FAQ: Integrazione di Zoho CRM con Zoho Projects

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

In che modo è utile l'integrazione tra Zoho CRM e Zoho Projects?

L'integrazione tra Zoho CRM e Zoho Projects funziona come un ponte tra i dati di vendita e i dati di collaborazione del team, tutto in un unico posto. Poiché è possibile associare i progetti direttamente ai clienti, è possibile pianificare e gestire le attività in modo più efficiente e prendere decisioni aziendali migliori, dato che i progetti possono essere associati direttamente ai clienti. L'integrazione dei dati aziendali e di vendita con i dati di produzione migliora la qualità del lavoro e, di conseguenza, il fatturato complessivo e la crescita della Sua azienda, così come dei Suoi clienti.

Ogni progetto coinvolge molteplici riunioni e discussioni tra le parti interessate attraverso diversi canali. È utile quando i record possono essere sincronizzati con il CRM in modo che sia i clienti che gli utenti interni possano accedervi in qualsiasi momento in un unico posto. Inoltre, dettagli come l'ordine del giorno delle riunioni, grafici, email, risposte e demo sono disponibili in un unico luogo - ovvero il Suo CRM. Questo rende l'intero processo di sviluppo dei progetti facile da gestire e supervisionare. Grazie a questa integrazione, tutti i progetti creati in Zoho CRM vengono aggiornati nel corrispondente account Zoho Projects e viceversa.

In Zoho CRM, i clienti possono essere direttamente associati ai progetti, offrendo loro trasparenza e visibilità sui progressi. È inoltre possibile associare i progetti in corso ai moduli Accounts, Contacts o Deals nel CRM.

Una volta completata l'integrazione, vedrà un modulo Projects dedicato in Zoho CRM, rendendo facile operare all'interno della piattaforma ed eliminando la necessità di passare da una scheda all'altra per monitorare l'avanzamento dei Suoi progetti. Poiché i progetti sono direttamente associati ai clienti, i dati di vendita e le informazioni sul progetto sono disponibili senza soluzione di continuità in un'unica posizione.

Consideri l'esempio di un progetto in cui un cliente ha bisogno di creare un sito web. Il progetto può essere suddiviso in diversi componenti, come obiettivi e ambito, framework, creazione di contenuti, sviluppo e codifica, test, risoluzione dei problemi e lancio. Ogni attività avrà le sue sfide e requisiti, che richiederanno ulteriore pianificazione e azione.

Tutte queste attività, piani, problemi, milestone, spese, stati e attività si riflettono direttamente in Zoho CRM.

Quali sono i vantaggi dell'integrazione di Zoho Projects con Zoho CRM?

Con Zoho Projects integrato con Zoho CRM, il risultato è un sistema di gestione dei progetti efficiente e focalizzato sulle esigenze del cliente. Ecco alcuni dei vantaggi dell'integrazione di Zoho Projects con Zoho CRM:

Il CRM La aiuta a gestire i Suoi clienti, coltivare i Suoi potenziali clienti e finalizzare le trattative. Zoho Projects La aiuta a gestire, supervisionare e pianificare i progetti. Il CRM archivia dati relativi alle vendite e al business, mentre Zoho Projects archivia dati relativi ai prodotti. Integrarli Le dà accesso a tutti questi dati in un unico posto, il che significa che gestire i clienti è più facile poiché ha sia l'infrastruttura che la produzione sotto controllo. Questo migliora la Sua produttività e, di conseguenza, il fatturato complessivo e la fiducia con i clienti.
Poiché è possibile tenere traccia di tutti i dati aziendali e di progetto in un unico posto all'interno di Zoho CRM, è possibile monitorare lo stato del progetto in corso associato al Suo account CRM. Questo significa che può monitorare i dati di vendita complessivi per ogni cliente, il numero di progetti associati, il fatturato generato, il tipo di relazione che ha con ogni account e vari report.
Può gestire le attività in modo più efficiente e prendere decisioni aziendali migliori grazie a questa integrazione. Ad esempio, poiché Zoho CRM archivia tutti i dati relativi a ogni cliente, incluso quanto fatturato ogni account genera per la Sua azienda, il Suo team di vendita è meglio equipaggiato per elaborare strategie aziendali efficaci nella gestione dei clienti o nella chiusura delle trattative. Inoltre, la possibilità di verificare lo stato in tempo reale dei progetti in corso Le consente di monitorare e supervisionare tali account in modo strategico. Mantenga tutti gli utenti interni e i clienti sincronizzati in un unico posto e assegni le attività in base alla disponibilità degli utenti.
Può semplicemente aggiungere più clienti a un singolo progetto o associare una singola azienda cliente a più progetti. Ad esempio, se i Suoi commerciali hanno vinto una nuova trattativa, possono facilmente creare e gestire le persone che lavoreranno sulla trattativa, le attività a loro delegate e le milestone della trattativa. Possono anche vedere il numero di progetti associati a ogni cliente e ottenere informazioni che consentiranno loro di concludere trattative migliori in futuro.

