Suggerimenti di Zia per le regole di assegnazione
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Le aziende spendono molto denaro, tempo e risorse per portare i lead nel funnel di vendita. Nonostante questi sforzi, una ricerca mostra che circa il 24% delle aziende statunitensi impiega in media circa 24 ore per fare il primo passo verso un lead - tempo sufficiente per far raffreddare quei lead appena acquisiti. Le ragioni di questo ritardo possono essere molteplici, come la carenza di personale, rappresentanti di vendita sovraccarichi o una gestione inefficiente dei processi, ma esaminando queste cause, scopriamo che il problema di fondo riguarda sempre la proprietà del record - la sua mancanza o la sua imprecisione.
La proprietà del record è un fattore determinante per il successo nella conversione dei lead in un'azienda. È il primo passo, in effetti. A chi viene assegnato un lead? Quel record è pertinente al territorio del rappresentante di vendita? Corrisponde alle competenze del rappresentante? Il rappresentante è disponibile per gestire questo record dall'inizio alla fine? Questi sono tra i numerosi parametri da considerare quando si assegnano i record, ed è per questo che esistono le regole di assegnazione in Zoho CRM.
Guardi questo video per saperne di più sui suggerimenti di automazione di Zia, che includono suggerimenti per i workflow, suggerimenti per le macro e suggerimenti per il proprietario del record.
La regola di assegnazione è una funzionalità di automazione che consente alle aziende di assegnare automaticamente i record in ogni modulo in base a determinate condizioni. È possibile assegnare i record a:
- Un utente, ruolo o gruppo predefinito
- Utenti che soddisfano determinati criteri
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Oltre a questa funzionalità di automazione, è possibile beneficiare anche dei suggerimenti di Zia per il proprietario del record per i record in entrata.
Suggerimenti di Zia per il proprietario del record
Zia è l'assistente basato sull'intelligenza artificiale di Zoho. Per sua natura, può apprendere dai dati storici, confrontare configurazioni e calcolare diversi risultati. Può leggere di più sulle funzionalità di Zia qui.
Zia osserva il modello di gestione dei record della Sua organizzazione e tiene in considerazione tutti i seguenti parametri quando suggerisce un proprietario del record appropriato:
Modelli esistenti
Zia analizza i Suoi record e identifica i modelli di assegnazione esistenti. Supponiamo che Lei assegni i record in base al tipo di prodotto e alla posizione geografica dei clienti. Ad esempio:
- I clienti del New Jersey interessati ai fondi comuni vengono assegnati a Catherine Ross.
- I clienti della Georgia interessati ai depositi aziendali a termine vengono assegnati a Roxanne Murphy.
Zia osserva questo modello e suggerisce un utente ideale se i record in entrata corrispondono a condizioni simili.
Attività quotidiane dei rappresentanti
Zia osserva anche il tipo di comunicazioni che gli utenti svolgono più frequentemente - email o telefonate - e determina la modalità di comunicazione preferita dell'utente sulla base di queste osservazioni.
Ad esempio, se l'Utente A gestisce principalmente la comunicazione via email, i record che hanno un valore nel campo email verranno assegnati all'Utente A. Allo stesso modo, se il campo email è vuoto e il campo numero di telefono ha un valore, quel record verrà assegnato a un utente che gestisce principalmente le chiamate.
Stato online degli utenti
Durante l'impostazione della regola di assegnazione, se si seleziona l'opzione "disponibilità dell'utente prima dell'assegnazione del record", Zia terrà in considerazione lo stato online dell'utente, ovvero se l'utente ha effettuato l'accesso al CRM o meno. Se l'utente non ha effettuato l'accesso, il record verrà assegnato all'utente predefinito.
Carico di lavoro degli utenti
Zia suggerisce gli utenti anche in base al numero di record che gestiscono al giorno. Ad esempio, se l'Utente A gestisce 50 clienti al giorno e l'Utente B ne gestisce 30, Zia verificherà se hanno raggiunto il limite massimo prima di suggerire un'assegnazione. Zia calcola il limite di soglia e suggerisce gli utenti che hanno meno record rispetto al loro limite giornaliero, il tutto per evitare di sovraccaricare gli utenti.
