Diritti degli interessati

Il GDPR stabilisce esplicitamente determinati diritti per gli interessati negli Articoli da 12 a 23. È necessario comprenderli e soddisfarli quando le persone cercano di esercitare tali diritti.

• Diritto di accesso: Il diritto dell'interessato di ottenere dal titolare del trattamento la conferma del trattamento dei propri dati e inoltre di richiedere l'accesso alle proprie informazioni personali. 
  
• Diritto di rettifica: Il diritto dell'interessato di assicurarsi che i propri dati personali siano accurati e aggiornati secondo necessità.
  
• Diritto alla cancellazione o all'oblio: Il diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la cancellazione dei propri dati personali senza ingiustificato ritardo.
  
• Diritto di opposizione e limitazione del trattamento: Il diritto dell'interessato di opporsi al trattamento dei propri dati e persino di limitarlo se lo desidera.
  
• Diritto alla portabilità dei dati: Il diritto dell'interessato di ottenere le proprie informazioni in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico o di far trasferire i propri dati a un'altra organizzazione, se fattibile.
  
• Diritto di essere informato: Il diritto dell'interessato di essere informato su come e perché i propri dati personali vengono trattati. Inoltre, ha il diritto di sapere se i dati vengono condivisi con terze parti. Questo può essere affrontato identificando le basi giuridiche appropriate per il trattamento dei dati. In caso di consenso, ottenendo un adeguato
  
• Diritto di notifica: In caso di violazione dei dati, gli interessati devono essere informati entro 72 ore dal momento in cui si è venuti a conoscenza della violazione.
  
  
  
  
  

Aggiungere richieste degli interessati

Esistono due modi per raccogliere le richieste sopra menzionate.

• Manuale
  

  • Gli interessati possono inviarLe le richieste tramite email.
    
  • È possibile ricevere la richiesta tramite chiamata telefonica o verbalmente, di persona.
    

• Automatico
  

  • Invii il link di richiesta dati tramite email.
    Le richieste inviate dai Suoi clienti verranno automaticamente acquisite in Zoho CRM.

Aggiungere richieste degli interessati manualmente

Dopo aver raccolto le richieste, è necessario aggiornarle nel proprio account CRM ed eseguire le azioni necessarie per gestirle.

Per aggiungere la richiesta di un interessato nel proprio account

1. Faccia clic per aprire il record dell'interessato nel proprio account CRM.
   Il record potrebbe trovarsi nei Lead, Contatti, Fornitori o in qualsiasi altro modulo personalizzato per il quale è abilitata la conformità GDPR.
2. Faccia clic su Data Privacy.
   Nella sezione Data Subject Requests , faccia clic sul link Add Request.
3. Nel popup New Request, selezioni una richiesta e faccia clic su Done.
   La richiesta verrà aggiunta al record.
   

Gestire le richieste all'interno di Zoho CRM

Vediamo come queste richieste possono essere gestite all'interno di Zoho CRM.

Accesso (Diritto di accesso)

Utilizzando i modelli email di Zoho CRM è possibile creare modelli con i dati personali del cliente utilizzando i campi di unione. Questo modello può essere utilizzato per inviare email quando gli interessati richiedono di accedere alle proprie informazioni. Gli interessati possono anche accedere alle proprie informazioni attraverso i portali clienti, disponibili nell'Enterprise Edition. Veda anche Email Templates e Portals

Per inviare un'email con le informazioni dell'interessato

1. Faccia clic per aprire il record dell'interessato e faccia clic su Data Privacy.
   
2. Nella sezione Data Subject Requests, faccia clic sul link Add Request.
   
3. Nel popup New Request, selezioni Request to access data.
   
4. Faccia clic su Done.
   La richiesta verrà aggiunta al record.
5. Faccia clic su Send email per la Request to access data.
   
