Gestione del consenso

Le impostazioni di gestione del consenso di Zoho CRM aiutano a ottenere il consenso dai propri prospect e clienti. Forniamo un sistema in cui è possibile personalizzare il modulo di consenso, includerlo nei modelli email, impostare le preferenze relative al consenso e, soprattutto, ottenere assistenza nel monitoraggio dei dettagli del consenso.

Il consenso può essere applicato ai record nei moduli Contatti, Lead, Fornitori e moduli personalizzati. Dopo aver abilitato le Impostazioni di conformità GDPR in Zoho CRM, è possibile iniziare a indicare la base giuridica per il trattamento dei dati e ottenere il consenso necessario, a seconda dei casi.

Si inizierà contrassegnando i record i cui dati devono essere trattati dopo aver ottenuto il consenso. Successivamente, si personalizza il modulo di consenso e si include il relativo link nel modello email. Questo modello email può essere utilizzato per inviare email agli interessati da cui si richiede il consenso. In seguito, lo stato del consenso può essere monitorato per singoli record e per record in blocco. 

Comprendere la gestione del consenso in Zoho CRM

Best practice per la gestione del consenso

• Informare gli interessati sullo scopo del consenso e del trattamento dei dati.
  
• Se ci si discosta dallo scopo originale del trattamento dei dati per il quale si è ricevuto il consenso, sarà necessario ottenere nuovamente il consenso dagli interessati.
  
• Assicurarsi di mantenere le richieste di consenso separate da qualsiasi altro termine e condizione.
  
• Non utilizzare caselle di controllo preselezionate o altre opzioni selezionate per impostazione predefinita nei moduli di consenso. Il consenso deve essere un'azione deliberata da parte degli interessati per aderire.
  
• La richiesta o il modulo di consenso deve contenere dettagli su chi sta raccogliendo il consenso (titolare del trattamento), dove vengono trattati i dati (responsabile del trattamento) e dove vengono condivisi i dati.
  
• Mantenere un registro adeguato del consenso raccolto. Questo è importante per dimostrare che l'interessato ha fornito un consenso valido al trattamento dei dati.
  
• Evitare l'uso di termini tecnici e gergo legale durante la raccolta del consenso. Mantenere il messaggio chiaro e semplice.
  
• Assicurarsi di aggiornare il consenso a intervalli regolari.
  

Modi per ottenere il consenso

Esistono diversi modi per ottenere il consenso dagli interessati.

• Modulo di consenso - Il modulo di consenso disponibile in Zoho CRM può essere personalizzato con vari campi che richiedono le preferenze di comunicazione, le dichiarazioni di consenso degli interessati, ecc. Il link a questo modulo può essere utilizzato nei modelli email e inviato per ottenere il consenso.
  È possibile inviare email individuali da un record o email di massa a un elenco di record.
• Aggiornamento manuale - Quando si ottiene il consenso durante una chiamata o di persona, è possibile aggiornarlo manualmente nella sezione Privacy dei dati di un record.
  
• Tramite portale - Gli interessati che hanno accesso al portale Zoho CRM possono aggiornare il proprio consenso dal portale.
  

Fasi nella gestione del consenso

Ci sono tre fasi che è possibile monitorare in Zoho CRM rispetto al consenso come base giuridica per il trattamento dei dati. Si noti che il campo email principale viene utilizzato per aggiornare lo stato del consenso in tutti i record simili che hanno lo stesso indirizzo email principale nel proprio account Zoho CRM. Ad esempio, si ottiene il consenso da un lead e, quando si converte il lead, il contatto creato verrà aggiornato con lo stato del consenso.

• In attesa - Quando la richiesta di consenso non è stata inviata agli interessati.
  
• In sospeso - Quando il modulo di consenso è stato inviato e si è in attesa di una risposta.
  
• Ottenuto - Quando si è ricevuto il consenso dall'interessato.
  
• Nessuna risposta - Quando non si è ricevuto il consenso dall'interessato entro il periodo di attesa definito nelle Impostazioni di consenso.
  