Affinché Zia possa prevedere il modello di assegnazione dei record nell'organizzazione, devono essere presenti almeno 1.000 record nel modulo per cui si stanno creando le regole.
Valutare e moderare i modelli di assegnazione di Zia
È possibile valutare e moderare i modelli di assegnazione di Zia dalla scheda "Zia" accanto alle regole di assegnazione. Questa pagina di riepilogo mostra un report delle assegnazioni effettuate da Zia fino a quel momento e i modelli osservati per effettuarle.
La scheda Zia è accessibile solo agli amministratori del CRM.
Proprietario suggerito da Zia - Report
Questa sezione offre una rapida panoramica dei record assegnati da Zia e dei record riassegnati manualmente dagli utenti del CRM, per diversi periodi di tempo. Questi due componenti possono essere confrontati tra loro per capire se e perché l'assegnazione di Zia è stata modificata. È possibile cliccare sul numero di record all'interno di ciascun componente per visualizzarli.
Se un record è stato assegnato da Zia, è possibile vedere l'icona di Zia accanto al nome del proprietario del record. Passando il mouse sopra, è possibile visualizzare anche i campi che Zia ha considerato per quel suggerimento.
Come forma Zia un modello per assegnare i proprietari a un record?
Zia determina un modello dai dati esistenti e lo utilizza per assegnare il proprietario più appropriato a un record. I seguenti fattori influenzano questo ragionamento:
Campi che contribuiscono alla previsione di Zia
Supponiamo che Lei assegni i lead della Regione A a Peter e quelli della Regione B a Mark. Inoltre, desidera assegnare i lead del settore IT solo a Peter e quelli del settore Telecomunicazioni a Mark.
Ora, se la Sua organizzazione ha utilizzato il modello sopra descritto per tutti i lead che mostrano interesse per la Sua attività, Zia identificherà la regione e il settore come i due campi principali che influenzano l'assegnazione dei lead.
Supponiamo che la maggior parte dei lead non menzioni il proprio settore inizialmente e che il campo sia quindi vuoto. In tal caso, verranno assegnati automaticamente in base alla regione di appartenenza. In questo caso, Zia darà maggior peso alla regione, poiché diventa il fattore determinante per l'assegnazione dei lead in assenza del settore.
Quindi, sulla base dei dati sopra indicati, Zia elencherà i campi che determinano la previsione e il punteggio per ciascun campo.
Nota
- Gli utenti del CRM non possono aggiungere nuovi campi all'elenco dei contribuenti, poiché Zia li deriva automaticamente in base al modello.
- Se non si desidera che Zia consideri un campo nella previsione del modello di assegnazione, è possibile deselezionarlo.
- Se ritiene che il suggerimento di Zia sia inappropriato, può riassegnare il record a un altro utente.
- In futuro, se aggiunge un altro campo ai criteri della regola di assegnazione (ad esempio, oltre alla regione e al settore, potrebbe utilizzare anche la "città" come criterio), durante gli aggiornamenti periodici Zia utilizzerà questo campo (città) come uno dei fattori determinanti. Potrà quindi visualizzare il campo nell'elenco dei campi contribuenti.
- I dati verranno aggiornati automaticamente ogni mese. Verranno visualizzate la data e l'ora dell'ultimo aggiornamento. Non è possibile aggiornare manualmente questi dati. Tuttavia, se un utente modifica i dati in uno dei campi contribuenti, l'algoritmo verrà aggiornato automaticamente dopo un certo periodo di tempo.
Determinare il modello dell'utente
Per determinare il modello dell'utente, Zia selezionerà tutti i campi contribuenti e i relativi valori per trovare la corrispondenza più adatta.
