GDPR e Zoho CRM - Un'introduzione

In questa pagina esamineremo quali sono le nuove regole del GDPR e come Zoho CRM può aiutarLa a rispettarle. La aiuteremo anche a capire come proteggere i dati dei Suoi clienti.  

Innanzitutto, familiarizziamo con Titolari del trattamento, Responsabili del trattamento e Interessati. È essenziale comprendere e identificare la differenza nei ruoli di ciascuno.

• Titolare del trattamento (Data Controller)  - Colui che controlla la finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali. Il titolare definisce come i dati devono essere utilizzati e perché devono essere utilizzati. Spesso, i titolari del trattamento utilizzano un servizio esterno o un'altra organizzazione per elaborare i dati. È qui che entrano in gioco i responsabili del trattamento. In questo caso, il controllo sui dati personali raccolti rimane al titolare del trattamento e non viene trasferito.
  
• Responsabile del trattamento (Data Processor)  - Le organizzazioni che trattano i dati personali per conto del titolare sono note come responsabili del trattamento. Non hanno il controllo su ciò che viene fatto con i dati né possono modificare la finalità della raccolta dei dati. I responsabili ottengono diritti limitati per trattare i dati secondo le istruzioni fornite dal titolare.
  
• Interessato (Data Subject)  - La persona di cui Lei raccoglie le informazioni personali è l'interessato. In un'azienda, gli interessati tendono ad essere i Suoi clienti e dipendenti. Lei raccoglie informazioni da loro, come nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email, per elaborarli e contattarli per motivi commerciali.
  

Zoho come Responsabile del trattamento

Un responsabile del trattamento deve disporre di un sistema, uno strumento e un metodo sicuro per raccogliere e archiviare i dati personali. Zoho CRM è attrezzato per conformarsi al GDPR come responsabile del trattamento. Ci sono molte opzioni in Zoho CRM che sono progettate per aiutarLa a salvaguardare i dati dei Suoi clienti e soddisfare gli standard di sicurezza e privacy stabiliti nel GDPR.

Sicurezza dei dati e privacy sono due termini diversi che vengono spesso usati in modo intercambiabile. Tuttavia, hanno significati specifici:

• La privacy dei dati riguarda la raccolta e l'utilizzo lecito dei dati personali.
  
• La sicurezza dei dati consiste nell'avere le misure di protezione fisiche, tecniche e amministrative per proteggere i dati dei Suoi clienti.
  

Di conseguenza, abbiamo introdotto opzioni in Zoho CRM che:

• La aiutano a rispettare le regole sulla privacy, e
  
• Le forniscono una piattaforma sicura per proteggere i dati dei Suoi clienti.
  

In Zoho CRM, il GDPR è supportato per Lead, Contatti, Fornitori e moduli personalizzati.

Disponibilità

Autorizzazione richiesta

Gli utenti con l'autorizzazione Gestisci impostazioni di conformità nel loro profilo possono visualizzare le funzionalità disponibili

in Configurazione > Controllo sicurezza > Impostazioni di conformità.

Verifica disponibilità e limiti delle funzionalità

Da dove iniziare in Zoho CRM?

Passaggio 1 - Attivare le impostazioni di conformità GDPR per il Suo account Zoho CRM.

Per attivare la conformità GDPR, vada su  Configurazione  >  Controllo sicurezza  >  Impostazioni di conformità .
  

Gli utenti con l'autorizzazione di profilo  Gestisci impostazioni di conformità  possono abilitarla.

Dopo aver attivato la conformità GDPR, è necessario selezionare i moduli che contengono le informazioni degli interessati e per i quali è richiesta la conformità GDPR. Insieme alle sezioni  Info  e  Online , la sezione Privacy dei dati  sarà disponibile per i record in questi moduli e potrà selezionare una base giuridica per il trattamento dei dati.

Passaggio 2 - Aggiornare la base giuridica per il trattamento dei dati personali

Per impostazione predefinita, tutti i record nei moduli selezionati avranno la  Base del trattamento dei dati  impostata su  Non applicabile  quando si abilita l'impostazione di conformità GDPR da  Configurazione  >  Controllo sicurezza  >  Impostazioni di conformità . È possibile modificare questo in base alla propria discrezionalità e ai casi aziendali e aggiornare le basi giuridiche per i record. 

Passaggio 3 - Quando il  Consenso  è la base giuridica per il trattamento dei dati.

1. Personalizzare il modulo di consenso da  Configurazione  > Controllo sicurezza  >  Impostazioni di conformità  >  Modulo di consenso . Veda anche Personalizzare il modulo di consenso .
   
2. Includere un link al modulo in un modello email. È possibile utilizzare questo modello email per inviare email e ottenere l'aggiornamento dei dettagli del consenso dai clienti. È inoltre possibile aggiungere il link al modulo durante la composizione di un'email e inviarlo ai destinatari.  Veda anche  Aggiungere il link del consenso in un modello email
   

Passaggio 4 - Visualizzare la dashboard che elenca le basi del trattamento dei dati per tutti i record.

Vada su  Configurazione  >  Controllo sicurezza  >  Impostazioni di conformità  >  Panoramica , per visualizzare la dashboard che fornisce i seguenti dettagli:

• Numero di record che hanno la base giuridica contrassegnata come Non applicabile.
  
• Numero di record che sono stati aggiornati con una delle basi giuridiche.
  
• Grafico che visualizza lo stato del consenso -  In attesa ,  In sospeso ,  Ottenuto .
  

Il contenuto qui presentato non è da intendersi come consulenza legale. Si prega di contattare il proprio consulente legale per sapere come il GDPR impatta la Sua organizzazione e cosa è necessario fare per conformarsi al GDPR.

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In questa pagina esamineremo quali sono le nuove regole del GDPR e come Zoho CRM può aiutarLa a rispettarle. La aiuteremo anche a capire come proteggere i dati dei Suoi clienti.  

Innanzitutto, familiarizziamo con Titolari del trattamento, Responsabili del trattamento e Interessati. È essenziale comprendere e identificare la differenza nei ruoli di ciascuno.

• Titolare del trattamento (Data Controller)  - Colui che controlla la finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali. Il titolare definisce come i dati devono essere utilizzati e perché devono essere utilizzati. Spesso, i titolari del trattamento utilizzano un servizio esterno o un'altra organizzazione per elaborare i dati. È qui che entrano in gioco i responsabili del trattamento. In questo caso, il controllo sui dati personali raccolti rimane al titolare del trattamento e non viene trasferito.
  
• Responsabile del trattamento (Data Processor)  - Le organizzazioni che trattano i dati personali per conto del titolare sono note come responsabili del trattamento. Non hanno il controllo su ciò che viene fatto con i dati né possono modificare la finalità della raccolta dei dati. I responsabili ottengono diritti limitati per trattare i dati secondo le istruzioni fornite dal titolare.
  
• Interessato (Data Subject)  - La persona di cui Lei raccoglie le informazioni personali è l'interessato. In un'azienda, gli interessati tendono ad essere i Suoi clienti e dipendenti. Lei raccoglie informazioni da loro, come nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email, per elaborarli e contattarli per motivi commerciali.