Come si integra Zoho CRM con Zoho Projects?

Acceda al Suo account Zoho CRM con un profilo amministratore e segua questi passaggi:

Vada a Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Projects > Set up now.
Nella pagina Zoho Projects integration, faccia clic su Get started.
Configuri il Suo portale.
Mappi i campi da Zoho Projects a Zoho CRM.
Imposti i permessi per gli utenti CRM.
Faccia clic su Save.

È possibile sincronizzare un progetto con Zoho CRM dopo che è stato eliminato dal CRM?

Sì, è possibile ri-associare un progetto al CRM dopo che è stato eliminato dall'elenco correlato di Zoho Projects nel CRM.

Per associare nuovamente il progetto, segua questi passaggi

Selezioni un record nei moduli Accounts, Contacts o Deals.
Nella pagina Record Details del modulo, faccia clic su Associate Project.
Riceverà un avviso se non dispone dei permessi per associare il progetto.
Nella sezione Associate Project, esegua le seguenti operazioni:

Selezioni il progetto richiesto dal Project Name menu a tendina.

Saranno elencati solo i progetti per i quali l'utente ha i permessi di modifica/associazione.
I progetti già associati al record non verranno elencati. (La descrizione e gli utenti del progetto per il progetto selezionato verranno aggiunti automaticamente.)

Se desidera modificare i dettagli del progetto, faccia clic su Edit Project Details nell'angolo in alto a destra.
Nella sezione Edit Project Details, assegni un proprietario del progetto e un gruppo di progetto dall'elenco a tendina.

Faccia clic sul link Add User(s) e selezioni le caselle di controllo per aggiungere gli utenti.

Verranno elencati solo gli utenti di Zoho CRM con il ruolo e il profilo corrispondenti nei progetti.
È possibile selezionare un ruolo e un profilo dall'elenco a tendina, se necessario.

Nella sezione Client Details, selezioni Client Users.
L'utente selezionato avrà accesso al progetto.

Per i contatti: Il contatto sotto il quale si aggiunge il progetto sarà l'utente cliente. È possibile aggiungere più contatti come utenti cliente, ma un contatto non può essere aggiunto sotto due clienti.
Per gli account e le trattative: Tutti i contatti di Zoho CRM associati a un account o a una trattativa saranno disponibili per essere aggiunti come utenti cliente.
Faccia clic su Save.

Le attività create in Zoho Projects si sincronizzano automaticamente con Zoho CRM?

Le attività create in Projects non verranno sincronizzate automaticamente con il CRM. Per sincronizzare le attività, faccia clic sul pulsante Save and Add Task to Zoho CRM durante la creazione di un'attività per il progetto. Ora è possibile trovare le attività nel modulo Tasks.

Note

Le attività ricorrenti non verranno inviate a Zoho CRM.

Se si commenta da Zoho Projects su un'attività creata originariamente in Zoho CRM, questo commento verrà aggiunto come nota al contatto/account/potenziale associato in Zoho CRM.

È possibile mappare i campi personalizzati del CRM nella pagina di integrazione?