  

Dashboard per visualizzare lo stato del consenso.

Da Setup > Security control > Compliance Settings > Overview, è possibile visualizzare i record che rientrano in ciascuno stato di consenso - In attesa, In sospeso e Ottenuto. È possibile fare clic su uno stato per visualizzare i record ed eseguire le azioni necessarie come l'invio di email di consenso ai record selezionati, l'aggiornamento della base di trattamento dei dati, ecc.

Definire le impostazioni di consenso

Le Impostazioni di consenso aiutano a definire due aspetti:

• Un periodo di attesa per ottenere il consenso: È possibile definire un tempo entro il quale si necessita di ricevere una risposta dagli interessati riguardo alla richiesta di consenso. Questo può essere espresso in giorni o mesi. Quando non si ottiene il consenso entro il tempo specificato, lo stato del consenso viene contrassegnato come Nessuna risposta e viene automaticamente bloccato. I dati di questi record non verranno trattati.
  
• Limitare le azioni per i record: Durante questo periodo di attesa, mentre il titolare è in attesa di una risposta dagli interessati, è possibile decidere cosa fare con i record. Le opzioni includono: trattare i dati come di consueto, interrompere il trattamento dei dati, limitare determinate azioni per i record come l'invio di email, le chiamate, la modifica, ecc.
  

Per definire le impostazioni di consenso

1. Fare clic su Setup > Security Control  > Compliance Settings > Preferences.
   
2. Nella sezione  Consent Settings , eseguire le seguenti operazioni:
   
   • Waiting Period - Selezionare il periodo in Days o Months.
     Al termine di questo periodo di attesa, lo stato del consenso viene aggiornato come Nessuna risposta.
     
   • Gestire le azioni in un record quando il consenso non è disponibile - Selezionare una delle seguenti opzioni:
     
     • Process data as usual - È possibile continuare a lavorare con i record come di consueto.
       
     • Stop processing data - I record verranno bloccati e i dati del record non verranno trattati.
       
     • Restrain certain actions - Selezionare le azioni che devono essere limitate quando il consenso non è ancora stato ricevuto.
       
3. Fare clic su Save.
   

Configurare il modulo di consenso

Il modulo di consenso può essere personalizzato e consente ai titolari di indicare i dettagli espliciti per i quali stanno ottenendo il consenso. Nel modulo è possibile aggiungere: 

• Lo scopo della raccolta dei dati.
  
• Il canale di comunicazione preferito.
  

Per configurare il modulo di consenso

1. Fare clic su Setup > Security Control  > Compliance Settings.
   
2. Nella pagina Compliance Settings , fare clic sulla sotto-scheda Consent Form.
   
3. Selezionare la Language in cui si desidera che gli interessati visualizzino il modulo.
   
4. Sotto il  Consent Portal, eseguire le seguenti operazioni per personalizzare il modulo:
   
   • Aggiungere il testo pertinente per indicare lo scopo dell'utilizzo dei dati personali e il motivo per cui si sta richiedendo il consenso.
     
   • Per le Communication Preferences, specificare una breve descrizione. Ad esempio: Ci consenta di contattarLa tramite:
     
   • Fare clic sui link Show/Hide per le opzioni corrispondenti (Email, Phone, Survey) per renderle visibili/nascoste nel modulo.
     In base alla selezione, l'opzione per inviare email, effettuare chiamate o inviare sondaggi verrà disabilitata per i record corrispondenti.
     
   • Per Consent Statement, aggiungere un messaggio che chieda agli interessati di fornire eventuali osservazioni.
     
   • Aggiungere la propria Privacy Statement nella casella di testo.
     
   • Specificare eventuale testo aggiuntivo prima del pulsante Submit nel modulo.
     
