Soglia di assegnazione

1. I team a contatto con i clienti devono mantenere la qualità del coinvolgimento per generare fatturato. Se sono sovraccaricati, la qualità del coinvolgimento potrebbe risentirne.
   Ad esempio, i rappresentanti dello sviluppo commerciale potrebbero avere conversazioni di qualità inferiore se vengono loro assegnati troppi lead.
2. La produttività dei team potrebbe diminuire se devono dare priorità e gestire un gran numero di record.
   Ad esempio, gli account executive potrebbero trovare difficile gestire un numero elevato di account in modo efficiente.
3. Un carico di lavoro eccessivo potrebbe portare al burnout nel tempo, con conseguente aumento del tasso di turnover dei dipendenti e un calo del morale. Considerando il periodo di inserimento per i nuovi assunti, questo potrebbe gravare ulteriormente sui team a contatto con i clienti.
   

Come funziona la soglia di assegnazione?

1. Conteggio massimo per periodo di tempo (obbligatorio): Imposta il numero massimo di record che possono essere assegnati a un utente in un determinato periodo di tempo (giorno, settimana o mese). Il periodo di tempo predefinito è giornaliero.
   Ad esempio, è possibile impostare un limite al numero di nuovi lead assegnati al giorno per ciascun rappresentante commerciale. Con un limite ragionevole, i rappresentanti possono condurre ricerche approfondite, personalizzare i propri approcci per i singoli clienti e fornire follow-up tempestivi, aumentando in definitiva le possibilità di chiudere le trattative.
   
2. Conteggio arretrati consentito (opzionale): I record arretrati vengono utilizzati per indicare i record in cui il lavoro è in sospeso. Questo componente imposta il numero massimo di record arretrati che possono essere di proprietà di un determinato utente. È possibile configurare i criteri per identificare i record arretrati.
   Ad esempio, il carico di lavoro potrebbe essere elevato a causa dei lead in sospeso del team commerciale che non sono ancora stati contattati. In tal caso, è possibile includere un limite di arretrati nella soglia.

1. Il numero di record arretrati deve essere inferiore al conteggio consentito. Questo controllo avverrà solo se sono state configurate le proprietà degli arretrati in una soglia.
   
2. Il numero di record assegnati nel periodo di tempo deve essere inferiore al conteggio massimo per periodo di tempo.
   

Dall'assegnatario predefinito, questi record possono essere assegnati a un utente manualmente o riassegnati automaticamente.

È possibile decidere il tempo massimo per il quale un record rimane con l'assegnatario predefinito. Se questa durata viene superata per un record, esso verrà assegnato a un utente, in base alla configurazione, anche se supera la soglia di quell'utente.

Disponibilità

Gli utenti con il permesso Assignment Rules & Threshold nel proprio profilo potranno impostare le Soglie di assegnazione.

Per accedere alla scheda Soglia di assegnazione

1. Accedere a Setup ( ) > Automation > Assignment.
   
2. Fare clic sulla scheda Thresholds .
   

In questa scheda sono disponibili le seguenti opzioni:

1. Create Threshold: Creare una nuova soglia.
   
2. Tabella Thresholds: Elenca tutte le soglie nel CRM. Utilizzarla per accedere ai seguenti dettagli:
   
1. Utenti per i quali è stata impostata la soglia.
   
2. Il modulo per il quale è stata impostata la soglia. È possibile filtrare le soglie in base al modulo.
   
3. La durata della soglia o il periodo di tempo entro il quale viene verificato il conteggio massimo.
   
4. L'ora dell'ultima modifica della soglia e l'utente che ha effettuato la modifica.
   
5. Stato della soglia (Attivo/Inattivo). È possibile filtrare le soglie in base allo stato.
   
3. Search: Cercare le soglie tramite il nome di un utente.
   

È possibile impostare soglie per i seguenti moduli:

1. Leads
   
2. Contacts
   
3. Accounts
   
4. Deals
   
5. Cases
   
6. Qualsiasi modulo personalizzato
   

Per creare una soglia di assegnazione

1. Accedere a Setup ( ) > Automation > Assignment > Thresholds.
   
2. Fare clic su Create Threshold.
   
3. Nella pagina Create Threshold , selezionare il Module per il quale si desidera impostare una soglia.
   
4. Fare clic su Select the Users to whom you want to configure Threshold.
   
5. Selezionare gli utenti. Fare clic su Assign.
   
6. Impostare il conteggio massimo di record per utente e fare clic su Done.
   
   
   
   
7. Per impostazione predefinita, il conteggio massimo di record è impostato su base giornaliera. Ad esempio, dieci lead al giorno. Se si desidera modificare il periodo di tempo, fare clic su Edit Threshold duration .
   
