FAQ: Modulo Attività

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Posso creare attività e riunioni in Zoho CRM?

In Zoho CRM, è possibile creare e associare attività aziendali, riunioni e registrare chiamate nei moduli corrispondenti Tasks, Meetings e Calls . Ogni attività contiene informazioni chiave come data, ora, livello di priorità e parametri di notifica, accessibili dal record a cui è associata. Questa funzionalità è disponibile nell'edizione gratuita e nelle edizioni a pagamento.

Per creare attività

Nel modulo Tasks , fare clic su Create Task .
Nella pagina Create Task , specificare i dettagli dell'attività.
Fare clic su Save .

Per creare una riunione

Nel modulo Meetings , fare clic su Create Meetings .
Nel popup Meeting Information , specificare i dettagli dell'evento.
Fare clic su Save.

Per registrare una chiamata

Nel modulo Calls , fare clic su Create Call > selezionare Log a call.
Nella finestra popup Create Call , specificare i dettagli della chiamata.
Fare clic su Save .

Come posso eliminare le attività ricorrenti?

Le attività ricorrenti vengono memorizzate come record individuali per ogni data nella Task vista elenco.

Gli amministratori e gli utenti con permesso di visualizzare, modificare, eliminare e creare attività possono rimuovere le attività ricorrenti.

Per interrompere la ricorrenza delle attività

Selezionare qualsiasi istanza dell'attività ricorrente.
Fare clic su Edit nell'angolo in alto a destra della pagina dei dettagli dell'attività.
Disattivare l'opzione Repeat nella pagina Edit Task .
Fare clic su All upcoming tasks.
Fare clic su Save.

Come posso impostare un oggetto predefinito per l'attività?

Per impostare un oggetto predefinito per le attività

Andare su Setup > Customization > Modules and Fields .
Selezionare il modulo Tasks e quindi selezionare un layout.
Fare clic sull'icona More e selezionare Edit Layout .
Fare clic su Edit Properties accanto al campo Subject .
Selezionare il valore in Select default value. Per aggiungere altri valori predefiniti, aggiungerli in Pick List Option .
Fare clic su Save.

Il valore predefinito verrà visualizzato automaticamente come oggetto. Può essere modificato se necessario.

Come posso ricevere notifiche per le mie attività e riunioni?

Quando viene creata un'attività o una riunione, è possibile impostare notifiche di promemoria tramite e-mail o pop-up.

Per impostare promemoria per le attività

Andare al modulo Task .
Scegliere l'attività desiderata.
Fare clic su Edit task.
Attivare il pulsante Reminder nella pagina Edit Task .
Scegliere la data e l'ora in cui si desidera essere avvisati.
Scegliere il Repeat type e quindi il tipo di notifica dal menu a tendina Notify
Fare clic su Save.

Per impostare promemoria per le riunioni

Andare a una riunione e fare clic sul pulsante Edit .
Nel pop-up Meeting , scegliere l'orario per notificare i partecipanti in Participant Reminder.
Scegliere gli orari in cui si desidera essere avvisati in Reminder.
Fare clic su Save.

Posso modificare l'oggetto di un'attività?

Sì, l'oggetto dell'attività può essere modificato secondo necessità.

È inoltre possibile modificare gli oggetti predefiniti delle attività (Email, Phone, Meeting).

Per modificare i valori predefiniti dell'oggetto

Nel proprio account Zoho CRM, navigare su Setup > Customization > Modules and Fields.
Navigare su Tasks > Layout > Edit Layout.
Fare clic su Edit Properties accanto a Subject.
Selezionare il valore in Select Default Value . Per aggiungere altri valori predefiniti, aggiungerli sotto Pick List Option.
Fare clic su Save.

Come posso creare attività ricorrenti?

Le attività ricorrenti si ripetono a intervalli prestabiliti per un periodo di tempo specifico o a tempo indeterminato. Il tempo di ricorrenza può essere impostato come giornaliero, settimanale, mensile, annuale o un tipo di ripetizione personalizzato, che consente di specificare il periodo di tempo.

Per impostare attività ricorrenti

Selezionare il tipo di ripetizione come Daily, Weekly o Monthly oppure impostare un tipo di ripetizione personalizzato dal menu a tendina.
Scegliere quando l'attività deve smettere di ripetersi in Ends.
Fare clic su Done.

Quali tipi di notifiche posso impostare durante la creazione di un'attività o una riunione?

Durante la creazione di un'attività o una riunione in Zoho CRM, è possibile impostare due tipi di promemoria:

Avviso tramite e-mail: Selezionare questa opzione per ricevere promemoria per le proprie attività o riunioni tramite e-mail.
Avviso tramite pop-up: Selezionare questa opzione per ricevere promemoria pop-up per le proprie attività o riunioni.

Come posso creare attività per più contatti contemporaneamente?

È possibile creare attività per più contatti contemporaneamente. Questo aggiungerà attività identiche a tutti i record selezionati. Ad esempio, invece di creare attività individualmente per ogni contatto che ha richiesto una demo del prodotto, è sufficiente selezionare tutti i contatti e aggiungere la stessa attività a tutti. Queste attività appariranno su ogni record e come promemoria o elemento da completare per preparare la presentazione e pianificare una demo.

