FAQ: Assegnazione
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Cos'è una regola di assegnazione e perché ne ho bisogno?
La crescita della Sua azienda è proporzionale a quanto bene il Suo team di vendita gestisce il flusso di lead e a quanto è efficace nella gestione dei clienti e delle trattative associate. Assegnare automaticamente i lead e i contatti alla persona giusta con le competenze appropriate è importante per non perdere potenziali clienti o clienti acquisiti.
La Regola di Assegnazione in Zoho CRM è una funzionalità che aiuta ad automatizzare il processo di assegnazione dei record a utenti o team specifici all'interno di un'organizzazione. È possibile impostare alcuni criteri in base ai quali i record verranno assegnati agli utenti.
I Suoi rappresentanti commerciali possono avere specializzazioni e competenze diverse per gestire vari aspetti della Sua attività. Le regole di assegnazione La aiutano a categorizzare e automatizzare il processo di assegnazione dei record in moduli come lead, contatti, account, trattative, ecc.; in base ai criteri definiti per filtrare i record dal resto dei record in arrivo.
Ad esempio, può creare una regola di assegnazione che assegna tutti i nuovi lead provenienti dagli USA a un particolare rappresentante commerciale o gruppo. Oppure, può creare una regola che assegna i ticket di supporto ad alta priorità a un team di supporto dedicato. Può creare una regola in cui le trattative di alto valore vengono assegnate a rappresentanti commerciali esperti che le hanno concluse con successo in passato.
Le attività di routine dei Suoi rappresentanti commerciali, come il numero di follow-up, la prontezza nel rispondere ai clienti, l'offerta di risposte rapide alle loro domande e la risposta ai ticket di supporto, possono essere organizzate meglio con l'aiuto delle regole di assegnazione.
Quali sono i vantaggi della configurazione delle regole di assegnazione nel Suo account CRM?
Vantaggi dell'implementazione delle regole di assegnazione:
Configurando le regole di assegnazione,
- Si riduce il tempo di attesa: Una volta configurata la regola di assegnazione, i record in arrivo che corrispondono alle condizioni indicate nella regola vengono immediatamente assegnati al proprietario appropriato. Questo riduce il tempo di attesa tra la creazione del record e l'assegnazione della proprietà.
- Si facilitano le assegnazioni basate su condizioni: È possibile automatizzare l'assegnazione dei record in base a condizioni come lo stato del lead, il paese, il settore, ecc., in linea con le esigenze aziendali.
- Si può scegliere il tipo di utente: È possibile assegnare i record a utenti, ruoli o gruppi specifici. In alternativa, si può scegliere di assegnare i record agli utenti che corrispondono a determinate condizioni.
- Si ottengono suggerimenti di assegnazione basati sull'IA: Se si seleziona l'utente suggerito da Zia, Zia prevederà i modelli di gestione e proprietà dei record dal passato e assegnerà i nuovi record agli utenti che corrispondono al modello.
- Si gestisce l'assegnazione in base alla disponibilità dell'utente: È possibile assegnare i record agli utenti disponibili in base agli orari di turno e allo stato online per prevenire ritardi o arretrati.
- Si facilita la produttività operativa: È possibile creare e associare attività durante l'assegnazione dei record in modo che il proprietario del record possa essere informato sulle azioni da eseguire non appena un record gli viene assegnato.
Per quali moduli si possono creare regole di assegnazione?
Zoho CRM consente agli amministratori e agli utenti con il permesso di configurazione Assignment Rules di configurare regole di assegnazione sia per i moduli standard che per quelli personalizzati. I moduli in cui i record entrano frequentemente nel sistema in blocco, come Leads, Contacts, Accounts, Deals, Tasks e i moduli personalizzati, possono beneficiare dell'uso delle regole di assegnazione.
Come posso creare una regola di assegnazione nel mio account CRM?
Per creare una regola di assegnazione:
- Andare in Setup > Automation > Assignment.
- Cliccare su Create Assignment Rule.
- Nel pop-up Create Assignment Rule scegliere il modulo e inserire il Nome della Regola.
- Cliccare Next.
- In Apply this rule to, cliccare Records matching certain conditions e selezionare il Campo e il Valore.