1. Selezionare Day, Week o Month dall'elenco a discesa.
   
2. Fare clic su Assign.
   
   
8. Se si desidera impostare un limite per i record arretrati, fare clic su Add Backlog properties.
   
1. Nel popup Add Backlog properties , è possibile selezionare Define Backlog based on [Module]'s fields e impostare i criteri per un record arretrato. Questo è opzionale.
   
2. Impostare il numero di giorni (tra 1 e 60) dopo i quali un record viene considerato arretrato. Questo viene calcolato dal momento della creazione del record.
   
3. Impostare il conteggio massimo di arretrati e fare clic su Done.
   
   
9. Scegliere l' assegnatario predefinito.
   
10. Se si desidera escludere alcuni record da questa soglia, selezionare Exempt threshold settings for records matching the below criteria e impostare i criteri.
    
11. Fare clic su Save.
    

Nota : Se un utente è impostato come assegnatario predefinito per la soglia di un modulo, non è possibile impostare una soglia per quell'utente in quel modulo. Questo garantisce che non vi sia alcuna restrizione sul numero di record in eccesso che possono essere assegnati all'assegnatario predefinito.

Ad esempio, se Vishy è l'assegnatario predefinito per una soglia collegata al modulo Leads, non è possibile impostare una soglia per Vishy per quanto riguarda il modulo Leads.

Per impostare la riassegnazione automatica

1. Durante la creazione di una soglia, selezionare Automatically re-assign records assigned to default assignee.
   
   
   
   
2. In Check for possibility to reallocate records every x time-period , impostare la frequenza con cui deve avvenire la riassegnazione.
   Può essere impostata in minuti, ore, giorni, ore lavorative e giorni lavorativi. Ad esempio, la riassegnazione potrebbe avvenire ogni 5 ore.
3. In Reallocate to , selezionare come viene scelto il proprietario del record. È possibile selezionare:
   
1. Nuovo proprietario in base alle Assignment Rules
   
2. L'utente inizialmente previsto
   
   
4. In When records remain with default assignee after x time-period , impostare la durata massima per la quale un record può rimanere assegnato all'assegnatario predefinito.
   
5. In Move them to , selezionare il proprietario dei record che sono rimasti con l'assegnatario predefinito oltre la durata massima. Le opzioni sono:
   
1. Nuovo proprietario in base alle Assignment Rules
   
2. Utenti selezionati in round robin
   
   
6. In Reallocate records based on , impostare l' ordine in cui i record vengono assegnati automaticamente:
   
1. First in, first out per cui i record aggiunti per primi all'assegnatario predefinito vengono assegnati per primi.
   
2. Ordinamento (crescente o decrescente) per un campo specifico.
   
7. Fare clic su Save.
   

Per modificare una soglia

1. Accedere a Setup > Automation > Assignment > Threshold.
   
2. Per modificare una soglia, è possibile:
   
1. Fare clic su una soglia oppure
   
2. Passare il mouse su una soglia, fare clic sull' icona con i puntini di sospensione (...) e selezionare Edit.
   
3. Nella pagina Edit Threshold , è possibile apportare le modifiche necessarie alla soglia esistente.
   
4. Al termine, fare clic su Save.
   

Per eliminare una soglia

1. Accedere a Setup > Automation > Assignment > Threshold.
   
2. Passare il mouse su una soglia, fare clic sull' icona con i puntini di sospensione (...) e selezionare Delete.
   
3. Nel popup Delete Threshold , fare clic su Delete.
   

Per visualizzare le statistiche

1. Accedere a Setup > Automation > Assignment > Threshold.
   
2. Passare il mouse su una soglia, fare clic sull' icona con i puntini di sospensione (...) e selezionare View Stats.
   
3. Nel popup Threshold Stats che appare, è possibile visualizzare dettagli come:
   

1. Conteggio massimo per periodo di tempo
   
2. Conteggio attuale per quel periodo di tempo
   
3. Conteggio arretrati consentito
   
4. Conteggio arretrati attuale
   
   

Nota : Il conteggio arretrati consentito e il conteggio arretrati attuale non saranno disponibili se le proprietà degli arretrati non sono state configurate per una soglia.