5. Fare clic su Preview per verificare il modulo, quindi fare clic su Save.
   

Nota

• Quando il consenso viene raccolto e l'interessato accetta di ricevere comunicazioni solo tramite email e non tramite chiamate, questo viene automaticamente limitato in Zoho CRM. L'icona della chiamata accanto al numero di telefono verrà disabilitata. Allo stesso modo, se ad esempio Dan, un cliente, desidera essere contattato solo tramite chiamate, il pulsante Send Email verrà disabilitato. Le email non verranno inviate attraverso nessun canale, come l'invio di email dalle viste elenco, l'utilizzo dell'opzione email di massa, i workflow, ecc.
• Allo stesso modo, se Dan preferisce non essere contattato tramite sondaggi, il link Insert Survey link nel compositore email verrà disabilitato. Inoltre, l'opzione Send Survey nell'elenco correlato non sarà disponibile. Dalla vista elenco, quando si invia un'email utilizzando un modello che contiene un link a un sondaggio, l'email non verrà inviata a Dan. Il messaggio di avviso elencherà i motivi per cui le email non sono state inviate.
• Gli utenti del portale possono aggiornare i dettagli del consenso dal proprio portale Zoho CRM. L'utente del portale può anche aggiornare i dettagli del consenso dei Lead/Contatti che aggiunge. Vedere anche Privacy dei dati per gli utenti del portale
  
  

Aggiungere il link di consenso in un modello email

Per assicurarsi che i dati raccolti vengano utilizzati solo per lo scopo dichiarato dal titolare e per garantire la privacy e la sicurezza dei dati raccolti, Zoho CRM ha fornito diverse opzioni. Esistono due modi per raccogliere questi consensi:

• È possibile inviare un'email chiedendo agli interessati di compilare il modulo di consenso e indicare le proprie preferenze.
  
• È possibile ottenere il consenso tramite una chiamata o qualsiasi altro mezzo e aggiornarlo nel proprio account CRM.
  

Il link al modulo di consenso può essere aggiunto:

• in un modello email e utilizzato per inviare email.
  
• durante la composizione di un'email da inviare a un singolo destinatario.
  

Per aggiungere il link di consenso in un modello email

1. Andare su Setup > Customization > Templates > Email.
   
2. Fare clic su + New Template.
   È possibile aggiungere il link anche ai modelli email esistenti.
3. Selezionare il modulo per cui deve essere creato il modello email dall'elenco a discesa e fare clic su Next.
   
4. Scegliere il modello Blank o uno dei modelli esistenti dalla galleria e personalizzarlo.
   
5. Trascinare e rilasciare tutti i componenti necessari dalla sezione All Components sul modello e personalizzarlo secondo le necessità.
   
6. Selezionare una riga di testo appropriata e fare clic sull'icona  Create Link dall'editor.
   
   
   
   • Nel popup Add Link, selezionare Consent form link.
     
   • Selezionare la Consent form language dall'elenco a discesa.
     
   • Fare clic su Save.
     
7. Personalizzare il modello e salvarlo nella cartella appropriata. Vedere anche Modelli email
   

Per aggiungere il link di consenso in un'email

1. Selezionare un record a cui inviare il link del modulo di consenso.
   
2. Nella pagina Dettagli del record , fare clic su Send Email.
   
3. Comporre l'email nella finestra del compositore email.
   
4. Selezionare una parola o frase che deve contenere il link al modulo.
   
5. Fare clic sull'icona Link e quindi selezionare l'icona Consent Form.
   
6. Nel popup, selezionare la Consent Form Language dall'elenco a discesa e fare clic su Save.
   
7. Fare clic su Send.
   

Per aggiornare manualmente i dettagli del consenso

1. Aprire il record dell'interessato nel proprio account CRM.
   Il record potrebbe trovarsi nei moduli Lead, Contatti, Fornitori o qualsiasi altro modulo personalizzato per il quale la conformità GDPR è abilitata.
2. Fare clic su Data Privacy.
   
3. Sotto Consent Details, contrassegnare la Data Processing Basis come Applicable e selezionare Consent dall'elenco a discesa.
   
4. Sotto lo stato Pending, fare clic sul link Update consent details.
   
5. Nel popup  Update Consent Details , eseguire le seguenti operazioni:
   
   • Selezionare Email o Call, per mantenere un registro di come si è ricevuto il consenso.
     
