discesa. |
| Aggiungi follow-up | Fare clic sul collegamento per aggiungere follow-up all'autoresponder. Esempio: L'autoresponder viene avviato il 01-01-2010 e le date di follow-up specificate sono Dopo 3 giorni e Dopo 10 giorni. In tal caso, la prima email di follow-up verrà inviata il 04-01-2010 e la seconda email di follow-up verrà inviata l'11-01-2010. |
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