- Assegnare il record a Category oppure a User matching certain conditions.
- In Would you like to check user availability before assigning? selezionare Yes o No.
- In Follow-up Task, selezionare Add Task, se necessario.
- Cliccare Save Rule Entry.
Perché non riesco a impostare le regole di assegnazione?
Tutti gli utenti che hanno il permesso di impostare le regole di assegnazione nel proprio profilo potranno creare una regola. Per verificare se l'utente ha il permesso richiesto:
- Andare in Setup > Security Control > Profiles.
- Selezionare il profilo dell'utente.
- Verificare che il permesso Assignment Rules sotto Automation sia attivato.
Se non lo è, attivarlo.
L'utente dovrebbe ora essere in grado di creare una regola di assegnazione.
Le regole di assegnazione possono essere attivate solo per record selezionati?
Sì, le regole di assegnazione possono essere attivate per i record in base a criteri specifici. I criteri vengono utilizzati per filtrare record specifici dal resto dei record in arrivo. Ad esempio, Trattative da Pasadena, Candidature dagli USA o Account nel settore IT.
Le regole basate su criteri garantiscono che la regola verrà applicata solo ai record che soddisfano i criteri, e gli altri record verranno ignorati.
Posso attivare le regole di assegnazione per i record creati manualmente?
No, le regole di assegnazione non possono essere attivate quando i record vengono creati manualmente.
Possono essere attivate solo quando i record:
- Vengono importati direttamente nei moduli Leads, Contacts, Accounts, Deals, Cases, Tasks o in qualsiasi modulo personalizzato.
- Entrano in uno dei moduli sopra indicati tramite webforms.
- Entrano nel CRM da applicazioni di terze parti tramite API.
Cosa succede ai nuovi record che non soddisfano i criteri di nessuna regola di assegnazione?
Se un record non corrisponde a nessuno dei criteri, verrà assegnato all'utente predefinito.
Durante la configurazione della regola di assegnazione, è possibile assegnare i record a qualsiasi utente, ruolo o gruppo nella Rule Entry. Se si selezionano più utenti, ruoli o gruppi, i record verranno assegnati con modalità round robin. Una volta definite le condizioni e le regole, lo strumento chiederà di selezionare un utente predefinito. L'utente predefinito può essere l'utente attualmente connesso o qualsiasi utente con i permessi richiesti. Se non viene selezionato alcun utente predefinito, i record che non soddisfano i criteri vengono assegnati all'utente connesso.
La definizione di utente connesso dipende dal tipo di creazione del record:
- Importazione: L'utente che avvia l'importazione.
- API: L'utente il cui auth-token viene utilizzato nell'API.
- Webform: L'utente che ha creato la regola del webform.
Tuttavia, se tale utente viene disattivato o eliminato, il super admin viene considerato come l'utente connesso.
Vedi Anche>> Impostazione delle Regole di Assegnazione
Posso assegnare i record in base agli orari di turno utilizzando le regole di assegnazione?
Sì, è possibile assegnare i record in base agli orari di turno.
Gli orari di turno vengono impostati dagli amministratori in Business Hours sotto Company Details in General Settings.
Gli utenti possono essere associati agli orari di turno in base ai loro orari di lavoro.
Se, durante la configurazione della regola di assegnazione, si imposta l'opzione Would you like to check user availability before assigning? su Yes e si sceglie Shift Timing, il sistema assegnerà automaticamente i record in arrivo a un utente disponibile in base al proprio turno.
Un utente non riesce a creare regole di assegnazione per il modulo Contacts anche avendo il permesso di creare regole di assegnazione. Cosa devo fare?
L'utente potrà creare regole di assegnazione solo per i moduli a cui ha accesso.
Ad esempio, se il modulo Leads non è abilitato per il profilo Sales associate, gli utenti con quel profilo non potranno creare regole per il modulo Leads.
È necessario assicurarsi che gli utenti abbiano accesso a tutti i moduli per cui devono creare regole di assegnazione.
Per impostare i permessi dei moduli:
- Andare in Setup > Security Control > Profiles.
- Selezionare il profilo desiderato.