   
6. Nel compositore email, selezioni il modello email con i campi di unione e invii l'email.
   

Rettifica (Diritto di rettifica)

È necessario inviare un'email con il file CSV contenente le informazioni dell'interessato. Gli interessati possono rettificare le informazioni nel file CSV e rinviarlo per importarlo nel proprio account CRM e aggiornare le informazioni. Gli interessati possono anche rettificare e aggiornare autonomamente le proprie informazioni attraverso i portali clienti, disponibili nell'Enterprise Edition. Veda anche Portals

Per inviare un'email per rettificare i dati dell'interessato

1. Faccia clic per aprire il record dell'interessato e faccia clic su Data Privacy.
   
2. Nella sezione Data Subject Requests, faccia clic sul link Add Request.
   
3. Nel popup New Request, selezioni Request to rectify data.
   
4. Faccia clic su Done.
   La richiesta verrà aggiunta al record.
5. Faccia clic su Send email per la Request to rectify data.
   Si aprirà un compositore email con un file CSV in allegato. L'allegato contiene le informazioni dell'interessato disponibili nel modulo selezionato.
   
   
6. Nel compositore email, rediga l'email e la invii.
   

Esportazione (Diritto alla portabilità)

Le informazioni dell'interessato vengono esportate, allegate a un'email e inviate in un formato leggibile da dispositivo automatico (formato CSV), il tutto senza essere scaricate sul dispositivo del titolare del trattamento.

Per inviare una copia dei dati dell'interessato

1. Faccia clic per aprire il record dell'interessato e faccia clic su Data Privacy.
   
2. Nella sezione Data Subject Requests, faccia clic sul link Add Request.
   
3. Nel popup New Request, selezioni Request to export data.
   
4. Faccia clic su Done.
   La richiesta verrà aggiunta al record.
5. Faccia clic su Send email per la Request to export data.
   Si aprirà un compositore email con un file CSV in allegato. L'allegato contiene le informazioni dell'interessato disponibili nel modulo selezionato.
   
   
6. Nel compositore email, rediga l'email e la invii.
   

Interruzione del trattamento (Diritto all'interruzione del trattamento)

Una volta esercitato questo diritto, è necessario interrompere il trattamento delle informazioni dell'interessato. Per gestire questa situazione, Zoho CRM offre la possibilità di bloccare le informazioni dell'interessato e impedirne l'ulteriore trattamento. Quando un record viene bloccato, i dettagli al suo interno saranno protetti da ulteriore utilizzo o trattamento nel CRM. Ad esempio, le email non verranno inviate dalle regole di workflow, non sarà possibile modificare il record, condividerlo, eseguire macro su di esso o unirlo con il suo duplicato.

Per bloccare il record

1. Faccia clic per aprire il record dell'interessato e faccia clic su Data Privacy.
   
2. Nella sezione Data Subject Requests, faccia clic sul link Add Request.
   
3. Nel popup New Request, selezioni Request to stop processing data.
   
4. Faccia clic su Done.
   La richiesta verrà aggiunta al record.
5. Faccia clic su Lock per la Request to stop processing data.
   
   
6. Faccia clic su Yes, Proceed per confermare.
   Il record verrà bloccato. Non sarà possibile eseguire alcuna azione sul record, come menzionato in precedenza.

Cancellazione (Diritto all'oblio)

Una volta esercitato, le informazioni dell'interessato possono essere bloccate per la durata del periodo di conservazione definito nei termini di servizio del titolare del trattamento. Durante questo periodo i dati non verranno trattati in Zoho CRM, dopodiché il titolare avrà la possibilità di eliminare le informazioni dell'interessato. Una volta eliminate, l'indirizzo email del record verrà spostato in una lista di blocco e il reinserimento degli stessi dati sarà impedito tramite importazione, sincronizzazione, ecc. Tuttavia, sarà possibile aggiungere manualmente un record con lo stesso indirizzo email.

Per bloccare e inserire il record nella lista di blocco

1. Faccia clic per aprire il record dell'interessato e faccia clic su Data Privacy.
   
2. Nella sezione Data Subject Requests, faccia clic sul link Add Request.
   
3. Nel popup New Request, selezioni Request to delete data.
   
4. Faccia clic su  Done.
   
   La richiesta verrà aggiunta al record.
   
   • Faccia clic su Lock per interrompere il trattamento dei dati prima di eliminarli.
     
   • Faccia clic su Move to block-list per eliminarlo dal proprio account CRM.
     Nel popup Blocklist Record, faccia clic su Move to blocklist.
     Il record verrà eliminato e l'indirizzo email verrà aggiunto alla lista di blocco.
     
     
5. Faccia clic su Yes, Proceed per confermare.
   

Aggiungere richieste degli interessati automaticamente

Aggiunga il link di richiesta dati dell'interessato nell'email o crei un modello email e lo invii ai Suoi interessati. Questo consente loro di inviare una richiesta in Zoho CRM autonomamente.