Sì, i campi personalizzati nel layout standard di Deals e Accounts saranno disponibili nella pagina di mappatura.

Cosa succede se l'integrazione di Zoho Projects viene disattivata in Zoho CRM?

La disattivazione dell'integrazione di Zoho Projects in Zoho CRM causerà i seguenti risultati:

I progetti sotto i moduli Accounts e Contacts non saranno più disponibili nel Suo CRM.
I progetti creati all'interno del CRM saranno ancora disponibili in Zoho Projects e gli utenti associati ai progetti continueranno ad avere accesso ad essi.
Le attività sincronizzate verranno dissociate e non saranno sincronizzate automaticamente se lo stesso portale viene configurato nuovamente.

È possibile integrare Zoho Projects con una versione di prova del CRM?

Sì, è possibile integrare Zoho Projects con un'edizione gratuita del CRM e anche con le versioni di prova.

Come si crea un gruppo di progetti in Zoho CRM?

Un gruppo di progetti può essere creato durante la creazione di un nuovo progetto o la modifica di un progetto esistente. Per farlo, segua questi passaggi:

Vada alla scheda Projects nel CRM.
Faccia clic su Projects nel pannello di sinistra e poi su New Project.
Nel campo Group Name, faccia clic sull'icona Add (+).
Inserisca il nome del nuovo gruppo di progetti.
Faccia clic su Add Group.

Un nuovo gruppo è stato creato e ora è possibile associare il gruppo a progetti nuovi o esistenti.

Cosa succede quando una sotto-attività chiusa viene riaperta da Zoho CRM?

Quando un utente riapre una sotto-attività, riceverà una notifica email che indica che l'ultimo aggiornamento dell'attività non è riuscito perché l'attività ha un'attività padre in Zoho Projects che è chiusa.

È possibile aggiornare la data di scadenza di un'attività di un progetto rigido?

Se un utente aggiorna la data di scadenza di un progetto rigido (ovvero un progetto che segue una pianificazione fissa), verrà inviata una notifica email all'utente che indica che l'aggiornamento della data di scadenza non è riuscito perché supera la pianificazione del progetto associato.

È possibile sincronizzare un'attività creata in Zoho CRM con Zoho Projects?

È possibile creare rapidamente una nuova attività per un progetto di un contatto, account o trattativa. L'attività creata in Zoho CRM può essere sincronizzata con Zoho Projects. Gli utenti con il permesso di aggiungere attività in Zoho Projects possono creare/sincronizzare attività dal CRM.

Nota

Se non vede il pulsante Save and Add to Zoho Projects, significa che non c'è nessun progetto elencato per il record selezionato.

Come vengono sincronizzati account e contatti nel CRM con Zoho Projects?

Gli account vengono sincronizzati come aziende cliente e i contatti vengono sincronizzati come utenti cliente nel progetto associato.

È possibile automatizzare il processo di creazione di un progetto dal CRM?

Sì, utilizzando le funzioni disponibili nella Gallery di Zoho CRM, è possibile creare automaticamente un progetto ogni volta che una trattativa viene vinta nel CRM.

Nota

È necessario assicurarsi di passare l'ID del template del progetto e gli altri campi correlati che devono essere mappati.

A cosa si può accedere nella scheda Zoho Projects in Zoho CRM?

Tutte le funzionalità disponibili su projects.zoho.com sono accessibili dal modulo Projects nel CRM. Questo Le evita il fastidio di passare da una scheda all'altra per accedere a Zoho Projects.

È possibile associare più progetti a un singolo account e viceversa?

Sì, un singolo progetto può avere più clienti, oppure è possibile associare una singola azienda cliente a più progetti.

Perché non riesco a integrare Zoho Projects con il CRM anche se ho un piano Zoho CRM a pagamento?

Per integrare Zoho Projects con il CRM è necessario avere un abbonamento a pagamento di Zoho Projects.

Esiste un modo per importare utenti da Zoho CRM a Zoho Projects?

Sì, è possibile importare utenti da Zoho CRM a Projects. Per importare utenti dal CRM, segua questi passaggi:

Vada agli utenti Client/Portal.
Faccia clic sull'icona altro (...), e poi su Import from CRM.