(Si noti che per i profili Administrator e Standard non è possibile modificare i permessi dei moduli poiché sono impostati per impostazione predefinita. È necessario creare/clonare un profilo per abilitare o disabilitare i permessi.) - Andare in Module Permissions e poi in Basic e attivare il modulo Contacts.
Verificare che il permesso Create sia abilitato.
- Verificare che il modulo Contacts sia selezionato sotto Automation > Assignment per assicurarsi che le regole di assegnazione possano essere create per quel particolare modulo.
È possibile riordinare le voci delle regole?
Sì, le voci delle regole possono essere riordinate.
Gli utenti con il permesso di configurare le regole di assegnazione possono riordinare le voci delle regole.
Ad esempio, vengono create tre voci di regola con criteri diversi e si desidera che questi criteri vengano valutati in un ordine specifico. Se si riordinano le voci, le regole di assegnazione verificheranno automaticamente i record rispetto alle regole nell'ordine di preferenza e assegneranno i record in base alla prima regola per cui risultano idonei.
Per riordinare le voci delle regole:
- Andare in Setup > Automation > Assignment.
- Selezionare una regola e cliccarvi sopra.
- Nella regola, andare in Rule Entry e cliccare Reorder.
- Trascinare e rilasciare la voce della regola nella posizione desiderata.
- Cliccare Save.
Qual è l'ordine di esecuzione quando tutte le regole di automazione sono configurate nel Suo account CRM?
Se tutte le automazioni sono configurate nel Suo account, verranno eseguite nel seguente ordine:
- Assignment Rules: Ogni record che entra nel CRM deve avere un proprietario, quindi le regole di assegnazione vengono eseguite per prime.
- Review Process: Se i record in arrivo soddisfano le condizioni del processo di revisione, devono essere esaminati dal revisore autorizzato prima di poter entrare nel sistema CRM per ulteriori elaborazioni.
- Approval Process: Il record entrerà quindi nel processo di approvazione in base ai criteri configurati.
Questi tre processi avvengono in modo sequenziale. Se sono configurate anche regole di workflow, verranno attivate in base ai loro criteri di esecuzione.
Ad esempio, è stata impostata una regola di workflow per cui se lo stato del lead è "contacted", verrà inviata un'email di benvenuto. In questo caso, l'email verrà attivata non appena lo stato corrisponde a questo criterio, indipendentemente dalle altre automazioni.
La Timeline mostrerà l'ordine in cui ogni processo è stato eseguito nel Suo account CRM.
Le regole di assegnazione possono essere attivate per i record creati tramite regole di workflow?
No, non è possibile applicare le regole di assegnazione ai record creati tramite regole di workflow.
L'automazione delle regole di assegnazione si applica solo ai record importati o che entrano nel CRM tramite webforms o da applicazioni di terze parti tramite API.
Durante il processo di configurazione delle regole di workflow è presente un'opzione per selezionare il proprietario del record, pertanto questi record non passeranno anche attraverso le regole di assegnazione.
Cosa succede se scelgo più utenti a cui assegnare i record?
Se si scelgono più utenti o un gruppo o ruolo, i record verranno assegnati con modalità round robin.
Ad esempio, se si sceglie il ruolo Managers, i record verranno assegnati a tutti gli utenti con il ruolo Manager con modalità round robin.
Se vengono selezionati più utenti, il CRM offre un'opzione per assegnare i record in base alla disponibilità degli utenti.
Vedi Anche>> Impostazione degli orari di turno
Posso assegnare i Lead a utenti diversi?
È possibile assegnare i lead a utenti diversi automaticamente configurando le regole di assegnazione. Tuttavia, è possibile applicare le regole di assegnazione solo per i lead generati tramite importazione, webforms e API.
Nota: La regola di assegnazione non si applica ai record aggiunti manualmente all'account CRM.
È possibile creare più voci di regola in una singola regola di assegnazione in base alle proprie esigenze. Il record verrà assegnato agli utenti in base a tutte le voci di regola specificate.
Ci auguriamo che questo elenco di domande frequenti sulle regole di assegnazione sia stato utile. Se ha ancora domande che non sono state trattate, ce lo faccia sapere qui. Saremo lieti di discuterne con i nostri esperti e di aggiungerle in futuro. E non dimentichi di lasciare la Sua valutazione qui sotto :)
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