Per aggiungere il link di richiesta dati nel modello email 

1. Vada su Setup > Customization > Templates.
   
2. Selezioni la scheda Email e faccia clic su +New Template.
   
3. Nel pop-up Create Email Template, selezioni il modulo e faccia clic su Next.
   
4. Scelga un modello dalla Template Gallery.
   
5. Faccia clic sul pulsante  (Add Link) 
   
6. Nella finestra Add Link, esegua le seguenti operazioni:
   
   1. Selezioni Data Request dall'elenco a discesa Link Type.
      
   2. Scelga il Data Request Type abilitando la casella di controllo.
      Faccia clic su Select all per aggiungere tutti i tipi.
   3. Selezioni la Language dall'elenco a discesa e faccia clic su Save.
      
      
7. Salvi il modello con Save.
   

Per aggiungere il link di richiesta dati nell'email 

1. Vada alla pagina Record Details e faccia clic su Send Email.
   
2. Nella finestra di composizione, faccia clic sul pulsante  (Add Link) e selezioni l'icona  (Data Request).
   
3. Scelga il Data Request Type abilitando la casella di controllo.
   Faccia clic su Select all per aggiungere tutti i tipi.
4. Selezioni la Language dall'elenco a discesa e faccia clic su Save.
   
5. Faccia clic su Send.
   

Inviare una richiesta dati

Utilizzando il link di richiesta dati, il cliente può inviare una richiesta che verrà automaticamente acquisita in Zoho CRM. I Suoi clienti possono seguire i passaggi indicati per inviare una richiesta dati.

Per inviare una richiesta dati

1. I Suoi clienti possono fare clic su Data Request Link dall'email.
   
2. Aggiungano una richiesta a loro scelta.
   
3. Confermino la richiesta.
   
4. Questa richiesta verrà acquisita nella sezione Data Privacy dei rispettivi record.
   
   

Visualizzare tutte le richieste aperte

La sezione Panoramica nelle impostazioni di conformità GDPR fornisce una vista consolidata di tutte le richieste ordinate per modulo. È possibile visualizzare l'elenco di tutti i record per una particolare richiesta.

Per visualizzare tutte le richieste aperte

1. Faccia clic su Setup > Security Control > Compliance Settings > Overview.
   
2. Nella sezione Open Data Subject Requests , faccia clic su una richiesta per visualizzare i record corrispondenti.
   
3. Esamini le implicazioni e faccia clic su Restrict Personal data per procedere.
   

GDPR in Zoho CRM
Gestire le basi giuridiche
Gestione del consenso
Privacy dei dati
Contrassegnare i campi personali

Il GDPR stabilisce esplicitamente determinati diritti per gli interessati negli Articoli da 12 a 23. È necessario comprenderli e soddisfarli quando le persone cercano di esercitare tali diritti.

• Diritto di accesso: Il diritto dell'interessato di ottenere dal titolare del trattamento la conferma del trattamento dei propri dati e inoltre di richiedere l'accesso alle proprie informazioni personali. 
  
• Diritto di rettifica: Il diritto dell'interessato di assicurarsi che i propri dati personali siano accurati e aggiornati secondo necessità.
  
• Diritto alla cancellazione o all'oblio: Il diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la cancellazione dei propri dati personali senza ingiustificato ritardo.
  
• Diritto di opposizione e limitazione del trattamento: Il diritto dell'interessato di opporsi al trattamento dei propri dati e persino di limitarlo se lo desidera.
  
• Diritto alla portabilità dei dati: Il diritto dell'interessato di ottenere le proprie informazioni in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico o di far trasferire i propri dati a un'altra organizzazione, se fattibile.
  
• Diritto di essere informato: Il diritto dell'interessato di essere informato su come e perché i propri dati personali vengono trattati. Inoltre, ha il diritto di sapere se i dati vengono condivisi con terze parti. Questo può essere affrontato identificando le basi giuridiche appropriate per il trattamento dei dati. In caso di consenso, ottenendo un adeguato
  
• Diritto di notifica: In caso di violazione dei dati, gli interessati devono essere informati entro 72 ore dal momento in cui si è venuti a conoscenza della violazione.