Nota

1. La soglia di assegnazione verrà applicata nei seguenti casi:
   
1. Regole di assegnazione
   
2. Lead creati tramite moduli web (se è stata scelta la regola di assegnazione)
   
3. Moduli in cui i dati sono sincronizzati a causa dell'integrazione
   
4. Modulo Visitatore
   
2. La soglia di assegnazione verrà applicata ma non impedirà l'assegnazione in caso di assegnazione manuale. Verrà visualizzato un avviso in ciascuno dei seguenti casi:
   
1. Creazione manuale di record (inclusa la Creazione rapida nei campi di ricerca e la conversione)
   
2. Modifica manuale di record (pagina dettaglio record e modifica rapida)
   
3. Creazione e modifica di record in SalesInbox
   
4. Trasferimento massivo
   
5. Importazione
   
3. La soglia di assegnazione può essere abilitata o disabilitata nei seguenti casi:
   
1. Creazione di record tramite regole di workflow
   
2. Conversione tramite regole di workflow
   
3. Aggiornamenti dei campi tramite regole di workflow e Blueprint
   
4. Macro
   
5. API
   
6. Conversione massiva
   
4. La soglia di assegnazione non verrà applicata nei seguenti casi:
   
1. Zoho Sheet View
   
2. Eliminazione utente
   
3. Deduplicazione dei record
   
4. Ricerca e unione dei record
   
5. Migrazione dei dati
   
5. Sarà possibile eliminare un utente che è assegnatario predefinito solo dopo aver trasferito i record di proprietà di quell'utente.
   
6. Un record potrebbe rimanere assegnato all'assegnatario predefinito dopo la durata impostata nella soglia. Questo potrebbe accadere perché l'utente è stato eliminato o è inattivo. In tal caso, verrà inviata una notifica via e-mail agli amministratori.
   
7. Durante la configurazione delle soglie, prestare attenzione alla loro interazione con le regole di workflow, poiché in alcuni rari casi potrebbe verificarsi un sovraccarico di dati.
   Ad esempio, supponiamo che un workflow venga attivato quando un record viene creato o modificato. Una volta attivato, crea un record nello stesso modulo. Vediamo come questo potrebbe portare a un ciclo che finisce per creare molti record.
1. Quando viene creato un record A, viene creato un altro record B secondo il workflow.
   
2. Questo attiva nuovamente il workflow (poiché il trigger include l'evento di creazione) e viene creato un altro record C.
   
3. Le regole di workflow impediranno alla regola di attivarsi nuovamente. Per saperne di più, consultare la sezione Punti da ricordare in questo documento di aiuto .
   
4. Se è stata abilitata la soglia di assegnazione per la regola di workflow e se il record A, B o C supera la soglia per un utente, verrà assegnato a un assegnatario predefinito. Supponiamo che il record C venga assegnato all'assegnatario predefinito.
   
5. Durante la riassegnazione automatica (o se il record C è rimasto con l'assegnatario predefinito oltre la durata configurata), il record C viene assegnato a un utente secondo la configurazione.
   
6. Poiché il proprietario del record viene modificato durante la riassegnazione, la regola di workflow viene attivata nuovamente (poiché il trigger include l'evento di modifica). Questo creerà due nuovi record (D ed E). Se questi record superano la soglia dell'utente previsto, verranno assegnati all'assegnatario predefinito.
   
7. Quando questi record vengono assegnati agli utenti durante la riassegnazione, attiveranno nuovamente la regola di workflow due volte, con la creazione di quattro nuovi record (due ciascuno per il record D e il record E). Se superano la soglia, questi quattro record vengono assegnati all'assegnatario predefinito.
   
8. Nuovi record verranno creati nuovamente quando questi record vengono riassegnati e il ciclo potrebbe continuare fino al raggiungimento del limite di archiviazione dati nel CRM.

1. I team a contatto con i clienti devono mantenere la qualità del coinvolgimento per generare fatturato. Se sono sovraccaricati, la qualità del coinvolgimento potrebbe risentirne.
   Ad esempio, i rappresentanti dello sviluppo commerciale potrebbero avere conversazioni di qualità inferiore se vengono loro assegnati troppi lead.
2. La produttività dei team potrebbe diminuire se devono dare priorità e gestire un gran numero di record.
   Ad esempio, gli account executive potrebbero trovare difficile gestire un numero elevato di account in modo efficiente.
3. Un carico di lavoro eccessivo potrebbe portare al burnout nel tempo, con conseguente aumento del tasso di turnover dei dipendenti e un calo del morale. Considerando il periodo di inserimento per i nuovi assunti, questo potrebbe gravare ulteriormente sui team a contatto con i clienti.