Ad esempio, supponiamo che a Peter vengano assegnati lead che soddisfano i seguenti criteri:
- Appartengono al settore IT
- Provengono dalla Regione A
- La città è New York
- L'importo della fattura è superiore a $10.000 USD
Allo stesso modo, supponiamo che esistano altri criteri di regole di assegnazione basati sull'importo della fattura, in modo che alcuni lead corrispondano a questi criteri:
- Appartengono al settore IT
- Provengono dalla Regione A
- La città è New York
- L'importo della fattura è inferiore a $10.000 USD
Supponiamo che i lead corrispondenti a questi criteri vengano assegnati ad Amelia, James e Parker in modalità round-robin.
Allo stesso modo, è possibile avere ulteriori criteri con valori diversi nei campi contribuenti per determinare quale utente verrà assegnato a un determinato lead. Ad esempio:
- Importo fattura = $10.000, città = New York
- Settore = IT, importo fattura = $10.000 e città = Chicago
- Settore = Telecomunicazioni, importo fattura > $50.000 e città = New York
Zia considera tutti questi tipi di dati per tracciare un modello approssimativo che mostra che se il campo contribuente è x e il suo valore corrispondente è y, e così via, allora gli utenti A, B e C potrebbero essere i proprietari idonei del record.
I risultati sono raggruppati in due categorie:
Vista per criteri: in base a determinati criteri, un particolare utente verrà suggerito come proprietario del record.
Vista per utente: per ogni utente del CRM, Zoho CRM mostrerà i record più adatti a ciascuno.
Oltre ai campi contribuenti e ai loro valori, un altro fattore influente è la soglia dei record, che tiene conto del numero ideale di record assegnati a un determinato utente al giorno, alla settimana o al mese.
Verificare il proprietario suggerito da Zia
I modelli sono il modo in cui Zia identifica e comprende come i record sono stati storicamente assegnati in un'organizzazione. Zia comprende i modelli osservando le caratteristiche dei campi ripetuti nei record. Nella sezione Determinare il modello dell'utente, ha visto come i modelli vengono documentati da Zia. Tuttavia, se desidera testare l'assegnazione di Zia, può fornire a Zia le caratteristiche dei campi desiderate e vedere quale proprietario Zia suggerisce e in base a quali condizioni. Questo è come un ambiente sandbox in cui è possibile valutare le capacità di assegnazione di Zia.
Elenca i fattori di contribuzione che Zia utilizza nelle sue previsioni. Se si inserisce un valore, Zia suggerirà gli utenti a cui un determinato record dovrebbe essere assegnato. Più alto è il punteggio, maggiore è la probabilità che Zia assegni il record a quell'utente.
Determinare la soglia dell'utente
La soglia dell'utente è il numero di record che un utente del CRM gestisce abitualmente ogni giorno. Aiuta Zia a determinare un modello e calcolare la soglia ideale.
Ad esempio, supponiamo che a Peter venga assegnato il seguente numero di lead ogni giorno in una settimana:
- Lunedì - 30
- Martedì - 35
- Mercoledì - 40
- Giovedì - 25
- Venerdì - 15
Zia identifica il numero di record assegnati al giorno in ogni settimana e stima il numero ideale di lead che possono essere assegnati a Peter il lunedì, il martedì, ecc.
Allo stesso modo, se a Peter vengono sempre assegnati 30 lead a settimana e a Mark vengono sempre assegnati 35 lead a settimana, Zia riconoscerà il modello e calcolerà la soglia per entrambi gli utenti.
Questo calcolo aiuterà Zia a evitare di sovraccaricare o sottocaricare un utente con troppi o troppo pochi record. Terrà sempre in considerazione la soglia dell'utente prima di suggerirlo come potenziale proprietario del record.
Ad esempio, se l'Utente A ha il 90% di probabilità di essere proprietario del record e l'Utente B ha il 70% di probabilità, ma l'Utente A ha raggiunto la soglia giornaliera, nonostante la probabilità inferiore, l'Utente B verrà scelto come proprietario del record.
Inoltre, se sono stati configurati limiti di soglia individuali per un utente nella scheda "soglia", invece di calcolare, Zia si baserà su tali limiti nella scelta del proprietario di un record.
Punti da ricordare
- Zia può suggerire un proprietario del record solo se l'account CRM ha almeno 1.000 record in un modulo negli ultimi sei mesi.