Ricevo un errore durante il tentativo di creare un progetto da un account, con il messaggio "You cannot have the same email address for more than one client". Come si può risolvere?

A volte capita di avere lo stesso indirizzo email per più di un contatto associato a un particolare account. Quando si tenta di creare un progetto da tale account, si ottiene questo errore.
In tal caso, modifichi uno degli indirizzi email e si assicuri che gli indirizzi email associati ai contatti siano univoci.

Come posso cambiare il portale di Projects associato a Zoho CRM?

Potrebbero verificarsi casi in cui sia necessario cambiare il portale associato a Zoho CRM. L'unico modo per farlo è disattivare il portale corrente e associare il nuovo portale di Projects.

L'associazione dei progetti sotto il vecchio portale verrà rimossa alla disattivazione e i progetti nel nuovo portale verranno associati agli account e ai contatti al loro posto.

Alcuni clienti di Projects non sono stati mappati con i rispettivi account in Zoho CRM. Perché?

Potrebbero esserci due motivi principali per cui alcuni clienti in Zoho Projects non sono mappati con i rispettivi account in Zoho CRM. Le possibili ragioni sono queste:

Corrispondenza dell'account non trovata
Errore interno del server

Un'email con un foglio Excel che elenca tutti i record mappati e non mappati e le ragioni del mancato mapping verrà inviata all'amministratore al termine del Client Account Mapping.

Cos'è il Client Account Mapping?

Il Client Account Mapping è un'opzione fornita come parte di questa integrazione. In questo passaggio, Zoho CRM cerca una corrispondenza tra i clienti (in Zoho Projects) e gli account (in Zoho CRM). Una volta trovata una corrispondenza, i progetti classificati sotto i clienti vengono automaticamente associati al rispettivo account corrispondente in Zoho CRM, risparmiando così molto tempo e fatica.

Posso modificare i permessi del profilo di Zoho Projects per gli utenti di Zoho CRM?

Sì, è possibile modificare i permessi del profilo di Zoho Projects impostati per gli utenti di Zoho CRM seguendo questi passaggi:

Faccia clic su Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
Nella pagina Zoho Projects Integration, nella sezione Permissions for Zoho CRM Users, faccia clic su Edit Configuration.
Selezioni o deselzioni le caselle di controllo per concedere o negare i permessi per i profili secondo necessità e faccia clic su Save.

Cos'è una chiave ZSC e dove la trovo?

La chiave ZSC si riferisce alla chiave di Zoho Service Communication.
La chiave ZSC consente di recuperare i dati archiviati in Zoho CRM da altri servizi Zoho.

Per generare la chiave ZSC,

Acceda a Zoho CRM con privilegi amministrativi.
Faccia clic su Setup > Developer Space > APIs > Zoho Service Communication (ZSC) key.
Faccia clic su Generate Now.

Se la chiave ZSC viene visualizzata, può semplicemente copiare il codice oppure può Generate a new key.
La generazione di una nuova chiave invalida la chiave esistente.

Come associare un account in Zoho CRM durante la creazione di un progetto da Zoho Projects?

Per associare un account in Zoho CRM durante la creazione di un progetto da Zoho Projects, prima aggiunga un campo di integrazione al layout del progetto in Zoho Projects. Selezioni il servizio Zoho CRM e specifichi il campo account. Quindi, crei una funzione personalizzata in Zoho CRM per collegare l'account in base a questo campo di integrazione. Imposti una regola di workflow in Zoho Projects per attivare questa funzione ogni volta che viene creato un progetto, associando automaticamente l'account in Zoho CRM al progetto. Per i passaggi dettagliati, visiti Zoho Help.

Speriamo che questo elenco di domande frequenti sull'integrazione di Zoho Projects in Zoho CRM sia stato informativo. Se ha ancora domande che non sono state trattate, ce lo faccia sapere qui. Saremo lieti di discuterle con i nostri esperti in materia e aggiungerle in futuro. E non dimentichi di condividere la Sua valutazione qui sotto.

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