Per creare attività per più contatti

Andare al modulo Contacts .
Selezionare le caselle di controllo dei contatti desiderati e fare clic su Create Task.
Inserire i dettagli dell'attività nella pagina Create Task e fare clic su Save . Le attività verranno create per tutti i contatti selezionati.

In alternativa, è possibile aggiungere i dettagli dell'attività, inclusi Task Owner, Contact Name, Subject, ecc., in un foglio Excel e importarlo nel modulo Tasks. Questo metodo consente di importare più attività e assegnare proprietari diversi per attività diverse. È particolarmente utile se si desidera assegnare attività ad altri utenti.

Per importare attività

Andare al modulo Tasks e fare clic sul menu a tendina Create Task .
Selezionare Import Tasks . È possibile importare attività o migrarle da un altro CRM.
Sfogliare, importare il file e mappare i campi per completare l'importazione.

È inoltre possibile creare attività per più record nei moduli Leads, Accounts, Deals, Cases e altri moduli. Per ulteriori informazioni sulla creazione di attività, consultare la nostra guida Lavorare con attività e riunioni .

Come importare attività ed eventi?

Attualmente, non è possibile importare attività ed eventi relativi ad altri record CRM dal modulo Activities. Tuttavia, è possibile importare questi record da Setup > Data Administration > Import , a condizione che abbiano la corretta relazione di mappatura con Leads/Contacts (Related ID) e altre entità CRM .

Scopri di più sulla migrazione dei dati.

È inoltre possibile utilizzare le API per inserire attività ed eventi nel modulo Zoho CRM desiderato.

Scopri di più sull'utilizzo delle API .

Link correlati
Come importare Note, Attività o Eventi e associarli ad altri record?

Come posso impostare promemoria per le attività?

Per impostare promemoria per le attività

Andare al modulo Tasks .
Fare clic sull'attività per la quale si desidera impostare i promemoria.
Fare clic su Edit nella pagina Task Details .
Attivare il pulsante Reminder e:
Specificare la data e l'ora in cui si desidera ricevere il promemoria.
Specificare il modello di ripetizione (Daily, Weekly, Monthly, ecc.).
Scegliere Email, Pop-up o entrambi secondo necessità.
Fare clic su Save.

Come posso cambiare lo stato delle attività e delle riunioni in "Completed"?

Le attività sono lavori che devono essere completati entro un periodo di tempo specifico. Quando un'attività è completata, sarà necessario modificare manualmente l'attività e cambiare lo stato in Completed .

Per completare un'attività

Andare al modulo Tasks e selezionare l'attività che si desidera chiudere.
Fare clic sul pulsante Close Task .
Verrà richiesta una conferma. Fare clic su Mark as Completed.

È possibile visualizzare l'elenco delle attività completate nella vista elenco Closed Tasks dal menu a tendina delle viste elenco.

In alternativa, è possibile completare un'attività dall'elenco correlato del record.

Andare al record a cui appartiene l'attività che si desidera chiudere.
Fare clic su Open Activities nell'elenco correlato del record.
Fare clic sui puntini di sospensione (...) nei dettagli dell'attività, quindi fare clic su Edit.
Contrassegnare lo stato come Completed nella pagina Task Information.
Fare clic su Save.

L'attività verrà ora spostata nelle attività chiuse del record.

Le riunioni sono attività che si svolgono in un momento specifico. Vengono considerate completate quando l'orario di fine specificato della riunione è trascorso, quindi vengono automaticamente contrassegnate come chiuse e visualizzate nelle Closed Activities del record.

Posso creare attività per altri utenti?

È possibile creare attività per altri utenti solo se si è un amministratore CRM.

Per le attività, creare un'attività e selezionare il proprietario dall'elenco degli utenti nel campo Task Owner.

Perché le attività non vengono visualizzate nel calendario?

Le attività non vengono visualizzate nel calendario del CRM perché possono essere completate in qualsiasi momento entro un intervallo specificato; non sono programmate per un orario specifico. A differenza delle attività, le riunioni sono programmate per un orario specifico, quindi vengono visualizzate nel calendario.
Le attività vengono spesso create come promemoria per completare un elemento di lavoro specifico che può essere portato a termine dalla persona assegnata lavorando da sola, quindi non è necessario pianificarle o bloccare il tempo nel calendario. Le riunioni o le chiamate generalmente coinvolgono una o più persone, quindi vengono visualizzate nel calendario per aiutare a organizzarle e coordinarle verificando la disponibilità e bloccando il tempo.

Per ulteriori informazioni su attività, chiamate e riunioni, consultare la nostra guida.

Quando pianifico un'attività in un progetto e la completo, come posso contrassegnarla come completata o rimuoverla dal calendario?

È possibile scegliere l'opzione percentuale all'interno dell'attività e contrassegnarla come completata. È inoltre possibile selezionare manualmente l'attività, fare clic sulla casella di controllo accanto ad essa e contrassegnarla come completata. Non è possibile eliminare o rimuovere un'attività dal calendario.

Ci auguriamo che questo elenco di domande frequenti sulle attività sia stato informativo. Se ha ancora domande che non sono state trattate, ce lo faccia sapere qui . Saremo lieti di discuterne con i nostri esperti e di aggiungerle in futuro. E non dimentichi di condividere la Sua valutazione qui sotto!

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