- L'account CRM deve avere più di un utente e i record devono essere assegnati in base a criteri affinché Zia possa comprendere il modello esistente.
- Zia tiene conto dei dati degli ultimi sei mesi per calcolare il ragionamento e tracciare i modelli. Si consiglia di controllare periodicamente il proprio account per eliminare i dati ridondanti, imprecisi e duplicati al fine di ottenere previsioni accurate.
- In alcuni casi, se i campi contribuenti non hanno valori o hanno valori che si verificano meno frequentemente, Zia non sarà in grado di generare punteggi per tali campi. In tal caso, il punteggio verrà visualizzato come inconcludente.
- Se l'amministratore non dispone delle autorizzazioni per un determinato campo contribuente, il valore del campo sarà rappresentato con tre asterischi (***).
Abilitare i suggerimenti del proprietario da parte di Zia
Se i suggerimenti di Zia per il proprietario del record sono abilitati, durante la creazione di un record, Zia suggerirà un proprietario del record più adatto rispetto a quello già impostato nel CRM e mostrerà la percentuale di affidabilità e i fattori su cui si basa il suggerimento. È possibile mantenere il proprietario esistente o accettare il suggerimento di Zia.
Visualizzare il ragionamento di Zia
- Vada su Setup > Automation > Assignment rule > Zia.
- Selezioni il modulo (personalizzato o standard) per il quale desidera visualizzare il ragionamento di Zia.
- Modifichi la durata di Proprietario suggerito da Zia - Report per visualizzare i record assegnati da Zia.
- In Campi che contribuiscono alla previsione di Zia, deselezioni i campi che non desidera che Zia consideri e clicchi su Save Changes.
- Per testare l'assegnazione di Zia in tempo reale, clicchi sul pulsante Check sotto Verificare il proprietario suggerito da Zia.
- In Modello dell'utente determinato da Zia, filtri utilizzando il nome utente per trovare il modello corrispondente.
- In Soglia dell'utente determinata da Zia, filtri utilizzando il nome utente per trovare il modello corrispondente.
- Selezioni la casella Enable owner suggestions by Zia per ricevere suggerimenti sul proprietario durante la creazione del record.
- Clicchi su Add users per aggiungere utenti/profili/gruppi e clicchi su Save. Quando Zia suggerisce i proprietari, selezionerà da questo gruppo di utenti aggiunti.
Le aziende spendono molto denaro, tempo e risorse per portare i lead nel funnel di vendita. Nonostante questi sforzi, una ricerca mostra che circa il 24% delle aziende statunitensi impiega in media circa 24 ore per fare il primo passo verso un lead - tempo sufficiente per far raffreddare quei lead appena acquisiti. Le ragioni di questo ritardo possono essere molteplici, come la carenza di personale, rappresentanti di vendita sovraccarichi o una gestione inefficiente dei processi, ma esaminando queste cause, scopriamo che il problema di fondo riguarda sempre la proprietà del record - la sua mancanza o la sua imprecisione.
La proprietà del record è un fattore determinante per il successo nella conversione dei lead in un'azienda. È il primo passo, in effetti. A chi viene assegnato un lead? Quel record è pertinente al territorio del rappresentante di vendita? Corrisponde alle competenze del rappresentante? Il rappresentante è disponibile per gestire questo record dall'inizio alla fine? Questi sono tra i numerosi parametri da considerare quando si assegnano i record, ed è per questo che esistono le regole di assegnazione in Zoho CRM.
Guardi questo video per saperne di più sui suggerimenti di automazione di Zia, che includono suggerimenti per i workflow, suggerimenti per le macro e suggerimenti per il proprietario del record.
La regola di assegnazione è una funzionalità di automazione che consente alle aziende di assegnare automaticamente i record in ogni modulo in base a determinate condizioni. È possibile assegnare i record a:
- Un utente, ruolo o gruppo predefinito
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Oltre a questa funzionalità di automazione, è possibile beneficiare anche dei suggerimenti di Zia per il proprietario del record per i record in entrata.
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