   • Nel campo Consent Date , specificare la data in cui si è ottenuto il consenso.
     
     
   • Aggiungere eventuali Consent Remarks.
     
   • Selezionare dall'elenco delle Communication Preferences indicate dall'interessato.
     
   • Fare clic su Save.
     

Visualizzare lo stato della richiesta di consenso

Per visualizzare lo stato della richiesta di consenso

1. Fare clic su Setup > Security Control  > Compliance Settings > Overview.
   Sotto Data Processing Basis, vengono elencati i vari stati del consenso.
2. Selezionare un modulo dall'elenco a discesa per il quale si desidera verificare lo stato del consenso.
   
3. Fare clic su uno stato per visualizzare i record che rientrano in quella categoria.
   Per i record con stato In attesa, è possibile selezionare i record e inviare il modulo di consenso o aggiornare la base di trattamento dei dati.

Implementare la gestione del consenso per i propri clienti

Prima di implementare la gestione del consenso per la propria attività, è necessario comprendere le tre categorie di interessati.

• Clienti da cui non è necessario ottenere il consenso.
  
• Clienti esistenti da cui è necessario ottenere il consenso.
  
• Nuovi clienti da cui è necessario ottenere il consenso.
  

I. Clienti da cui non è necessario ottenere il consenso.

A propria discrezione e in base ai casi aziendali, gli interessati i cui dati personali verranno trattati in base a basi giuridiche diverse dal consenso devono essere filtrati per primi. Ecco come procedere:

1. Creare una vista elenco che filtri questi record. Vedere anche Gestione delle viste elenco
   
2. Selezionare i record nella vista elenco.
   
3. Fare clic sull'icona Altro e quindi fare clic su Update Data Processing Basis.
   
4. Applicare la base di trattamento dei dati come Not Required, o una qualsiasi delle basi diverse da Consent.
   

II. Clienti esistenti da cui è necessario ottenere il consenso.

Per i clienti esistenti o altri interessati nel proprio account CRM, è possibile ottenere il consenso utilizzando il modulo di consenso in Zoho CRM.

1. Personalizzare il modulo di consenso.
   
2. Creare un modello email con il link al modulo di consenso.
   
3. Creare una vista elenco che filtri i nuovi record a cui si desidera inviare l'email di consenso. Vedere anche Gestione delle viste elenco
   
4. Selezionare i record dalla vista elenco e utilizzare l'opzione Send email.
   
5. Scegliere il modello con il link al modulo di consenso e inviarlo agli interessati selezionati.
   

III. Nuovi clienti da cui è necessario ottenere il consenso.

Per i nuovi clienti o altri interessati, è possibile prepararsi creando un modello email contenente il link al modulo di consenso.

1. Personalizzare il modulo di consenso.
   
2. Creare un modello email con il link al modulo di consenso.
   
3. Utilizzare il modello email per inviare email dalla vista elenco e dalle regole di workflow.
   

Le impostazioni di gestione del consenso di Zoho CRM aiutano a ottenere il consenso dai propri prospect e clienti. Forniamo un sistema in cui è possibile personalizzare il modulo di consenso, includerlo nei modelli email, impostare le preferenze relative al consenso e, soprattutto, ottenere assistenza nel monitoraggio dei dettagli del consenso.

Il consenso può essere applicato ai record nei moduli Contatti, Lead, Fornitori e moduli personalizzati. Dopo aver abilitato le Impostazioni di conformità GDPR in Zoho CRM, è possibile iniziare a indicare la base giuridica per il trattamento dei dati e ottenere il consenso necessario, a seconda dei casi.

Si inizierà contrassegnando i record i cui dati devono essere trattati dopo aver ottenuto il consenso. Successivamente, si personalizza il modulo di consenso e si include il relativo link nel modello email. Questo modello email può essere utilizzato per inviare email agli interessati da cui si richiede il consenso. In seguito, lo stato del consenso può essere monitorato per singoli record e per record in blocco.